مدل شایستگی یا Competency Model چارچوبی است که مشخص میکند هر فرد برای موفقیت در یک موقعیت شغلی به چه دانش، مهارت، توانایی و رفتارهایی نیاز دارد.
برای مثال، در مدل شایستگی یک مدیر فروش ممکن است مواردی مانند توانایی مذاکره، رهبری تیم، تحلیل گزارشهای فروش، مدیریت ارتباط با مشتری و حل تعارض تعریف شود. برای هر شایستگی نیز معمولاً سطح موردنیاز شغل و سطح فعلی کارمند مشخص میشود.
هدف اصلی مدل شایستگی، پاسخ دادن به سه سؤال است:
- هر شغل به چه شایستگیهایی نیاز دارد؟
- هر کارمند در حال حاضر چه سطحی از این شایستگیها را دارد؟
- فاصله میان وضعیت فعلی فرد و سطح موردنیاز شغل چقدر است؟
ستکا ماژول مستقلی با عنوان «مدیریت مدل شایستگی» ندارد، اما اطلاعات لازم برای ایجاد و ردیابی آن را میتوان از بخشهای مختلف نرم افزار منابع انسانی استخراج کرد.
۱. مهارتها و سطوح مهارتی کارکنان
برای هر مهارت نیز میتوان سطحی مانند مبتدی، متوسط، پیشرفته یا حرفهای تعیین کرد. این اطلاعات به سازمان کمک میکند تا مشخص شود هر کارمند در کدام مهارتهای بازاریابی توانمند است، در چه زمینههایی به آموزش نیاز دارد و تا چه اندازه با نیازهای موقعیت شغلی خود همخوانی دارد. ستکا همچنین امکان نگهداری درصد پیشرفت هر سطح را فراهم میکند تا روند توسعه مهارتهای کارکنان بهصورت ساختاریافته و قابل پیگیری ثبت شود.
۲. مهارتهای موردانتظار هر موقعیت شغلی
در نرم افزار استخدام و هنگام تعریف یک موقعیت شغلی، بخشی با عنوان "مهارتهای مورد انتظار" وجود دارد. در این قسمت میتوان مشخص کرد که متقاضی یا متصدی هر شغل باید چه مهارتهایی مرتبط به رسته خودش داشته باشد.
برای مثال، برای موقعیت «کارشناس فروش تلفنی» میتوان این مهارتها را ثبت کرد:
- مذاکره و فن بیان
- متقاعدسازی
- کار با CRM
- مهارت معرفی محصول
- مدیریت زمان
- روانشناسی شخصیت
این بخش، شایستگیهای موردانتظار یک شغل مثل کارشناس فروش تلفنی را مشخص میکند و مبنایی برای مقایسه کارکنان یا متقاضیان با دسته بندی آن پوزیشن شغلی است.
۳. مقایسه مهارتهای کارمند با شغل هدف
در ماژول ارزیابی عملکرد میتوان برای کارمند یک Target Job یا شغل هدف تعیین کرد. پس از انتخاب موقعیت شغلی، مهارتها و سطوح موردانتظار آن شغل در فرم ارزیابی نمایش داده میشوند.
در تب مهارتهای ارزیابی، اطلاعاتی مانند موارد زیر قابل مشاهده است:
- سطح فعلی مهارت کارمند
- میزان پیشرفت فعلی
- سطح موردانتظار شغل هدف
- توضیح یا مستند تغییر سطح مهارت
این قابلیت یکی از نزدیکترین امکانات استاندارد ستکا به مفهوم تحلیل شکاف شایستگی است؛ زیرا مدیر میتواند سطح فعلی فرد را در کنار سطح موردنیاز شغل مشاهده و بررسی کند.
۴. ارزیابی دورهای و خودارزیابی
اطلاعات مدل شایستگی نباید صرفاً بر اساس ادعای کارمند یا اطلاعات اولیه استخدام ثبت شود. به همین دلیل، ماژول ارزیابی ها امکان خودارزیابی کارمند و ارزیابی مدیر را فراهم میکند.
کارمند میتواند مهارتها و میزان پیشرفت خود را بهروزرسانی کند و مدیر نیز در جلسه ارزیابی، سطح مهارتها را بررسی کرده و در صورت لزوم تغییر دهد.
برای هر تغییر سطح میتوان توضیحی مانند شرکت در دوره آموزشی، دریافت گواهینامه، انجام یک پروژه یا قبولی در آزمون ثبت کرد. این اطلاعات کمک میکنند تغییرات شایستگیها مستند و قابل پیگیری باشند.
