نرم افزار مرخصی
ستکا به منظور رفع این چالش در سازمانهای بزرگ با طراحی ماژول مرخصی در بستری دیجیتال که بر پایه ERP است که ضمن ثبت درخواست، تأیید، محاسبه سهمیه، مدیریت قوانین مرخصی و گزارشگیری و تمام اطلاعات مرتبط با مرخصی را بهصورت هوشمند با ماژولهای منابع انسانی، پرونده کارکنان، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، تاییدیهها و تقویم سازمانی یکپارچه میکند تا دادهها تنها یکبار ثبت شوند و بدون نیاز به ورود مجدد، در تمام بخشهای سیستم در گردش باشند.
یکپارچگی ماژول مرخصی با سایر بخشهای ERP ستکا
ماژول مرخصی با یکپارچه سازی اطلاعات در تمام فرآیندهای سازمان این امکان را برای شما فراهم میکند تا پس از ثبت و تأیید درخواست، اطلاعات بهصورت خودکار با ماژولهای منابع انسانی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، پروژه، تایمشیت و سایر بخشهای سیستم همگامسازی میشود.
از مزایای این ماژول میتوان به حذف اطلاعات تکراری، جلوگیری از مغایرت دادهها و اجرای دقیق فرآیندهای سازمان بر پایه یک منبع اطلاعاتی واحد اشاره کرد.
ارتباط با ماژول کارکنان
ارتباط ماژول مرخصی با ماژول کارکنان باعث میشود اطلاعاتی مانند نوع قرارداد، وضعیت استخدام، سابقه خدمت، واحد سازمانی و چارت سازمانی بهصورت خودکار در فرآیندهای مرخصی مورد استفاده قرار میگیرند.
به همین دلیل، قوانین تخصیص سهمیه، مسیر تأیید درخواستها و دسترسی مدیران بر اساس اطلاعات واقعی هر کارمند اجرا میشود و با هرگونه تغییر در اطلاعات قرارداد یا جایگاه سازمانی، فرآیندهای مرخصی نیز بهصورت خودکار بهروزرسانی خواهند شد.
ارتباط با حضور و غیاب
سیستم به صورت خودکار تفاوت میان غیبت غیرموجه و مرخصی تایید شده را از طریق دادههای این ماژول و دستگاههای حضور و غیاب تشخیص میدهد
از طرفی همگامسازی شیفتهای کاری و تقویم حضور کارکنان با مرخصیهای ثبتشده، باعث میشود وضعیت حضور هر فرد در سازمان به صورت آنی بهروزرسانی شود. این یکپارچگی، محاسبه کارکرد روزانه را دقیقتر کرده و خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات را از بین میبرد.
ارتباط با حقوق و دستمزد
تمام اطلاعات مربوط به مرخصی به صورت کاملا خودکار در محاسبات حقوق و دستمزد لحاظ میشود تا ضمن محاسبه کارکرد کارکنان، تأثیر آن در حقوق، مزایا و کسورات بدون ورود مجدد اطلاعات اعمال شود.
به زبان ساده برای هر نوع مرخصی، میتوان مشخص کرد که آیا فرد مستحق دریافت حقوق در آن ایام هست یا خیر. این تنظیمات مستقیماً بر موتور فرمولنویسی حقوق و دستمزد تأثیر میگذارد؛ به این صورت که اگر مرخصی از نوع بدون حقوق یا استعلاجی باشد، سیستم به طور خودکار مبالغ مربوطه را از فیش حقوقی کسر یا جابهجا میکند.
ارتباط با تایمشیت
ارتباط لحظهای و آنی ماژول مرخصی ستکا و تایمشیت باعث میشود تا ثبت ساعات کاری و محاسبات مربوط به پروژهها بر اساس حضور واقعی پرسنل شما انجام شود.
این ارتباط باعث میشود ظرفیت واقعی هر فرد در پروژهها مشخص باشد و محاسبات پروژه بدون نیاز به اصلاح دستی یا بررسی مجدد انجام شود.
ارتباط با ماژول تأییدیه
در فضای ERP یکپارچگی ماژول مرخصی با ماژول تائیدیه به مدیران این امکان را میدهد تا هر مدیر تنها درخواستهای مرتبط با حوزه مسئولیت خود را مشاهده و بررسی کند؛ همچنین تمام جزئیات و مراحل بررسی، تأیید، رد یا بازگشت درخواست در سیستم ثبت میشود تا فرآیند رسیدگی کاملاً شفاف، قابل پیگیری و منطبق با ساختار سازمان باشد.
