اسناد

پیکربندی

با رفتن به اسناد  پیکربندی  تنظیمات می توانید متمرکز کردن فایل های پیوست شده به ناحیه خاصی از فعالیت خود را فعال کنید. به عنوان مثال، با زدن تیک منابع انسانی، اسناد منابع انسانی شما به طور خودکار در فضای کاری منابع انسانی در دسترس هستند، در حالی که اسناد مربوط به حقوق و دستمزد به طور خودکار در زیرمجموعه کار حقوق و دستمزد در دسترس هستند. می‌توانید فضای کاری پیش‌فرض را با استفاده از منوی کشویی تغییر دهید و ویژگی‌های آن را با کلیک کردن روی نماد (پیوند داخلی) ویرایش کنید.

فضاهای کاری

فضاهای کاری پوشه های سلسله مراتبی هستند که مجموعه ای از برچسب ها و اقدامات خاص خود را دارند. فضای کاری پیش‌فرض وجود دارد، اما می‌توانید با رفتن به اسناد  پیکربندی  فضای کاری و کلیک کردن روی جدید، فضای کاری خود را ایجاد کنید. در صفحه جدید اطلاعات زیر را پر کنید:

• نام
• فضای کار والد: اگر می خواهید یک فضای کاری فرعی ایجاد کنید، فضای کار والد آن را انتخاب کنید.

سه برگه موجود است: برچسب ها، سطوح دسترسی و توصیف.

برچسب ها

برچسب ها در فضای کاری برای افزودن سطحی از تمایز بین اسناد استفاده می شود. آنها بر اساس دسته بندی سازماندهی شده اند و می توان از فیلترها برای مرتب سازی آنها استفاده کرد.

از تب برچسب ها، روی افزودن سطر کلیک کنید، دسته بندی برچسب را ایجاد کنید و برچسب های خود را نام گذاری کنید.

سطوح دسترسی

برای مدیریت سطوح دسترسی به فضای کاری خود، به برگه سطوح دسترسی بروید. می‌توانید حق نوشتن گروه ها را اضافه کنید که می‌توانند اسناد فضای کاری را مشاهده، ایجاد و ویرایش کنند. همچنین می‌توانید حق خواندن گروه ها را اضافه کنید که فقط اسناد فضای کاری را مشاهده می‌کنند.

توضیحات

با رفتن به تب توصیف می توانید اطلاعات توصیفی را به فضای کاری خود اضافه کنید.

مدیریت اسناد

هنگام انتخاب یا باز کردن یک سند، پانل سمت چپ گزینه های مختلفی را نشان می دهد، از جمله:

 (دانلود)

 (اشتراک گذاری این انتخاب): آدرس اینترنتی اشتراک گذاری در کلیپ بورد شما کپی می شود.

 (جایگزین کردن): یک فایل جدید را برای جایگزینی با فایل موجود انتخاب کنید. به پایین صفحه سمت چپ بروید تا تاریخچه را ببینید و سند را بازیابی، دانلود یا حذف کنید.

 (قفل)

 (تقسیم).

همچنین می توانید با کلیک بر روی نماد (انتقال به سطل زباله) سند را حذف کنید و با کلیک برروی نماد  (چت) پیامی را ارسال کنید .

برای تغییر نام فایل خود، روی نام کلیک کنید. می توان یک مخاطب یا یک مالک اختصاص داد. فضای کاری مرتبط را می توان تغییر داد و امکان دسترسی به ورودی مجله مرتبط یا اضافه کردن برچسب ها وجود دارد.

بسته به فضای کاری که سند شما در آن ذخیره می شود، اقدامات مختلفی در پایین پانل سمت چپ موجود است.

تقسیم اسناد PDF

پی دی افی را که می خواهید تقسیم کنید انتخاب کنید و روی نماد (قیچی) کلیک کنید. یک نمای جدید تمام صفحات سند را نمایش می دهد.

به طور پیش فرض، با کلیک بر روی تقسیم، همه صفحات تقسیم می شوند. برای حذف شکاف بین دو صفحه، روی نماد (قیچی) کلیک کنید.

ویژگی های اضافی

یک فضای کاری را انتخاب کنید و روی (فلش رو به پایین) در کنار دکمه آپلود کلیک کنید تا به ویژگی های اضافی دسترسی پیدا کنید:

درخواست کنید

شما می توانید فایل ها را درخواست کنید و آنها را به عنوان اسناد سازماندهی کنید تا به کاربران یادآوری کنید که آنها را دانلود کنند.

