هزینه‌ها را برای مشتریان مجددا فاکتور کنید

هزینه‌ها را برای مشتریان مجددا فاکتور کنید

در حین کار بر روی یک پروژه برای یک مشتری، کارکنان اغلب مجبورند پول خود را برای هزینه های مختلف مربوط به پروژه خرج کنند.


به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است نیاز به استفاده از پول خود برای پرداخت هزینه یک هتل داشته باشد، در حالی که آنها خدماتی در محل برای مشتری ارائه می دهند. به عنوان یک شرکت، این هزینه باید برای مشتری مجدداً صورتحساب شود. با ستکا، این نوع هزینه ها را می توان به سرعت برای مشتری مرتبط با پروژه فاکتور مجدد کرد.


کاربرد هزینه ها


برای اینکه بتوانید یک مشتری را برای هزینه مجدد فاکتور کنید، برنامه Expenses باید نصب شود.


برای نصب برنامه Expenses، به داشبورد اصلی ستکا ‣ برنامه‌ها بروید و روی نصب در بلوک برنامه Expenses کلیک کنید. وقتی روی آن کلیک کنید، ستکا برنامه را نصب می کند، صفحه را تازه می کند و به داشبورد اصلی ستکا باز می گردد.


هزینه ها را به سفارش های فروش اضافه کنید


برای شروع، یک سفارش فروش را در برنامه فروش تأیید کنید که می‌توان هزینه‌های صورت‌حساب مجدد را به آن اضافه کرد. یا، یک سفارش فروش جدید از ابتدا ایجاد کنید. برای انجام این کار، به برنامه فروش ‣ جدید بروید. انجام این کار یک فرم نقل قول خالی را نشان می دهد.


سپس یک مشتری اضافه کنید و با کلیک روی افزودن محصول، محصولی را به تب خطوط سفارش اضافه کنید. بعد، یک محصول را از منوی کشویی انتخاب کنید.


در آخر برای تایید سفارش فروش روی تایید کلیک کنید.


با تأیید سفارش فروش، زمان ایجاد هزینه فرا رسیده است.


برای انجام این کار، با رفتن به داشبورد اصلی ستکا ‣ Expenses، به برنامه Expenses بروید.


سپس، از داشبورد Expenses، روی New کلیک کنید تا یک فرم خالی هزینه ها نمایان شود.



در فرم هزینه ها، یک توضیحات اضافه کنید تا به راحتی به هزینه اشاره کنید.


سپس در قسمت Category یکی از گزینه های زیر را از منوی کشویی انتخاب کنید:


  • ارتباط: هر شکلی از ارتباط مرتبط با یک پروژه/سفارش.
  • سایرین: هزینه هایی که در هیچ دسته دیگری قرار نمی گیرند.
  • وعده های غذایی: هر شکلی از هزینه های وعده غذایی مربوط به یک پروژه/سفارش.
  • هدایا: هر نوع هزینه هدیه مربوط به یک پروژه/سفارش.
  • مسافت پیموده شده: هر نوع هزینه مسافت پیموده شده (گاز) مربوط به پروژه/سفارش.
  • سفر و اقامت: هر گونه هزینه سفر یا اقامت مربوط به یک پروژه/سفارش.


نکته

دسته بندی هزینه های جدید را می توان از فرم هزینه، با کلیک بر روی منوی کشویی فیلد دسته، انتخاب View All، و کلیک کردن روی New از پنجره بازشو Search:Category ایجاد کرد.


برای این گردش کار نمونه، که یک مشتری را برای اقامت کوتاه مدت در هتل فاکتور می‌کند، دسته این مثال [TRANS & ACC] Travel & Accommodation است.

مثال زیر به برنامه‌های فروش، حسابداری و هزینه نیاز دارد تا تمام فیلدهای ذکر شده در جریان کار را مشاهده/تغییر دهند.


در زیر قسمت Category مبلغی را که قرار است هزینه شود در قسمت Total وارد کنید.


