همیشه کمبود مواد اولیه یا نبود نیروی انسانی منجر به توقف خط تولید نمیشود؛ گاهی فقط یک قطعه کوچک و شاید ارزان قیمت میتواند برنامهریزی یک کارخانه یا اجرای یک سفارش بزرگ را مختل کند. قطعهای که شاید از لحاظ ریالی ارزش چندانی نداشته باشد؛ ولی در جریان تولید و مونتاژ نقش حیاتی را ایفا میکند و میتواند زمان تحویل سفارش و حتی تعهدات سازمان را به تعویق بیاندازد.
گاهی سازمانها پس از آغاز عملیات تولید متوجه کمبود قطعه میشوند که پیامدهایی همچون برنامه ریزی مجدد برای تولید، بازنگری در زمان تحویل، بررسی موجودی انبار و تامین اضطراری را به همراه دارد. دقیقا به خاطر همین چالشهاست که دیگر مدیریت موجودی و برنامهریزی تولید به ثبت اطلاعات محدود نمیشود و به ابزاری برای پیشگیری از توقف عملیات تبدیل شده.
اگر شما هم گاهی با چنین مشکلاتی روبرو میشوید در ادامه با ستکا همراه باشید تا با راهحل نهایی این چالشها آشنا شویم.
مایک گریفیث رئیس شرکت Major Tool & Machine: "استفاده از دادههای زمانبندی واقعی، دقت ما را در اعلام زمان تحویل به مشتریان افزایش داد و همین موضوع اعتماد مشتریان را تقویت کرد."
چرا کمبود قطعه در سازمانها دیر شناسایی میشود؟
معمولا کمبود قطعه یک اتفاق ناگهانی یا تصادفی نیست. گاهی به دلیل نبود اطلاعات دقیق و هماهنگ نبودن واحدها مختلف این چالشها در زمان مناسب شناسایی و رفع نمیشوند و همین ناهماهنگی باعث میشود، دقیقا زمانی که خط تولید آماده آغاز عملیات است با نبود قطعات مورد نیاز مواجه شود. در ادامه بررسی میکنیم که چرا کمبود قطعات معمولاً دیر شناسایی میشود؟
- مغایرت موجودی واقعی و سیستمی
زمانی که موجودی سیستم با موجودی انبار مطابقت ندارد، برنامهریزی تولید بیهوده است؛ گاهی یک قطعه در سیستم موجود است؛ اما در انبار نیست. همین مغایرتها موجب میشود درست پیش از آغاز تولید متوجه این موضوع شوید و ضمن اتلاف وقت و هزینه، اعتبار مجموعه نیز خدشه دار شود.
- ثبت نشدن بهموقع مصرف قطعات
یکی از رایجترین دلایل ایجاد مغایرت در موجودی، ثبت نشدن بهموقع مصرف قطعات است. زمانی که اطلاعات با تاخیر در سیستم ثبت میشود، سایر واحدها از وضعیت واقعی انبار مطلع نیستند و تصمیمات بر مبنای دادههایی منسوخ شده اتخاذ میشود. در ستکا بهمحض انجام عملیات، ورود، خروج و مصرف کالا در سیستم ثبت میشود؛ اینگونه موجودی کالاها همواره بهروز است و اطلاعات مورد استفاده واحدهای خرید، انبار و تولید با وضعیت واقعی انبار مطابقت دارد.
- نبود دید یکپارچه
اگر اطلاعات تیم تولید، انبار، مسئول تامین و سایر بخشها در یک بستر واحد در دسترس نباشد، هیچکدام تصویر واضحی از وضعیت واقعی زنجیره تأمین نخواهند داشت؛ در نتیجه ضمن شناسایی دیرهنگام کمبودها، در اجرای برنامههای تولید نیز وقفه ایجاد میشود.
چرا اکسل و سیستمهای جزیرهای پاسخگوی این چالش نیستند؟
کنترل موجودی، برنامهریزی تولید و مدیریت تأمین، فرآیندهایی هستند که به اطلاعات دقیق، بهروز و هماهنگ نیاز دارند. زمانی که هر بخش از سازمان از ابزار یا فایل مستقلی استفاده میکند، جریان اطلاعات از بین میرود و تصمیمها بر پایه دادههایی گرفته میشود که ممکن است با واقعیت مطابقت نداشته باشند. در چنین شرایطی، شناسایی کمبود قطعات معمولاً زمانی اتفاق میافتد که خط تولید آماده شروع است و فرصت پیشگیری از دست رفته است.
محدودیتهای اکسل: اکسل و سیستمهای جزیرهای تنها برای ثبت اطلاعات مناسب هستند و نمیتوانند ارتباط لحظهای میان موجودی انبار، خرید و تولید را برقرار کند.
نبود هشدار: با نزدیک شدن به حداقل موجودی هیچ هشدار خودکاری برای اقدام بهموقع و جلوگیری از کمبود قطعات صادر نمیشود.
