کارمند جدید

هنگامی که یک کارمند جدید استخدام می‌شود، اولین قدم ایجاد یک پرونده برای کارمند است. در این پرونده تمام اطلاعات مهم مربوط به کارمند ذخیره می‌شود، از جمله اطلاعات عمومی، سابقه کاری و مهارت‌ها، اطلاعات مختلف کاری، اطلاعات شخصی، اسناد مربوطه و موارد دیگر.

برای شروع، برنامه "کارمندان" را باز کنید، سپس بر روی دکمه "جدید" در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید. با انجام این کار، فرم خالی کارمند نمایش داده می‌شود.

سپس، اطلاعات مورد نیاز را به همراه جزئیاتی که به آن نیاز دارید وارد کنید.

اطلاعات عمومی  

فرم کارمند به طور خودکار با وارد کردن اطلاعات ذخیره می‌شود. با این حال، فرم را می‌توان در هر زمان به صورت دستی ذخیره کرد، با کلیک بر روی گزینه "ذخیره دستی"، که با یک نماد ابر نمایش داده می‌شود.

فیلدهای الزامی  

• نام کارمند: نام کارمند را وارد کنید.
• شرکت: از منوی کشویی در این فیلد، شرکتی که کارمند جدید توسط آن استخدام شده است را انتخاب کنید، یا با تایپ کردن نام در فیلد و کلیک بر روی "ایجاد" یا "ایجاد و ویرایش..." از منوی کشویی کوچک که ظاهر می‌شود، شرکت جدیدی ایجاد کنید.

فیلدهای اختیاری  

• عکس: در جعبه تصویر بالای سمت راست فرم کارمند، روی نماد ویرایش ✏️ (مداد) کلیک کنید تا عکسی برای بارگذاری انتخاب کنید.
• سمت شغلی: عنوان شغلی کارمند را زیر نام او وارد کنید یا آن را از منوی کشویی فیلد "سمت شغلی" در پایین انتخاب کنید تا این فیلد بالایی به صورت خودکار پر شود. فیلد "سمت شغلی" زیر نام کارمند می‌تواند ویرایش شود و نیازی نیست با انتخابی که در منوی کشویی فیلد "سمت شغلی" در پایین انجام شده، مطابقت داشته باشد.
• برچسب‌ها: از منوی کشویی یک برچسب انتخاب کنید تا برچسب‌های مرتبط به کارمند اضافه شوند. هر برچسبی را می‌توان با تایپ کردن در این فیلد ایجاد کرد. پس از ایجاد، برچسب جدید برای همه پرونده‌های کارمندان در دسترس خواهد بود. هیچ محدودیتی در تعداد برچسب‌هایی که می‌توان اضافه کرد وجود ندارد.
• اطلاعات تماس کاری: شماره موبایل کاری، تلفن کاری، ایمیل کاری و/یا نام شرکت کارمند را وارد کنید، اگر قبلاً به صورت خودکار پر نشده‌اند.
• بخش: از منوی کشویی، بخش کارمند را انتخاب کنید.
• سمت شغلی: سمت شغلی کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید. پس از انجام انتخاب، فیلد "سمت شغلی" زیر فیلد نام کارمند به طور خودکار به روز می‌شود تا سمت شغلی انتخاب‌شده را منعکس کند. این سمت‌ها از برنامه "استخدام" هستند و سمت‌های شغلی فعلی پیکربندی‌شده را منعکس می‌کنند.
• مدیر: مدیر کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید.
• مربی: مربی کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید.
• تاریخ ارزیابی بعدی: این فیلد تنها در صورتی قابل مشاهده است که برنامه "ارزیابی‌ها" نصب شده باشد. تاریخ به صورت خودکار با تاریخی که بر اساس تنظیمات پیکربندی‌شده در برنامه "ارزیابی‌ها" محاسبه شده، پر می‌شود. این تاریخ را می‌توان با استفاده از انتخاب‌کننده تقویم اصلاح کرد.
  