در مرحله بعد، مشخص کنید که آیا در مجموع مالیات‌های شامل شده وجود دارد یا خیر. اگر مبلغ مالیات از پیش تنظیم‌شده از قسمت مالیات‌های مشمول انتخاب شده باشد، ستکا بر اساس مقدار وارد شده در فیلد مجموع، مبلغ مالیات را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند.


سپس، انتخاب کنید که کدام کارمند مسئول هزینه بوده است و در قسمت Paid By: کارمند (برای بازپرداخت) یا شرکت، گزینه ای را انتخاب کنید.


در این صورت کارمند ما هزینه هتل را با پول خود پرداخت کرده است، بنابراین گزینه Employee (برای بازپرداخت) انتخاب می شود.


در سمت راست فرم هزینه ها، گزینه اضافه کردن یک مرجع قبض موجود است. در زیر آن، فیلدهای تاریخ هزینه و حساب به صورت خودکار در دسترس هستند.


توجه داشته باشید

در صورت نیاز، قسمت تاریخ هزینه و حساب را می توان تغییر داد.


سپس در قسمت Customer to Reinvoice، روی فیلد خالی کلیک کنید تا منوی کشویی نمایان شود. از این منوی کشویی، سفارش فروش مناسبی را انتخاب کنید که این هزینه باید به آن پیوست شود. این فیلد باید پر شود تا یک مشتری برای هزینه مجدد فاکتور شود.


در نهایت، گزینه تغییر فیلدهای توزیع تحلیلی و شرکت در دسترس است. این فیلدها برای تکمیل هزینه‌های صورت‌حساب مجدد برای مشتری الزامی نیستند، اما در صورت نیاز برای اصلاح در دسترس هستند.


همچنین در پایین فرم هزینه، قسمت یادداشت ها وجود دارد که در صورت نیاز می توان هر یادداشت مربوط به این هزینه را اضافه کرد.


در بالای فرم هزینه، دکمه هایی برای پیوست رسید، ایجاد گزارش و تقسیم هزینه وجود دارد.


اگر رسید فیزیکی یا دیجیتالی وجود دارد که باید به هزینه پیوست شود، روی پیوست رسید کلیک کنید.


اگر هزینه این هزینه باید تقسیم شود، روی Split Expense کلیک کنید. این ویژگی را می توان به دلایل متعددی استفاده کرد (هزینه تف کردن با کارمند دیگر، برای تطبیق با نرخ های مالیاتی مختلف و غیره).


اگر هیچ یک از این گزینه ها ضروری نیست، روی ایجاد گزارش کلیک کنید تا گزارش هزینه ای که به تازگی پیکربندی شده است قفل شود.


انجام این کار خلاصه گزارش هزینه را برای هزینه جدید نشان می دهد.


در اینجا، پس از تایید جزئیات مربوط به هزینه، روی ارسال به مدیر کلیک کنید. این گزارش هزینه را برای مدیر تأیید کننده ارسال می کند، که هزینه را بررسی می کند.


مدیر مسئول بررسی و تأیید هزینه، جزئیات مربوط به هزینه را بررسی می کند و در صورت عدم وجود مشکل، دکمه تأیید را کلیک می کند - که فقط در نمای مدیر از خلاصه گزارش هزینه که به حساب کاربری ارسال شده است ظاهر می شود. مدیر توسط کارمند


پس از تأیید، دکمه‌های بالای خلاصه گزارش هزینه‌ها یک بار دیگر تغییر می‌کنند. در این مرحله، دکمه‌های بالای خلاصه گزارش هزینه عبارتند از: ارسال ورودی‌های مجله، گزارش در فیش حقوقی بعدی، رد کردن، و بازنشانی به پیش‌نویس.


هنگامی که مدیر از خلاصه گزارش هزینه راضی بود، روی ارسال ورودی های مجله کلیک می کند.


با کلیک بر روی ارسال ورودی‌های مجله، آن دکمه ناپدید می‌شود و ستون توزیع تحلیلی در برگه هزینه با سفارش فروش که در ابتدا برای هزینه در قسمت مشتری به صورت‌حساب مجدد پیکربندی شده بود پر می‌شود.


