نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات
نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات ستکا یکی از زیرمجموعههای اصلی ماژول زنجیره تامین است که فرایند خرید را از ثبت درخواست و استعلام قیمت تا انتخاب تأمینکننده، صدور سفارش، دریافت کالا، کنترل کیفیت، ثبت فاکتور و پرداخت یکپارچه میکند تا سازمان شما با تأمین خودکار موجودی، گردش تأیید و کنترل هزینهها، خریدی دقیق و قابل کنترل را تجربه کند.
همچنین ستکا این امکان را فراهم کرده تا با اتصال فرایند خرید به تولید، فروش، انبار و حسابداری، نیاز سازمان شناسایی و فرایند تأمین به موقع آغاز شود؛ اینگونه نه دیگر سرمایه در خریدهای مازاد درگیر میشود و نه عملیات تولید به دلیل کمبود متوقف خواهد شد.
ماژول مدیریت خرید و تدارکات ستکا، فراتر از ثبت سفارش و فاکتور
نرمافزار مدیریت خرید ستکا فقط مشخص نمیکند چه چیزی خریداری شده است؛ بلکه مشخص میکند چه چیزی، چرا، از چه تأمینکنندهای، برای کدام بخش و با چه هزینهای تأمین شده و سپس تمام این اطلاعات را در نرمافزار زنجیره تأمین و سیستم مالی همگامسازی میکند.
تفاوت ستکا با یک سیستم ثبت خرید زنجیرهای در این است که فرایند تأمین را قبل، حین و بعد از خرید کنترل میکند؛ اینگونه هر خریدی صرفا بر اساس موجودی یا سفارش ایجاد میشود؛ درخواستها طبق گردش تأیید سازمان بررسی میشوند و پیشنهاد چند تأمینکننده با یکدیگر مقایسه خواهد شد. پس از خرید نیز دریافت کالا، کنترل کیفیت، فاکتور و هزینههای تأمین در همان چرخه ثبت میشوند.
یکپارچگی نرمافزار مدیریت خرید ستکا با سایر ماژولهای ERP
نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات ستکا با اتصال مستقیم به نرم افزار ERP و ایجاد یکپارچگی، دوبارهکاری و مغایرت اطلاعات را کاهش میدهد و دید دقیقتری از وضعیت خرید و هزینهها ایجاد میکند.
نرمافزار انبارداری
خرید را مستقیماً به موجودی انبار متصل کنید تا ضمن تایید سفارش خرید، فرایند دریافت کالا در انبار ایجاد و مقدار و محل نگهداری کالا قابل پیگیری باشد. در مسیرهای چندمرحلهای گاهی کالا ابتدا وارد محل دریافت یا کنترل کیفیت میشود و پس از تأیید به موجودی اصلی منتقل خواهد شد.
نرمافزار تولید
همگامسازی ماژول خرید و تولید این امکان را فراهم میکند تا در صورت کسری مواد در انبار پایکار یا محصول را از انبار مرکزی شارژ کنید و یا در صورت نبود موجودی، یک سفارش خرید جدید ثبت کنید. در این پروسه امکان ثبت ضایعات یا نیاز به خرید قطعات اضافه نیز فعال میشود تا پروسه خرید با نیاز واقعی خط تولید هماهنگ شود.
نرمافزار حسابداری
با اتصال نرمافزار مدیریت خرید به ماژول حسابداری اطلاعات سفارش، دریافت و فاکتور خرید را به فرایندهای مالی متصل کنید. اینگونه ضمن تطبیق جزئیات سفارش و رسید کالا با فاکتور فاکتور تأمینکننده؛ هزینههای خرید نیز در سیستم حسابداری ثبت میشود تا در نهایت تخصیص هزینه به پروژه دقیقتر و تنها با محاسبه واقعی بهای تمامشده صورت گیرد.
نرمافزار فروش
تأمین محصول و ثبت خرید از طریق سفارشات فروش از دیگر قابلیتهایی است که در نتیجه یکپارچهسازی نرمافزار خرید و تدارکات ستکا با ماژول فروش ایجاد میشود. این اتصال، تأمین کالا را با تعهدات فروش هماهنگ میکند و از ایجاد وقفه در تحویل سفارش جلوگیری میکند؛ همچنین اگر کالای فروختهشده در موجودی نباشد، فرایند خرید برای تأمین آن فعال میشود. در مدل ارسال مستقیم نیز کالا میتواند بدون ورود به انبار، مستقیماً از تأمینکننده برای مشتری ارسال شود.