تب‌های اطلاعات اضافی 

تب رزومه

 سابقه کاری کارمند را در تب "رزومه" وارد کنید. هر خط رزومه باید به صورت جداگانه وارد شود. هنگام ایجاد یک ورودی برای اولین بار، روی "ایجاد ورودی جدید" کلیک کنید تا فرم "ایجاد خطوط رزومه" ظاهر شود. پس از افزودن یک ورودی، دکمه "ایجاد ورودی جدید" با دکمه "افزودن" جایگزین می‌شود. برای هر ورودی، اطلاعات زیر را وارد کنید:

• عنوان: عنوان سمت کاری قبلی را تایپ کنید.
• کارمند: کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید.
• نوع: از منوی کشویی، یکی از گزینه‌های تجربه، آموزش، پروژه‌های جانبی، گواهی داخلی، آموزش داخلی تکمیل شده را انتخاب کنید یا یک ورودی جدید تایپ کنید، سپس روی "ایجاد “(نوع)” کلیک کنید.
• نوع نمایش: از منوی کشویی، "کلاسیک" را برای تجربه کاری معمولی، "گواهی" را برای تجربه‌ای که از طریق گواهی کسب شده است، یا "دوره" را برای کلاس‌های بدون گواهی انتخاب کنید.
• مدت زمان: تاریخ‌های شروع و پایان تجربه کاری را وارد کنید. برای انتخاب تاریخ، روی اولین فیلد خالی کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ تقویم نمایش داده شود. سپس از آیکون‌های < (فلش چپ) و > (فلش راست) برای مرور به ماه مورد نظر استفاده کنید و روی روز مورد نظر کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید. این روند را برای پیدا کردن و انتخاب تاریخ پایان تکرار کنید. پس از انتخاب تاریخ‌های مورد نظر، روی ✔️ "اعمال" کلیک کنید.
• توضیحات: هر نوع جزئیات مرتبط را در این فیلد وارد کنید.

پس از وارد کردن تمام اطلاعات، اگر تنها یک ورودی برای افزودن وجود دارد، روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید، یا اگر می‌خواهید ورودی فعلی را ذخیره کرده و یک خط رزومه دیگر ایجاد کنید، روی دکمه "ذخیره و جدید" کلیک کنید.

مهارت‌ها  

مهارت‌های یک کارمند را می‌توان به همان روشی که یک خط رزومه ایجاد می‌شود، در تب رزومه وارد کرد.

برای افزودن یک مهارت به پرونده کارمند، ابتدا باید انواع مهارت‌ها پیکربندی شوند. اگر هیچ نوع مهارتی پیکربندی نشده باشد، دکمه "ایجاد مهارت‌های جدید" در بخش مهارت‌های تب رزومه ظاهر می‌شود. قبل از افزودن هر مهارتی به پرونده کارمند، نوع مهارت‌ها را پیکربندی کنید.

اگر نوع مهارت‌ها پیکربندی شده باشد، به جای آن دکمه "انتخاب مهارت از فهرست" ظاهر می‌شود. روی دکمه "انتخاب مهارت از فهرست" کلیک کنید و اطلاعات زیر را برای هر مهارت انتخاب کنید.

• نوع مهارت: با کلیک بر روی دکمه کنار نوع مهارت، یک نوع مهارت را انتخاب کنید.
• مهارت: پس از انتخاب نوع مهارت، مهارت‌های مربوط به آن نوع مهارت  در منوی کشویی ظاهر می‌شوند. برای مثال، انتخاب "زبان" به عنوان نوع مهارت، مجموعه‌ای از زبان‌ها را برای انتخاب در فیلد مهارت‌ها ارائه می‌دهد. مهارت مناسب را انتخاب کنید یا یک مهارت جدید را تایپ کرده و سپس روی "ایجاد (مهارت جدید)" کلیک کنید.
• سطح مهارت: سطوح مهارت پیش‌تعریف‌شده مرتبط با نوع مهارت انتخاب‌شده در یک منوی کشویی ظاهر می‌شوند. ابتدا یک سطح مهارت را انتخاب کنید، سپس نوار پیشرفت به‌طور خودکار پیشرفت پیش‌تعریف‌شده برای آن سطح مهارت خاص را نمایش می‌دهد. سطوح مهارت و پیشرفت را می‌توان در فرم پاپ‌آپ سطح مهارت که از طریق فلش لینک داخلی در کنار فیلد سطح مهارت قابل دسترسی است، اصلاح کرد.

اگر تنها یک مهارت برای افزودن وجود دارد، روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید، یا اگر می‌خواهید ورودی فعلی را ذخیره کرده و بلافاصله یک مهارت دیگر اضافه کنید، روی دکمه "ذخیره و جدید" کلیک کنید.

