مدیریت صورتحساب فروشنده
یک صورتحساب فروشنده ، فاکتوری است که برای محصولات و یا خدماتی که یک شرکت از فروشنده خریداری کرده ، دریافت می شود . صورتحساب های فروشنده ، بدهی ها را هنگام دریافت از فروشنده ثبت می کنند و می توانند شامل مقادیر بدهی برای کالاها و یا خدمات خریداری شده ، مالیات بر فروش ، هزینه های حمل و نقل و تحویل و موارد دیگر باشند .
در ستکا ، یک صورتحساب فروشنده می تواند در مراحل مختلف فرآیند خرید ایجاد شود ، بسته به سیاست کنترل صورتحساب انتخاب شده در تنظیمات برنامه خرید .
سیاست های کنترل صورتحساب
برای تنظیم سیاست پیش فرض کنترل صورتحساب ، به نرم افزار خرید>پیکربندی>تنظیمات بروید و به بخش صورتحساب بروید .
ویژگی کنترل صورتحساب دو گزینه سیاست را لیست می کند : مقادیر سفارش داده شده و مقادیر دریافتنی .
سیاست انتخاب شده به عنوان پیش فرض برای هر محصول جدید ایجاد شده عمل می کند . هر سیاست به صورت زیر عمل می کند :
- مقادیر سفارش داده شده : بلافاصله پس از تایید سفارش خرید ، یک صورتحساب فروشنده ایجاد می کند . محصولات و مقادیر موجود در سفارش خرید برای تولید یک پیش نویس صورتحساب استفاده می شوند .
- مقادیر دریافتنی : یک صورتحساب تنها پس از دریافت تمام (یا بخشی) از کل سفارش ایجاد می شود . محصولات و مقادیر دریافتنی برای تولید یک پیش نویس صورتحساب استفاده می شوند .
پس از انتخاب یک سیاست ، بر روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند .
نکته
اگر یک محصول به سیاست کنترلی متفاوتی نسبت به آنچه در تنظیمات برنامه خرید تعیین شده نیاز دارد ، می توان سیاست کنترل آن محصول را با رفتن به تب خرید در فرم محصول و انتخاب کنترل سیاست مورد نظر در قسمت سیاست کنترل تغییر داد .
تطبیق 3 جانبه
سیاست تطبیق 3 جانبه تضمین می کند که صورتحساب های فروشنده تنها زمانی پرداخت شوند که تمام (یا بخشی) از محصولات موجود در یک سفارش خرید دریافت شده باشند .
برای فعال سازی تطبیق 3 جانبه ، به نرم افزار خرید>پیکربندی>تنظیمات بروید و بخش صورتحساب را انتخاب کنید .
جعبه انتخاب کنار تطبیق 3 جانبه را علامت بزنید و سپس بر روی ذخیره کلیک کنید .
ایجاد و مدیریت صورتحساب های فروشنده براساس دریافت ها
زمانی که محصولات به انبار یک شرکت دریافت می شوند ، رسید ها ایجاد می شوند . پس از اینکه شرکت مقادیر دریافتی را پردازش کرد ، می تواند مستقیما از فرم رسید انبار ، یک صورتحساب تامین کننده ایجاد کند .
بسته به سیاست کنترل صورتحساب انتخاب شده در تنظیمات ، ایجاد صورتحساب تامین کننده در مراحل مختلف فرآیند تامین انجام می شود .
تعداد سفارش داده شده
برای ایجاد و مدیریت صورتحساب های فروشنده برای رسیدها با سیاست کنترل صورتحساب تنظیم شده بر روی مقادیر سفارش داده شده ، ابتدا به نرم افزار خرید بروید و از داشبورد درخواست های قیمت ، روی جدید کلیک کنید .
با انجام این کار ، فرم جدید درخواست پیش فاکتور باز می شود . در فرم خالی RFQ ، یک فروشنده اضافه کنید و برای افزودن محصولات به سفارش ، روی افزودن سطر در زیر تب محصول کلیک کنید .
در خط محصول ، از منوی کشویی در قسمت محصول ، یک محصول را انتخاب کنید و مقدار مورد نظر برای سفارش را در قسمت تعداد وارد کنید .
