پذیرش
اپلیکیشن پذیرش در ستکا امکان ثبت‌نام بازدیدکنندگان در یک ساختمان یا مکان و اطلاع‌رسانی به فردی که قرار است ملاقات کنند را فراهم می‌کند. همچنین، آن‌ها می‌توانند نوشیدنی‌های از پیش تنظیم‌شده را درخواست کنند تا در حین انتظار برایشان آورده شود.
این اپلیکیشن برای کسب‌وکارهایی که در آن‌ها کسی در میز پذیرش مشغول به کار نیست یا مکان‌هایی که منطقه‌ی انتظار مشخصی برای مهمانان و بازدیدکنندگان ندارند، بسیار مناسب است.
پیکربندی
اولین موردی که باید در اپلیکیشن پذیرش پیکربندی کنید، ایستگاه است و سپس انتخاب نوشیدنی‌هایی که ممکن است به‌صورت اختیاری ارائه شوند.
ایستگاه‌ها
در اپلیکیشن پذیرش ستکا، ایستگاه به هر مکانی که فردی می‌تواند در آن ثبت‌نام کرده و منتظر کارمند بماند، اطلاق می‌شود. این معمولاً به شکل یک سالن انتظار، مانند لابی، است. هر ایستگاه دارای یک کیوسک است که بازدیدکنندگان از طریق آن ثبت‌نام می‌کنند.
هنگام راه‌اندازی اپلیکیشن پذیرش، حداقل باید یک ایستگاه پیکربندی شود، اما هیچ محدودیتی برای تعداد ایستگاه‌هایی که می‌توان ایجاد و پیکربندی کرد، وجود ندارد.
برای ایجاد یک ایستگاه، به مسیر برنامه پذیرش‣ پیکربندی ‣ ایستگاه‌ها بروید و روی جدید کلیک کنید. با این کار فرم خالی پذیرش باز می‌شود.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
- نام پذیرش: نامی برای مکان خاص پذیرش وارد کنید. این نام باید کوتاه و به راحتی قابل شناسایی باشد، مانند میز پذیرش یا لابی اصلی. این فیلد برای ایجاد ایستگاه ضروری است.
- مسئولان: فرد (یا افرادی) را که هنگام ثبت‌نام یک بازدیدکننده از این ایستگاه خاص مطلع می‌شوند، انتخاب کنید. امکان انتخاب چندین نفر وجود دارد. این فیلد برای ایجاد ایستگاه ضروری است.
- آدرس URL کیوسک: این فیلد پس از ذخیره فرم پذیرش به‌طور خودکار با توجه به پر بودن فیلدهای نام پذیرش و مسئولان پر می‌شود. برای ذخیره دستی، روی آیکون (ابر) در بالای فرم کلیک کنید.
پس از ذخیره، یک URL در فیلد آدرس URL کیوسک تولید می‌شود. این URL یکی از روش‌های دسترسی به کیوسک پذیرش است.
برای دسترسی به کیوسک، روی دکمه کپی در انتهای URL کلیک کرده و به آن URL در مرورگر وب بروید. این URL صفحه ثبت‌نام پذیرش برای ایستگاه خاص را باز می‌کند.
زبان گزینه‌ها انتخاب میزبان: اگر بازدیدکننده در حال شرکت در یک جلسه است، این گزینه به بازدیدکننده اجازه می‌دهد تا میزبان جلسه را از فهرست ارائه شده انتخاب کرده و آن فرد را مطلع کند. هنگامی که این گزینه فعال است، فیلدهای اضافی نمایش داده می‌شود که در زیر به تفصیل آمده است.
احراز هویت مهمان: اگر هنگام ورود مهمان به اطلاعات اضافی نیاز است، این گزینه را فعال کنید و انتخاب کنید که کدام یک از موارد زیر مورد نیاز است:
ایمیل: انتخاب کنید که آیا آدرس ایمیل مهمان الزامی، اختیاری است یا اطلاعات درخواست نمی‌شود (هیچ‌کدام).
