فرآیند تعمیر سفارشات

گاهی محصولات تحویلی به مشتریان ممکن است در حین حمل‌ونقل آسیب ببینند یا شکسته شوند و نیاز به بازگشت برای استرداد، تحویل محصول جایگزین یا تعمیر داشته باشند.

در سیستم ستکا، تعمیرات مربوط به محصولات بازگشتی مشتریان را می‌توان از طریق اپلیکیشن تعمیرات پیگیری کرد. پس از تعمیر، محصولات می‌توانند مجدداً به مشتری تحویل داده شوند.

فرآیند بازگشت و تعمیر محصولات آسیب‌دیده معمولاً مراحل زیر را دنبال می‌کند:

پردازش سفارش بازگشت برای محصول آسیب‌دیده

ایجاد سفارش تعمیر برای محصول بازگشتی

بازگشت محصول تعمیرشده به مشتری

سفارش بازگشتی

بازگشتی ها در ستکا از طریق انتقال معکوس پردازش می‌شوند که مستقیماً از یک سفارش فروش (SO) پس از تحویل محصولات به مشتری ایجاد می‌شود.

برای ایجاد یک بازگشت، به اپلیکیشن فروش بروید و وارد یک پیش فاکتور شوید که از آن محصول باید بازگشت داده شود. سپس، از فرم پیش فاکتور، روی دکمه هوشمند تحویل کلیک کنید. با این کار فرم سفارش تحویل باز می‌شود.

از این فرم، روی «بازگشت» کلیک کنید. با این کار یک پنجره پاپ‌آپ به نام «انتقال معکوس» باز می‌شود.

این پنجره پاپ‌آپ، محصول موجود در سفارش، مقدار تحویل داده‌شده به مشتری و واحد اندازه‌گیری محصول را نمایش می‌دهد.

برای تغییر مقدار محصولی که باید بازگردانده شود (در صورت لزوم)، روی مقدار در فیلد تعداد کلیک کنید.

اگر نیاز باشد محصولی را از بازگشت حذف کنید، روی آیکون سطل زباله () در انتهای سمت چپ خط محصول کلیک کنید.

پس از آماده شدن، روی بازگشت کلیک کنید تا بازگشت تأیید شود. با این کار رسید جدیدی برای محصولات بازگشتی ایجاد می‌شود.

هنگامی که محصول به انبار بازگردانده شد، رسید بازگشت را می‌توانید با کلیک بر روی تایید از فرم انتقال معکوس در پایگاه داده ثبت کنید.

نکته:
پس از تأیید یک انتقال معکوس برای بازگشت، مقدار ستون تحویل داده شده در فاکتور فروش اصلی به‌روزرسانی می‌شود تا تفاوت بین مقدار اصلی سفارش داده‌شده و مقدار بازگردانده‌شده توسط مشتری را نشان دهد.

ایجاد سفارش تعمیر

هنگامی که محصولات بازگردانده شدند، تعمیرات آنها را می‌توان با ایجاد یک سفارش تعمیر پیگیری کرد.

برای ایجاد یک سفارش تعمیر جدید، به اپلیکیشن تعمیرات بروید و روی «جدید» کلیک کنید. این کار یک فرم سفارش تعمیر خالی را باز می‌کند.

در این فرم، ابتدا با انتخاب یک مشتری شروع کنید. مشتری انتخاب شده باید کسی باشد که سفارش برای او فاکتور شده و تحویل داده می‌شود.

در قسمت "محصول برای تعمیر"، روی منوی کشویی کلیک کنید تا محصولی که نیاز به تعمیر دارد را انتخاب کنید. در صورت لزوم، روی "جستجوی بیشتر..." کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ "جستجو: محصول برای تعمیر" باز شود و بتوانید در تمام محصولات موجود در پایگاه داده مرور کنید.

پس از انتخاب "محصول برای تعمیر"، یک فیلد جدید به نام "مقدار محصول" در زیر آن ظاهر می‌شود. در این فیلد، مقدار محصولی که نیاز به تعمیر دارد را وارد کنید (به فرمت 0.00).

در سمت راست این مقدار، روی لیست کشویی کلیک کنید تا واحد اندازه‌گیری مربوط به محصول را انتخاب کنید.

در قسمت "بازگشت"، روی منوی کشویی کلیک کنید و سفارش بازگشتی که محصول برای تعمیر از آن بازگشته است را انتخاب کنید.