مهم است

به‌طور پیش‌فرض، قسمت «مشتری به صورت‌حساب مجدد» برای دسته‌بندی هزینه سفر و اقامت، [COMM] ارتباطات، [غذا] وعده‌های غذایی، و [MIL] مسافت پیموده شده [TRANS & ACC] فعال است.


لازم به ذکر است که همه دسته‌های هزینه پیش‌فرض که با برنامه Expenses نصب می‌شوند، سیاست‌های صورت‌حساب مجدد فعال نشده‌اند. ممکن است لازم باشد تنظیم به صورت دستی فعال شود.


برای انجام این کار، به برنامه Expenses ‣ Configuration ‣ Expenses Categories بروید تا فهرستی از تمام دسته‌های هزینه را در پایگاه داده مشاهده کنید.


به ستون هزینه های فاکتور مجدد نگاه کنید تا ببینید کدام انتخاب برای هر دسته هزینه انجام شده است.


برای تغییر یک دسته هزینه، روی (فلش سمت راست) در قسمت Category کلیک کنید تا آن هزینه خاص از آن مشخص شود.


در قسمت صورتحساب، در قسمت هزینه‌های مجدد فاکتور، به قیمت تمام شده یا قیمت فروش را انتخاب کنید.


هزینه فاکتور مجدد


با تکمیل این مراحل، زمان بازگشت به سفارش فروش برای تکمیل صورت‌حساب مجدد هزینه به مشتری فرا رسیده است.


برای انجام این کار، به داشبورد اصلی ستکا ‣ برنامه فروش بروید و سفارش فروش مناسبی را که باید برای هزینه دوباره صورتحساب شود انتخاب کنید.


در فرم فروش، هزینه جدید پیکربندی شده اکنون در تب خطوط سفارش، با ستون تحویل آن پر شده و آماده فاکتور است.


پس از تایید جزئیات هزینه، روی ایجاد فاکتور در بالای سفارش فروش کلیک کنید. پس از کلیک کردن، یک پنجره پاپ آپ Create invoices ظاهر می شود.


از این پنجره پاپ آپ، قسمت Create Invoice را روی گزینه Regular invoice پیش فرض رها کنید و روی Create Draft Invoice کلیک کنید.


با انجام این کار، پیش‌نویس صورت‌حساب مشتری نشان داده می‌شود که فقط هزینه را در برگه خطوط فاکتور نشان می‌دهد.


اگر تمام اطلاعات مربوط به هزینه صحیح است، برای تایید فاکتور روی تایید کلیک کنید. با انجام این کار وضعیت فاکتور از پیش نویس به ارسال شده منتقل می شود.


برای ارسال فاکتور به مشتری، روی ارسال و چاپ کلیک کنید. با انجام این کار، یک پنجره پاپ آپ ارسال با یک پیام از پیش پیکربندی شده و فاکتور PDF در متن پیام ظاهر می شود. پیام را می توان در صورت نیاز بررسی و اصلاح کرد.


پس از آماده شدن، روی Send & Print کلیک کنید تا فاکتور برای مشتری ارسال شود. با کلیک بر روی آن، پنجره پاپ آپ ناپدید می شود و ستکا پیام/فاکتور را برای مشتری ارسال می کند. علاوه بر این، یک پی دی اف فاکتور به صورت خودکار برای نگهداری سوابق و/یا اهداف چاپ دانلود می شود.


هنگامی که مشتری هزینه صورتحساب را پرداخت می کند، بر روی فاکتور مشتری، روی دکمه ثبت پرداخت کلیک کنید.



با کلیک بر روی ثبت پرداخت، یک پنجره پاپ آپ ثبت پرداخت ظاهر می شود. در این پنجره پاپ آپ، فیلدهای لازم به صورت خودکار با اطلاعات صحیح تکمیل می شوند. پس از بررسی اطلاعات، روی ایجاد پرداخت کلیک کنید.



پس از کلیک بر روی Create Payment، پنجره پاپ آپ ناپدید می شود و یک بنر سبز رنگ In Payment در گوشه سمت راست بالای فاکتور قرار دارد که به معنای پرداخت کامل این فاکتور است. بنابراین، تکمیل گردش کار.