نرمافزار کنترل کیفیت
کالاها پیش از ورود به موجودی اصلی توسط واحد کنترل کیفیت بررسی شده و ضمن دریافت کاربرگهای فنی و ثبت مشخصات، ابعاد و تصویر از طریق مستندات کالا، شماره سریال و سری ساخت قابل ردیابی هستند تا در صورت بروز مشکل، منشأ کالای خریداریشده قابل شناسایی باشد. این یکی از مهمترین قابلیتهایی است که بر اثر یکپارچهسازی نرم افزار مدیریت خرید و کنترل کیفیت ایجاد میشود.
نرمافزار مدیریت پروژه
با ستکا به محض ثبت درخواست خرید، مشخص میشود که کالا یا خدمت برای کدام پروژه یا دپارتمان تهیه شده؛ در واقع تخصیص خریدها و هزینههای تأمین به پروژه و محل مصرف آن از دیگر امکاناتی است که در نتیجه اتصال نرم افزار خرید و مدیریت پروژه صورت میگیرد. این اتصال، کنترل هزینههای پروژه را دقیقتر میکند و به مدیران اجازه میدهد هزینه واقعی تأمین را در کنار عملکرد مالی هر پروژه بررسی کنند.
امکانات و قابلیتهای ماژول خرید و تدارکات ستکا
از لحظه ایجاد درخواست و استعلام تا سفارش، دریافت، کنترل و تسویه را با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات کنترل کنید. ستکا با امکانات و قابلیتهای متنوع همچون ابزارهای تأمین خودکار، مدیریت تأمینکنندگان، گردش تأیید، کنترل خرید و تحلیل هزینهها، فرایند تدارکات را یکپارچه و متمرکز میکند. در ادامه، مهمترین امکانات را بررسی میکنیم.
1-مدیریت درخواست خرید و استعلام قیمت
تمام مراحل از لحظه ثبت درخواست خرید تا استعلام قیمت، انتخاب تأمینکننده و در نهایت صدور سفارش در بستری متمرکز رصد و مدیریت میشود.
در ستکا واحد تدارکات میتواند برای یک قلم یا چند قلم کالا، همزمان از تأمینکنندگان مختلف استعلام بگیرد و ضمن بررسی پیشنهادها، مقایسه قیمت، شرایط تأمین و پیشنهادهای دریافتی در یک فرایند منسجم سفارش خرید را ایجاد کند.
این فرایند، زمان کارشناسان تدارکات را کاهش میدهد و انتخاب تأمینکننده را بر اساس اطلاعات واقعی و قابلمقایسه انجام میدهد.
2-مدیریت قراردادها و توافقهای خرید
نرمافزار مدیریت خرید ستکا قراردادها و توافقات خرید را برای همکاریهای مستمر و بلندمدت مدیریت میکند. با تعریف قرارداد خرید کلی، قیمت توافقی، شرایط و بازه زمانی این امکان فراهم میشود تا سفارشات تکرارشونده بر اساس توافق انجام شود و تعهدات تأمینکننده نیز قابلیت پیگیری داشته باشد.
علاوه بر این در قراردادهایی که زمان تحویل خاصی دارند، امکان تعریف جریمه تأخیر نیز وجود دارد تا هر لحظه تأخیر در محاسبات لحاظ شود و با تأمینکننده تسویه گردد.
3-مدیریت سفارشهای خرید
تمامی سفارشات خرید در سیستم قابل مشاهده و کنترل است تا واحد تدارکات بتواند تعهدات آتی و زمانبندی تأمین را مدیریت کند؛ همچنین برای سفارشات پرتکرار، امکان ثبت و تکرار سریعتر خریدهای مشابه در نظر گرفته شده است. از طرفی با ذخیره تاریخچه تغییرات ضمن کنترل بیشتر سوابق خرید، امکان ردیابی تغییرات سفارش، حفظ سفارشات پیشین و مدیریت سفارشات جدید فراهم شده.
4-مدیریت تأمینکنندگان
در نرمافزار خرید و تدارکات ستکا میتوانید برای هر کالا چند تأمینکننده تعریف کنید و ضمن ثبت قیمت، زمان تأمین، حداقل مقدار سفارش و شرایط پرداخت، آنها را اولویتبندی کنید؛ علاوه بر این با تعیین کد اختصاصی برای هر تأمینکننده میتوان در خریدهای خودکار، بهترین گزینه را بر اساس اطلاعات ثبتشده انتخاب کرد. آنها نیز میتوانند از طریق پورتال خود سفارشها و وضعیت فرایندهای مرتبط را مشاهده و پیگیری کنند.
5-تأمین خودکار موجودی
تعریف قوانین تامین این امکان را فراهم میکند تا بر اساس حداقل و حداکثر موجودی و میزان تقاضا، کالاهای موردنیاز را به صورت خودکار تامین کنید.
