استخدام

ستکا مدیریت درخواست‌های شغلی را با استفاده از یک سری مراحل و مراحل پیش‌تنظیم‌شده که هر درخواست‌کننده از آن‌ها عبور می‌کند، سازمان‌دهی می‌کند. هر مرحله دارای قدم‌های خاصی است که باید انجام شوند. این‌ها ممکن است شامل برنامه‌ریزی تماس تلفنی، برگزاری مصاحبه یا ارسال پیشنهاد شغلی باشد. این فرآیند به عنوان «جریان درخواست‌کننده» شناخته می‌شود.

زمانی که یک درخواست‌کننده برای یک موقعیت شغلی درخواست می‌دهد، به‌طور خودکار یک کارت درخواست‌کننده در اپلیکیشن استخدام ستکا برای آن موقعیت شغلی خاص ایجاد می‌شود. به محض اینکه درخواست‌کننده در فرآیند استخدام پیشرفت می‌کند، تیم استخدام کارت آن‌ها را از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می‌کند.

مراحل می‌توانند به‌گونه‌ای پیکربندی شوند که به محض ورود کارت درخواست‌کننده به یک مرحله، ایمیل به‌طور خودکار با استفاده از الگوی پیش‌تنظیم‌شده ارسال شود. این ایمیل‌های خودکار در هر مرحله از جریان درخواست‌کننده تعریف شده‌اند.

جریان درخواست‌کننده توضیح داده شده در این سند، جریان پیش‌فرض در ستکا است و هنگامی که از پیکربندی پیش‌فرض اپلیکیشن استخدام استفاده می‌شود، از این جریان پیروی می‌کند. جریان درخواست‌کننده قابل تغییر است تا متناسب با جریان استخدام خاص هر کسب‌وکار باشد.

تنظیمات

قبل از ایجاد یک موقعیت شغلی در ستکا، تنظیمات لازم برای اپلیکیشن استخدام را پیکربندی کنید. برای مشاهده و ویرایش تنظیمات، به مسیر ماژول استخدام ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید. پس از انجام هر تغییری، دکمه ذخیره در گوشه بالا سمت چپ را برای ذخیره تمام تغییرات کلیک کنید.

پست شغلی

بخش پست شغلی در تنظیمات اپلیکیشن استخدام تنها یک انتخاب دارد. اگر موقعیت‌های شغلی باید به وب‌سایت شرکت ارسال شوند، گزینه اشتراک گذاری آنلاین را فعال کنید.

فرآیند استخدام

بخش فرآیند استخدام در صفحه تنظیمات مشخص می‌کند که پایگاه داده در طول فرآیند استخدام چه کاری می‌تواند و چه کاری نمی‌تواند انجام دهد.

ارسال نظرسنجی مصاحبه

ستکا قادر است نظرسنجی‌ای برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر در مورد درخواست‌کننده ارسال کند. نظرسنجی‌ها می‌توانند به عنوان آزمون‌ها یا پرسشنامه‌ها در نظر گرفته شوند و به روش‌های مختلف سفارشی‌سازی شوند تا تیم استخدام را با بینش‌های ارزشمندی در مورد درخواست‌کننده فراهم کنند.

گزینه ارسال نظرسنجی مصاحبه را فعال کنید تا نظرسنجی‌ها به درخواست‌کنندگان ارسال شود. پس از فعال‌سازی، یک لینک داخلی نظرسنجی مصاحبه ظاهر می‌شود. روی لینک نظرسنجی مصاحبه کلیک کنید تا به لیستی از تمام نظرسنجی‌های ایجاد شده دسترسی پیدا کنید.

این لیست شامل تمام نظرسنجی‌هایی است که در پایگاه داده ایجاد شده‌اند، نه تنها نظرسنجی‌هایی که در اپلیکیشن استخدام استفاده شده‌اند. اگر هیچ نظرسنجی ایجاد نشده باشد، لیست نظرسنجی‌ها پیامی با عنوان "نظرسنجی ای یافت نشد" نمایش می‌دهد و گزینه‌هایی برای ایجاد نظرسنجی از چندین الگوی نظرسنجی پیش‌تنظیم‌شده ارائه می‌دهد.