زمانی که آماده شدید ، بر روی تایید سفارش کلیک کنید تا درخواست پیش فاکتور به یک سفارش خرید تبدیل شود .
سپس بر روی ایجاد صورتحساب کلیک کنید تا یک صورتحساب فروشنده ایجاد شود . این کار یک فرم صورتحساب تامین کننده در حالت پیش نویس باز می کند . از اینجا ، تاریخ صورتحساب را در قسمت تاریخ صورتحساب اضافه کنید .
زمانی که آماده شدید ، صورتحساب را با کلیک بر روی تایید در صفحه صورتحساب فروشنده تایید کنید .
پس از دریافت پرداخت ، بر روی ثبت پرداخت در بالای صورتحساب کلیک کنید تا آن را ثبت کنید .
با این کار ، یک پنجره پاپ آپ ثبت پرداخت ظاهر می شود ، که در آن می توانید یک دفتر روزنامه پرداخت انتخاب کرده و یک روش پرداخت را تعیین کنید .
علاوه بر این ، در صورت لزوم ، می توانید مبلغ صورتحساب ، تاریخ پرداخت و یادداشت (شماره مرجع) را از این پنجره پاپ آپ ویرایش کنید .
زمانی که آماده شدید ، بر روی ایجاد پرداخت کلیک کنید تا ایجاد صورتحساب فروشنده را به پایان برسانید . با این کار ، یک نشانگر سبز پرداخت شده بر روی فرم درخواست پیش فاکتور نمایش داده می شود .
تعداد دریافتنی
برای ایجاد و مدیریت صورتحساب های تامین کننده برای رسیدها با سیاست کنترل صورتحساب تنظیم شده بر روی مقادیر دریافتنی ، ابتدا به نرم افزار خرید و بر روی جدید کلیک کنید .
با انجام این کار ، فرم جدید پیش فروش قیمت باز می شود . در فرم خالی RFQ ، یک فروشنده اضافه کنید و برای افزودن محصولات به سفارش ، روی افزودن سطر در زیر تب محصول کلیک کنید .
در خط محصول ، از منوی کشویی در قسمت محصول ، یک محصول را انتخاب کنید و مقدار مورد نظر برای سفارش را در قسمت تعداد وارد کنید .
زمانی که آماده شدید ، بر روی تایید سفارش کلیک کنید تا درخواست پیش فاکتور به یک سفارش خرید تبدیل شود .
مهم
هنگام استفاده از سیاست کنترل مقادیر دریافتنی ، کلیک بر روی ایجاد صورتحساب قبل از دریافت هرگونه محصول باعث ظهور یک پنجره پاپ آپ عملیات نامعتبر می شود .
ستکا برای ایجاد یک فاکتور فروشنده نیاز دارد که حداقل مقادیر جزئی از اقلام موجود در سفارش خرید دریافت شده باشد .
در درخواست خرید ، بر روی دکمه هوشمند رسید کلیک کنید تا فرم رسید انبار مشاهده کنید .
از اینجا بر روی تایید کلیک کنید تا مقادیر دریافت شده ثبت شوند .
سپس از طریق نوار ناوبری به درخواست خرید برگردید و روی ایجاد صورتحساب کلیک کنید .
این عمل صورتحساب فروشنده را در حالت پیش نویس باز می کند . از اینجا ، یک تاریخ صورتحساب را در قسمت تاریخ صورتحساب اضافه کنید . پس از آماده شدن ، با کلیک بر روی تایید در بالای پیش نویس ، صورتحساب را تایید کنید .
پس از دریافت پرداخت ، در بالای صورتحساب روی ثبت پرداخت کلیک کنید تا آن را ثبت کنید .
با انجام این کار ، یک پنجره پاپ آپ ثبت پرداخت ظاهر می شود که در آن می توانید یک دفتر روزنامه انتخاب کنید و یک روش پرداخت تعیین نمایید .
علاوه بر این ، در صورت نیاز می توانید مبلغ صورتحساب ، تاریخ پرداخت و یادداشت (شماره مرجع) را از این پنجره پاپ آپ ویرایش کنید .
