پیش‌فاکتور ایجاد و ارسال کنید
هنگامی که یک سرنخ واجد شرایط به فرصت تبدیل شد، گام بعدی ایجاد و ارائه یک پیش‌فاکتور است. این فرآیند را می توان به راحتی از طریق برنامه CRM ستکا انجام داد.
پیش‌فاکتور جدید ایجاد کنید
برای ایجاد پیش‌فاکتور جدید، برنامه CRM را باز کنید و صفحه وظایف را در داشبورد اصلی CRM نشان دهید.
از اینجا، روی هر فرصتی برای باز کردن آن کلیک کنید. اطلاعات موجود را بررسی کنید و در صورت لزوم فیلدها را به روز کنید.
در سمت راست بالای فرم، روی دکمه پیش‌فاکتور جدید کلیک کنید.
پس از کلیک روی این دکمه، یک فرم پیش‌فاکتور جدید ظاهر می شود. اطلاعات نیمه بالای فرم را تأیید کنید و فیلدهای گم شده یا نادرست را به روز کنید:
- مشتری: شرکت یا مخاطبی که این قیمت برای او ایجاد شده است.
- ارجاع دهنده: اگر این مشتری توسط مشتری یا مخاطب دیگری معرفی شده است، آن را از منوی کشویی در این قسمت انتخاب کنید.
- آدرس فاکتور: آدرس فیزیکی که فاکتور باید در آن ارسال شود.
- آدرس تحویل: آدرس فیزیکی که هر محصولی باید در آنجا تحویل داده شود.
- الگوی پیش‌فاکتور: در صورت وجود، یک الگوی پیش‌فاکتور از پیش پیکربندی شده را از این قسمت انتخاب کنید.
- انقضا: تاریخی که این پیش‌فاکتور دیگر معتبر نیست.
- تاریخ پیش‌فاکتور: تاریخ ایجاد سفارشات پیش نویس/ارسال، تاریخ تایید سفارشات تایید شده. توجه داشته باشید که این فیلد فقط در صورتی قابل مشاهده است که حالت توسعه دهنده (حالت اشکال زدایی) فعال باشد.
- طرح تکراری: اگر این قیمت برای یک محصول یا اشتراک تکراری است، پیکربندی طرح تکراری را برای استفاده انتخاب کنید.
- لیست قیمت: لیست قیمتی را انتخاب کنید تا برای این سفارش اعمال شود.
- شرایط پرداخت: هر شرایط پرداخت قابل اجرا را برای این پیش‌فاکتور انتخاب کنید.
سطر‌های سفارش
پس از به روزرسانی اطلاعات مشتری، پرداخت و مهلت در قیمت جدید، تب سطر‌های سفارش را می توان با اطلاعات مناسب محصول به روز کرد.
برای انجام این کار، روی افزودن محصول در تب سطر‌های سفارش کلیک کنید.
سپس نام یک مورد را در قسمت محصول تایپ کنید تا در کاتالوگ محصول جستجو کنید. سپس یک محصول را از منوی کشویی انتخاب کنید یا با انتخاب ایجاد یا ایجاد و ویرایش یک محصول جدید ایجاد کنید.
پس از انتخاب محصول، در صورت لزوم مقدار را به روز کنید. اطلاعات را در قسمت‌های باقی مانده تأیید کنید.
برای حذف یک سطر از پیش فاکتور، روی نماد (سطل زباله) کلیک کنید.
برای سازماندهی محصولات در بخش‌ها، روی افزودن یک بخش کلیک کنید و یک نام برای بخش تایپ کنید. سپس، روی نماد (کشیدن) در سمت چپ نام کلیک کنید و آن را بکشید تا بخش به مکان مناسب منتقل شود. هر محصول را با استفاده از روش مشابه حرکت دهید تا سازماندهی خطوط سفارش قیمت تمام شود.
کاتالوگ محصولات
برای افزودن سریع محصولات متعدد به قیمت، روی دکمه کاتالوگ کلیک کنید تا کاتالوگ محصول باز شود.
همه محصولات موجود در پایگاه داده به عنوان کارت لیست شده اند و می توانند در پانل سمت چپ بر اساس دسته محصول و ویژگی ها مرتب شوند.
برای افزودن محصول، روی دکمه افزودن در کارت محصول کلیک کنید. مقدار مورد را با استفاده از دکمه های (افزودن) یا (تفریق) تنظیم کنید یا مقدار را در قسمت شماره بین دو دکمه تایپ کنید. برای حذف یک مورد، روی دکمه حذف در کارت محصول کلیک کنید.
پس از تنظیم تمام مقادیر محصول، برای بازگشت به قیمت، روی دکمه بازگشت به پیش‌فاکتور کلیک کنید. موارد انتخاب شده در کاتالوگ محصول اکنون در برگه خطوط سفارش ظاهر می شوند.
