صورتحساب بر اساس زمان و مصالح

صورت‌حساب بر اساس زمان و/یا مواد معمولاً زمانی استفاده می‌شود که تخمین دقیق اندازه پروژه امکان‌پذیر نباشد یا زمانی که الزامات یک پروژه ممکن است تغییر کند.

این با یک قرارداد با قیمت ثابت متفاوت است، زمانی که مشتری موافقت می کند که مبلغ مشخصی را برای اجرای قرارداد بپردازد - مهم نیست که چه چیزی باید به کارکنان، پیمانکاران فرعی، فروشندگان، تامین کنندگان و غیره پرداخت شود.

برنامه فروش ستکا می‌تواند زمان و هزینه‌های مختلف دیگر (مانند حمل‌ونقل، اقامت) و همچنین خریدهای مورد نیاز برای انجام یک سفارش را فاکتور کند.

پیکربندی برنامه و تنظیمات

ابتدا، برای پیگیری دقیق پیشرفت یک پروژه، برنامه ستکا پروژه و حسابداری باید نصب شوند.

برای نصب برنامه پروژه، به داشبورد اصلی ستکا ‣ برنامه‌ها بروید. سپس در صفحه برنامه‌ها، بلوک برنامه پروژه را پیدا کرده و روی فعالسازی کلیک کنید. صفحه به طور خودکار بازخوانی می شود و به داشبورد اصلی ستکا باز می گردد، جایی که برنامه پروژه اکنون برای دسترسی در دسترس است.

همین روند را برای نصب اپلیکیشن حسابداری تکرار کنید.

پس از نصب، روی نماد برنامه حسابداری از داشبورد اصلی ستکا کلیک کنید و به تنظیمات ‣ تنظیمات بروید. در صفحه تنظیمات، به بخش Analytics بروید و مطمئن شوید که کادر کنار حسابداری تحلیلی علامت زده شده است.

سپس روی ذخیره کلیک کنید تا همه تغییرات ذخیره شوند.

سپس، به داشبورد اصلی ستکا  برنامه پروژه  پیکربندی  تنظیمات بروید. در صفحه تنظیمات، در بخش مدیریت زمان، مطمئن شوید که کادر کنار ویژگی تایم شیت علامت زده شده است.

سپس روی ذخیره کلیک کنید تا همه تغییرات ذخیره شوند.

پیکربندی محصول خدماتی

با فعال شدن ویژگی تایم شیت در برنامه پروژ]، اکنون امکان فاکتور برای زمان صرف شده برای یک پروژه وجود دارد، اما فقط زمانی که تنظیمات محصول زیر انجام شده باشد.

برای پیکربندی یک محصول خدماتی، ابتدا به برنامه فروش  محصولات  محصولات بروید. در صفحه محصولات، محصول خدمات مورد نظر را برای پیکربندی انتخاب کنید یا برای ایجاد یک محصول جدید روی جدید کلیک کنید.

از فرم محصول، در تب اطلاعات عمومی، نوع محصول را روی سرویس قرار دهید. سپس، منوی کشویی را در قسمت سیاست صورتحساب باز کنید و بر اساس جدول زمانی را انتخاب کنید.

سپس، از منوی کشویی ایجاد یک سفارش، پروژه و وظیفه را انتخاب کنید. این تنظیم نشان می دهد که وقتی یک سفارش فروش با این محصول خدماتی خاص ایجاد می شود، یک پروژه و کار جدید در برنامه پروژه ایجاد می شود.

زمان صرف شده را به سفارش فروش اضافه کنید

پس از پیکربندی صحیح یک محصول خدماتی با خط مشی صورتحساب صحیح و گزینه های ایجاد سفارش، می توان زمان صرف شده را به سفارش فروش اضافه کرد.

برای مشاهده آن در عمل، به برنامه فروش  جدید برای باز کردن یک فرم پیش‌فاکتور خالی بروید. سپس، به افزودن یک مشتری ادامه دهید و در تب خطوط سفارش، روی افزودن محصول کلیک کنید و محصول خدماتی که به درستی پیکربندی شده است را از منوی کشویی انتخاب کنید.

در مرحله بعد روی تایید کلیک کنید تا سفارش را تایید کنید.

پس از تایید سفارش فروش، دو دکمه هوشمند در بالای فرم سفارش ظاهر می شود: پروژه ها و وظایف.

اگر دکمه هوشمند پروژه‌ها کلیک شود، پروژه خاص مربوط به این سفارش فروش را نشان می دهد. اگر دکمه هوشمند وظایف کلیک شود، وظیفه پروژه خاص مربوط به این سفارش فروش را نشان می دهد. هر دو در برنامه پروژه نیز قابل دسترسی هستند.

به منظور اضافه کردن زمان صرف شده برای سفارش فروش، روی دکمه هوشمند وظایف کلیک کنید.

در فرم وظیفه، برگه Timesheets را انتخاب کنید. از برگه Timesheets، کارمندان را می توان برای کار بر روی پروژه تعیین کرد و زمانی را که صرف کار روی کار می کنند می تواند توسط کارمندان یا شخصی که سفارش فروش را ایجاد کرده است، اضافه کند.

