نرم افزار مدیریت کارمندان
ماژول کارمندان ستکا همان ابزار یکپارچه، منعطف و مقیاسپذیری است که کسب و کار شما به آن احتیاج دارد تا بتواند ضمن مدیریت سرمایه انسانی سایر فرآیندهای سازمان را با اطلاعات کارکنان هماهنگ کند.
با نرم افزار مدیریت کارکنان در سریعترین زمان و به راحتترین شکل به طیف کاملی از اطلاعات اعم از اطلاعات پرسنلی، سوابق شغلی، جایگاه سازمانی، مهارتها، مدارک، تجهیزات تخصیصیافته، سوابق آموزشی و فرآیندهای ورود و خروج کارکنان دسترسی دارید.
یکپارچگی و ارتباط متمرکز این ابزار با ماژولهایی همچون حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و حسابداری مزایای بسیاری دارد که حذف ورود اطلاعات تکراری، کاهش خطای اداری، افزایش دقت دادهها و دسترسی سریع مدیران به اطلاعات بهروز کارکنان تنها بخشی از آن است.
ارتباط ماژول کارکنان با سایر بخشهای ERP
ماژول کارمندان ستکا هسته مرکزی نرم افزار مدیریت منابع انسانی است و اطلاعات پایه تمامی کارکنان را در اختیار سایر ماژولهای نرم افزار ERP قرار میدهد؛ به همین دلیل اطلاعات پرسنلی تنها یکبار ثبت میشوند و در فرآیندهایی مانند حضور و غیاب، مرخصی، حقوق و دستمزد، استخدام، ارزیابی عملکرد، آموزش و مدیریت اسناد بهصورت یکپارچه مورد استفاده قرار میگیرند.
این ارتباط مستقیم، از ثبت اطلاعات تکراری جلوگیری میکند، خطاهای انسانی را کاهش میدهد و باعث میشود تمام فرآیندهای منابع انسانی بر اساس اطلاعات بهروز و یکسان اجرا شوند.
ماژول حضور و غیاب
ماژول کارمندان بهصورت مستقیم با سیستم حضور و غیاب در ارتباط است و اطلاعات هر کارمند را برای ثبت تردد، کنترل وضعیت حضور و محاسبه کارکرد در اختیار این ماژول قرار میدهد. همچنین ساعات کاری، شیفتها، محل کار و برنامههای کاری تعریفشده در پرونده پرسنلی، مبنای کنترل حضور کارکنان قرار میگیرند.
ماژول مرخصی
تمام درخواستهای مرخصی از طریق پرونده پرسنلی هر کارمند قابل ثبت، پیگیری و مدیریت هستند. مدیران میتوانند درخواستها را بر اساس ساختار سازمانی تأیید کنند و مانده مرخصی هر کارمند را بدون نیاز به جابهجایی بین ماژولها مشاهده کنند.
ماژول حقوق و دستمزد
اطلاعات ثبتشده در پرونده پرسنلی، مبنای بسیاری از فرآیندهای حقوق و دستمزد است. اطلاعاتی مانند نوع قرارداد، ساعات کاری، برنامه زمانی، مزایا و سایر مشخصات استخدامی بدون نیاز به ورود مجدد اطلاعات در اختیار ماژول حقوق و دستمزد قرار میگیرند و دقت محاسبات را افزایش میدهند.
ماژول استخدام
پس از پایان فرآیند جذب، اطلاعات متقاضی بدون ثبت مجدد به پرونده پرسنلی منتقل میشود و فرد بهعنوان کارمند در سیستم ایجاد خواهد شد. این یکپارچگی باعث میشود تمامی اطلاعات، سوابق استخدام، قراردادها و فرآیندهای ورود کارکنان از همان ابتدا در یک بستر واحد مدیریت شوند. در لایه جذب و استخدام سیستم امکان ارسال لینک فرمهای قبل از مصاحبه به موبایل متقاضی را دارد تا فرد مدارک و نمونهکارهای خود را بارگذاری کند که این اطلاعات مستقیماً در پرونده او برای شروع فرآیند آنبوردینگ قرار میگیرد.