برای حذف هر خط از تب رزومه، روی نماد 🗑️ (سطل زباله) کلیک کنید تا ورودی حذف شود. برای اضافه کردن یک خط جدید، روی دکمه "افزودن" در کنار بخش مربوطه کلیک کنید.

انواع مهارت‌ها  

برای افزودن یک مهارت به فرم کارمند، باید نوع مهارت‌ها پیکربندی شوند. به برنامه "کارمندان" بروید، سپس به "پیکربندی" و "کارمند: انواع مهارت‌ها" مراجعه کنید تا نوع مهارت‌های پیکربندی‌شده فعلی را مشاهده کرده و نوع مهارت‌های جدید ایجاد کنید.

روی "جدید" کلیک کنید تا فرم جدید نوع مهارت ظاهر شود. تمام جزئیات مربوط به نوع مهارت جدید را پر کنید. این روند را برای همه انواع مهارت‌های مورد نیاز تکرار کنید.

نوع مهارت: نام نوع مهارت را وارد کنید. این نام به عنوان دسته‌بندی اصلی برای مهارت‌های خاص‌تر عمل می‌کند و باید به صورت کلی باشد.

مهارت‌ها: روی "افزودن یک خط" کلیک کنید و نام مهارت جدید را وارد کنید، سپس این کار را برای همه مهارت‌های دیگر مورد نیاز تکرار کنید.

سطوح: روی "افزودن یک خط" کلیک کنید و نام سطح را وارد کنید. سپس، روی فیلد "پیشرفت" کلیک کرده و درصدی (0-100) را برای آن سطح وارد کنید. این کار را برای همه سطوح اضافی، در صورت نیاز، تکرار کنید.

سطح پیش‌فرض: برای تنظیم آن سطح به عنوان پیش‌فرض، روی تغییر وضعیت در خط سطح کلیک کنید. معمولاً پایین‌ترین سطح به عنوان پیش‌فرض تنظیم می‌شود، اما هر سطحی می‌تواند انتخاب شود. تغییر وضعیت به رنگ سبز در می‌آید، که نشان می‌دهد این سطح پیش‌فرض برای مهارت است. تنها یک سطح می‌تواند به عنوان پیش‌فرض تنظیم شود.

اطلاعات کاری  

تب اطلاعات کاری جایی است که اطلاعات شغلی خاص کارمند یافت می‌شود. برنامه کاری آن‌ها، نقش‌های مختلف، کسانی که درخواست‌های خاص آن‌ها (مرخصی، برگه‌های زمانی و هزینه‌ها) را تأیید می‌کنند، برنامه کاری از راه دور و جزئیات محل کار مشخص در اینجا فهرست شده است.

برای دسترسی به این بخش، روی تب "اطلاعات کاری" کلیک کنید و اطلاعات زیر را برای کارمند جدید وارد کنید:

مکان: آدرس محل کار را از منوی کشویی انتخاب کنید. برای ویرایش آدرس، روی اولین خط (اگر چندین خط وجود دارد) آدرس نشانگر ماوس را ببرید تا فلش لینک داخلی نمایش داده شود. روی فلش لینک داخلی کلیک کنید تا فرم شرکت باز شود و هر گونه ویرایشی را انجام دهید.

از لینک‌های مسیر برای بازگشت به فرم کارمند جدید پس از اتمام استفاده کنید.

اگر به آدرس محل کار جدیدی نیاز دارید، آدرس را با تایپ کردن در فیلد اضافه کنید، سپس برای افزودن آدرس، روی "ایجاد (آدرس جدید)" کلیک کنید یا برای افزودن و ویرایش فرم آدرس جدید، روی "ایجاد و ویرایش..." کلیک کنید.

تأییدکنندگان: برای دیدن این بخش، کاربر باید دارای دسترسی مدیر یا افسر: مدیریت همه کارمندان برای برنامه "کارمندان" باشد. با استفاده از منوهای کشویی، کاربران مسئول تأیید هزینه، درخواست مرخصی، ورودی‌های برگه زمانی و سوابق حضور و غیاب کارمند را انتخاب کنید.

روی هر یک از انتخاب‌ها نشانگر ماوس را ببرید تا فلش لینک داخلی ظاهر شود.