نبود کنترل فرآیند: فرآیندهای خرید، انبار و تولید بهصورت مستقل مدیریت میشوند و پیش از آغاز تولید، کنترل جامعی روی آماده بودن تمام قطعات مورد نیاز انجام نمیشود.
پیامدهای توقف تولید در بخشهای مختلف سازمان
کمبود یک قطعه کوچک شاید در ظاهر منجر به توقف خط تولید شود؛ اما در واقع پیامدهای عملیاتی متعددی را در بخشهای مختلف سازمان ایجاد میکند. پیامدهایی که هزینه زیادی را به سازمان متحمل میکند، شاید چندین برابر ارزش خود قطعه! در ادامه با پیامدهای توقف تولید در بخشهای مختلف سازمان آشنا میشویم.
اثر روی تولید
توقف یا تاخیر در تولید نخستین پیامدی است که از کمبود قطعات ناشی میشود. در اینصورت علاوه بر اینکه خط تولید با تاخیر راهاندازی میشود، ظرفیت خطوط تولید بلااستفاده میماند، تجهیزات بدون خروجی فعال هستند و نیروی انسانی نیز نمیتواند مطابق برنامه به فعالیت خود ادامه دهد. ستکا به جهت رفع چنین مشکلاتی با طراحی و عرضه نرم افزار تولید ستکا کلیه این چالشها را در کوتاهترین زمان و به بهترین شکل برطرف کرده.
اثر روی خرید
واحد تولید به محض اطلاع از کمبود قطعات باید در کوتاهترین زمان، قطعه موردنیاز را تامین کند. در این مسیر گاهی با مشکلاتی همچون افزایش هزینه، محدود شدن گزینههای تأمین و پذیرش ریسک بیشتر روبرو میشود؛ گاهی نیز تأمینکننده اصلی امکان تحویل فوری ندارد و سازمان ناچار میشود از تأمینکنندگان جایگزین خرید کند. چنانچه شما نیز با چنین چالشهایی روبرو هستید، میتوانید همین حالا ضمن بهرهمندی از امکانات نرم افزار خرید ستکا از خدمات مشاوره تخصصی نیز استفاده کنید.
اثر روی فروش
توقف تولید، برنامهریزی و زمانبندی تیم فروش را نیز دستخوش تغییرات میکند؛ زیرا کوچکترین تاخیر، تحویل سفارشات و تعهدات انجام شده با مشتری را مختل میکند و علاوه بر ایجاد فشار بر تیم فروش به هماهنگی مجدد با مشتری و مدیریت زمان تحویل نیاز دارد. اینها چالشهایی هستند که به آسانی با نرمافزار فروش ستکا برطرف خواهند شد.
اثر روی مالی
کمبود یک قطعه کوچک و توقف تولید، هزینههایی را به سازمان تحمیل میکند که در برنامه اولیه پیشبینی نشده است. خرید اضطراری، افزایش قیمت تأمین، توقف عملیات تولید و تغییر برنامههای اجرایی، هزینههای مستقیمی را به همراه دارد که مدیریت آن بر عهده تیم مالی سازمان است، البته میتوایند این وظایف را به نرم افزار مدیریت حسابداری ستکا بسپارید.
اثر روی رضایت مشتری
مشتریان معمولا به اینکه با کمبود قطعه مواجه هستید، توجهی ندارند. آنها صرفا نتیجه نهایی را ارزیابی میکنند. زمانی که تولید با تاخیر و تحویل سفارش بهموقع انجام نشود، مشتریان اعتماد خود را از دست میدهند و احتمال از دست رفتن سفارشهای آینده و کاهش اعتبار سازمان وجود دارد.
نرمافزار ERP ستکا چگونه از توقف تولید جلوگیری میکند؟
داگ واتس (مدیرعامل شرکت The Metalworking Group): "از نظر برنامهریزی، تفاوت بین قبل و بعد از استقرار ERP، مانند تفاوت شب و روز است."
برای جلوگیری از توقف تولید ضمن تامین قطعات، باید پیشزمینههای لازم برای عملیات تولید را در نظر بگیرید. در نرمافزار ERP ضمن یکپارچهسازی اطلاعاتِ بخشهای انبار، خرید و تولید، شرایطی فراهم شده تا سازمان بر اساس اطلاعات بهروز و واقعی تصمیمگیری کنند، نه بر پایه دادههای پراکنده یا ثبتهای دستی. اینگونه علاوه بر کاهش ریسک توقف خطوط تولید، دقت در برنامهریزی نیز افزایش مییابد.
بررسی موجودی واقعی
اولین گام برای جلوگیری از توقف تولید، ثبت دقیق ورود، خروج، انتقال و مصرف کالا و همچنین مشاهده موجودی واقعی انبار است. اینگونه تصمیمات سازمان بر اساس اطلاعات معتبر اتخاذ میشود.
