نرم افزار مدیریت پروژه ستکا
سیستم مدیریت پروژه ستکا ابزاری مستقل و در عین حال یکپارچه است که برای برنامهریزی، اجرای دقیق و کنترل مستمر پروژهها طراحی شده و تمام مراحل پروژه را از تعریف اولیه تا تحویل نهایی در یک محیط متمرکز مدیریت میکند. این ماژول با طراحی ساختاری منظم برای فعالیتها، به شما کمک میکند پروژه خود را با شفافیت، هماهنگی و بهرهوری بیشتر پیش ببرید.
ستکا با همگام سازی نرمافزار مدیریت پروژه در بستر ERP هر پروژه را به مجموعهای از وظایف قابل پیگیری تبدیل میکند و تمامی جزئیات اعم از روند اجرا، اطلاعات و مسئولیتها را در یک بستر واحد در دسترس اعضای تیم و مدیران قرار میدهد. با ماژول مدیریت پروژه ستکا شما میتوانید برای هر فعالیت مسئول مشخص کنید، زمانبندی انجام کارها را تعیین کنید و وضعیت پیشرفت پروژه را بهصورت لحظهای مشاهده و مدیریت کنند. قابلیت های این نرمافزار اجازه میدهد پرفورمنس کارکنان اندازهگیری شود و بخش منابعانسانی در کنترل بخشی از پارامترها دقیق بیشتری داشته باشند.
ارتباط ماژول مدیریت پروژه ستکا با سایر بخشهای ERP
ماژول مدیریت پروژه یک ابزار مستقل؛ اما یکپارچه است که بهصورت بومی با سایر ماژولهای نرم افزار ERP یکپارچه میشود تا دادهها تنها یکبار ثبت شوند و در تمام فرآیندهای مرتبط مورد استفاده قرار گیرند.این بدین معناست که عملکرد این ماژول جدا یا منفک از سایر بخشها نیست بلکه منسجم و پیوسته است. به زبان ساده پروژه در بستر ERP فقط ابزاری برای تعریف وظایف یا پیگیری پیشرفت کار نیست؛ بلکه هسته اصلی اجرای عملیات است که در آن هر فعالیت، هر ساعت کاری، هر درخواست خرید و هر خدمت به طور مستقیم روی وضعیت پروژه اثر میگذارد و اطلاعات مورد نیاز سایر واحدها را تامین کند.
ارتباط با حسابداری
با اتصال ماژول مدیریت پروژه به بخش حسابداری، هر پروژه به مرکز هزینه یا مرکز سود متصل میشود و هزینههای ثبتشده، درآمدهای شناساییشده، فاکتورها، اسناد مالی و پرداختهای مرتبط با پروژه در کنار یکدیگر بررسی میشوند. در نتیجه مدیر پروژه و مدیر مالی میتواند بدون تهیه گزارشهای دستی، بهای تمامشده، حاشیه سود، انحراف از بودجه و وضعیت مالی هر پروژه را بهصورت لحظهای ارزیابی کنند.
ارتباط با انبار
اگر برای اجرای پروژه به تامین کالا، تجهیزات یا مواد اولیه نیاز دارید، از طریق اتصال ماژول انبار به ماژول مدیریت پروژه دید کاملی از موجودی و گردش اقلام در اختیار دارید؛ در اینصورت مدیر پروژه میتواند بررسی کند چه کالاهایی برای پروژه رزرو یا مصرف شدهاند، چه اقلامی هنوز تامین نشدهاند و آیا موجودی انبار پاسخگوی برنامه زمانبندی پروژه هست یا خیر. این ارتباط ریسک توقف پروژه به دلیل کمبود منابع را به حداقل میرساند.