فضای کاری که فایل باید در آن ذخیره شود را انتخاب کنید، روی (فلش رو به پایین) کنار دکمه آپلود و سپس درخواست کلیک کنید. نام سند را اضافه کنید و فردی را که به آن نیاز دارید در قسمت درخواست به انتخاب کنید. همچنین می‌توانید تاریخ سررسید را پر کنید، فضای کاری را که سند باید به آن تعلق داشته باشد تأیید کنید، و برچسب‌ها و یک پیام اضافه کنید. سپس روی درخواست کلیک کنید. یک مکان نگهدار برای سند گم شده در فضای کاری ایجاد می شود.

هنگامی که سند شما در دسترس است، برای آپلود آن، روی مکان نگهدار کلیک کنید.

با رفتن به نمای (فعالیت) و ستون سند درخواستی می توانید تمام اسناد از دست رفته را مشاهده کنید.

یک پیوند اضافه کنید

برای افزودن پیوند به داشبورد اسناد خود، روی افزودن پیوند کلیک کنید، آدرس اینترنتی را وارد کرده و نام آن را نامگذاری کنید.

به اشتراک بگذارید

می‌توانید با اشتراک‌گذاری یک آدرس اینترنتی، یک سند یا یک فضای کاری را برای هر کسی در دسترس قرار دهید.

سند را به اشتراک بگذارید

برای ایجاد پیوند اشتراک‌گذاری به یک سند، سند را انتخاب کنید، روی (فلش رو به پایین) در کنار دکمه آپلود کلیک کنید و روی اشتراک‌گذاری کلیک کنید.

در پنجره پاپ آپ می توانید لینک اشتراک گذاری را نامگذاری کنید، با پر کردن قسمت (معتبر تا) تاریخ اعتبار تعیین کنید و اگر صاحب بیش از یک سایت هستید، وب سایت مورد نظر خود را انتخاب کنید تا نام دامنه مناسب در آدرس اینترنتی منعکس شود.

روی کپی کلیک کنید تا آدرس اینترنتی را برای هر کسی که می خواهید ارسال کنید.

یک فضای کاری را به اشتراک بگذارید

می‌توانید پیوندی به یک فضای کاری به اشتراک بگذارید و به کاربران اجازه دهید محتوای آن را دانلود کنند یا فایل‌ها را در آن بارگیری و آپلود کنند.

برای انجام این کار، به ستون سمت راست داشبورد خود بروید. در بخش فضای کار، فضای کاری را برای اشتراک گذاری و احتمالاً یک یا چند تگ که به صورت خودکار به اسناد آپلود شده اضافه می شوند، انتخاب کنید. سپس، روی (فلش رو به پایین) کنار دکمه آپلود کلیک کنید و به اشتراک بگذارید.

در پنجره پاپ آپ، آدرس اینترنتی اشتراکی که می توانید آن را کپی کنید نمایش داده می شود. می‌توانید پیوند اشتراک‌گذاری خود را نام‌گذاری کنید، با پر کردن فیلد (معتبر تا) تاریخ اعتبار تعیین کنید، اگر می‌خواهید زیرپوشه‌های فضای کاری را به اشتراک بگذارید، کادر شامل پوشه های زیرشاخه را علامت بزنید و اگر بیش از یک سایت دارید، وب‌سایت مورد نظر خود را انتخاب کنید. بنابراین پیوند اشتراک نشان دهنده نام دامنه مناسب است.

سپس، به کاربران اجازه دهید یا فایل‌ها را از فضای کاری خود دانلود کنند یا فایل‌ها را در آن دانلود و آپلود کنند.

از طریق ایمیل آپلود کنید

گزینه دانلود و آپلود کنید را انتخاب کنید تا کاربران بتوانند فایل های خود را با استفاده از نام مستعار ایمیل در فضای کاری خود آپلود کنند. برای ایجاد نام مستعار ایمیل، نام آن را در قسمت  نام مستعار ایمیل ​​وارد کنید. نام دامنه باید به طور پیش فرض تنظیم شود، اما می توانید با کلیک روی آن، آن را تغییر دهید.

اسناد ارسال شده به این نام مستعار ایمیل در فضای کاری با استفاده از برچسب های انتخاب شده آپلود می شوند.

صفحه گسترده جدید

برای ایجاد یک صفحه گسترده جدید، روی صفحه گسترده جدید کلیک کنید. می توانید یک صفحه گسترده خالی یا یک الگوی موجود را انتخاب کنید.

عملیات گردش کار

اقدامات گردش کار به مدیریت اسناد و عملیات کلی کسب و کار کمک می کند. اینها اقدامات خودکاری هستند که می توانند برای هر فضای کاری ایجاد و سفارشی شوند. برای مثال، با یک کلیک می توانید ایجاد کنید، انتقال دهید، امضا کنید، برچسب ها را به یک سند اضافه کنید و صورتحساب ها را پردازش کنید.

هنگامی که یک سند با معیارهای تنظیم شده مطابقت دارد، این اقدامات گردش کار در پانل سمت راست ظاهر می شوند.