ارتباط با پروژهها
مرخصی کارکنان تنها به منابع انسانی مرتبط نیست؛ بلکه مستقیماً بر کیفیت اجرای پروژهها تأثیر میگذارد. اطلاع از وضعیت مرخصی اعضای تیم، به مدیران کمک میکند تا از تداخل مرخصی با پروژههای حساس جلوگیری کنند و پیش از تأیید درخواست، وضعیت نیروی انسانی را بررسی کنند.
در واقع اگر مرخصی فرد با یک تسک بحرانی در پروژه تداخل داشته باشد، سیستم قابلیت هشداردهی به مدیر را دارد.
ماژول مرخصی ستکا، ابزاری با صدها قابلیت ویژه و کاربردی
امکانات ماژول مرخصی ستکا تنها به ثبت درخواست آنلاین محدود نمیشود، بلکه صدها قابلیت مهم و ویژه را شامل میشود که هر کدام از آنها فرآیند مرخصی را بینقص و منظم مدیریت و کنترل میکند. در ادامه مهمترین امکانات نرم افزار مدیریت مرخصی ستکا و نقش هر یک در سادهسازی فرآیندهای منابع انسانی را بررسی میکنیم.
1-تعریف انواع مرخصی
2-ثبت و پیگیری آنلاین مرخصیها
همین حالا، به صورت آنلاین و بدون مراجعه به واحد منابع انسانی ضمن انتخاب نوع مرخصی، تاریخ، مدت زمان و درج توضیحات لازم و پیوست مدارک مرتبط مرخصی بگیرید. پس از ثبت، درخواست شما بهصورت خودکار در مسیر تأیید قرار میگیرد و در نهایت همراه با سوابق در یک تاریخچه کامل نگهداری میشود. این رویکرد علاوه بر حذف فرمهای کاغذی و پیگیریهای تلفنی، فرآیند رسیدگی به مرخصی را شفاف، قابل ردیابی و سریعتر میکند.
3-تعریف مسیر و سلسله مراتب تایید مرخصی
4-ارائه تقویم هوشمند مرخصی کارکنان
سیستم دارای یک تقویم سازمانی است که در آن مرخصیهای تایید شده تیم نمایش داده میشود. این ویژگی به مدیران کمک میکند تا در زمان برنامهریزی جلسات یا پروژهها، از عدم حضور پرسنل مطلع باشند
5-پنل اختصاصی کارکنان و مدیران
6-گزارشها و داشبوردهای مدیریتی
7-مدیریت سهمیه و محاسبه خودکار مانده مرخصی
سیستم به گونهای تنظیم شده که در لحظه ثبت درخواست جدید، مانده مرخصی را چک میکند. اگر کارمندی بیش از سقف باقیمانده خود درخواست ثبت کند، سیستم اجازه ثبت به او نداده یا هشدار لازم را به مدیر مربوطه جهت عدم تایید صادر میکند.
8-مدیریت تعطیلات و تقویم سازمانی
ستکا با تعریف تقویم سازمانی و تعیین تعطیلات و روزهای کاری این امکان را فراهم کرده تا بدون نیاز به کنترل دستی، محاسبات مرخصی صورت گیرد؛ بدین ترتیب از ثبت مرخصیهای مغایر با برنامه کاری و خطاهای اجرایی در مدیریت منابع انسانی جلوگیری میشود؛ همچنین میتوانید در بازههای حساس ممنوعیت مرخصی یا حضور اجباری را تعریف کنید تا سیستم از ثبت درخواست در این تاریخها جلوگیری کند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
فقط 8 گام تا دریافت مرخصی فاصله دارید!
از لحظهای که کارمند درخواست مرخصی را ثبت میکند تا زمانی که اطلاعات آن در حضور و غیاب و حقوق و دستمزد اعمال شود، تمام مراحل در ستکا بهصورت یکپارچه، خودکار و قابل ردیابی انجام میشود. در ادامه، مراحل اجرای این فرآیند را مشاهده میکنید:
گام نخست: ثبت درخواست مرخصی
درخواست مرخصی را همراه با جزئیات کامل همچون تاریخ شروع و پایان یا ساعت مرخصی، توضیحات لازم و پیوست مدارک ثبت کنید.