۵. بازخورد ۳۶۰ درجه
برخی شایستگیها، بهخصوص مهارتهای رفتاری، تنها از طریق نظر مدیر مستقیم قابل ارزیابی نیستند. شایستگیهایی مانند کار تیمی، رهبری، ارتباط مؤثر و همکاری بینواحدی بهتر است از دید همکاران نیز بررسی شوند.
قابلیت 360 Feedback در ستکا امکان دریافت بازخورد از افراد مختلف سازمان را فراهم میکند. نتایج این ارزیابی میتوانند به مدیر در تشخیص نقاط قوت و زمینههای قابلتوسعه کارمند کمک کنند.
۶. گواهینامهها و مدارک حرفهای
بخشی از شایستگیهای کارکنان باید با مدرک یا گواهینامه اثبات شوند. در ستکا میتوان انواع گواهینامهها، سطح آنها، تاریخ دریافت و تاریخ اعتبارشان را ثبت کرد.
این قابلیت برای ردیابی مواردی مانند گواهینامه ایمنی، مدرک زبان، دورههای تخصصی، مجوزهای حرفهای و آموزشهای الزامی کاربرد دارد. همچنین میتوان مشخص کرد کدام گواهینامهها منقضی شده یا نیازمند تمدید هستند.
۷. آموزشها و سوابق یادگیری
اطلاعات دورههای حضوری، آموزشهای آنلاین و گواهینامههای تکمیلشده کارکنان در ماژول کارمندان نگهداری میشود و در رزومه کارمند قابل مشاهده است.
این اطلاعات نشان میدهند کارمند برای توسعه هر شایستگی چه آموزشهایی را گذرانده است. با اتصال آموزشها به مهارتها میتوان مسیر زیر را در ستکا ردیابی کرد:
شناسایی ضعف مهارتی ← تعیین آموزش موردنیاز ← شرکت در دوره ← ثبت گواهینامه ← ارزیابی مجدد مهارت
۸. اهداف توسعه فردی
پس از شناسایی فاصله میان سطح فعلی کارمند و سطح موردنیاز شغل، میتوان در ماژول ارزیابی برای او هدف توسعهای تعریف کرد.
برای مثال:
«ارتقای مهارت مذاکره از سطح متوسط به پیشرفته تا پایان فصل»
هر هدف میتواند به مهارتهای مشخصی مرتبط شود و میزان پیشرفت آن از صفر تا صد درصد در سیستم ثبت شود. به این ترتیب، ستکا فقط وضعیت فعلی شایستگی را نشان نمیدهد، بلکه اقدامات انجامشده برای بهبود آن را نیز قابل پیگیری میکند.
۹. گزارش روند رشد مهارتها
گزارش Skills Evolution در ماژول ارزیابی تغییرات مهارت کارکنان را در طول زمان نمایش میدهد.
مدیران با استفاده از این گزارش میتوانند بررسی کنند:
- کدام مهارتهای یک کارمند رشد کردهاند؟
- چه افرادی بیشترین پیشرفت مهارتی را داشتهاند؟
- چه کسانی به سطح موردنظر رسیدهاند؟
- کدام کارکنان دارای مهارت مشخصی در سطح موردنیاز هستند؟
این گزارش تنها اطلاعات کارکنانی را نمایش میدهد که حداقل یک ارزیابی تکمیلشده داشته باشند.
آیا ستکا یک سیستم کامل Competency Management است؟
ستکا بخشهای مهم اطلاعات مورد نیاز برای مدل شایستگی را ثبت میکند:
- مهارتهای کارکنان
- سطوح مهارت
- مهارتهای موردانتظار هر موقعیت شغلی
- شغل هدف
- ارزیابی دورهای
- بازخورد ۳۶۰ درجه
- گواهینامهها
- آموزشها
- اهداف توسعهای
- روند رشد مهارتها
با اینحال، برای ایجاد یک مدل شایستگی کاملتر ممکن است قابلیتهایی مانند وزندهی به شایستگیها، تعریف رفتارهای قابل مشاهده برای هر سطح، محاسبه خودکار شکاف شایستگی و نمایش درصد انطباق فرد با شغل به ستکا اضافه شود.
در نتیجه، ستکا را میتوان زیرساخت مناسبی برای پیادهسازی مدل شایستگی دانست. اطلاعات موردنیاز این مدل در بخشهای مختلف منابع انسانی ثبت میشوند و میتوان با ترکیب دادههای ماژول استخدام، کارمندان و ارزیابی، وضعیت شایستگی کارکنان را در طول زمان ارزیابی و ردیابی کرد.