اگر محصولی که در حال تعمیر است تحت پوشش ضمانت باشد، گزینه "تحت ضمانت" را تیک بزنید. در صورت انتخاب این گزینه، مشتری برای تمام قطعاتی که در سفارش تعمیر استفاده می‌شوند، هزینه‌ای پرداخت نمی‌کند.

در قسمت "تاریخ برنامه‌ریزی‌شده"، روی تاریخ کلیک کنید تا یک پنجره پاپ‌آپ تقویم باز شود. از این تقویم، یک تاریخ برای تعمیر انتخاب کرده و روی "اعمال" کلیک کنید.

در قسمت "مسئول"، روی منوی کشویی کلیک کرده و کاربری را انتخاب کنید که باید مسئول تعمیر باشد.

در قسمت "شرکت"، اگر در یک محیط چند شرکت هستید، شرکتی را که این سفارش تعمیر به آن تعلق دارد، انتخاب کنید.

در قسمت "برچسب‌ها"، روی منوی کشویی کلیک کرده و برچسب‌های مربوطه را که باید به این سفارش اعمال شود، انتخاب کنید.

تب قطعه ها

 در تب "قطعه ها"، می‌توانید قطعه ها را اضافه، حذف یا بازیافت کنید. برای این کار، در پایین فرم روی "اضافه کردن یک خط" کلیک کنید.

در ستون "نوع"، روی جعبه کلیک کنید تا سه گزینه برای انتخاب ظاهر شود: "افزودن" (به طور پیش‌فرض انتخاب شده)، "حذف کردن" و "بازیافت کردن".

انتخاب گزینه "اضافه کردن" این قطعه را به سفارش تعمیر اضافه می‌کند. افزودن قطعات به معنای درج اجزایی برای استفاده در فرایند تعمیر است. اگر قطعات استفاده شدند، کاربری که تعمیر را انجام می‌دهد می‌تواند ثبت کند که قطعات استفاده شده‌اند. اگر استفاده نشدند، کاربر می‌تواند مشخص کند که قطعات استفاده نشده‌اند و برای استفاده در آینده ذخیره شوند.

انتخاب گزینه "حذف کردن" قطعه را از سفارش تعمیر حذف می‌کند. حذف قطعات به معنای لیست کردن اجزایی است که باید از محصولی که در حال تعمیر است حذف شوند. اگر قطعات حذف شوند، کاربری که تعمیر را انجام می‌دهد می‌تواند ثبت کند که حذف شده‌اند.

انتخاب گزینه "بازیافت کردن" این قطعه را برای استفاده مجدد در سفارش تعمیر بازیافت می‌کند و آن را برای استفاده بعدی یا استفاده دوباره در انبار مشخص می‌کند.

در ستون "محصول"، محصول (قطعه) را که باید اضافه، حذف یا بازیافت شود، انتخاب کنید. در ستون "تقاضا"، در صورت لزوم مقدار را تغییر دهید تا نشان دهید چه مقدار از این قطعه باید در فرایند تعمیر استفاده شود.

در ستون "انجام شده"، مقدار را (به فرمت 0.00) تغییر دهید، زمانی که قطعه به درستی اضافه، حذف یا بازیافت شد.

در ستون "واحد اندازه‌گیری"، واحد اندازه‌گیری برای قطعه را انتخاب کنید.

در نهایت، در ستون "استفاده شده"، زمانی که قطعه در فرایند تعمیر استفاده شد، چک‌باکس را تیک بزنید.

برای اضافه کردن ستون‌های بیشتر به خط، روی آیکون (منوی کشویی ستون‌های اختیاری) که در سمت راست ردیف عنوان قرار دارد، کلیک کنید. گزینه‌های مورد نظر خود را برای افزودن به خط انتخاب کنید.

تب یادداشت‌های تعمیر و تب متفرقه

برای اضافه کردن یادداشت‌های داخلی درباره این سفارش تعمیر خاص و هر اطلاعاتی که ممکن است کاربر در حال تعمیر نیاز داشته باشد، روی تب "یادداشت‌های تعمیر" کلیک کنید.

برای شروع نوشتن یادداشت‌ها، روی فیلد متنی خالی کلیک کنید.

برای مشاهده نوع عملیات مربوط به این تعمیر، روی تب "متفرقه" کلیک کنید. به‌طور پیش‌فرض، این قسمت به "انبار مرکزی: تعمیرات" تنظیم شده است که نشان می‌دهد این یک عملیات تعمیر است.