ارسال پیامک

امکان ارسال پیامک به درخواست‌کنندگان به‌طور مستقیم از طریق اپلیکیشن استخدام وجود دارد. برای انجام این کار، گزینه ارسال پیامک را فعال کنید. استفاده از این گزینه نیاز به اعتبار دارد که باید خریداری شود.

نمایش رزومه

هنگامی که درخواست‌کنندگان درخواست خود را ارسال می‌کنند، یکی از فیلدهای پیش‌فرض مورد نیاز، رزومه یا CV است. تمام رزومه‌ها در اپلیکیشن اسناد ذخیره می‌شوند و از روی کارت درخواست‌کننده قابل دسترسی هستند.

رزومه این امکان را دارد که به‌طور پیش‌فرض در فرم درخواست‌کننده نمایش داده شود. برای مشاهده رزومه، بر روی کارت درخواست‌کننده کلیک کنید. رزومه در سمت راست صفحه نمایش داده می‌شود. اگر این گزینه فعال نباشد، رزومه از طریق لینک در گفت‌وگو (chatter) قابل دسترسی است، که برای مشاهده یا دانلود آن باید بر روی لینک کلیک شود.

گزینه نمایش رزومه را فعال کنید تا رزومه به‌طور پیش‌فرض و علاوه بر لینک سند، در کارت درخواست‌کننده نمایش داده شود. وقتی این گزینه فعال باشد، رزومه در سمت راست کارت درخواست‌کننده ظاهر می‌شود.

دیجیتالی‌سازی رزومه (OCR)

هنگامی که یک درخواست از طریق یکی از روش‌های موجود، مانند ارسال آنلاین درخواست، ارسال رزومه به ایمیل مخصوص شغل، یا ایجاد رکورد درخواست‌کننده به‌طور مستقیم از پایگاه داده، ارسال می‌شود، می‌توان برای استخراج نام، شماره تلفن، و آدرس ایمیل درخواست‌کننده از رزومه و پر کردن فرم درخواست‌کننده استفاده کرد. برای فعال‌سازی این قابلیت، گزینه CV Digitization (OCR) را فعال کنید.

هنگامی که این گزینه فعال شود، گزینه‌های اضافی زیر نمایش داده می‌شوند. بر روی دکمه رادیویی مربوطه کلیک کنید تا یکی از گزینه‌های زیر را انتخاب کنید:

• Do not digitize: این گزینه دیجیتالی‌سازی رزومه را خاموش می‌کند.
• Digitize on demand only: این گزینه تنها زمانی که درخواست شود، رزومه‌ها را دیجیتالی می‌کند. دکمه Digitize document بر روی کارت‌های درخواست‌کننده ظاهر می‌شود. با کلیک بر روی این دکمه، رزومه اسکن شده و کارت درخواست‌کننده به‌روز می‌شود.
• Digitize automatically: این گزینه به‌طور خودکار تمام رزومه‌ها را هنگام ارسال دیجیتالی می‌کند.

زیر این گزینه‌ها، دو لینک اضافی وجود دارد. بر روی دکمه Buy credits کلیک کنید تا اعتبار برای دیجیتالی‌سازی رزومه‌ها خریداری کنید. بر روی View My Services کلیک کنید تا لیستی از تمام خدمات جاری و موجودی اعتبار باقی‌مانده را مشاهده کنید.

پیکربندی حقوق و دستمزد

هنگام ارسال پیشنهاد به درخواست‌کننده، می‌توانید تاریخ انقضای پیشنهاد را تنظیم کنید. تعداد روزهایی که پیشنهاد معتبر است را در فیلد روزها وارد کنید. پس از گذشت تعداد مشخص شده روزها، اگر درخواست‌کننده پیشنهاد را نپذیرد، پیشنهاد دیگر قابل استفاده نخواهد بود.

