فعالیت ها
فعالیت ها وظایف متصل شده به رکوردها در ستکا هستند
نماد مورد استفاده برای نمایش فعالیت ها بسته به نوع فعالیت متفاوت است:
- (ساعت) نماد پیش فرض فعالیت ها
- (تلفن) نماد برنامه ریزی تماس تلفنی
- (پاکت) نماد برنامه ریزی ارسال ایمیل
- (تیک) نماد برنامه ریزی یک فاعالیت برای اجرا
- (مخاطب) نماد برنامه ریزی یک جلسه
- (بارگذاری) نماد برنامه ریزی بارگذاری یک سند
- (درخواست امضاء) نماد برنامه ریزی دریافت امضاء
برنامه ریزی فعالیت ها
فعالیت‌ها را می‌توان در هر قسمتی از نرم افزار که حاوی یک موضوع گفتگو، نمای Kanban، نمای فهرست یا نمای فعالیت‌های یک برنامه باشد، برنامه‌ریزی کرد.
پنل گفتگو
فعالیت ها را می توان از پنل گفتگو در هر رکورد ایجاد کرد.
نمای کانبن
همچنین شما میتوانید فعالیت ها را در نمای ( کانبن) ایجاد نمایید.
برای انجام، روی نمای ( ساعت) که در بخش پایین هر رکورد قراردارد کلیک نمایید
کلیک + برنامه ریزی یک فعالیت، حالا اطلاعات فرم برنامه ریزی فعالیت را تکمیل نمایید
نمای لیست
همچنین فعالیت ها را میتوانید در نمای ( لیست) ایجاد کنید
اگر ستون فعالیت ها پنهان بود، آن را با استفاده از نماد ( تنظیمات) در سمت راست بالا به نمای لیست اضافه نمایید.
سپس، روی نماد ( ساعت) برای رکوردی که فعالیت به آن اضافه می‌شود، کلیک کنید و روی + برنامه ریزی یک فعالیت کلیک کنید. حالا اطلاعات فرم برنامه ریزی فعالیت را تکمیل نمایید.
نمای فعالیت ها
اکثر برنامه‌های کاربردی در ستکا دارای نمای فعالیت هستند. در صورت وجود، یک نماد ( ساعت) در گوشه سمت راست بالای نوار منوی اصلی، در میان سایر نمادهای گزینه مشاهده قابل مشاهده است.
برای باز کردن نمای فعالیت، روی نماد ( ساعت) کلیک کنید.
در این نما، تمام فعالیت‌های موجود در ستون‌ها فهرست می‌شوند، در حالی که ورودی‌های افقی نشان‌دهنده تمام رکوردهای فردی هستند.
فعالیت‌هایی که سبز به نظر می‌رسند در آینده موعد مقرر دارند، فعالیت‌هایی که نارنجی به نظر می‌رسند امروز سررسید می‌شوند، در حالی که فعالیت‌هایی که قرمز به نظر می‌رسند سررسید شده‌اند.
نوارهای رنگی در هر ستون، رکوردهایی را برای انواع فعالیت های خاص نشان می دهد و عددی را نشان می دهد که نشان می دهد چند فعالیت برای آن نوع برنامه ریزی شده است.
اگر چندین نوع فعالیت برای یک رکورد برنامه ریزی شده باشد، یک عدد در کادر ظاهر می شود که تعداد کل فعالیت های برنامه ریزی شده را نشان می دهد.
برای برنامه ریزی یک فعالیت برای یک رکورد، نشانگر را روی قسمت مربوطه نگه دارید. روی نماد ( جدید) که ظاهر می شود کلیک کنید و سپس فرم زمانبندی فعالیت را پر کنید.
فرم زمانبندی فعالیت
فعالیت‌ها را می‌توان از محل‌های مختلف، از جمله از پنل گفتگو یک رکورد، یا از یکی از چندین نما در یک برنامه، در صورت وجود برنامه‌ریزی کرد: نمای کنبن، نمای لیست، یا نمای فعالیت.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
نوع فعالیت: نوع فعالیت را از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه های پیش فرض عبارتند از: ایمیل، تماس، جلسه یا کار. بسته به اینکه چه برنامه های دیگری نصب شده اند، گزینه های بیشتری ممکن است در دسترس باشد.
سررسید: با استفاده از پاپاور تقویم، مهلت فعالیت را انتخاب کنید.
محول شده به: به طور پیش فرض، کاربر فعلی این فیلد را پر می کند. برای اختصاص دادن کاربر دیگری به فعالیت، آنها را از منوی کشویی انتخاب کنید.
یادداشت: هر گونه اطلاعات اضافی برای فعالیت در این زمینه اضافه کنید.