تلفن: انتخاب کنید که آیا شماره تلفن مهمان الزامی، اختیاری است یا اطلاعات درخواست نمی‌شود (هیچ‌کدام).
سازمان: انتخاب کنید که آیا سازمان مهمان الزامی، اختیاری است یا اطلاعات درخواست نمی‌شود (هیچ‌کدام).
تم: انتخاب کنید که حالت رنگی کیوسک چیست. یکی از حالت‌های روشن یا تیره را انتخاب کنید. انتخاب روشن، پس‌زمینه‌ای به رنگ خاکستری روشن را در کیوسک نمایش می‌دهد، در حالی که انتخاب تیره، پس‌زمینه‌ای به رنگ خاکستری تیره و سیاه را نمایش می‌دهد.
چک‌این خودکار: این گزینه را فعال کنید تا کد QR چک‌این بر روی کیوسک نمایش داده شود. کد QR به مهمانان این امکان را می‌دهد که با استفاده از دستگاه موبایل خود چک‌این کنند، به جای استفاده از کیوسک. این گزینه برای کیوسک‌های شلوغ با مهمانان متعدد که در هر زمان چک‌این می‌کنند، توصیه می‌شود.
پیشنهاد نوشیدنی: این گزینه را فعال کنید تا به مهمانان هنگام چک‌این نوشیدنی ارائه دهید. اگر این گزینه فعال شود، لازم است نوشیدنی‌های ارائه شده را از طریق لینک پیکربندی نوشیدنی‌ها که هنگام فعال شدن گزینه نمایش داده می‌شود، پیکربندی کنید. پس از پیکربندی تمام گزینه‌های نوشیدنی، هر نوشیدنی را که باید ارائه شود، با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.
اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل: با فعال کردن این گزینه، پس از ورود مهمان، یک ایمیل به فردی که مهمان را ملاقات می‌کند ارسال می‌شود. پس از فعال کردن این گزینه، یک فیلد الگوی ایمیل زیر آن ظاهر می‌شود که به طور پیش‌فرض، الگوی ایمیل پذیرش انتخاب شده است.
برای تغییر الگوی ایمیل پیش‌فرض، روی منوی کشویی در فیلد الگوی ایمیل کلیک کرده و الگوی ایمیل دیگری را انتخاب کنید.
برای ویرایش الگوی فعلی، روی آیکون پیوند داخلی (فلش) در انتهای خط کلیک کرده و هر تغییری که لازم است در الگو اعمال کنید.
اطلاع‌رسانی از طریق پیامک: با فعال کردن این گزینه، پس از ورود مهمان، یک پیامک به فردی که مهمان را ملاقات می‌کند ارسال می‌شود. پس از فعال کردن این گزینه، یک فیلد الگوی پیامک زیر آن ظاهر می‌شود که به طور پیش‌فرض، الگوی پیامک پذیرش انتخاب شده است.
برای تغییر الگوی پیامک پیش‌فرض، روی منوی کشویی در فیلد الگوی پیامک کلیک کرده و الگوی پیامک دیگری را انتخاب کنید.
برای ویرایش الگوی فعلی، روی آیکون پیوند داخلی (فلش) در انتهای خط کلیک کرده و هر تغییری که لازم است در محتوای الگو اعمال کنید. پیامک ممکن است حداکثر ۲۴۲ کاراکتر داشته باشد که در ۴ پیامک (UNICODE) جای می‌گیرد.
اطلاع‌رسانی از طریق ماژول بحث و گفتگو: این گزینه به طور پیش‌فرض زمانی فعال است که گزینه انتخاب میزبان فعال باشد. این گزینه یک پنجره پیام در اپلیکیشن بحث و گفتگو با فردی که مهمان را ملاقات می‌کند، باز می‌کند.
پس از فعال کردن این گزینه، یک پیام پیش‌فرض برای فردی که مهمان را ملاقات می‌کند ظاهر می‌شود. اپلیکیشن بحث و گفتگو باید نصب شده باشد تا این گزینه کار کند.