گام دوم: شناسایی خودکار مدیر مستقیم
زمانی که درخواست مرخصی خود را از طریق پورتال شخصی ثبت کردید، سیستم با مراجعه به چارت سازمانی و اطلاعات ثبت شده در پرونده فرد، به طور خودکار مدیر مستقیم او را شناسایی کرده و درخواست را به کارتابل وی ارسال میکند.
گام سوم: کنترل سهمیه بر اساس چارت و قرارداد
سیستم همزمان با طی شدن مراحل تایید، مانده مرخصی فرد را بر اساس سهمیههای تخصیص یافته کنترل میکند تا از تایید درخواستهایی که بیش از سقف مجاز هستند، جلوگیری شود.
گام چهارم: چرخههای تایید چند مرحلهای (Workflow)
سیستم این انعطافپذیری را دارد که مسیرهای تایید پیچیده و چند لایه را طی کند. برای مثال، میتوان تنظیم کرد که یک درخواست مرخصی ابتدا توسط مدیر مستقیم تایید شود و سپس برای تایید نهایی به مدیر واحد یا واحد منابع انسانی ارجاع گردد.
گام پنجم: تایید یا رد درخواست
مدیر هر بخش ضمن بررسی و مشاهده جزئیات، مانده مرخصی، تاریخهای انتخابشده و وضعیت حضور اعضای تیم، درخواست شما را تأیید، رد یا برای اصلاح به کارمند بازگرداند.
گام ششم: ثبت خودکار در تقویم سازمان
در هر مرحله از تایید، سیستم نام تاییدکننده، تاریخ و ساعت دقیق اقدام را ثبت میکند. این اطلاعات باعث میشود که مشخص باشد درخواست در کدام لایه از سازمان معطل مانده.
گام هفتم: بهروزرسانی مانده مرخصی
سهمیه و مانده مرخصی بلافاصله بر اساس قوانین سازمان محاسبه و بهروزرسانی میشود و نتیجه در پنل کارمند قابل مشاهده است.
گام نهایی: یکپارچگی آنی
به محض نهایی شدن تاییدیه در سلسلهمراتب سازمانی، اثر این مرخصی به صورت خودکار در سیستم حضور و غیاب و محاسبات حقوق و دستمزد اعمال میگردد و نیازی به اطلاعرسانی دستی به واحدهای دیگر نیست.
مزایای نرم افزار مدیریت مرخصی ستکا
1-حذف کاغذ بازی:
تمام فرآیند از درخواست تا تایید و اعمال در حقوق، کاملاً دیجیتال است و کاغذ را به طور کامل از این چرخه حذف میکند.
2-کاهش خطاهای انسانی:
با ماژول مرخصی ستکا احتمال اشتباهات ناشی از محاسبات دستی یا ورود اطلاعات تکراری به صفر میرسد.
3-تسریع فرآیند بررسی و تأیید
بدون نیاز به پیگیریهای حضوری یا مکاتبات پراکنده مرخصی بگیرید و صفر تا صد مراحل را در لحظه مشاهده و بررسی کنید.
4-شفافیت در لایهها
در گزارشهای تحلیلی مشخص است که هر درخواست در کدام لایه سازمانی معطل مانده و چه کسی در چه ساعتی آن را تایید کرده.
5-کاهش بار کاری واحد منابع انسانی
برای اینکه کارشناسان منابع انسانی زمان بیشتری برای رسیدگی به فعالیتهای راهبردی داشته باشند، زحمت فعالیتهای تکراری همچون بررسی مانده مرخصی، پاسخگویی به استعلامها و ثبت اطلاعات را به صورت چشمگیری کاهش دهید
6-جلوگیری از تداخل مرخصی کارکنان
نمایش تقویم مرخصی و وضعیت حضور اعضای تیم، به مدیران کمک میکند پیش از تأیید درخواستها، از همزمانی مرخصی افراد کلیدی یا کاهش ظرفیت عملیاتی واحدها جلوگیری کنند.
7-برنامهریزی بهتر منابع انسانی
ساده، دقیق و آسان به اطلاعات بهروز مرخصی کارکنان، برنامهریزی شیفتها، تخصیص نیروی انسانی دسترسی داشته باشید.
8-تصمیمگیری مبتنی بر داده
بر پایه دادههای واقعی تصمیم بگیرید. با کمک گزارشها و داشبوردهای مدیریتی و اطلاع از میزان استفاده از مرخصی، مانده سهمیهها و الگوهای غیبت کارکنان بهتر و دقیقتر تصمیم بگیرید.