پس از اعمال تمام تنظیمات دلخواه در فرم سفارش تعمیر، روی "تأیید تعمیر" کلیک کنید. این کار سفارش تعمیر را به مرحله تأیید شده منتقل می‌کند و قطعات لازم برای تعمیر را رزرو می‌کند.

ستون جدیدی به نام "پیش‌بینی شده" در بخش "قطعات" ظاهر می‌شود که موجودی تمام اجزای مورد نیاز برای تعمیر را نمایش می‌دهد.

هنگامی که آماده شدید، روی "شروع تعمیر" کلیک کنید. این کار سفارش تعمیر را به مرحله "در حال تعمیر" (در گوشه بالا سمت راست) منتقل می‌کند. اگر سفارش باید لغو شود، روی "لغو تعمیر" کلیک کنید.

پس از تعمیر موفقیت‌آمیز همه محصولات، سفارش تعمیر تکمیل می‌شود. برای ثبت آن در پایگاه داده، روی "پایان تعمیر" کلیک کنید.

این کار سفارش تعمیر (RO) را به مرحله "تعمیر شده" منتقل می‌کند. همچنین، دکمه هوشمند "حرکت‌های محصول" بالای فرم ظاهر می‌شود.

برای مشاهده تاریخچه حرکت‌های محصول در طول و پس از فرایند تعمیر، روی دکمه هوشمند "حرکت‌های محصول" کلیک کنید.

بازگرداندن محصول به مشتری

محصول تحت ضمانت است
پس از تعمیر موفقیت‌آمیز محصول، می‌توان آن را به مشتری بازگرداند.

محصول تحت ضمانت نیست
اگر محصول تحت ضمانت نباشد، یا اگر مشتری باید هزینه‌های تعمیر را بپردازد، روی "ایجاد پیش‌فاکتور" کلیک کنید. این گزینه یک فرم سفارش فروش جدید باز می‌کند که در آن قطعات استفاده‌شده در سفارش تعمیر از پیش وارد شده‌اند و هزینه کل تعمیر محاسبه می‌شود.

اگر این سفارش فروش (SO) باید به مشتری ارسال شود، روی "تأیید" کلیک کرده و مراحل صدور فاکتور برای مشتری بابت تعمیر را انجام دهید.

نکته:
اگر مشتری باید بابت خدمات تعمیر هزینه‌ای پرداخت کند، می‌توان یک محصول از نوع "خدمات" ایجاد کرده و به سفارش فروش (SO) برای محصول تعمیر شده اضافه کرد.

برای بازگرداندن محصول به مشتری، به اپلیکیشن "فروش" بروید و سفارش فروش (SO) اصلی را که بازگشت اولیه از آن پردازش شده است، انتخاب کنید. سپس روی دکمه هوشمند "تحویل" کلیک کنید.

از لیست عملیات‌های موجود، روی انتقال معکوس (برگشت) کلیک کنید، که با سند منبع مشخص شده است و باید نوشته باشد: "بازگشت WH/OUT/XXXXX".

این گزینه فرم بازگشت را باز می‌کند. در بالای این فرم، دکمه هوشمند "سفارشات تعمیر" ظاهر می‌شود که این بازگشت را به سفارش تعمیر (RO) تکمیل‌شده پیوند می‌دهد.

برای تکمیل بازگشت، در بالای فرم روی "بازگشت" کلیک کنید. این کار پنجره پاپ‌آپ "انتقال معکوس" را باز می‌کند.

این پنجره پاپ‌آپ، محصول‌های موجود در سفارش، مقدار تحویل‌شده به مشتری و واحد اندازه‌گیری محصول را نشان می‌دهد.

برای تغییر مقدار محصولی که باید بازگردانده شود، بر روی مقدار در فیلد "مقدار" کلیک کنید و در صورت نیاز تغییرات را اعمال کنید.

برای حذف محصول از بازگشت، در صورت نیاز، روی آیکون 🗑️ (سطل زباله) در سمت راست خط محصول کلیک کنید.

پس از آماده بودن، برای تأیید بازگشت، روی "بازگشت" کلیک کنید. این کار یک تحویل جدید برای محصولات بازگشتی ایجاد می‌کند.

پس از پردازش تحویل و بازگشت محصول به مشتری، روی "تأیید" کلیک کنید تا تحویل را تأیید کنید.