برنامه ریزی
برنامه‌ریزی ستکا به شما این امکان را می دهد که برنامه تیم خود را برنامه ریزی کنید و تغییرات و منابع را مدیریت کنید.
مدیریت برنامه ریزی تیم شما با الزامات خاصی همراه است که ممکن است بسته به نیازهای تجاری شما بسیار متفاوت باشد. مفاهیم زیر در برنامه ریزی ستکا برای رفع این نیازها معرفی شدند:
شیفت‌ها به منابع ارسال می شود که می تواند انسانی (کارکنان) یا مادی (مثلاً تجهیزات) باشد. به منابع نقش هایی اختصاص داده شده است که امکان سازماندهی کار در تیم را فراهم می کند.
هنگامی که پیکربندی اولیه انجام شد، تغییرات برنامه ریزی را می توان به صورت دستی یا خودکار با استفاده از ویژگی برنامه‌ریزی خودکار انجام داد.
ادغام بین برنامه‌های برنامه‌ریزی و فروش، امکان پیوند خدمات فروخته‌شده با نقش‌ها و تغییرات در برنامه‌ریزی را فراهم می‌کند. علاوه بر این، ادغام با پروژه اجازه می دهد تا تغییرات و در نتیجه زمان و منابع را به پروژه های خاص اختصاص دهید.
پیکربندی
نقش‌ها
برای تعریف نقش‌هایی که منابع شما انجام می‌دهند (مانند آشپز، بارمن، پیشخدمت)، به برنامه‌ریزی پیکربندی نقش‌ها بروید، سپس روی جدید کلیک کنید و نام را پر کنید (به عنوان مثال، دستیار، مسئول پذیرش، مدیر). سپس منابعی را که این نقش را انجام می دهند انتخاب کنید. منابع می توانند کارمندان یا مواد باشند.
زمینه ها و نقش های دارایی
فیلدهای اموال به شما امکان می دهد فیلدهای سفارشی را به فرم ها در برنامه ستکا اضافه کنید. برنامه ریزی شامل امکان افزودن فیلدهای دارای مرتبط با نقش ها به شیفت است.
برای ایجاد ویژگی فیلد، از هر زمانبندی به فهرست یک فهرست می‌رسد. از آنجا، روی مشاهده در شیفتی که می خواهید ویرایش کنید کلیک کنید. اگر قسمت نقش خالی است، آن را با نقش مورد نظر، سپس روی نماد چرخ‌دنده کلیک کنید و خصوصیات را انتخاب کنید. فیلد جدید را با توجه به نیاز خود پیکربندی کنید.
فیلد ویژگی به نقش مرتبط است و در فرم شیفت تمام شیفت های انجام شده توسط این نقش گنجانده شده است.
کارمندان
همه کارکنان را می توان در برنامه ریزی و شیفت های تعیین شده گنجاند.
برای تطبیق تنظیمات برنامه ریزی کارمند، به برنامه‌ریزی پیکربندی کارکنان بروید و کارمندی را که می خواهید تنظیمات را برای او ویرایش کنید، انتخاب کنید. سپس، به تب اطلاعات کاری بروید.
دو بخش از برگه اطلاعات کاری کارمند بر برنامه ریزی تأثیر می گذارد: برنامه زمانی (یعنی قسمت ساعات کاری) و برنامه ریزی.
ساعت کار
زمانی که زمان تخصیص یافته و درصد آن برای شیفت ها محاسبه می شود، ساعات کاری در نظر گرفته می شود. اگر قسمت ساعات کاری خالی بماند، کارمند به عنوان ساعات کاری انعطاف پذیر در نظر گرفته می شود.
برای ایجاد ساعات کاری جداگانه، به عنوان مثال، برای کارمندانی که به صورت پاره وقت کار می کنند، روی جستجوی بیشتر… و سپس جدید کلیک کنید.
نقش‌های برنامه ریزی
هنگامی که یک کارمند یک یا چند نقش دارد:
- هنگام ایجاد یک شیفت برای این کارمند، فقط الگوهای شیفت از نقش های انتخاب شده در این زمینه نمایش داده می شود.
- هنگامی که یک برنامه زمانی منتشر می شود، کارمند فقط از شیفت های باز برای نقش هایی که به آنها اختصاص داده می شود مطلع می شود.
- هنگام تخصیص خودکار شیفت‌های باز یا برنامه‌ریزی سفارش‌های فروش، به کارمند فقط برای نقش‌هایی که به آنها اختصاص داده شده است، شیفت‌ها اختصاص داده می‌شود.
علاوه بر این، هنگامی که یک نقش پیش فرض تعریف می شود:
- هنگام ایجاد یک شیفت برای کارمند، نقش پیش فرض به طور خودکار انتخاب می شود.
