فراخوانی مناقصه

برخی اوقات ، شرکت ها ممکن است بخواهند فروشندگان را دعوت کنند تا به طور همزمان پیشنهاداتی برای کالاها یا خدمات مشابه ارائه دهند . این کار به شرکت ها کمک می کند تا ارزان ترین و سریع ترین فروشندگان را برای نیازی های خاص کسب و کار خود انتخاب کنند .

 در ستکا ، این کار می تواند با ایجاد درخواست های پیش فاکتور جایگزین برای فروشندگان مختلف انجام شود . پس از دریافت پاسخ از هر فروشنده ، خطوط محوصلات هر درخواست پیش فاکتور را می توانند مقایسه کنند و تصمیم گیری کنند که کدام محصول از کدام فروشنده خریداری شوند .

پیکربندی

برای ایجاد درخواست های پیش فاکتور جایگزین ، ویژگی قرارداد های خرید باید در تنظیمات نرم افزار خرید فعال شود . برای فعال سازی این ویژگی ، به نرم افزار خرید>پیکربندی>تنظمیات بروید . در بخش سفارش ها ، روی کادر تایید برای قرارداد های کلیک کنید .

سپس ، بر روی ذخیره کلیک کنید .

ایجاد درخواست های پیش فاکتور

برای ایجاد یک درخواست پیش فاکتور جدید ، به دستورالعمل موجود در مستندات درخواست های خرید مراجعه کنید .

ایجاد درخواست های پیش فاکتور جایگزین

پس از ایجاد و ارسال یک سفارش خرید به یک فروشنده ، می توان درخواست پیش فاکتور را برای فروشندگان ایجاد کرد تا قیمت ها ، زمان های تحویل و سایر عوامل را مقایسه کرده و به تصمیم گیری برای سفارش کمک کند .

برای ایجاد درخواست پیش فاکتور جایگزین از اصل ، روی تب جایگزین ها کلیک کنید . سپس ، روی ایجاد جایگزین کلیک کنید . با کلیک بر روی آن ، یک پنجره پاپ آپ برای ایجاد جایگزین نمایش داده می شود .

از این پنجره ، یک فروشنده جایگزین را از منوی کشویی کنار قسمت فروشنده انتخاب کنید تا درخواست پیش فاکتور جایگزین به آن اختصاص یابد .

کنار این گزینه ، یک کادر تایید به نام کپی محصولات وجود دارد که به طور پیش فرض انتخاب شده است . هنگامی که انتخاب شود ، مقادیر محصولات درخواست پیش فاکتور را به فروشنده جایگزین کپی می شوند .

برای اولین درخواست پیش فاکتور جایگزین ، کادر تایید را در حالت انتخاب شده رها کنید . پس از اتمام ، روی ایجاد جایگزین کلیک کنید . این کار یک فرم جدید درخواست پیش فاکتور را باز می کند . 

از آنجایی که کادر ایجاد جایگزین انتخاب شده باقی مانده است ، فرم جدید از قبل با همان محصولات ، مقادیر و جزئیات دیگر مشابه درخواست پیش فاکتور اصلی پر شده است .

پس از آماده شدن ، یک درخواست پیش فاکتور جایگزین ایجاد کنید تا کلیک بر روی تب جایگزین ها و سپس ایجاد جایگزین . 

این کار پنجره پاپ آپ ایجاد جایگزین را باز می کند . بار دیگر ، یک فروشنده متفاوت را از منوی کشویی کنار قسمت فروشنده انتخاب کنید . با این حال ، برای این پیش فاکتور قیمت خاص ، کادر تایید کپی محصولات را بردارید . با انجام این کار ، تمام محصولات در پیش فاکتور جایگزین جدید حذف شده و فرم خالی می ماند . محصولات خاصی که باید از این تامین کننده خاص سفارش داده شوند ، می توانند به صورت لازم اضافه شوند .

پس از آماده شدن ، روی ایجاد جایگزین کلیک کنید .

این کار یک درخواست پیش فاکتور جدید سو ایجاد می کند . اما از آنجایی که مقادیر محصولات درخواست پیش فاکتور اصلی کپی نشده است ، خطوط محصولات خالی هستند و محصولات جدید می توانند به صورت لازم با کلیک بر روی افزودن محصول و انتخاب محصولات مورد نظر از منوی کشویی اضافه شوند .

پس از اضافه کردن تعداد مورد نظر محصولات خاص ، روی ارسال از طریق ایمیل کلیک کنید .

عکس

این یک پنجره پاپ آپ برای نوشتن ایمیل باز می کند که در آن می توان پیام به فروشنده را سفارشی کرد و در صورت نیاز ، ضمیمه ها را اضافه کرد . وقتی آماده شدید ، روی ارسال کلیک کنید .

 از این فرم جدید ، بر روی زبانه جایگزین ها کلیک کنید . در زیر این زبانه ، همه سه درخواست پیش فاکتور در ستون مرجع قابل مشاهده هستند . علاوه بر این ، فروشندگان در تسون فروشنده فهرست شده اند و مجموع سفارش (و وضعیت) سفارش ها نیز در ردیف ها قرار دارد .

تاریخ در ستون تاریخ ورود مورد انتظار برای هر فروشنده محاسبه می شود ، براساس زمان های پیش تنظیم شده در فرم های فروشنده و محصول .

لینک کردن درخواست قیمت جدید به پیش فاکتور جدید

حتی اگر یک پیش فاکتور مستقیما از زبانه جایگزین ها یک پیش فاکتور دیگر ایجاد نشده باشد ، هنوز هم می توان آن را به درخواست های پیش فاکتور موجود لینک کرد .