ارتباط با منابع انسانی
با اتصال ماژول منابع انسانی و ماژول مدیریت پروژه میتوان بر اساس نقش سازمانی، مهارت، ظرفیت کاری و برنامه حضور کارکنان، افراد مناسب را به فعالیتها اختصاص دهد. همچنین اطلاعات برگههای زمانی (Timesheet)، ساعات صرفشده، حجم کاری هر کارشناس و مرخصیها در تحلیل پیشرفت پروژه و برنامهریزی منابع مورد استفاده قرار میگیرد و دید دقیقی از بهرهوری تیم ایجاد میکند.
ارتباط با CRM
زمانی که یک فرصت فروش به قرارداد تبدیل میشود، اطلاعات مشتری، شرح نیازمندیها، سوابق مذاکرات و تعهدات ثبتشده در CRM میتواند مستقیماً در اختیار تیم پروژه قرار گیرد. این موضوع از انتقال ناقص اطلاعات بین تیم فروش و اجرا جلوگیری میکند و باعث میشود پروژه دقیقاً بر اساس نیازهای ثبتشده مشتری آغاز و مدیریت شود.
ارتباط با فروش
در پروژههای خدماتی یا قراردادی، امکان ایجاد خودکار پروژه از روی سفارش فروش وجود دارد. همچنین مدیر پروژه میتواند وضعیت اجرای تعهدات، اقلام یا خدمات توافقشده، مراحل قابل صورتحساب و میزان پیشرفت قرارداد را در ارتباط با فرآیند فروش پیگیری کند. این یکپارچگی، فاصله بین عقد قرارداد و اجرای واقعی آن را از بین میبرد.
ارتباط با بازاریابی
بسیاری از فعالیتهای بازاریابی، مانند برگزاری نمایشگاه، کمپین تبلیغاتی، SMS، ایمیل یا معرفی محصول، ماهیت پروژهای دارند. در ستکا میتوان این فعالیتها را در قالب پروژه تعریف کرد، وظایف را بین اعضای تیم توزیع نمود، زمانبندی و بودجه را کنترل کرد و میزان پیشرفت اجرای کمپین را در کنار سایر فرآیندهای سازمان پایش کرد.
نرمافزار مدیریت پروژه ستکا، ابزاری انحصاری و متمایز
نرمافزار مدیریت پروژه به عنوان یکی از ابزارهای زیر مجموعه ماژول خدمات ستکا قابلیتهای بسیار زیادی را در اختیار سازمانها شما قرار میدهد، اما برخی امکانات نقش بیشتری در افزایش بهرهوری، بهبود همکاری تیمی و مدیریت یکپارچه پروژهها دارند. این ویژگیهای کلیدی، وجه تمایز ستکا در مدیریت پروژههای سازمانی محسوب میشوند و به کسبوکارها کمک میکنند تا پروژههای خود را با شفافیت، کنترل و سرعت بیشتری پیش ببرند. برخی از آنها را در ادامه بررسی میکنیم.
1-ارتباطات یکپارچه در بستر ERP
ماژول مدیریت پروژه ستکا بهصورت یکپارچه با سایر فرآیندهای کسبوکار عمل میکند و ارتباط نزدیکی با فروش، خدمات و فرآیندهای مالی دارد. امکان ایجاد پروژه یا وظیفه از سفارش فروش، تبدیل وظایف به تیکتهای پشتیبانی و پشتیبانی از سیاستهای مختلف صورتحساب بر اساس قیمت ثابت یا تایم شیت، باعث میشود جریان اطلاعات بدون دوبارهکاری بین واحدهای مختلف برقرار شود.
2-مدیریت همزمان چندین پروژه
ستکا امکان مدیریت همزمان چندین پروژه را در یک محیط متمرکز فراهم میکند و به شما اجازه میدهد بین پروژههای مختلف جستجو، فیلتر و تحلیل انجام دهند. همچنین هر پروژه را میتوان متناسب با نیاز سازمان از طریق مراحل اجرایی، فیلدهای سفارشی، برچسبها، اولویتها و کدهای رنگی شخصیسازی کرد و از طریق اپلیکیشن موبایل نیز در هر زمان به اطلاعات آن دسترسی داشت.