ماژول کارمندان ستکا، ابزاری با صدها قابلیت
سیستم مدیریت کارکنان یکی از اجزای کلیدی نرمافزار ERP ستکا است که اطلاعات و جزئیات دقیق، شفاف و کاملی از هر کارمند را در اختیار شما قرار میدهد. داشبوردهای مدیریتی مختلف، نمودارهای کانبان و گانت به شما کمک میکند تا با یک بررسی اجمالی و ساده دریابید هر کارمند در کسب و کار شما چه جایگاهی دارد و به چه سمتی در حال حرکت است. در ادامه بیشتر با امکانات این ماژول آشنا میشویم.
1-ایجاد پرونده الکترونیکی برای کارکنان
هر کدام از پرسنل شما در ماژول کارمندان ستکا یک پرونده الکترونیکی جامع دارد که بهعنوان هسته اصلی پروفایل او عمل میکند و به صورت یکپارچه تمامی دادههای کلیدی منابع انسانی اعم از اطلاعات شغلی، اطلاعات تماس، سوابق کاری، تحصیلات، مدارک پرسنلی، اطلاعات بانکی، اطلاعات اضطراری و اسناد هویتی را در یک محیط امن و قابل دسترس گردآوری مینماید.
2-مدیریت قراردادهای استخدامی
ستکا امکان مدیریت همزمان چندین پروژه را در یک محیط متمرکز فراهم میکند و به شما اجازه میدهد بین پروژههای مختلف جستجو، فیلتر و تحلیل انجام دهند. همچنین هر پروژه را میتوان متناسب با نیاز سازمان از طریق مراحل اجرایی، فیلدهای سفارشی، برچسبها، اولویتها و کدهای رنگی شخصیسازی کرد و از طریق اپلیکیشن موبایل نیز در هر زمان به اطلاعات آن دسترسی داشت.
3-مدیریت ساختار و چارت سازمانی
در این بخش مجموعهای از ابزارهای عملیاتی برای تعریف، کنترل و مشاهده ساختار سازمانی را در اختیار دارید که چارت سازمانی را منطبق با واقعیت سازمان نمایش میدهد. تعریف دپارتمانهای اصلی، زیرمجموعهها و دستهبندی واحدها، تعیین مسئول هر بخش ازسازمان، ایجاد ساختار تصویری سازمان، ارتباط بین دپارتمانها، مدیران و کارکنان و همچنین مسیرهای گزارشدهی کمترین مزیتی است که تنها با چند کلیک ساده میتوانید آنها بهرهمند شوید.
4-مدیریت خروج کارکنان (Offboarding)
با ماژول کارمندان ستکا تمامی مراحل پایان همکاری، از بازپسگیری تجهیزات و لغو دسترسیها تا ثبت مستندات و بایگانی پرونده پرسنلی، بهصورت ساختاریافته و بدون فراموش شدن هیچ اقدامی انجام شود؛ همچنین پس از پایان همکاری، پرونده کارمند به همراه علت خروج مانند استعفا، بازنشستگی یا خاتمه همکاری بایگانی میشود تا سوابق منابع انسانی سازمان بهصورت کامل حفظ شوند.
5- مدیریت ورود کارکنان جدید (Onboarding)
در ماژول کارمندان، آنبوردینگ یک ابزار عملیاتی برای سیستماتیک کردن ورود نیروها، حذف آموزشهای دستی تکراری و اطمینان از آمادگی کامل نیروی جدید برای شروع کار است. معمولا شروع همکاری با یک کارمند جدید، مجموعهای از فعالیتهای هماهنگ میان واحدهای مختلف سازمان را به همراه دارد. با این ابزار میتوان مجموعهای از فعالیتهای از پیش تعریفشده را ایجاد و مسئول اجرای هر فعالیت را مشخص کرد تا ضمن یکپارچگی با سایر ماژولهای منابع انسانی و ERP ورود کارکنان جدید با سرعت بیشتر، هماهنگی بالاتر و بدون فراموش شدن هیچیک از مراحل انجام شود. تخصیص تجهیزات، داراییها و منابع موردنیاز به کارکنان جدید و برنامهریزی دورههای آموزشی اولیه و فرآیند آشنایی با سازمان بخشی از فعالیتهایی است که در این بخش کنترل و مدیریت میشود.