- این نقش همچنین در هنگام تخصیص خودکار شیفت‌های باز یا برنامه‌ریزی سفارشات فروش، بر سایر نقش‌های کارمند ارجحیت دارد.
مواد
مواد منابعی هستند که می توان به آنها شیفت و ساعات کاری اختصاص داد اما کارمند نیستند. به عنوان مثال، یک شرکت ساختمانی می تواند از مواد برای ایجاد شیفت برای ماشین های مشترک (به عنوان مثال، جرثقیل، لیفتراک) استفاده کند.
به طور مشابه به کارمندان، مواد را می توان نقش و زمان کار اختصاص داد.
الگوهای شیفت
برای ایجاد یک الگوی شیفت، در هر زمانبندی روی جدید کلیک کنید، سپس جزئیات شیفت را پر کنید. برای اینکه شیفت به عنوان الگو ذخیره شود، تیک ذخیره بعنوان قالب را بزنید.
از طرف دیگر، می‌توانید به برنامه‌ریزی پیکربندی قالب‌های شیفت بروید، سپس روی جدید کلیک کنید. ساعت شروع و مدت زمان شیفت را پر کنید. سپس زمان پایان شیفت بر اساس ساعات کاری با در نظر گرفتن زمان کار و همچنین استراحت محاسبه می شود.
علاوه بر این، برای هر الگوی شیفت، می توانید پیکربندی کنید:
- نقش: برای پیوند دادن تغییر به این نقش خاص.
- پروژه: برای پیگیری شیفت هایی که به کار روی یک پروژه اختصاص داده شده است.
برنامه‌ریزی شیفت‌ها
با باز کردن برنامه برنامه ریزی، کاربران برنامه زمانی خود را می بینند. کاربرانی که نقش‌های سرپرست دارند همچنین می‌توانند زمانبندی براساس منبع، نقش، پروژه یا سفارش فروش و همچنین گزارش‌دهی و منوهای پیکربندی را ببینند.
عناصر بصری زیر در جابجایی‌های برنامه‌ها استفاده می‌شوند:
- رنگ کامل: تغییراتی که برنامه ریزی و منتشر شده اند.
- نوارهای مورب: تغییراتی که برنامه ریزی شده اند اما هنوز منتشر نشده اند.
- پس زمینه خاکستری: کارمندانی که در وقت مرخصی هستند.
- نوار پیشرفت: در حال حاضر تغییرات در حال انجام با برگه های زمانی مرتبط با آنها.
- تغییر رنگ خاکستری: هنگام کپی کردن شیفت، جابجایی های کپی شده به صورت تمام رنگی نشان داده می شوند، در حالی که شیفت های قبلی به طور موقت خاکستری می شوند. در تازه‌سازی بعدی صفحه یا با حذف فیلتر، رنگ دوباره به رنگ کامل یا نوارهای مورب تغییر می‌کند.
یک شیفت ایجاد کنید
برای ایجاد یک شیفت، به هر برنامه زمانی بروید، سپس روی جدید کلیک کنید. در پنجره پاپ آپی که باز می شود، مشخصات زیر را وارد کنید:
- الگوها: اگر یک یا چند قالب در پایگاه داده شما وجود داشته باشد، آنها در قسمت بالای پنجره بازشو نمایش داده می شوند. پس از انتخاب، یک الگو فرم شیفت را از قبل پر می کند.
- منابع: منابع می توانند هم کارمندان یا هم مواد باشند. اگر این فیلد خالی بماند، شیفت یک شیفت باز در نظر گرفته می شود.
- نقش: نقشی را که منبع اختصاص داده شده ایفا می کند انتخاب کنید. این فیلد برای تغییر برنامه ریزی خودکار استفاده می شود. هنگامی که یک نقش را انتخاب می کنید، الگوهای شیفت مرتبط با آن در بخش بالایی پنجره بازشو نمایش داده می شود.
- پروژه: اگر برنامه پروژه در پایگاه داده شما نصب شده باشد، این فیلد به شما امکان می دهد پروژه را به شیفت مرتبط کنید و به شما امکان می دهد شیفت های اختصاص داده شده به کار روی پروژه انتخاب شده را برنامه ریزی و پیگیری کنید.
- آیتم سفارش فروش: اگر برنامه فروش در پایگاه داده شما نصب شده باشد، این قسمت به شما امکان می دهد سفارش فروش را به شیفت پیوند دهید.
- Repeat: کادر را علامت بزنید و قسمت تکرار هر را بر اساس نیاز خود پیکربندی کنید. قوانین زیر برای شیفت های مکرر اعمال می شود:
- همه فیلدها (به عنوان مثال، منبع، نقش، پروژه) از تغییر اصلی کپی می شوند به جز تاریخ، که مطابق با قسمت تکرار هر تنظیم می شود.