پس از تکمیل پنجره بازشو زمانبندی فعالیت، روی یکی از دکمه های زیر کلیک کنید:
باز کردن تقویم: تقویم کاربر را برای افزودن و زمانبندی فعالیت باز می‌کند.
روی تاریخ و زمان مورد نظر برای فعالیت کلیک کنید و یک پنجره پاپ آپ "رویداد جدید" ظاهر می شود. عنوان جلسه/رویداد از فیلد خلاصه برنامه ریزی فعالیت پر می شود.
اطلاعات را در پنجره پاپ آپ رویداد جدید وارد کنید، سپس روی ذخیره و ربستن کلیک کنید تا آن را برنامه ریزی کنید. پس از برنامه ریزی، این فعالیت به پنل گفتگو در بخش فعالیت های برنامه ریزی شده اضافه می شود.
- زمانبندی: فعالیت را زمانبندی می‌کند و فعالیت را به چت در زیر فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده اضافه می‌کند.
- زمانبندی و با علامت تمام شده: جزئیات فعالیت را به گفتگوی امروز اضافه می‌کند. فعالیت برنامه ریزی نشده است و به طور خودکار به عنوان انجام شده علامت گذاری می شود.
- انجام شد و برنامه ریزی بعدی: جزئیات فعالیت را به گفتگوی امروز اضافه می کند. فعالیت برنامه ریزی نشده است، به طور خودکار به عنوان انجام شده علامت گذاری می شود و یک پنجره بازشوی جدید برنامه زمان بندی فعالیت ظاهر می شود.
- لغو: هر گونه تغییر ایجاد شده در پنجره بازشو زمانبندی فعالیت را نادیده می گیرد.
تمام فعالیت های برنامه ریزی شده
برای مشاهده لیست کلیه فعالیت‌های سازمان‌دهی شده بر اساس برنامه، روی نماد ( ساعت) در منوی صفحه، واقع در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.
اگر هر فعالیتی برنامه ریزی شده باشد، تعداد فعالیت ها به صورت حباب قرمز روی نماد ( ساعت) ظاهر می شود.
تمام فعالیت‌ها برای هر برنامه بیشتر به بخش‌های فرعی تقسیم می‌شوند که نشان می‌دهد در کجای برنامه باید فعالیت تکمیل شود. هر زیربخش تعداد فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده‌ای را که دیرکرد، امروز و در آینده برنامه‌ریزی شده‌اند فهرست می‌کند.
مثال
در برنامه مرخصی، یک فعالیت در داشبورد درخواست های مرخصی و چهار فعالیت در داشبورد تخصیص مرخصی برنامه ریزی شده است.
این درخواست ها در دو لیست جداگانه در منوی کشویی همه فعالیت ها ظاهر می شوند: یکی با برچسب مرخصی و دیگری با برچسب تخصیص مرخصی.
درخواست بارگذاری سند
گزینه درخواست سند در پایین لیست تمام فعالیت های برنامه ریزی شده موجود است، گزینه درخواست سند ظاهر می شود. روی درخواست سند کلیک کنید و پنجره بازشو درخواست فایل ظاهر می شود.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
نام سند: نامی را برای سند مورد درخواست وارد کنید.
درخواست به: با استفاده از منوی کشویی کاربری را انتخاب کنید که سند از آن درخواست شده است.
مخاطب: با استفاده از منوی کشویی مخاطب مرتبط با سند را انتخاب نمایید.
سررسید در : یک مقدار عددی را وارد کنید که نشان دهنده زمان سررسید سند است. در کنار این فیلد، فیلد روز قابل مشاهده است. روی روز کلیک کنید تا منوی کشویی نمایان شود. نوع زمانبندی مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. گزینه ها روز، هفته یا ماه هستند.
فضای کاری: با استفاده از منوی کشویی، فضای کاری خاصی را که سند در آن آپلود می شود، انتخاب کنید.
برچسب ها: هر تگ دلخواه را از منوی کشویی انتخاب کنید. برچسب های موجود نمایش داده شده بر اساس برچسب های پیکربندی شده برای فضای کاری انتخاب شده است.
پیام: پیامی را برای روشن شدن درخواست سند در این قسمت وارد کنید.
پس از تکمیل تمام فیلدها، برای ارسال درخواست سند روی درخواست کلیک کنید.
انواع فعالیت
برای مشاهده انواع فعالیت های پیکربندی شده فعلی در پایگاه داده، به برنامه تنظیمات
> بخش بحث > تنظیمات فعالیت ها > انواع فعالیت ها بروید.