نمایش کانبان

برای دسترسی به نمای Kanban برای یک موقعیت شغلی، به داشبورد اصلی اپلیکیشن استخدام بروید، که نمای پیش‌فرض هنگام باز کردن برنامه است. تمام موقعیت‌های شغلی در داشبورد اصلی نمایش داده می‌شوند. بر روی دکمه هوشمند درخواست جدید در کارت موقعیت شغلی کلیک کنید تا به نمای Kanban برای تمام درخواست‌کنندگان آن موقعیت شغلی خاص دسترسی پیدا کنید.

در داخل اپلیکیشن استخدام، مراحل Kanban به‌صورت ستون‌ها نمایش داده می‌شوند و تمامی درخواست‌کنندگان در ستون‌های مربوطه خود قرار دارند که نشان می‌دهد در چه مرحله‌ای هستند. در ستکا، شش مرحله پیش‌فرض وجود دارد:

1. جدید
2. احراز صلاحیت اولیه
3. مصاحبه اول
4. مصاحبه دوم
5. پیشنهاد قرارداد
6. قرارداد امضا شده

ستون آخر، Contract Signed (قرارداد امضا شده)، به‌طور پیش‌فرض جمع شده است. ستون‌های جمع شده به رنگ خاکستری نمایش داده می‌شوند و درخواست‌کنندگان در آن‌ها از دید پنهان هستند. برای گسترش مرحله جمع شده و مشاهده کارت‌های درخواست‌کنندگان در آن ستون، بر روی نوار باریک خاکستری که نام مرحله را نمایش می‌دهد، کلیک کنید تا ستون گسترش یابد و درخواست‌کنندگان نمایان شوند.

هر مرحله دارای یک نوار رنگی زیر نام مرحله است که اطلاعات وضعیت درخواست‌کنندگان در آن مرحله خاص را ارائه می‌دهد. رنگ‌های وضعیت به شرح زیر است:

• سبز: درخواست‌کننده آماده است تا به مرحله بعدی منتقل شود.
• قرمز: درخواست‌کننده از انتقال به مرحله بعدی مسدود است.
• خاکستری: درخواست‌کننده هنوز در مرحله فعلی در حال پیشرفت است و نه آماده است و نه مسدود برای مرحله بعدی.

وضعیت هر کارت به‌طور دستی تنظیم می‌شود. برای تنظیم وضعیت، بر روی دایره کوچک در پایین سمت چپ کارت درخواست‌کننده کلیک کنید. یک پنجره پاپ‌آپ وضعیت ظاهر می‌شود. بر روی وضعیت مورد نظر برای درخواست‌کننده کلیک کنید. نقطه وضعیت بر روی کارت درخواست‌کننده و همچنین نوار وضعیت به‌روز می‌شود.

سفارشی‌سازی مراحل

مراحل می‌توانند برای برآورده کردن نیازهای خاص مراحل استخدام یک کسب‌وکار، تغییر داده شوند، اضافه شوند یا حذف شوند.

مرحله جدید

برای ایجاد یک مرحله جدید:

1. روی دکمه مرحله کلیک کنید. یک ستون جدید ظاهر می‌شود.
2. عنوان مرحله جدید را در فیلد عنوان مرحله وارد کنید.
3. روی دکمه اضافه کردن کلیک کنید. ستون جدید اضافه می‌شود و مرحله جدید دیگری برای ایجاد در دسترس است.

اگر نیاز به ایجاد مراحل جدید ندارید، در هر نقطه از صفحه کلیک کنید تا از حالت ایجاد مرحله جدید خارج شوید.

تغییر مرحله

برای تغییر تنظیمات یک مرحله:

1. ماوس را بر روی نام مرحله ببرید. یک آیکون (چرخ‌دنده) در بالای سمت راست مرحله ظاهر می‌شود.
2. روی آیکون (چرخ‌دنده) کلیک کنید. منویی باز می‌شود.
3. روی گزینه ویرایش کلیک کنید. فرم "ویرایش مرحله" نمایش داده می‌شود.
4. تغییرات مورد نظر را در فرم اعمال کنید.
5. پس از پایان تغییرات، روی دکمه ذخیره و بستن کلیک کنید.

فرم ویرایش مرحله

فرم "ویرایش مرحله" جایی است که تنظیمات مرحله پیکربندی می‌شود. تنها فیلد الزامی، نام مرحله است.