6-مدیریت تجهیزات کارکنان
ثبت و پیگیری تمامی تجهیزات تخصیصیافته به هر کارمند از دیگر قابلیتهای سیستم مدیریت کارکنان ستکا است. از لپتاپ، تلفن همراه و سایر تجهیزات فناوری اطلاعات گرفته تا خودروهای سازمانی، ابزارهای تخصصی و سایر داراییها، همه اطلاعات در یک پروفایل متمرکز ثبت و نگهداری میشوند. این اطلاعات بهصورت یکپارچه با ماژولهای داراییها و ناوگان سازمان در ارتباط هستند و مدیران میتوانند شماره سریال، اطلاعات تأمینکننده و مشخصات هر تجهیز، سوابق استفاده، هزینهها و عملیات نگهداری را برای هر کارمند بهسادگی پیگیری کنند. این یکپارچگی علاوه بر مدیریت بهتر داراییها، فرآیندهای ورود و خروج کارکنان را نیز تسهیل میکند و از فراموش شدن تحویل یا بازپسگیری تجهیزات جلوگیری خواهد کرد.
7-کنترل دسترسی و محرمانگی اطلاعات
اطلاعات منابع انسانی از مهمترین و حساسترین داراییهای هر سازمان هستند. نرمافزار کارمندان ستکا با بهرهگیری از سطوح دسترسی قابل تنظیم، این امکان را فراهم میکند که هر کاربر تنها به اطلاعات و فرآیندهای متناسب با نقش سازمانی خود دسترسی داشته باشد. به این ترتیب، اطلاعات محرمانه کارکنان تنها در اختیار مدیران و افراد مجاز قرار میگیرد و امنیت دادههای منابع انسانی در تمام مراحل چرخه عمر کارمند حفظ میشود. این رویکرد ضمن حفظ محرمانگی اطلاعات، مدیریت اسناد منابع انسانی و رعایت الزامات سازمانی را نیز سادهتر میکند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت کارکنان ستکا
تمرکز تمام اطلاعات پرسنلی در یک پرونده الکترونیکی واحد
کاهش خطاهای انسانی و حذف ورود تکراری اطلاعات
تسریع فرآیندهای اداری و حذف گردشهای کاغذی
تصمیمگیری دقیقتر با دسترسی به اطلاعات بهروز کارکنان
افزایش امنیت و محرمانگی اطلاعات با سطوح دسترسی قابلتنظیم
مدیریت یکپارچه چرخه عمر کارکنان از استخدام تا پایان همکاری
یکپارچگی کامل با ماژولهای منابع انسانی، مالی و سایر بخشهای ERP
مدیریت بهتر مهارتها، آموزشها و توسعه سرمایه انسانی
افزایش بهرهوری سازمان از طریق خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی
ماژول کارمندان ستکا، بستری نجاتبخش برای سازمان شما
با ماژول کارمندان ستکا | بدون ماژول کارمندان ستکا |
تمام اطلاعات، سوابق و مدارک هر کارمند در یک پرونده الکترونیکی متمرکز نگهداری میشود. | اطلاعات کارکنان در فایلها، فرمها و نرمافزارهای مختلف پراکنده است. |
قراردادها، حقوق، مزایا و سوابق پرداخت هر کارمند بهصورت یکپارچه مدیریت میشود. | اطلاعات قرارداد و حقوق در فایلهای جداگانه نگهداری شده و احتمال مغایرت بالاست. |
ساعات کاری، شیفتها، حضور و غیاب و مرخصیها بهصورت یکپارچه ثبت و مدیریت میشوند. | ثبت ورود و خروج، مرخصی و ساعات کاری معمولاً دستی یا در سیستمهای مجزا انجام میشود. |
تجهیزات و داراییهای تحویلشده به هر کارمند بههمراه سوابق آن قابل ردیابی است. | پیگیری لپتاپ، گوشی، کارت دسترسی و سایر تجهیزات دشوار و وابسته به فایلهای دستی است. |
استخدام، ورود کارکنان جدید، تغییرات شغلی و پایان همکاری در یک فرآیند یکپارچه مدیریت میشود. | هر مرحله بهصورت جداگانه انجام شده و احتمال فراموش شدن اقدامات وجود دارد. |
اطلاعات تنها یکبار ثبت شده و در تمام ماژولهای ERP به اشتراک گذاشته میشود. | اطلاعات باید چندین بار در سیستمها یا فایلهای مختلف وارد شود. |
مدیران به گزارشهای بهروز درباره وضعیت کارکنان، قراردادها، هزینهها و ساختار سازمانی دسترسی دارند. | تهیه گزارشها زمانبر بوده و به جمعآوری اطلاعات از منابع مختلف نیاز دارد. |
دسترسی به اطلاعات پرسنلی بر اساس نقش کاربران کنترل شده و امنیت اطلاعات حفظ میشود. | کنترل دسترسی و حفاظت از اطلاعات حساس بهسختی انجام میشود. |
خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی، خطاهای انسانی را کاهش داده و بهرهوری سازمان را افزایش میدهد. | انجام فرآیندهای دستی باعث اتلاف زمان، افزایش خطا و کاهش بهرهوری میشود. |
ماژول کارمندان ستکا، بانک اطلاعاتی الکترونیک و متمرکز
ماژول کارمندان ستکا، یک جایگزین آنلاین و الکترونیک برای بایگانیهای کاغذی سنتی است که تمامی سوابق و مشخصات کارکنان را دسته بندی و مدیریت میکند.