3-مدیریت پروژه با برد کانبان، نمودار گانت و تقویم
برای مدیریت سادهتر و شفافتر پروژهها، ستکا نماهای متنوعی از جمله کانبان، گانت، تقویم و لیست را ارائه میدهد. در نمای کانبان میتوان وظایف را با Drag & Drop بین مراحل مختلف جابهجا کرد، در نمای گانت وابستگیها، زمانبندی، پیشرفت پروژه، تخصیص منابع و مقایسه ساعات برنامهریزیشده با ساعات واقعی را مشاهده نمود و در نمای تقویم نیز مهلت انجام فعالیتها را مدیریت و باززمانبندی کرد. همچنین امکاناتی مانند گروهبندی، فیلتر، عملیات دستهای، خروجی اکسل و پشتیبانی از نمایشگرهای بزرگ مدیریت پروژه را سادهتر میکنند.
4-اتوماسیون گردش کار و مدیریت هوشمند وظایف
ماژول مدیریت پروژه ستکا بسیاری از فعالیتهای تکراری را بدون دخالت کاربر انجام میدهد. تعریف قوانین برای ایجاد یا بهروزرسانی رکوردها، تخصیص خودکار وظایف، ارسال ایمیل و پیامک، زمانبندی فعالیتها و اجرای فرآیندها بر اساس رویدادها یا زمان مشخص بخشی از امکاناتی است که با این ابزار به آن دسترسی دارید؛ همچنین با ایجاد وظایف از طریق ایمیل، فرمهای وب یا ورود گروهی اطلاعات و استفاده از میانبرهای متنی برای ثبت سریع وظایف، سرعت اجرای عملیات را افزایش میدهد.
5-همکاری تیمی و ارتباطات متمرکز
تمام تعاملات مرتبط با پروژه در یک بستر واحد ثبت و مدیریت میشود. شما میتوانید در هر وظیفه گفتگو کنید، همکاران را منشن کنید، فایل و مستندات پیوست نمایید، یادداشت ثبت کنید و تاریخچه کامل فعالیتها، تماسها، جلسات و ایمیلها را در Chatter مشاهده کنید. علاوه بر این، همکاری همزمان روی وظایف، یکپارچگی با ایمیل، استفاده از قالبهای آماده ایمیل و پیامک، چت داخلی، هشدارهای سفارشی، مدیریت سطوح دسترسی، پرتال مشتری و تماس VoIP تجربهای یکپارچه برای همکاری تیمی ایجاد میکند.
6-ردیابی زمان (Timesheet)، مدیریت منابع و پایش عملکرد پروژه
ستکا ابزارهای جامعی برای کنترل عملکرد پروژه در اختیار مدیران قرار میدهد. ثبت و ردیابی زمان، مقایسه ساعات پیشبینیشده با ساعات واقعی، مدیریت بودجه، تحلیل وظایف، نمودار Burndown، گزارشهای Graph و Pivot، داشبوردهای مدیریتی و گزارشهای بهروزرسانی پروژه به تصمیمگیری دقیقتر کمک میکنند؛ همچنین در نمای گانت میتوان تخصیص منابع را مدیریت، بار کاری آینده را پیشبینی و از تداخل برنامهها جلوگیری کرد.