پیش نمایش و ارسال پیش‌فاکتور
برای مشاهده پیش نمایش از پیش‌فاکتور همانطور که مشتری آن را می بیند، روی دکمه پیش نمایش کلیک کنید. با انجام این کار یک پیش نمایش در پورتال مشتری باز می شود.
پس از بررسی پیش‌نمایش مشتری، روی بازگشتبه حالت پیش‌نویس کلیک کنید تا به فرم پیش‌فاکتور در باطن بازگردید.
هنگامی که پیشنهاد برای تحویل به مشتری آماده شد، روی دکمه ارسال از طریق ایمیل کلیک کنید.
با انجام این کار یک پنجره پاپ آپ با یک پیام ایمیل از پیش پیکربندی شده باز می شود. اطلاعات مربوط به مظنه، از جمله اطلاعات تماس، هزینه کل، و عنوان قیمت از مظنه وارد می شود.
یک PDF از پیش‌فاکتور به عنوان پیوست به ایمیل اضافه شده است.
لطفاً هرگونه تغییرات لازم را در ایمیل اعمال کرده و سپس روی «ارسال» کلیک کنید. یک نسخه از پیام به قسمت گفتگو رکورد اضافه می‌شود.
پس از ارسال یک پیشنهاد (Quotation)، دکمه هوشمند «پیشنهادات» در فرصت اصلی (Opportunity) به‌روزرسانی شده و شمارش جدیدی را نشان می‌دهد. این پیشنهاد و تمامی پیشنهادات دیگر از طریق این دکمه هوشمند در بالای فرصت در اپلیکیشن CRM قابل دسترسی هستند.
هر پیشنهادی که به فرصت پیوست شده و تأیید شده باشد و بنابراین به سفارش فروش تبدیل شده باشد، از تعداد نمایش داده‌شده روی دکمه هوشمند «پیشنهادات» کسر می‌شود. در عوض، ارزش سفارش فروش در دکمه هوشمند «سفارشات» که در همان پنل کنترل قرار دارد، نمایش داده می‌شود.
یک فرصت برنده یا از دست رفته را علامت بزنید
برای به‌روز نگه داشتن و دقت در وضعیت فرصت‌ها، لازم است که فرصت‌ها به محض دریافت پاسخ از مشتری به یک پیشنهاد، به عنوان "برنده" یا "از دست رفته" مشخص شوند.
برای علامت‌گذاری یک فرصت به عنوان "برنده" یا "از دست رفته"، به فرصت مورد نظر بازگردید. این کار را می‌توانید از طریق مسیر پیمایش در بالای سمت چپ فرم پیشنهاد انجام دهید، یا به برنامه CRM بروید و از مسیر فروش نوار وظیفه من، فرصت صحیح را پیدا کرده و آن را باز کنید.
در بالای سمت چپ فرم، روی دکمه "برنده" یا "از دست رفته" کلیک کنید.
اگر فرصت به عنوان "برنده" علامت‌گذاری شود، یک نوار سبز با عنوان "برنده" به رکورد اضافه می‌شود و فرصت به مرحله برنده‌شده منتقل می‌شود.
در صورتی که فرصت به عنوان "از دست رفته" علامت‌گذاری شود، با کلیک بر روی دکمه "از دست رفته" یک پنجره بازشونده با عنوان "علامت‌گذاری به عنوان از دست رفته" باز می‌شود که در آنجا می‌توانید دلیل از دست دادن را وارد کنید.
از منوی کشویی "دلیل از دست دادن"، یک دلیل موجود را انتخاب کنید. اگر دلیل مناسبی وجود ندارد، با وارد کردن دلیل جدید در فیلد "دلیل از دست دادن" و کلیک بر روی "ایجاد"، یک دلیل جدید بسازید.
یادداشت‌ها و نظرات اضافی را می‌توان در فیلد "یادداشت پایانی" وارد کرد.
پس از وارد کردن تمام اطلاعات مورد نظر در پنجره بازشونده "علامت‌گذاری به عنوان از دست رفته"، روی "علامت‌گذاری به عنوان از دست رفته" کلیک کنید.
با کلیک بر روی "علامت‌گذاری به عنوان از دست رفته"، پنجره بازشونده بسته می‌شود و ستکا شما را به فرم فرصت بازمی‌گرداند، جایی که اکنون یک بنر قرمز "از دست رفته" در گوشه بالای سمت راست فرصت نمایش داده می‌شود.
پس از اینکه یک فرصت به عنوان از دست رفته علامت‌گذاری شد، دیگر به عنوان فرصت فعال در نظر گرفته نمی‌شود و از نوار وظیفه حذف می‌شود.
برای مشاهده یک فرصت از دست رفته در نوار وظیفه، روی آیکون فلش رو به پایین در سمت راست نوار جستجو کلیک کرده و از منوی کشویی که ظاهر می‌شود، گزینه "از دست رفته" یا "بایگانی شده" را انتخاب کنید.