روی فلش لینک داخلی کلیک کنید تا فرمی با نام تأییدکننده، آدرس ایمیل، شرکت، تلفن، موبایل و فیلدهای انبار پیش‌فرض باز شود. در صورت نیاز، این موارد قابل ویرایش هستند.

از لینک‌های مسیر برای بازگشت به فرم کارمند جدید پس از اتمام استفاده کنید.

کار از راه دور: از منوی کشویی برای انتخاب مکان پیش‌فرضی که کارمند هر روز هفته از آن کار می‌کند استفاده کنید. گزینه‌های پیش‌فرض شامل خانه، دفتر، یا سایر موارد است.

برای افزودن مکان جدید، می‌توانید نام مکان را در فیلد تایپ کرده و سپس روی "ایجاد (مکان جدید)" کلیک کنید تا مکان اضافه شود، یا روی "ایجاد و ویرایش..." کلیک کنید تا مکان جدید اضافه شده و فرم ویرایش شود.

پس از انجام ویرایش‌ها، روی "ذخیره و بستن" کلیک کنید تا مکان جدید اضافه شده و فیلد پر شود.

برای روزهای غیرکاری مانند شنبه و یکشنبه، فیلد را خالی (نامشخص) بگذارید.

برنامه کاری: ساعت‌های کاری و منطقه زمانی کارمند را انتخاب کنید. فلش لینک داخلی نمایی دقیق از ساعت‌های کاری روزانه خاص را باز می‌کند. ساعت‌های کاری را می‌توان در اینجا ویرایش یا حذف کرد.

برنامه‌ریزی: از منوی کشویی برای فیلدهای "نقش‌ها" و "نقش پیش‌فرض" یک نقش انتخاب کنید. اگر نقش پیش‌فرض به عنوان یک نقش انتخاب شود، به‌طور خودکار به لیست نقش‌ها اضافه می‌شود.

تب اطلاعات خصوصی
اطلاعات موجود در تب اطلاعات خصوصی برای ایجاد یک کارمند الزامی نیست، اما برخی از اطلاعات این بخش ممکن است برای دپارتمان حقوق و دستمزد شرکت حیاتی باشد. برای پردازش صحیح فیش‌های حقوق و اطمینان از محاسبه تمامی کسری‌ها، اطلاعات شخصی کارمند باید وارد شود.

در اینجا، اطلاعات تماس خصوصی، وضعیت خانوادگی، تماس اضطراری، تحصیلات، مجوز کار و تابعیت کارمند وارد می‌شود. فیلدها به‌طور معمول با استفاده از منوی کشویی، علامت‌گذاری چک باکس‌ها یا تایپ کردن اطلاعات پر می‌شود.

تماس خصوصی: آدرس خصوصی، ایمیل و تلفن کارمند را وارد کنید. سپس، شماره حساب بانکی کارمند را با استفاده از منوی کشویی وارد کنید.

اگر بانک قبلاً پیکربندی نشده است (که معمولاً در زمان ایجاد یک کارمند جدید است)، شماره حساب بانکی را وارد کرده و روی "ایجاد و ویرایش..." کلیک کنید. فرم "ایجاد شماره حساب بانکی" بارگذاری می‌شود. اطلاعات لازم را پر کنید و سپس روی "ذخیره و بستن" کلیک کنید.

سپس، زبان مورد نظر کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید. سپس، فاصله خانه تا محل کار را در فیلد مربوطه وارد کنید. این فیلد تنها در صورتی لازم است که کارمند هر نوع مزایای رفت و آمد را دریافت کند.

در نهایت، اطلاعات پلاک خودرو کارمند را در فیلد "پلاک خودرو خصوصی" وارد کنید.

وضعیت خانوادگی: وضعیت تاهل فعلی را از منوی کشویی انتخاب کنید: مجرد، متاهل، شریک قانونی، بیوه، یا مطلقه. اگر کارمند فرزندان وابسته دارد، تعداد فرزندان وابسته را در فیلد مربوطه وارد کنید.

اضطراری: نام تماس اضطراری و شماره تلفن تماس اضطراری کارمند را در فیلدهای مربوطه تایپ کنید.

تحصیلات: بالاترین سطح تحصیلات تکمیل‌شده توسط کارمند را از منوی کشویی "سطح مدرک" انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض شامل فارغ‌التحصیل، کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکترا، یا سایر است.

