اقدامات برنامه ریزی شده

اقدامات زمان‌بندی‌شده فرآیندهای از پیش پیکربندی‌شده‌ای هستند که به کاربران اجازه می‌دهند تا وظایف خاصی را در یک پایگاه داده، بر اساس یک زمان‌بندی تعیین‌شده یا تعداد وقوع، خودکار کنند. این وظایف می تواند شامل ارسال ایمیل، تولید فاکتور، پاکسازی داده ها و موارد دیگر باشد.

در ستکا، برخی از اقدامات زمان‌بندی‌شده به‌طور پیش‌فرض فعال هستند تا اطمینان حاصل شود که عملکردهای خاصی به‌طور خودکار راه‌اندازی می‌شوند، با این حال بسیاری از گزینه‌های اقدام زمان‌بندی‌شده نیز در پایگاه داده ظاهر می‌شوند که به‌طور پیش‌فرض فعال نیستند.

در اشتراک‌های ستکا، دو اقدام زمان‌بندی شده وجود دارد که فرآیند صورت‌حساب اشتراک‌های تکرارشونده فعال و همچنین زمانی که صورت‌حساب باید به دلیل انقضای اشتراک متوقف شود، آغاز می‌شود.

آنها به طور پیش فرض روشن هستند و می توانند در هر زمان غیرفعال شوند تا اشتراک ها را به صورت دستی مدیریت کنند.

به اقدامات برنامه ریزی شده دسترسی داشته باشید

با فعال شدن حالت برنامه‌نویس، به برنامه تنظیمات ‣ فنی ‣ اقدامات زمان‌بندی شده بروید.

انجام این کار یک داشبورد اختصاصی Scheduled Actions را نشان می دهد. در این صفحه، لیست کاملی از اقدامات برنامه ریزی شده برای کل پایگاه داده وجود دارد.

از اینجا، Subscription را در نوار جستجو وارد کنید. انجام این کار سه نتیجه خاص اشتراک را ارائه می دهد. مستندات زیر بر دو نتیجه آخر در لیست تمرکز دارد:

• اشتراک فروش: ایجاد فاکتورها و پرداخت های مکرر

• اشتراک فروش: انقضای اشتراک

با نگاه کردن به زیر ستون Active، در ردیف مربوطه در داشبورد اقدامات زمان‌بندی شده، فعال بودن یک اقدام زمان‌بندی‌شده را برای چک باکس مشخص کنید. اگر کادر انتخاب سبز با علامت چک باشد، عمل برنامه ریزی شده فعال است.

اگر یک اقدام برنامه ریزی شده باید فعال شود، روی اقدام برنامه ریزی شده مورد نظر از لیست کلیک کنید.

سپس، از فرم اقدام برنامه ریزی شده، سوئیچ را در قسمت Active به سمت راست تغییر دهید. با انجام این کار سوئیچ سبز می شود، که نشان می دهد عمل برنامه ریزی شده اکنون فعال است.

امکان تنظیم تعداد دفعات اجرای عملیات زمان‌بندی‌شده نیز در فرم اقدام زمان‌بندی‌شده، در قسمت اجرای هر موجود است.

فاکتورها و پرداخت های مکرر ایجاد کنید

به منظور اشتراک فروش: تولید صورت‌حساب‌های تکرارشونده و اقدام برنامه‌ریزی‌شده پرداخت برای ایجاد درست صورت‌حساب‌های تکراری و پرداخت‌های مربوط به اشتراک‌ها، حساب‌های هزینه معوق و درآمد معوق باید راه‌اندازی شود تا ستکا صورت‌حساب‌ها و پرداخت‌های مختلف مربوط به اشتراک‌ها را پردازش کند.

برای راه‌اندازی حساب‌های هزینه معوق و درآمد معوق، به برنامه حسابداری ‣ پیکربندی ‣ تنظیمات بروید. هر دو حساب را می توان در بخش حساب های پیش فرض پیکربندی کرد.

پس از وارد کردن حساب های صحیح در قسمت های منوی کشویی Deferred Expense و Deferred Revenue، روی Save در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.