ثبت مهارتها و توانمندیها: در پرونده الکترونیک هر کارمند مهارتهای فردی مانند سطح زبان یا تخصصهای فنی ثبت میشود که از این آنها برای نیازسنجی آموزشی و ارتقای رتبه پرسنل استفاده میشود.
وارد کردن دستهجمعی اطلاعات: ستکا این امکان را فراهم میکند تا اطلاعات پروندههای پرسنلی را به صورت یکجا از طریق فایل اکسل در نرمافزار بارگذاری کنید و مثلا برای 100 نفر پرونده بسازید.
پیوست مستندات و مدارک: در طول فرآیند جذب و استخدام، متقاضیان میتوانند مدارک خود را از طریق لینکهای ارسالی بارگذاری کنند تا این مدارک مستقیماً در پرونده الکترونیکی آنها قرار گیرد.
ارتباط با حقوق و دستمزد: اطلاعات درج شده در پرونده شما مانند نشانها یا افتخارات دریافتی از Gamification مستقیماً بر محاسبات حقوق و دستمزد و پاداشهای پرسنل تأثیر میگذارد.
دسترسی از طریق پورتال: کارمندان شما میتوانند از طریق درگاه شخصی خود به بخشی از اطلاعات پرونده، فیشهای حقوقی و مکاتبات اداری خود دسترسی داشته باشند.
مدیریت قراردادهای سازمان، قابلیتی متمایز از ماژول کارمندان
در ماژول کارمندان ضمن اینکه جزئیات مربوط به قرارداد کاری هر فرد مانند تاریخ شروع و پایان و اطلاعات حقوق و دستمزد او ثبت و ضبط میشود؛ امکانات دیگری نیز در اختیار مدیران قرار میگیرد که در ادامه به برخی از آنها اشاره میکنیم:
- تعریف الگوی کاری در قرارداد: نوع قرارداد تعیینکننده نحوه محاسبه کارکرد پرسنل است؛ برای مثال اگر فردی دارای ساعت کار شناور باشد، این موضوع باید در قرارداد او قید شود تا سیستم بدون اجبار به ورود در ساعتی خاص یا پر کردن سقف ساعت روزانه مثلاً ۸ ساعت، حقوق فرد را محاسبه کند.
- محاسبه هزینه نفر-ساعت: سیستم بر اساس قرارداد کاری هر فرد، هزینه واقعی "نفر-ساعت" او را برای سازمان محاسبه میکند. این دادهها میتوانند به صورت خودکار از آخرین قرارداد فرد استخراج شده و در محاسبات بهای تمام شده تولید یا پروژهها استفاده شوند.
- ارتباط با محاسبات حقوق و دستمزد: موتور فرمولنویسی حقوق و دستمزد، اطلاعات پایه خود را از پارامترهای ثبت شده در قرارداد کارمند دریافت میکند. هرگونه تغییر در ضرایب یا مزایای قراردادی؛ مانند حق اولاد یا پاداشها مستقیماً بر فیش حقوقی صادر شده در ماژول مربوطه تأثیر میگذارد.
- مدیریت قراردادهای پیمانکاری: علاوه بر قراردادهای استخدامی روتین، سیستم امکان مدیریت نیروهایی را که بر مبنای قرارداد پیمانکاری فعالیت میکنند، دارد. در این حالت، ارزیابی عملکرد و پرداختها بر اساس دستورالعملهای قراردادی و صورتوضعیتهای ثبت شده در سیستم انجام میشود.
- تفکیک ردیف پیمان بیمه: در قراردادهای پروژهای، سیستم میتواند کارکرد پرسنل را بر اساس ردیف پیمانهای مختلف در لیست بیمه تفکیک کند.