برای افزودن یک کارمند و زمان صرف شده برای کار، روی افزودن یک خط در برگه Timesheets کلیک کنید. سپس، تاریخ و کارمند مناسب را انتخاب کنید. همچنین گزینه ای برای اضافه کردن شرح مختصری از کارهای انجام شده در این مدت در ستون توضیحات وجود دارد، اما لازم نیست.

در نهایت، مقدار زمانی که روی کار انجام شده را در ستون Hours Spent وارد کنید، و برای تکمیل آن خط در برگه Timesheets، روی دور کلیک کنید.

این روند را برای هر تعداد کارمند و ساعت هایی که روی پروژه کار کرده اند تکرار کنید.

زمان صرف شده فاکتور

هنگامی که تمام کارکنان لازم و زمان صرف شده به کار پروژه اضافه شد، به سفارش فروش برگردید تا مشتری را برای آن ساعات فاکتور دریافت کنید. برای انجام این کار، روی دکمه هوشمند سفارش فروش در بالای فرم کار کلیک کنید، یا از طریق پیوندهای خرده نان، واقع در سمت چپ بالای صفحه، به سفارش فروش بازگردید.

در فرم سفارش فروش، زمانی که به کار اضافه شده است در تب خطوط سفارش (در ستون تحویل) و در دکمه هوشمند ساعت‌های ثبت شده جدید در بالای سفارش فروش منعکس می‌شود.

برای فاکتور دادن به مشتری برای زمان صرف شده در پروژه، روی ایجاد فاکتور کلیک کنید و از پنجره پاپ آپ Create invoices، Regular invoice را انتخاب کنید. سپس روی Create Draft Invoice کلیک کنید.

با انجام این کار، یک پیش نویس فاکتور مشتری نشان داده می شود، که به وضوح تمام کارهای انجام شده در برگه خطوط فاکتور را نشان می دهد.

برای تایید فاکتور بر روی تایید کلیک کنید و روند فاکتور را ادامه دهید.

پیکربندی هزینه ها

برای ردیابی و فاکتور هزینه های مربوط به یک سفارش فروش، برنامه ستکا Expenses باید نصب شود.

برای نصب برنامه Expenses، به داشبورد اصلی ستکا ‣ برنامه‌ها بروید. سپس، در صفحه Apps، بلوک برنامه Expenses را پیدا کرده و روی فعالسازی کلیک کنید.

صفحه به طور خودکار بازخوانی می شود و به داشبورد اصلی ستکا باز می گردد، جایی که برنامه Expenses اکنون برای دسترسی در دسترس است.

هزینه ها را به سفارش فروش اضافه کنید

برای افزودن هزینه به سفارش فروش، ابتدا به برنامه Expenses بروید. سپس، از داشبورد اصلی Expenses، روی New کلیک کنید، که یک فرم هزینه خالی را نشان می دهد.

در فرم هزینه، شرح هزینه را اضافه کنید (به عنوان مثال اقامت در هتل، بلیط هواپیما). بعد، در قسمت Category، گزینه مناسب را از منوی کشویی انتخاب کنید (به عنوان مثال غذا، مایل، سفر و اقامت).

سپس، مبلغ کل هزینه را در فیلد مجموع و همچنین هر گونه مالیات مشمولی که ممکن است اعمال شود، وارد کنید. در مرحله بعد، مطمئن شوید که کارمند صحیح انتخاب شده است، و مشخص کنید که چه کسی هزینه را در قسمت Paid By پرداخت کرده است: کارمند (برای بازپرداخت) یا شرکت.

سپس در قسمت Customer to Reinvoice، سفارش فروش مناسب را از منوی کشویی انتخاب کنید. سپس، همان اطلاعات سفارش فروش را از قسمت Analytic Distribution نیز انتخاب کنید.

در صورت وجود رسیدی که باید آپلود شود و به هزینه پیوست شود، روی دکمه پیوست رسید کلیک کنید و مدارک لازم را در هزینه بارگذاری کنید. این مورد نیاز نیست، اما ممکن است بر تایید یا عدم تایید هزینه تاثیر بگذارد.

هنگامی که تمام اطلاعات وارد شد، روی ایجاد گزارش کلیک کنید تا یک گزارش هزینه ایجاد کنید که تمام اطلاعات هزینه ای را که به تازگی وارد شده است، با جزئیات نشان دهید.

سپس، گزینه ای برای ارسال به مدیر برای تأیید وجود دارد. پس از تأیید، گزارش در Next Payslip ظاهر می شود.

برای نمایش یک جریان کامل در این مثال، ارسال به مدیر را انتخاب کنید. سپس، مدیر برای تأیید این هزینه روی تأیید کلیک می‌کند و برای ارسال این هزینه به مجله حسابداری، روی ارسال ورودی‌های مجله کلیک می‌کند.