با کلیک روی انواع فعالیت صفحه انواع فعالیت ها باز خواهد شد
ویرایش انواع فعالیت ها
برای ویرایش نوع فعالیت موجود، روی نوع فعالیت کلیک کنید و فرم نوع فعالیت باز می شود.
هر گونه تغییر دلخواه را در فرم نوع فعالیت اعمال کنید. فرم به طور خودکار ذخیره می شود، اما می توان آن را به صورت دستی در هر زمان با کلیک کردن روی گزینه (ذخیره به صورت دستی) ذخیره کرد، که با نماد ( آپلود ابری) در گوشه سمت راست بالای صفحه نمایش داده شده است.
ایجاد یک نوع فعالیت جدید
برای ایجاد یک نوع فعالیت جدید، از صفحه انواع فعالیت روی جدید کلیک کنید و یک فرم نوع فعالیت خالی بارگیری می شود.
یک نام برای نوع فعالیت در بالای فرم وارد کنید، سپس اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید.
بخش تنظیمات فعالیت
عملیات: با استفاده از منوی کشویی، یک اقدام مرتبط با این نوع فعالیت جدید را انتخاب کنید. برخی از اقدامات پس از برنامه ریزی یک فعالیت، رفتارهای خاصی را تحریک می کنند، مانند:
- آپلود سند: در صورت انتخاب، پیوندی برای آپلود یک سند به طور خودکار به فعالیت برنامه ریزی شده در پنل گفتگو اضافه می شود.
- تماس یا جلسه: در صورت انتخاب، کاربران می‌توانند تقویم خود را برای انتخاب تاریخ و ساعت برای فعالیت باز کنند.
- درخواست امضا: در صورت انتخاب، پیوندی برای باز کردن پنجره بازشو درخواست امضا به طور خودکار به فعالیت برنامه ریزی شده در پنل گفتگو اضافه می شود. این نیاز به نصب برنامه امضاء ستکا دارد.
- پوشه: یک پوشه فضای کاری خاص را برای ذخیره یک سند در آن انتخاب کنید. این فیلد فقط در صورتی ظاهر می شود که آپلود سند برای عملیات انتخاب شده باشد. با استفاده از منوی کشویی، پوشه ای که سند در آن ذخیره شده است را انتخاب کنید.
- کاربر پیش فرض: کاربری را از منوی کشویی انتخاب کنید تا زمانی که این نوع فعالیت برنامه ریزی شده است، به طور خودکار این فعالیت را به کاربر انتخاب شده اختصاص دهد. اگر این فیلد خالی بماند، فعالیت به کاربر ایجاد کننده فعالیت اختصاص داده می شود.
- خلاصه پیش‌فرض: یادداشتی را وارد کنید تا هر زمان که این نوع فعالیت ایجاد شد، اضافه شود.
- انجام شود: این کادر را علامت بزنید تا فعالیت هایی که به عنوان انجام شده علامت گذاری شده اند در نمای فعالیت قابل مشاهده باشند.
- یادداشت پیش‌فرض: هر یادداشتی را وارد کنید تا با انتخاب فعالیت درج شود.
بخش فعالیت بعدی
ممکن است پس از انجام فعالیت، فعالیت دیگری پیشنهاد یا راه اندازی شود. برای این کار قسمت فعالیت بعدی را پیکربندی کنید.
- نوع زنجیر کردن: از منوی کشویی، گزینه پیشنهاد فعالیت بعدی یا اجرای فعالیت بعدی را انتخاب کنید. بسته به گزینه انتخاب شده، فیلد پیشنهاد یا اجرا نمایش داده می شود.
- پیشنهاد/اجرا: بسته به آنچه برای نوع زنجیره ای انتخاب شده است، این فیلد یا پیشنهاد یا اجرا را نمایش می دهد. با استفاده از منوی کشویی، فعالیتی را که باید پیشنهاد شود انتخاب کنید یا به عنوان یک کار بعدی برای نوع فعالیت برنامه ریزی کنید.
- زمانبندی: پیکربندی زمانی که فعالیت بعدی پیشنهاد یا راه اندازی می شود.
ابتدا یک مقدار عددی وارد کنید که نشان می‌دهد چه زمانی فعالیت پیشنهاد شده یا شروع شده است.
در کنار این فیلد، فیلد روز قابل مشاهده است. روی روز، گزینه پیش فرض، کلیک کنید تا منوی کشویی نمایان شود. گزینه نوع زمانبندی مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. گزینه ها روز، هفته یا ماه هستند.
در نهایت، با استفاده از منوی کشویی، انتخاب کنید که آیا فعالیت پس از مهلت فعالیت قبلی یا پس از تاریخ تکمیل، برنامه‌ریزی شده یا فعال شود.