موجودی رزرو شده
همیشه وجود کالا در انبار به معنای قابل استفاده بودن آن نیست. گاهی بخشی از موجودی به صورت رزرو شده نمایش داده میشود تا در جریان تولید قرار نگیرد. وجود این مفهوم (موجودی قابل استفاده و موجودی رزروشده) از بروز هرگونه خطا در حوزه برنامهریزی جلوگیری کرده و ظرفیت واقعی انبار را نمایش میدهد.
نقطه سفارش
گاهی اقدامات دیرهنگام تیم تامین منجر به کمبود قطعات میشود. تعریف نقطه سفارش، پیش از رسیدن به سطح موجودی بحرانی و ثبت خرید در زمان مناسب این امکان را فراهم میکند تا قطعات مورد نیاز پیش از توقف تولید در دسترس باشند.
قوانین تامین
همه کالاها تحت شرایط یکسانی تامین نمیشوند. برخی مستقیما خریداری میشوند و برخی دیگر را باید از قبل سفارشگذاری کرد. اگر از این قوانین اطلاع داشته باشید، با ثبت سفارش در زمان مناسب، فرآیند تامین و تولید را همسو کرده تا ضمن جلوگیری از توقف تولید، سفارشات در زمان مناسب تحویل داده شوند.
زمان تحویل (Lead Time)
یکی از عواملی که بر برنامهریزی تولید تاثیر میگذارد، فاصله زمانی بین سفارش تامین قطعه تا دریافت کالا است. اگر به این موضوع توجه نشود سفارشات تولید، زودتر از تامین قطعه وار چرخه عملیات میشوند و همین امر منجر میشود با کمبود قطعه مواجه شوید؛ پس با در نظر گرفتن Lead Time احتمال توقف خطوط تولید را کاهش دهید.
BOM
هر محصول بر اساس ساختار مواد و قطعات ویژهای تولید میشود. بررسی ساختار BOM پیش از آغاز تولید مشخص میکند که آیا تمام اقلام موردنیاز برای اجرای سفارش در دسترس هستند یا خیر. به این ترتیب، کمبود قطعات پیش از ورود سفارش به خط تولید شناسایی میشود، نه زمانی که عملیات آغاز شده است.
انتقال و ردیابی کالا بین انبارها
با ستکا جزئیات جابهجایی و گردش کالا به صورت یکپارچه، قابل پیگیری است و ثبت سوابق ورود، خروج، انتقال و مصرف کالا در دسترس همه واحدها قرار میگیرد تا به محض تغییر محل نگهداری کالاها بدون ایجاد مغایرت، هر واحد از محل استقرار و وضعیت کالاهای موردنیاز خود آگاه شود.
سفارش خرید خودکار
پس از رسیدن موجودی به نقطه سفارش، فرآیند تأمین میتواند بدون وابستگی به کنترلهای دستی آغاز شود. این قابلیت، زمان واکنش واحد خرید را کاهش میدهد و احتمال فراموش شدن یا تاخیر در ثبت درخواستهای خرید را به حداقل میرساند.
هشدار کمبود موجودی
کاهش موجودی کالاهای مهم، پیش از ایجاد اختلال در تولید به مدیران و کاربران مرتبط اطلاع داده میشود تا فرآیند تأمین در زمان مناسب آغاز شود.
سفارشهای در معرض تاخیر
سفارشهایی که به دلیل کمبود قطعات یا مشکلات تأمین با ریسک تأخیر مواجه هستند، پیش از رسیدن به مرحله بحران قابل شناسایی خواهند بود و امکان برنامهریزی مجدد برای آنها فراهم میشود.
جمع بندی
کمبود یک قطعه، معمولاً آغاز یک بحران نیست؛ بلکه نتیجه زنجیرهای از تصمیمهایی است که بر پایه اطلاعات ناقص یا دیرهنگام گرفته شدهاند. هرچه سازمان زودتر از تغییرات موجودی، نیازهای تولید و وضعیت تأمین مطلع شود، فرصت بیشتری برای پیشگیری از توقف عملیات خواهد داشت.
ستکا با یکپارچهسازی فرآیندهای خرید، انبار، تولید و فروش، شرایطی را فراهم میکند که تصمیمهای سازمان پیش از وقوع مشکل اتخاذ شوند. دسترسی به اطلاعات واقعی، کنترل مداوم موجودی، مدیریت هوشمند تأمین و هماهنگی میان واحدهای مختلف، به سازمان کمک میکند از مدیریت بحران فاصله بگیرد و فرآیندهای تولید را با اطمینان بیشتری برنامهریزی و اجرا کند. زیرا در یک سیستم ERP، هدف تنها ثبت اطلاعات نیست؛ هدف، ایجاد دیدی است که مدیر بتواند پیش از توقف خط تولید، بهترین تصمیم را بگیرد.