پیام جانبی
هر متنی را که می‌خواهید پس از ورود مهمان در کیوسک ایستگاه ظاهر شود، وارد کنید. این متن می‌تواند خوش‌آمدگویی یا هر دستورالعمل لازم دیگری باشد. این متن در صفحه تأییدیه، در سمت راست صفحه پس از تکمیل فرآیند ورود توسط مهمان نمایش داده می‌شود.
نوشیدنی‌ها
پس از ایجاد یک ایستگاه، مرحله بعدی پیکربندی نوشیدنی‌ها برای ارائه به بازدیدکنندگان است، در صورت تمایل. این مرحله برای عملکرد اپلیکیشن پذیرش ضروری نیست و تنها در صورتی که قصد ارائه نوشیدنی به مهمانان را داشته باشید، باید تنظیم شود.
برای افزودن یک گزینه نوشیدنی، به اپلیکیشن پذیرش ‣ تنظیمات ‣ نوشیدنی‌ها بروید و روی «جدید» کلیک کنید. با این کار یک فرم نوشیدنی خالی برای پیکربندی باز می‌شود.
اطلاعات زیر را در فرم نوشیدنی وارد کنید:
نام نوشیدنی: نام گزینه نوشیدنی را در این فیلد وارد کنید. این فیلد اجباری است.
افرادی که باید مطلع شوند: از منوی کشویی در این فیلد استفاده کنید تا انتخاب کنید چه کسی هنگام انتخاب نوشیدنی مطلع می‌شود. چندین نفر می‌توانند در این فیلد وارد شوند. این فیلد اجباری است.
ترتیب: یک مقدار عددی در این فیلد وارد کنید تا مشخص شود این گزینه خاص در لیست گزینه‌های نوشیدنی کجا قرار می‌گیرد. هرچه عدد کمتر باشد، نوشیدنی بالاتر در لیست ظاهر می‌شود. به عنوان مثال، وارد کردن عدد یک، آن نوشیدنی را در بالای لیست قرار می‌دهد و اولین مورد در ترتیب ظاهر می‌شود.
تنظیمات کیوسک
پس از پیکربندی ایستگاه‌های مختلف، هر کیوسک را برای استفاده آماده کنید. توصیه می‌شود از یک دستگاه اختصاصی برای هر کیوسک پذیرش استفاده کنید، مانند یک تبلت.
برای دسترسی به کیوسک به یکی از دو روش زیر عمل کنید:
به داشبورد اصلی اپلیکیشن پذیرش بروید و روی دکمه «باز کردن میز» در کارت ایستگاه مورد نظر کلیک کنید. کیوسک در یک زبانه جدید مرورگر بارگذاری می‌شود.
به اپلیکیشن پذیرش ‣ تنظیمات ‣ ایستگاه‌ها بروید و روی ایستگاه مورد نظر کلیک کنید. سپس، روی دکمه «کپی» در انتهای خط URL کیوسک کلیک کرده و URL را در یک زبانه یا پنجره جدید مرورگر قرار دهید.
گزارش‌گیری
اپلیکیشن پذیرش دو گزارش قابل دسترس دارد: بازدیدکنندگان و نوشیدنی‌ها.
برای دسترسی به هر یک از این گزارش‌ها، به اپلیکیشن پذیرش ‣ گزارش‌گیری بروید تا یک منوی کشویی با گزینه‌های «بازدیدکنندگان» و «نوشیدنی‌ها» ظاهر شود.
گزارش بازدیدکنندگان تعداد بازدیدکنندگان را بر اساس ماه و برای سال جاری نمایش می‌دهد. گزارش نوشیدنی‌ها نشان می‌دهد که چند درخواست برای هر نوشیدنی به‌طور کلی ثبت شده است.
همانند سایر گزارش‌ها در ستکا، فیلترها و گروه‌بندی‌ها را می‌توان تغییر داد تا سایر معیارها نیز نمایش داده شوند.