عملیات گردش کار را ایجاد کنید

برای به‌روزرسانی یک عملکرد گردش کار موجود یا ایجاد یک عملکرد جدید، به اسناد ‣ پیکربندی ‣ عملیات بروید و روی جدید کلیک کنید.

شرایط را تنظیم کنید

نام اقدام را تعریف کنید و سپس شرایطی را تنظیم کنید که هنگام انتخاب یک فایل، نماد (فلش) را در پانل سمت چپ نشان دهد.

سه نوع شرط اساسی وجود دارد که می توانید تعیین کنید:

برچسب‌ها: می‌توانید از شامل و شامل نمی شود استفاده کنید، به این معنی که فایل‌ها باید دارای یا نداشتن برچسب‌ها در اینجا باشند.

تماس: فایل ها باید با مجموعه مخاطب در اینجا مرتبط باشند.

مالک: فایل ها باید با مجموعه مالک در اینجا مرتبط باشند.

نوع شرط پیشرفته: دامنه

برای دسترسی به شرایط دامنه از تب عملیات باید حالت توسعه دهنده فعال شود. پس از اتمام، نوع شرط دامنه را انتخاب کنید و روی قلنون جدید کلیک کنید.

برای ایجاد یک قانون، معمولاً یک فیلد، یک عملگر و یک مقدار را انتخاب می کنید. برای مثال، اگر می‌خواهید یک عمل گردش کار را به تمام فایل‌های PDF داخل یک فضای کاری اضافه کنید، فیلد را روی نوع Mime، عملگر را روی حاوی و مقدار pdf را تنظیم کنید.

برای افزودن شرایط و شرایط فرعی روی نماد (افزودن قانون جدید) و نماد (افزودن شاخه) کلیک کنید. سپس می توانید تعیین کنید که آیا قانون شما باید با همه یا هر یک از شرایط مطابقت داشته باشد. همچنین می توانید این قانون را مستقیماً با استفاده از ویرایشگر کد ویرایش کنید.

عملیات ها را پیکربندی کنید

برای تنظیم عملکرد خود، تب عملیات را انتخاب کنید. شما می توانید به طور همزمان:

• انتقال به فضای کاری: انتقال فایل به هر فضای کاری.

• ایجاد کنید: یکی از موارد زیر را به فایل پیوست شده در پایگاه داده خود ایجاد کنید:

• پیوند به رکورد: ایجاد پیوند بین یک سند و یک رکورد از یک مدل خاص.

• الگوی محصول: محصولی ایجاد کنید که بتوانید مستقیماً آن را ویرایش کنید.

• وظیفه: یک کار پروژه ایجاد کنید که می توانید مستقیماً آن را ویرایش کنید.

• قالب PDF امضا: یک الگوی امضا جدید برای ارسال ایجاد کنید.

• PDF برای امضا: یک الگوی امضا ایجاد کنید تا مستقیماً امضا کنید.

• متقاضی: یک برنامه منابع انسانی جدید ایجاد کنید که می توانید مستقیماً آن را ویرایش کنید.

• قبض فروشنده: با استفاده از OCR و AI یک قبض فروشنده ایجاد کنید تا اطلاعات را از محتوای فایل پاک کنید.

• فاکتور مشتری: یک فاکتور با استفاده از OCR و AI برای خراش دادن اطلاعات از فایل ایجاد کنید.

• یادداشت اعتبار فروشنده: با استفاده از OCR و AI یک یادداشت اعتباری فروشنده ایجاد کنید تا اطلاعات را از فایل پاک کنید.

• یادداشت اعتباری: یک یادداشت اعتباری مشتری با استفاده از OCR و AI ایجاد کنید تا اطلاعات را از فایل پاک کنید.

• عملیات متفرقه: یک ورودی در مجله عملیات متفرقه ایجاد کنید.

• صورت حساب بانکی: وارد کردن صورت حساب بانکی.

• رسید خرید: یک رسید فروشنده ایجاد کنید.

• هزینه: ایجاد هزینه منابع انسانی.

• تنظیم مخاطب: یک مخاطب را به فایل اضافه کنید یا یک مخاطب موجود را با یک مخاطب جدید جایگزین کنید.

• تنظیم مالک: مالکی را به فایل اضافه کنید یا مالک موجود را با مالک جدید جایگزین کنید.

• تنظیم برچسب ها: اضافه کردن، حذف، و جایگزینی هر تعداد از برچسب ها.

• فعالیت ها - علامت گذاری همه به عنوان انجام شده: تمام فعالیت های مرتبط با فایل را به عنوان انجام شده علامت گذاری کنید.

• عملیات ها - زمانبندی فعالیت: یک فعالیت جدید مرتبط با فایل همانطور که در عمل پیکربندی شده است ایجاد کنید. می‌توانید فعالیت را روی مالک سند تنظیم کنید.