7-متدولوژی اسکرام(Scrum) در نرم افزار مدیریت پروژه ستکا
نرمافزار مدیریت پروژه ستکا به عنوان یک جایگزین قدرتمند و یکپارچه برای ابزارهایی مانند جیرا (Jira)، بستر کاملی برای مدیریت چابک (Agile) فراهم میکند. شما میتوانید چرخه اسکرام را با استفاده از ابزارهایی مثل بکلاگ (Backlog)، برنامهریزی اسپرینت، مدیریت گردش کار و ثبت زمان و ارزیابی پیادهسازی کنید.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
نرمافزار مدیریت پروژه ستکا، یک ابزار و هزار قابلیت
نرمافزار مدیریت پروژه ستکا مجموعهای از قابلیتهای کاربردی را برای مدیریت موثر پروژهها در اختیار سازمانها قرار میدهد. از مدیریت پروژه و وظایف و شخصیسازی گردش کار گرفته تا نماهای مدیریتی متنوع، ابزارهای همکاری تیمی، گزارشگیری و تحلیل عملکرد و یکپارچهسازی با سایر فرآیندهای سازمان، همه امکانات در یک بستر متمرکز ارائه شدهاند. در ادامه، هر یک از این قابلیتها و امکانات را با جزئیات بیشتری بررسی میکنیم.
مدیریت پروژه، وظایف و برنامهریزی فعالیتها
در این مرحله بررسی میکنیم با نرمافزار مدیریت پروژه چه امکانات و قابلیتهایی در زمینه مدیریت وظایف و فعالیتها در اختیار شما قرار میگیرد.
تعریف هر پروژه همراه با جزئیات مراحل اجرایی
ایجاد، تخصیص و مدیریت وظایف
ایجاد زیروظایف (Sub-tasks) چندسطحی
تعریف وظایف تکرارشونده روزانه، هفتگی یا ماهانه
مدیریت وظایف بهم پیوسته و تنظیم خودکار زمانبندی
تعریف و پیگیری نقاط عطف (Milestones)
آرشیو وظایف تکمیلشده
ایجاد وظایف بهصورت دستی، از طریق ایمیل، فرمهای وب یا ورود گروهی اطلاعات
تخصیص مسئول و دنبالکنندگان برای هر وظیفه
استفاده از ویرایشگر متن غنی برای مستندسازی
دسترسی به نمای اختصاصی «وظایف من» برای مشاهده فعالیتهای محولشده
سفارشیسازی پروژهها
شخصیسازی پروژهها با مراحل، فیلدهای اطلاعاتی و برچسبها
ایجاد فیلدهای سفارشی برای ثبت اطلاعات اختصاصی
استفاده از برچسبها، اولویتها و کدهای رنگی
تعریف مراحل کاری متناسب با نیاز هر پروژه یا تیم
مدیریت پروژه با برد کانبان، نمودار گانت و تقویم
رابط کاربری کاربر محور
مدیریت پروژهها در نمای کانبان با جابهجایی Drag & Drop
نمایش وظایف در نمای لیست همراه با فیلتر، گروهبندی و عملیات گروهی
برنامهریزی و کنترل پروژه در نمای گانت با نمایش وابستگیها، منابع و زمانبندی
مدیریت مهلتها در نمای تقویم و زمانبندی مجدد با Drag & Drop
امکان خروجی و ورود اطلاعات از طریق فایلهای اکسل
مدیریت ارتباطات
ثبت تمام فعالیتها، تماسها، جلسات، ایمیلها و یادداشتها در Chatter
چت داخلی بین کاربران و ایجاد گفتگوهای گروهی
منشن کردن اعضای تیم و اشتراکگذاری فایلها
همکاری بلادرنگ چند کاربر روی یک وظیفه
یکپارچگی کامل با ایمیل و اتصال خودکار پیامها به وظایف
استفاده از قالبهای آماده ایمیل و پیامک
تعریف هشدارها و اعلانهای سفارشی
مدیریت سطوح دسترسی کاربران داخلی و خارجی
دسترسی مشتریان از طریق پرتال اختصاصی
برقراری تماس از طریق VoIP
استفاده از نظرسنجی رضایت مشتری و تحلیل نتایج