- تکرار برنامه ریزی شده اما منتشر نشده است.
- به طور پیش فرض، شیفت های برنامه ریزی شده شش ماه قبل ایجاد می شوند و پس از آن به تدریج ایجاد می شوند. برای تغییر بازه زمانی، حالت توسعه‌دهنده را فعال کنید، سپس به برنامه‌ریزی پیکربندی تنظیمات بروید و تغییرات تکرارشونده را ویرایش کنید.
- ذخیره بعنوان قالب: با تیک زدن این گزینه، یک قالب شیفت با همان ساعات شروع و پایان، زمان اختصاص داده شده، نقش و پروژه ایجاد می شود.
- یادداشت تکمیلی ارسال شده به کارمند: برای افزودن یادداشت روی فیلد کلیک کنید.
- تاریخ: تاریخ و زمان شیفت خود را انتخاب کنید. این تنها فیلد اجباری هنگام ایجاد یک شیفت است.
- زمان اختصاص داده شده: بر اساس تاریخ و برنامه کاری کارمند محاسبه می شود. در قالب‌های شیفت بیشتر ببینید.
روی انتشار و ذخیره کلیک کنید تا شیفت را تأیید کنید و برنامه کاری خود را از طریق ایمیل برای کارمند تعیین شده ارسال کنید.
شیفت های باز و برنامه ریزی خودکار
دکمه برنامه ریزی خودکار به شما امکان می دهد شیفت‌های باز (شیفت های بدون منبع اختصاص داده شده) را اختصاص دهید و شیفت های مرتبط با سفارش های فروش یا پروژه را ایجاد و اختصاص دهید.
ویژگی های زیر بر برنامه ریزی خودکار تأثیر دارند:
نقش‌ها: شیفت های باز فقط به منابعی (کارمندان یا مواد) اختصاص داده می شود که نقش مربوطه را دارند. استفاده از ویژگی برنامه خودکار برای کارمندان بدون نقش امکان پذیر نیست.
نقش‌های پیش‌فرض: نقش پیش‌فرض اختصاص داده‌شده به یک منبع نسبت به نقش‌های دیگری که به آنها اختصاص داده‌اند، اولویت دارد.
تضادها: کارمندان یا مواد را نمی توان همزمان چند شیفت اختصاص داد.
زمان مرخصی: اوقات مرخصی کارکنان و همچنین تعطیلات رسمی در نظر گرفته می شود.
ساعات کاری شرکت: هنگام تعیین نوبت به کارکنان یا مواد مورد توجه قرار می گیرد.
قراردادها: به کارمندان بدون قرارداد فعال نمی توان نوبت کاری تعیین کرد.
برای تأیید برنامه و اطلاع کارکنان از برنامه ریزی خود، روی انتشار کلیک کنید.
تعویض شیفت و لغو تکلیف
دو ویژگی در دسترس است که به کارمندان اجازه می دهد تا در برنامه خود تغییراتی ایجاد کنند: تغییر شیفت و عدم تکلیف.
تعویض شیفت
هنگامی که شیفت ها برنامه ریزی و منتشر می شوند، کارکنان یک اعلان ایمیل دریافت می کنند. اگر کارمندی بخواهد یک شیفت را تغییر دهد، می‌تواند روی شیفت ناخواسته کلیک کرده و روی درخواست تغییر کلیک کند.
این شیفت به کارمند اصلی واگذار می شود، اما در برنامه، اعلانی که به کارمند تعیین شده می خواهد شیفت خود را تغییر دهد در شیفت قابل مشاهده است.
سپس این شیفت به سایر کارمندانی که نقش یکسانی دارند نمایش داده می شود و اگر بخواهند آن را به خود اختصاص دهند، می توانند روی دکمه من انجام میدم کلیک کنند.
لغو اختصاص
برای اینکه به کارمندان اجازه دهید خود را از شیفت‌ها حذف کنند، به برنامه‌ریزی پیکربندی تنظیمات بروید، سپس تیک گزینه مجوز عدم اختصاص را بزنید. سپس، حداکثر تعداد روزهایی را که کارمندان می توانند قبل از شیفت کاری خود را لغو کنند، مشخص کنید.
هنگامی که شیفت ها برنامه ریزی و منتشر می شوند، کارکنان یک اعلان ایمیل دریافت می کنند. اگر لغو تکلیف مجاز باشد، کارمندان می توانند روی دکمه من در دسترس نیستم کلیک کنند و شیفت به یک شیفت باز باز می گردد.