چه سازمانهایی به نرم افزار مدیریت مرخصی ستکا نیاز دارند؟
از کسبوکارهای در حال رشد تا سازمانهای بزرگ، ستکا با فرآیندهای قابل پیکربندی و ساختار یکپارچه، نیازهای صنایع مختلف را پوشش میدهد.
نوع سازمان | کاربرد نرمافزار مدیریت مرخصی ستکا |
شرکتهای خدماتی | هماهنگی مرخصی کارکنان، جلوگیری از کمبود نیرو و مدیریت سریع درخواستهای مرخصی در تیمهای خدماتی. |
شرکتهای تولیدی | کنترل مرخصی کارکنان خطوط تولید، مدیریت شیفتها و جلوگیری از اختلال در برنامه تولید. |
کارخانهها | هماهنگسازی مرخصی با برنامه تولید، حضور و غیاب و ظرفیت عملیاتی هر واحد. |
هلدینگها | مدیریت متمرکز چندین شرکت با قوانین، تقویمها و فرآیندهای مستقل برای هر مجموعه. |
سازمانهای دولتی | پیادهسازی فرآیندهای تأیید چندمرحلهای، انطباق با مقررات اداری و ثبت کامل سوابق برای پاسخگویی و ممیزی. |
شرکتهای پیمانکاری | مدیریت مرخصی نیروهای پروژهای، هماهنگی با محل استقرار کارکنان و کنترل ظرفیت نیروی انسانی در پروژهها. |
مراکز درمانی | برنامهریزی مرخصی پزشکان، پرستاران و کادر درمان بدون ایجاد کمبود نیرو در شیفتهای کاری. |
شرکتهای فناوری | هماهنگی مرخصی تیمهای توسعه، محصول و پشتیبانی، جلوگیری از تداخل با زمانبندی انتشار پروژهها و حفظ ظرفیت تیمهای کلیدی. |
چه نوع مرخصی میتوان در ستکا تعریف کرد؟
ستکا از انواع مرخصی مانند استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق، تشویقی، جبرانی، ماموریت، ساعتی و نیمروزی پشتیبانی میکند. همچنین میتوانید انواع مرخصی اختصاصی و قوانین مربوط به هرکدام را متناسب با آییننامه سازمان خود تعریف کنید.
کارمندان چگونه درخواست مرخصی ثبت میکند؟
کارمندان تنها با چند کلیک و به صورت آنلاین نوع مرخصی، تاریخ، مدت، توضیحات و مدارک موردنیاز را ثبت میکنند. سپس درخواست مرخصی وارد فرآیند تأیید میشود و وضعیت آن در هر لحظه قابل پیگیری است.
درخواست مرخصی چگونه تأیید میشود؟
ستکا از گردش کار یکمرحلهای، چندمرحلهای و تأیید همزمان پشتیبانی میکند و درخواستها بر اساس ساختار سازمان برای مدیر مستقیم، منابع انسانی یا سایر تأییدکنندگان ارسال میشود.
سهمیههای مرخصی چگونه محاسبه میشوند؟
سهمیه مرخصی بر اساس قوانین تعریفشده در سازمان محاسبه میشود. ستکا از تخصیص ماهانه، سالانه و پلکانی پشتیبانی میکند و امکان محاسبه بر مبنای سابقه خدمت، کارکرد، انتقال مانده، مانده منفی و سقف مرخصی را نیز در اختیار شما قرار میدهد.
تقویم سازمان را چگونه مدیریت کنم؟
در ستکا میتوانید تعطیلات رسمی، تقویم کاری، روزهای ممنوعیت مرخصی و روزهای اجباری حضور را تعریف کنید تا این قوانین بهصورت خودکار در ثبت و بررسی درخواستهای مرخصی اعمال شوند.
مدیران چه امکاناتی در اختیار دارند؟
-
مدیران میتوانند درخواستهای مرخصی را بررسی، تأیید یا رد کنند، وضعیت مرخصی اعضای تیم، ظرفیت حضور، تقویم واحد و تاریخچه درخواستها را در یک پنل یکپارچه مشاهده کنند.
چه گزارشهایی در ماژول مرخصی ارائه میشود؟
ستکا گزارشهای مدیریتی متنوعی بر اساس کارمند، نوع مرخصی، مانده مرخصی و واحد سازمانی ارائه میدهد. همچنین با داشبوردهای تحلیلی، جداول محوری، نمودارها و Spreadsheet میتوانید دادهها را تحلیل و گزارشهای اختصاصی تهیه کنید.