رشته تحصیلی و نام مدرسه را در فیلدهای مربوطه تایپ کنید.

مجوز کار: اگر کارمند دارای مجوز کار است، اطلاعات مربوط به آن را در این بخش وارد کنید. شماره ویزا و/یا شماره مجوز کار را در فیلدهای مربوطه تایپ کنید.

با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، تاریخ انقضای ویزا و/یا تاریخ انقضای مجوز کار را انتخاب کنید تا تاریخ‌های انقضا وارد شوند.

در صورت موجود بودن، یک نسخه دیجیتال از سند مجوز کار را بارگذاری کنید. روی "بارگذاری فایل خود" کلیک کنید، به فایل مجوز کار در کاوشگر فایل بروید و روی "باز کردن" کلیک کنید.

تابعیت: این بخش شامل تمامی اطلاعات مربوط به تابعیت کارمند است. برخی فیلدها از منوی کشویی استفاده می‌کنند، مانند فیلدهای ملیت (کشور)، جنسیت و کشور تولد.

تاریخ تولد با استفاده از انتخاب‌گر تقویم انتخاب می‌شود. ابتدا روی نام ماه، سپس سال، کلیک کنید تا بازه‌های سال در دسترس قرار گیرد. با استفاده از آیکون‌های < (چپ) و > (راست)، به بازه سال درست بروید و روی سال کلیک کنید. سپس روی ماه کلیک کنید و در نهایت روز را برای انتخاب تاریخ انتخاب کنید.

اطلاعات مربوط به شماره شناسایی، شماره پاسپورت و محل تولد را تایپ کنید.

در نهایت، اگر کارمند مقیم کشوری که در آن کار می‌کند نیست، تیک کنار فیلد "غیر مقیم" را فعال کنید.

تب تنظیمات منابع انسانی

این تب اطلاعات مختلفی را ارائه می‌دهد که بسته به کشور محل استقرار شرکت متفاوت است. فیلدهای مختلفی برای موقعیت‌های مختلف پیکربندی شده‌اند، اما برخی بخش‌ها همیشه ظاهر می‌شوند.

وضعیت: نوع کارمند و در صورت لزوم، کاربر مرتبط را از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های نوع کارمند شامل کارمند، دانشجو، کارآموز، پیمانکار یا فریلنسر است.

حضور/فروش نقطه‌ای/تولید: در اینجا، می‌توان کد PIN و شناسه کارت (Badge ID) کارمند را وارد کرد، اگر کارمند به یکی از آن‌ها نیاز داشته باشد یا دارای آن باشد. برای ایجاد شناسه کارت، روی "تولید" کنار شناسه کارت کلیک کنید.

کد PIN برای ورود و خروج از کیوسک اپلیکیشن حضور و سیستم POS استفاده می‌شود.

حقوق و دستمزد: در صورت لزوم، شماره ثبت نام کارمند را در این بخش وارد کنید.

بسته به تنظیمات محلی، اقلام دیگری که در این فیلد ظاهر می‌شود، بر اساس مکان متفاوت است. علاوه بر این، ممکن است بخش‌های دیگری نیز بر اساس مکان در این تب ظاهر شود. توصیه می‌شود با دپارتمان‌های حقوق و دستمزد و/یا حسابداری مشورت کنید تا اطمینان حاصل شود که این بخش و هر بخش دیگری که مربوط به حقوق و دستمزد است به درستی پر شده است.

تنظیمات برنامه: هدف زمانی صورتحساب کارمند را برای صفحه رتبه‌بندی نرخ صورتحساب در برنامه Timesheets وارد کنید. سپس، هزینه ساعتی را به فرمت XX.XX وارد کنید. این مقدار هنگام کار کارمند در مرکز کاری در نظر گرفته می‌شود.

در صورت لزوم، شماره کارت حمل و نقل ناوگان را وارد کنید.

مدارک

تمام مدارک مربوط به کارمندان در اپلیکیشن مدارک ذخیره می‌شود. تعداد مدارک مرتبط در دکمه هوشمند مدارک بالای رکورد کارمند نمایش داده می‌شود. برای دسترسی به تمام مدارک، روی دکمه هوشمند کلیک کنید.

برای اطلاعات بیشتر، به مستندات مربوط به ماژول مدارک مراجعه کنید.