ایجاد فاکتور

عناصر مربوط به اشتراک فروش: تولید صورت‌حساب‌های مکرر و پرداخت‌های برنامه‌ریزی‌شده را می‌توان در سفارش‌های فروش اشتراک تایید شده یافت.

برای بررسی این عناصر، هر سفارش فروش تایید شده را در برنامه اشتراک ها باز کنید تا فرم سفارش فروش اشتراک نمایان شود.

در فرم سفارش فروش اشتراک تایید شده، روی فیلدهای برنامه تکرارشونده و تاریخ فاکتور بعدی تمرکز کنید.

زمانی که تاریخ امروز با تاریخ فاکتور بعدی برابر است، اقدام برنامه ریزی شده یک فاکتور ایجاد می کند.

ستکا از اطلاعات فیلد Recurring Plan برای به‌روزرسانی تاریخ فاکتور بعدی استفاده می‌کند.

پس از ایجاد فاکتور برای سفارش فروش اشتراک، با کلیک روی دکمه هوشمند فاکتورها که در بالای سفارش فروش اشتراک ظاهر می شود، فاکتور را می توان مشاهده کرد.

در صورت وجود رمز پرداخت در حساب، ایمیلی برای مشتری ارسال می‌شود که به او از هزینه اشتراک تکراری اطلاع می‌دهد.

برای بررسی اینکه آیا رمز پرداخت وجود دارد، برگه اطلاعات دیگر را باز کنید و به قسمت نماد پرداخت در بخش اشتراک نگاه کنید.

اگر رمز پرداخت وجود نداشته باشد، فاکتور ایجاد می شود و برای مشتری ارسال می شود. در این صورت پرداخت باید به صورت دستی ثبت شود.

بسته شدن فاکتورها

اشتراک فروش: تولید صورت‌حساب‌های مکرر و پرداخت‌ها، اقدام برنامه‌ریزی‌شده نیز توانایی بستن اشتراک را دارد، در صورت رعایت شرایط زیر:

• اگر اشتراک فاقد رمز پرداخت است، فاکتور را ایجاد و پست کنید.
• اگر اشتراک دارای رمز پرداخت است، سعی کنید شارژ کنید.
• • اگر شارژ با موفقیت انجام شد، فاکتور را ایجاد و پست کنید.
  • اگر شارژ نشد، به صورت دوره ای یادآوری ارسال کنید.

• • • اگر اشتراک برای بیش از چهارده روز ادامه داشت، آن را ببندید.
      

انقضای اشتراک ها

اشتراک فروش: بررسی اقدام برنامه ریزی شده انقضای اشتراک ها برای سایر شرایطی که ممکن است باعث بسته شدن خودکار یک اشتراک شود. اگر شرایط خاصی برآورده شود، اقدام برنامه ریزی شده آن اشتراک را می بندد.

ابتدا، اقدام برنامه ریزی شده فروش اشتراک: انقضای اشتراک ها بررسی می کند که آیا تاریخ پایان گذشته است یا خیر، که در سفارش فروش اشتراک پیکربندی شده است.

سپس، اقدام برنامه ریزی شده فروش اشتراک: انقضای اشتراک ها بررسی می کند که آیا فاکتور در مهلت مقرر پرداخت پرداخت نشده است.

برای دسترسی به فاکتورهای پیوست شده به اشتراک، به سفارش فروش محصول اشتراک دسترسی پیدا کرده و روی دکمه هوشمند فاکتورها کلیک کنید. سپس، به ستون تاریخ فاکتور نگاه کنید.

اشتراک‌های بدون پرداخت با تاریخ فاکتور که از تعداد روزهای تعیین‌شده در قسمت بسته شدن خودکار یک طرح تکراری گذشته است، به‌طور خودکار توسط اقدام برنامه‌ریزی‌شده «اشتراک فروش: انقضای اشتراک‌ها» بسته می‌شوند.

به عنوان مثال، اگر تاریخ فاکتور بعدی 1 ژوئیه باشد و بسته شدن خودکار روی "30 روز" تنظیم شده باشد، اقدام برنامه ریزی شده اشتراک را در 1 آگوست بسته می کند.