برای انجام این کار ، ابتدا یک درخواست پیش فاکتور جدید ایجاد کنید . به نرم افزار خرید>جدید بروید . درخواست پیش فاکتور را طبق دستورالعمل های قبلی پر کنید .

سپس هنگامی که آماده شدید روی زبانه جایگزین ها کلیک کنید . از آنجایی که این درخواست پیش فاکتور به طور جداگانه ایجاد شده است ، هنوز هیچ سفارش دیگری به آن لینک نشده است .

با این حال ، برای لینک کردن این پیش فاکتور با جایگزین های موجود ، روی لینک به RFQ موجود در اولین خط ستون تامین کننده کلیک کنید . 

عکس

این کار یک پنجره پاپ آپ افزودن : سفارشات جایگزین را باز می کند . درخواست های پیش فاکتور قبلا ایجاد شده مورد نظر را انتخاب کنید و روی انتخاب کلیک کنید . اکنون همه این سفارش ها به این درخواست قیمت کپی شده و می توان آن ها را زیر زبانه جایگزین ها پیدا کرد .

مقایسه خطوط محصولات

درخواست های پیش فاکتور می توانند به صورت کنار هم مقایسه شوند تا مشخص شود کدام تامین کنندگان بهترین قیمت ها را برای محصولات موجود در سفارش ها ارائه می دهند .

برای مقایسه درخواست های پیش فاکتور ، به نرم افزار خرید بروید و یکی از درخواست های پیش فاکتور قبلا ایجاد شده را انتخاب کنید .

سپس روی قسمت جایگزین ها کلیک کنید تا همه درخواست های پیش فاکتور لینک شده را ببینید . زیر گزینه ایجاد جایگزین ، روی مقایسه خطوط محصولات کلیک کنید . این شما را به صفحه مقایسه خطوط سفارش می برد .

عکس

صفحه مقایسه خطوط سفارش به طور پیش فرض براساس محصول گروه بندی یم شود . هر محصول موجود در هر یک از درخواست های پیش فاکتور در فهرست کشویی نمایش داده می شود و شامل تمام شماره های سفارش در ستون مرجع است .

پس از شناسایی بهترین پیشنهادات ، می توانید محصولات را به صورت جداگانه با کلیک بر روی دکمه انتخاب در انتهای هر ردیف مربوطه انتخاب کنید .

پس از انتخاب تمام محصولات مورد نظر ، روی درخواست های پیش فاکتور (در ناوبری در بالای صفحه) کلیک کنید تا به نمای کلی همه درخواست های پیش فاکتور بازگردید .

لغو (یا نگهداری) جایگزین ها

پس از انتخاب محصولات مورد نظر از صفحه مقایسه خطوط سفارش ، درخواست های پیش فاکتور باقی مانده که هیچ محصولی از آن ها انتخاب نشده است ، می توانند لغو شوند .

هزینه در ستون مجموع برای هر محصولی که انتخاب نشده به طور خودکار به 0 تنظیم می شود ، که در انتهای سمت چپ هر ردیف مربوطه نمایش داده می شود .

هر چند که هنوز لغو نشده اند ، این نشان می دهد که هر یک از این سفارش ها می توانند لغو شوند بدون اینکه بر روی سایر سفارش های فعال تاثیر بگذارند ، پس از تایید آن سفارش ها .

عکس

برای تایید یک درخواست پیش فاکتور که محصولات آن انتخاب شده اند ، به یک RFQ وارد شوید و روی تایید سفارش کلیک کنید .

این باعث می شود یک پنجره پاپ آپ با عنوان چه باید کرد با درخواست های پیش فاکتور جایگزین ؟ نمایش داده شود .

برای مشاهده فرم جزئیات یکی از درخواست های پیش فاکتور فهرست شده ، روی ردیف مربوط به آن پیش فاکتور کلیک کنید . این پنجره پاپ آپ با عنوان باز کردن : سفارشات جایگزین را باز می کند ، که در آن می توان تمام جزئیات آن درخواست پیش فاکتور را مشاهده کرد .

وقتی آماده شدید ، روی بستن کلیک کنید تا پنجره پاپ آپ بسته شود .

در پنجره پاپ آپ چه باید با درخواست های قیمت جایگزین ؟ ، دو گزینه ارائه می شود : لغو جایگزین ها و نگهداری جایگزین ها .

اگر این سفارش تایید نشود ، روی رد کردن کلیک کنید .

انتخاب لغو جایگزین ها به طور خودکار درخواست های پیش فاکتور را لغو می کند . انتخاب نگهداری جایگزین ها باعث می شود که درخواست های پیش فاکتور قیمت جایگزین باز بمانند ، بنابراین در صورت نیاز به سفارش مقادیر اضافی محصولات در آینده ، همچنان قابل دسترسی خواهند بود .

پس از اینکه تمام محصولات سفارش داده شدند ، گزینه لغو جایگزین ها را از هر سفارش که در آن زمان باز است انتخاب کنید .

عکس

در نهایت ، با استفاده از ناوبری بالای صفحه ، روی درخواست های پیش فاکتور کلیک کنید تا به نمایش کلی همه درخواست های پیش فاکتور بازگردید .

سفارش های لغو شده قابل مشاهده هستند ، با رنگ خاکستری و با وضعیت لغو شده ، در زیر ستون وضعیت انتهای سمت چپ ردیف های مربوطه .

حالا که تمام مقادیر محصولات سفارش داده شده اند ، فرآیند خرید می تواند تکمیل شود و محصولات می توانند در انبار دریافت شوند .