گزارشگیری، ردیابی زمان و تحلیل عملکرد پروژه
داشبوردهای مدیریتی و قابل شخصیسازی
گزارش وضعیت و بهروزرسانی پروژهها
تحلیل عملکرد وظایف و پروژهها
نمودار Burndown برای ارزیابی پیشرفت پروژه
گزارشهای نموداری
گزارشهای تحلیلی Pivot
مدیریت بودجه و مقایسه هزینهها و درآمدهای واقعی با مقادیر پیشبینیشده
ردیابی زمان (Time Tracking) و مقایسه ساعات برنامهریزیشده با ساعات واقعی
پیشبینی بار کاری و سودآوری پروژهها
یکپارچهسازی مدیریت پروژه با فروش، مالی و ERP
ایجاد پروژه یا وظیفه از سفارش فروش
تبدیل وظایف به تیکت پشتیبانی
تعریف اقدامات خودکار بر اساس زمانبندی یا رویدادهای مشخص
اجرای خودکار اقداماتی مانند ایجاد یا بهروزرسانی رکوردها، تخصیص وظایف، ارسال ایمیل و پیامک و زمانبندی فعالیتها
دسترسی به پروژهها و وظایف از طریق اپلیکیشن موبایل
نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
نرمافزار مدیریت پروژه ابزاری مستقل و در عین حال یکپارچه برای برنامهریزی، سازماندهی، تخصیص وظایف، کنترل زمانبندی و پایش پیشرفت پروژهها است. این نرمافزار به شما کمک میکند فعالیتها را بهصورت متمرکز مدیریت کنید، همکاری بین اعضا را افزایش دهید و پروژهها را با شفافیت و بهرهوری بیشتری به پایان برسانید.
تفاوت نرمافزار مدیریت پروژه با ERP چیست؟
نرمافزار مدیریت پروژه بر برنامهریزی و اجرای پروژهها تمرکز دارد، در حالی که ERP تمام فرآیندهای اصلی سازمان مانند مالی، فروش، منابع انسانی، انبار و پروژه را در یک سیستم یکپارچه مدیریت میکند. در ستکا، ماژول مدیریت پروژه بخشی از ERP است و بهصورت مستقیم با سایر ماژولها تبادل اطلاعات دارد.
آیا میتوان چند پروژه را بهصورت همزمان در ستکا مدیریت کرد؟
بله با ماژول مدیریت پروژه ستکا میتوان همزمان چندین پروژه را مدیریت کرد و شما میتوانید با استفاده از فیلترها، داشبوردها و نماهای مختلف، وضعیت هر پروژه را بهصورت مستقل یا در کنار سایر پروژهها بررسی و تحلیل کنید.
برد کانبان و نمودار گانت چه کمکی به مدیریت پروژه میکنند؟
ثبت تایمشیت (Timesheet) چه مزیتی برای سازمان دارد؟
تایمشیت امکان ثبت زمان صرفشده برای هر فعالیت را فراهم میکند و به مدیران کمک میکند بهرهوری تیم، هزینههای پروژه، میزان پیشرفت و اختلاف بین زمان برنامهریزیشده و زمان واقعی را بهدقت ارزیابی کنند.
آیا در ستکا میتوان وظایف را به اعضای مختلف تیم اختصاص داد؟
-
بله. برای هر وظیفه میتوان مسئول، دنبالکنندگان، اولویت، مهلت انجام و سایر جزئیات را تعیین کرد. همچنین وضعیت انجام کارها بهصورت لحظهای قابل پیگیری است و اعضای تیم میتوانند روی همان وظیفه با یکدیگر همکاری کنند.
نرمافزار مدیریت پروژه ستکا برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
برای طیف گستردهای از سازمانها، شرکتهای خدماتی، پیمانکاری، فناوری اطلاعات، تولیدی، مشاورهای و هر کسبوکاری که پروژه یا فعالیتهای تیمی دارد مناسب است و متناسب با نیاز هر سازمان قابل شخصیسازی است.
آیا امکان ارتباط ماژول مدیریت پروژه با فروش و خدمات وجود دارد؟