در مدل تأمین بر اساس سفارش، نیاز ایجادشده از فروش یا تولید میتواند محرک خرید باشد. همچنین پیشنهاد مقدار خرید بر اساس تقاضای تاریخی، ذخیره احتیاطی و تأمین اضطراری به واحد تدارکات کمک میکند نیازهای عادی و فوری را بدون وقفه تأمین کند.
6-مدیریت فاکتور و هزینههای خرید
نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات ستکا ثبت و کنترل فاکتور تأمینکننده را به سفارش خرید و رسید کالا متصل میکند. با تطبیق سهطرفه، اطلاعات سفارش، مقدار دریافتشده و فاکتور بررسی میشود تا مغایرتها پیش از پرداخت مشخص شوند. امکان ثبت فاکتور بر اساس مقدار سفارششده یا دریافتشده نیز وجود دارد. هزینه حمل و سایر هزینههای جانبی تأمین در محاسبات خرید لحاظ میشوند و با سرشکن شدن این هزینهها روی کالا، بهای تمامشده واقعی مواد و کالا دقیقتر محاسبه میشود.
7-کنترل و تأیید فرایند خرید
نرمافزار خرید و تدارکات ستکا درخواستها و سفارشهای خرید را از طریق کارتابل متمرکز و گردش تأیید چندمرحلهای کنترل میکند. بدین صورت که هر سفارش پیش از نهاییشدن از مسیرهای تعیینشده عبور میکند و تغییرات آن نیز در سوابق خرید باقی میماند.
برای خریدهای حساس، امکان تشکیل کمیته خرید و تعریف تأییدهای پلهای یا همزمان وجود دارد و پس از آن با امضای دیجیتال تأییدیه اسناد بدون گردش کاغذی صورت میگیرد و سوابق تأییدها و تغییرات سفارش در بستری متمرکز و یکپارچه ذخیره میشود.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
مزایای نرمافزار مدیریت خرید ستکا
نرمافزار خرید و تدارکات ستکا با یکپارچهسازی فرایند تأمین، موجودی، مالی و تولید، نتیجه خرید را از یک سفارش ساده به یک فرایند قابلکنترل تبدیل میکند.
کاهش خریدهای مازاد و خواب سرمایه
جلوگیری از توقف عملیات به دلیل کمبود کالا
کاهش خطا و دوبارهکاری
کنترل بهتر هزینههای تأمین
افزایش شفافیت عملکرد تأمینکنندگان
کنترل تعهدات مالی پیش از خرید
افزایش سرعت گردش درخواستهای خرید
محاسبه دقیقتر بهای تمامشده
حذف گردش فیزیکی اسناد خرید
آیا میتوان فرایند خرید را خودکار کرد؟
با تعریف قوانین تأمین و حداقل موجودی، وقتی موجودی به نقطه سفارش برسد، درخواست خرید بهصورت خودکار ایجاد میشود. تأمین بر اساس سفارش و نیاز تولید نیز میتواند فرایند خرید را فعال کند.
چطور میتوان از چند تأمینکننده استعلام قیمت گرفت؟
میتوانید برای یک کالا از چند تأمینکننده استعلام قیمت بگیرید، پیشنهادها را با هم مقایسه کنید و گزینه مناسب را به سفارش خرید تبدیل کنید.
آیا امکان تعریف چند مرحله تأیید برای خرید وجود دارد؟
مسیر تأیید میتواند چندمرحلهای باشد. برای مثال، درخواست ابتدا توسط مدیر واحد و سپس توسط واحد مالی یا مدیران مسئول بررسی شود. تا تکمیل تأییدها، سفارش نهایی نمیشود.
نرمافزار خرید چطور با انبار و حسابداری ارتباط دارد؟
اگر مواد اولیه حین تولید کم بیاید، چه اتفاقی میافتد؟
اگر خط تولید با کسری مواد یا نیاز به قطعات اضافه مواجه شود، ابتدا امکان شارژ از انبار مرکزی وجود دارد و در صورت نبود موجودی، درخواست خرید برای تأمین کالا ایجاد میشود.
آیا میتوان هزینه خرید را به پروژه یا مرکز هزینه نسبت داد؟
- هزینه خرید را میتوان به پروژه، دپارتمان یا مرکز هزینه اختصاص داد تا هزینههای تأمین هر بخش جداگانه قابل پیگیری و تحلیل باشد.
چطور عملکرد تأمینکنندگان را بررسی و مقایسه کنیم؟
اطلاعات قیمت، سفارشها، وضعیت تأمین و سوابق عملکرد تأمینکنندگان قابل بررسی و مقایسه است تا انتخاب و ارزیابی تأمینکنندگان بر اساس اطلاعات واقعی انجام شود.