فیلدهایی که باید تکمیل یا تغییر داده شوند عبارتند از:

1. نام مرحله: نامی برای مرحله وارد کنید.
2. الگوی ایمیل: از منوی کشویی، الگوی ایمیل مورد نظر را انتخاب کنید. اگر الگو انتخاب شود، هنگامی که کارت متقاضی وارد این مرحله شود، ایمیلی به طور خودکار به متقاضی با استفاده از الگوی انتخاب شده ارسال می‌شود.
3. پنهان در نمای کانبان: برای اینکه مرحله در تمام اوقات در نمای پیش‌فرض به صورت پنهان (folded) نمایش داده شود، این گزینه را علامت بزنید.
4. مرحله استخدام: اگر این مرحله نشان‌دهنده این است که متقاضی استخدام شده است، این گزینه را علامت بزنید. وقتی کارت متقاضی وارد این مرحله شود، یک بنر استخدام‌شده در بالای سمت راست کارت نمایش داده می‌شود. اگر این جعبه علامت‌دار باشد، این مرحله برای تعیین تاریخ استخدام متقاضی استفاده می‌شود.
5. ویژگی های شغلی: اگر مرحله تنها به موقعیت‌های شغلی خاصی مربوط می‌شود، موقعیت‌های شغلی را از منوی کشویی انتخاب کنید. می‌توان چندین موقعیت شغلی را انتخاب کرد.
6. نمایش در ارجاعات: اگر این مرحله باید در برنامه ارجاعات دیده شود و به ارجاع‌دهنده اجازه دهد که امتیازاتی را زمانی که ارجاع آن‌ها به این مرحله می‌رسد، کسب کند، این گزینه را علامت بزنید. اگر این فعال باشد، فیلدی برای امتیازات ظاهر می‌شود. مقدار امتیاز ارجاع که کارمند هنگام ورود متقاضی به این مرحله دریافت می‌کند را وارد کنید. برای استفاده از این گزینه، باید برنامه ارجاعات نصب شده باشد.
7. بخش نکات: سه برچسب وضعیت از پیش پیکربندی شده (دایره‌های رنگی) برای کارت هر متقاضی وجود دارد که وضعیت آن‌ها را نشان می‌دهد. این رنگ‌ها در بالای هر مرحله برای انعکاس وضعیت‌های متقاضیان در آن مرحله نمایش داده می‌شوند. نام‌های برچسب را می‌توان تغییر داد، اما خود برچسب (رنگ) قابل تغییر نیست. نام‌ها و برچسب‌های پیش‌فرض عبارتند از: در حال پیشرفت (خاکستری)، مسدود شده (قرمز)، و آماده برای مرحله بعدی (سبز).
8. الزامات: هر گونه یادداشت داخلی برای این مرحله که الزامات مرحله را توضیح می‌دهد، وارد کنید.

حذف مرحله

اگر مرحله‌ای دیگر مورد نیاز نیست، می‌توان آن را حذف کرد. برای حذف مرحله:

1. ماوس را بر روی نام مرحله ببرید. آیکون (چرخ‌دنده) در بالای سمت راست مرحله ظاهر می‌شود.
2. روی آیکون (چرخ‌دنده) کلیک کنید. منویی باز می‌شود.
3. روی گزینه حذف کلیک کنید. یک پیام تأیید ظاهر می‌شود که از شما می‌پرسد آیا مطمئنید که می‌خواهید این ستون را حذف کنید؟ روی دکمه حذف کلیک کنید تا ستون حذف شود.

الگوهای ایمیل

برای برقراری ارتباط با متقاضی، ستکا چندین الگوی ایمیل از پیش پیکربندی شده دارد که می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. الگوهای ایمیل از پیش پیکربندی شده و زمان استفاده از آن‌ها به شرح زیر است:

• پذیرش متقاضی: این الگو برای اطلاع‌رسانی به متقاضی مبنی بر دریافت درخواست آن‌ها استفاده می‌شود. این ایمیل به طور خودکار هنگامی که متقاضی در مرحله جدید (New) است ارسال می‌شود.
• علایق: این الگو برای اطلاع‌رسانی به متقاضی استفاده می‌شود که درخواست آن‌ها توجه استخدام‌کننده را جلب کرده و برای تماس یا مصاحبه انتخاب شده‌اند.
• برنامه‌ریزی مصاحبه: این الگو برای اطلاع‌رسانی به متقاضی استفاده می‌شود که آن‌ها مرحله اولیه ارزیابی (Initial Qualification) را پشت سر گذاشته‌اند و با آن‌ها برای تنظیم مصاحبه تماس گرفته خواهد شد. این ایمیل به طور خودکار هنگامی که متقاضی در مرحله اولیه ارزیابی است ارسال می‌شود.
• دیگر علاقه‌مند نیست: این الگو زمانی استفاده می‌شود که متقاضی اعلام کند که دیگر به موقعیت علاقه‌مند نیست و از وقت و توجه آن‌ها قدردانی می‌شود.
• رد: این الگو زمانی استفاده می‌شود که متقاضی دیگر برای موقعیت در نظر گرفته نمی‌شود.

برای ارسال دستی ایمیل، روی دکمه ارسال پیام در بخش چت کلیک کنید. یک کادر متنی و همچنین آدرس ایمیل متقاضی نمایش داده می‌شود.

نحوه ارسال ایمیل از طریق چت در ستکا

1. باز کردن ویراستار کامل:
   • در نوار پایین پنجره "ارسال پیام" در بخش چت، روی آیکون (expand) که در پایین سمت راست قرار دارد کلیک کنید. یک پنجره "ارسال ایمیل" باز می‌شود که با دریافت‌کنندگان و موضوع از پیش پر شده است.
2. تکمیل اطلاعات:
   • آدرس ایمیل متقاضی به طور خودکار در خط دریافت‌کنندگان وارد شده و موضوع به صورت (موقعیت شغلی) تنظیم شده است. به طور پیش‌فرض، متن ایمیل خالی است.
3. استفاده از الگوی ایمیل پیش‌پیکربندی شده:
   • برای استفاده از الگوی ایمیل پیش‌پیکربندی شده، بر روی فیلد کنار "بارگذاری قالب" در بخش پایین پنجره کلیک کنید. از منوی کشویی، الگوی ایمیل مورد نظر را انتخاب کنید.
   • الگوهای ایمیل پیش‌پیکربندی شده ممکن است شامل جاهای خالی دینامیک باشند که اطلاعات منحصر به فرد را برای پیام شخصی‌سازی شده به متقاضی پر می‌کنند. چندین الگوی ایمیل پیش‌پیکربندی شده برای انتخاب وجود دارد. بسته به الگوی انتخاب شده، موضوع و/یا متن ایمیل ممکن است تغییر کند.
   توجه: فقط الگوهای ایمیلی که برای مدل پیکربندی شده‌اند بارگذاری می‌شوند. الگوهای دیگری نیز در ستکا پیش‌پیکربندی شده‌اند، اما اگر برای برنامه استخدام پیکربندی نشده باشند، در فهرست الگوهای موجود نمایش داده نمی‌شوند.
4. افزودن پیوست‌ها:
   • اگر نیاز به افزودن پیوست‌ها است، روی دکمه "پیوست ها" در گوشه پایین سمت چپ کلیک کنید. به فایل مورد نظر برای پیوست کردن بروید و روی "باز کردن" کلیک کنید تا فایل پیوست شود. برای حذف پیوست، روی آیکون (حذف) در سمت راست پیوست کلیک کنید.
5. ویرایش و ذخیره الگو:
   • اگر تغییراتی در ایمیل نیاز است، متن ایمیل را ویرایش کنید. اگر ویرایش‌ها باید برای استفاده‌های آینده ذخیره شوند، می‌توانید ایمیل را به عنوان الگوی جدید ذخیره کنید. برای این کار، روی دکمه "ذخیره قالب" در پایین پنجره کلیک کنید.
6. ارسال ایمیل:
   • برای ارسال ایمیل، روی دکمه "ارسال" کلیک کنید و ایمیل به متقاضی ارسال می‌شود. ایمیل سپس در بخش چت نمایش داده می‌شود.