پس از آماده شدن ، روی ایجاد پرداخت کلیک کنید تا فرآیند ایجاد صورتحساب فروشنده به پایان برسد . با این کار ، یک بنر سبز پرداخت شده در فرم درخواست قیمت نمایش داده می شود .
مدیریت صورتحساب های فروشنده در حسابداری
صورتحساب های فروشنده همچنین می توانند مستقیما از نرم افزار حسابداری ایجاد شوند ، بدون نیاز به ایجاد یک درخواست خرید ابتدا .
به نرم افزار حسابداری بروید و به مسیر فروشندگان>صورتحساب رفته و روی جدید کلیک کنید . با این کار ، فرم صورتحساب فروشنده خالی نمایش داده می شود .
یک فروشنده را در قسمت فروشنده اضافه کنید . سپس در تب خطوط صورتحساب ، روی افزودن یک سطر کلیک کنید تا محصولات را اضافه کنید .
محصولی را از منوی کشویی در قسمت محصول انتخاب کنید و تعداد مورد نظر برای سفارش را در قسمت تعداد وارد کنید .
تاریخ صورتحساب را انتخاب کنید و هر اطلاعات لازم دیگری را پیکربندی کنید . در نهایت ، روی تایید کلیک کنید تا صورتحساب تایید شود .
پس از تایید ، روی تب آیتم های روزنامه کلیک کنید تا دفتر روزنامه را مشاهده کنید . این دفاتر براساس پیکربندی های مربوط به فرم های فروشنده و محصول پر می شوند .
در صورت نیاز ، روی یادداشت اعتباری کلیک کنید تا یک یادداشت اعتباری به صورتحساب اضافه شود . همچنین می توانید یک شماره مرجع صورتحساب نیز اضافه کنید .
پس از آماده شدن ، روی ثبت پرداخت کلیک کنید و سپس روی ایجاد پرداخت کلیک کنید تا صورتحساب فروشنده کامل شود .
نکته
برای پیوند یک صورتحساب پیش نویس به یک درخواست خرید موجود ، قبل از کلیک بر روی تایید ، روی منوی کشویی کنار تکمیل خودکار اطلاعات قبل از تایید کلیک کرده ، و یک درخواست خرید را از منو انتخاب کنید .
تکمیل خودکار اطلاعات با اطلاعات درخواست خرید انتخاب شده پر می شود .
صورتحساب گروهی
صورتحساب های فروشنده را می توان به صورت گروهی پردازش و در نرم افزار حسابداری مدیریت کرد .
به نرم افزار حسابداری بروید و به مسیر فروشندگان>صورتحساب بروید . سپس در بالا سمت راست ، کنار ستون شماره کادر ، دکمه زیر جدید .
این کار باعث انتخاب تمام صورتحساب های فروشنده موجود با وضعیت منتشر شده یا پیش نویس می شود .
روی دکمه چاپ (پرینت) کلیک کنید تا فاکتورها یا صورتحساب های انتخاب شده چاپ شوند .
روی ثبت پرداخت کلیک کنید تا پرداخت ها برای چندین صورتحساب فروشنده به طور همزمان ایجاد و پردازش شوند .
کلیک روی ثبت پرداخت یک پنجره پاپ آپ ثبت پرداخت باز می کند . از این پنجره ، روزنامه را که باید صورتحساب ها به آن ارسال شوند انتخاب کنید ، تاریخ پرداخت را تعیین کنید و یک روش پرداخت را انتخاب کنید .
همچنین گزینه ای برای گروه بندی پرداخت ها از این پنجره پاپ آپ وجود دارد . اگر این کادر تیک خورده باشد ، فقط یک پرداخت ایجاد می شود ، به جای اینکه برای هر فاکتور یک پرداخت ایجاد شود . این گزینه فقط زمانی نمایش داده می شود که ویژگی پرداخت گروهی در تنظیمات نرم افزار حسابداری فعال باشد .
زمانی که آماده شدید ، روی دکمه ایجاد پرداخت کلیک کنید . این کار لیستی از ورودی های دفتر روزنامه را در یک صفحه جداگانه ایجاد می کند . ورودی های دفتر روزنامه در این لیست همه به فاکتورهای مربوط به فروشندگان خود مرتبط هستند .