هزینه های فاکتور

برای صدور صورت‌حساب از مشتری برای هزینه سفارش فروش، به سفارش فروش مربوطه بروید، یا از برنامه فروش یا از گزارش هزینه در برنامه هزینه‌ها. از گزارش هزینه، روی دکمه هوشمند سفارشات فروش در بالای صفحه کلیک کنید.

اگر گزارش هزینه به سفارش فروش مرتبط بود، هزینه‌ای که به تازگی پیکربندی شده است اکنون خط مخصوص به خود را در برگه خطوط سفارش دارد و می‌تواند برای مشتری صورت‌حساب شود.

برای فاکتور کردن مشتری برای هزینه سفارش فروش، روی ایجاد فاکتور کلیک کنید، از پنجره پاپ آپ Create invoices گزینه Regular Invoice را انتخاب کنید، سپس روی Create Draft Invoice کلیک کنید.

انجام این کار یک پیش نویس فاکتور مشتری برای هزینه نشان می دهد. سپس فرآیند صورتحساب می تواند طبق معمول تکمیل شود.

پیکربندی خرید

به منظور فاکتور خرید مشتری از طریق سفارش فروش، باید اپلیکیشن خرید نصب شود.

برای نصب برنامه خرید، به داشبورد اصلی ستکا ‣ Apps بروید. سپس، در صفحه Apps، بلوک برنامه خرید را پیدا کرده و روی Activate کلیک کنید. صفحه به‌طور خودکار بازخوانی می‌شود و به داشبورد اصلی ستکا باز می‌گردد، جایی که برنامه خرید اکنون برای دسترسی در دسترس است.

خرید را به سفارش فروش اضافه کنید

برای افزودن خرید به سفارش فروش، ابتدا باید سفارش خرید ایجاد شود. برای ایجاد یک سفارش خرید، به برنامه خرید ‣ جدید بروید تا فرم سفارش خرید خالی نمایش داده شود.

ابتدا یک فروشنده به سفارش خرید اضافه کنید. سپس، در زیر برگه محصولات، روی منوی کشویی گزینه های ستون اضافی کلیک کنید، که با دو خط افقی با نقطه روی آنها، در سمت راست سمت راست سرصفحه ستون ها نشان داده شده است. از آن منوی کشویی، Analytic Distribution را انتخاب کنید.

پس از افزودن ستون توزیع تحلیلی به سربرگ های برگه محصولات فرم سفارش خرید، اقدام به افزودن محصول(ها) به سفارش خرید کنید. برای انجام این کار، روی Add a product کلیک کنید و محصول مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید. این کار را برای همه محصولاتی که باید اضافه کنید، تکرار کنید.

سپس، توزیع تحلیلی مناسب مرتبط با سفارش فروش که این سفارش خرید به آن مربوط است را انتخاب کنید. برای انجام این کار، روی فیلد خالی Analytic Distribution کلیک کنید تا یک پنجره پاپ آپ Analytic ظاهر شود.

سپس از منوی کشویی بخش ها، توزیع تحلیلی مرتبط با سفارش فروش مورد نظر را انتخاب کنید تا برای خرید فاکتور شود.

پس از وارد شدن تمام اطلاعات در برگه محصولات سفارش خرید، با کلیک روی تایید سفارش، سفارش را تایید کنید. سپس، پس از دریافت محصولات، روی دریافت محصولات کلیک کنید. این یک فرم رسید ایجاد می کند.

سپس، برای تأیید اعتبار سفارش خرید، روی تأیید اعتبار کلیک کنید.

در مرحله بعد، از طریق پیوندهای خرده نان در بالای صفحه، به سفارش خرید بازگردید و روی ایجاد صورتحساب کلیک کنید تا یک صورتحساب فروشنده ایجاد شود که می تواند در سفارش فروش پیوست شده برای مشتری صورتحساب شود.

سپس، برای تأیید صورت‌حساب فروشنده، روی تأیید کلیک کنید، که سپس به‌طور خودکار به سفارش فروش اضافه می‌شود، جایی که می‌توان آن را مستقیماً برای مشتری متصل به آن صورت‌حساب کرد.

خرید فاکتور

برای فاکتور کردن مشتری برای خرید در سفارش فروش، ابتدا خرید را به سفارش فروش اضافه کنید، سپس در اپلیکیشن فروش به سفارش فروش مورد نظر بروید.

در سفارش فروش که ضمیمه سفارش خرید بود، اکنون کالای خریداری شده دارای خط تولید خاص خود در زیر تب خطوط سفارش است و آماده فاکتور می باشد.

برای فاکتور خرید مشتری، کافی است روی ایجاد فاکتور کلیک کنید، از پنجره پاپ آپ Create invoices، Regular Invoice را انتخاب کنید، سپس روی Create Draft Invoice کلیک کنید.

با انجام این کار، یک پیش نویس فاکتور مشتری با محصول سفارش خرید که به تازگی در برگه خطوط فاکتور اضافه شده است، نشان داده می شود.

برای تکمیل فرآیند صورتحساب، برای تایید فاکتور روی تایید کلیک کنید و سپس در فرم پاپ آپ ثبت پرداخت، روی ثبت پرداخت کلیک کنید.