نرم افزار حضور و غیاب
نرمافزار حضور و غیاب ستکا ابزاری است متمرکز که با یکپارچهسازی فرآیند ثبت تردد، محاسبه هوشمند کارکرد و ارتباط مستقیم با سایر ماژولهای نرمافزار ERP، این چرخه را به یک فرآیند دقیق، خودکار و قابلاعتماد تبدیل میکند.
با ستکا تفاوتی ندارد که پرسنل شما از طریق دستگاه حضور و غیاب، کیوسک، موبایل یا پنل تحت وب ورود و خروج خود را ثبت کنند؛ تمام ترددها در یک بستر یکپارچه مدیریت میشود تا با بیشترین سرعت و کمترین خطا محاسبات حقوق و دستمزد، کنترل منابع انسانی و تصمیمگیری انجام شود؛ در اینصورت دیگر خبری از چالشهایی همچون ثبت دستی ورود و خروج، اختلاف در محاسبه کارکرد، خطاهای مکرر در اضافهکاری و کسری کار، مدیریت شیفتهای پیچیده و ناهماهنگی با حقوق و دستمزد نیست و میتوانید در سریعترین زمان و به دقیقترین شکل هر اطلاعاتی که در مورد حضور و غیاب کارکنان خود نیاز دارید را استخراج و در دسترسی سایر بخشها قرار دهید.
یکپارچگی ماژول حضور و غیاب با سایر بخشهای ستکا
یکپارچگی ماژول حضور و غیاب ستکا با سایر ابزارهای ERP موجب میشود دادههای تردد صرفاً یک گزارش خشک نباشد و مستقیماً بر فرآیندهای مالی و عملیاتی اثر بگذارد.
حقوق و دستمزد
دادههای حضور و غیاب مستقیماً وارد موتور فرمولنویسی حقوق میشوند تا مقادیر اضافهکاری، کسر کار، تعجیل و تاخیر بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات، در فیش حقوقی اعمال گردند؛ همچنین یکپارچگی این ماژول به سازمان اجازه میدهد خروجیهای لازم برای لیست بیمه و مالیات را بر اساس کارکرد واقعی افراد در پروژههای مختلف به صورت تفکیک شده تولید کند.
تولید
در بخش تولید، زمان حضور اپراتور در ایستگاههای کاری مانند برش یا مونتاژ ثبت میشود و سیستم هزینه نفر-ساعت واقعی او را مستقیماً در بهای تمام شده محصول لحاظ میکند. از طرفی سیستم میتواند با تطبیق زمان حضور واقعی اپراتور و زمان استاندارد تعریف شده در بیوم (BOM)، گزارشهای کاهش سرعت تولید یا انحراف از برنامه را به صورت هوشمند صادر کند.
مدیریت پروژه و تایمشیت
پرسنل میتوانند زمان حضور خود را به تفکیک تسکها و پروژهها ثبت کنند. این دادهها با زمان ورود و خروج کلی تطبیق داده میشود تا مشخص گردد چقدر از زمان حضور فرد صرف فعالیتهای مفید پروژهای شده است.
کارمندان
تمامی اطلاعات پرسنلی، مدیر مستقیم، ساختار سازمانی، قرارداد و برنامه کاری هر کارمند بهصورت یکپارچه در محاسبات حضور و غیاب استفاده میشود؛ بدون ثبت اطلاعات تکراری یا ایجاد مغایرت بین سیستمها.
برنامهریزی
شیفتهای ثابت، نوبتی، چرخشی، شناور و حتی الگوهای پیچیده مانند 24×24 مستقیماً مبنای محاسبه کارکرد، تاخیر، تعجیل و اضافهکاری قرار میگیرند تا محاسبات دقیقاً مطابق برنامه واقعی انجام شود.
مرخصی
درخواستهای مرخصی تأییدشده بهصورت خودکار در محاسبات حضور و غیاب لحاظ میشوند؛ بنابراین غیبتهای مجاز بهعنوان کسری کار یا غیبت غیرموجه ثبت نخواهند شد و خطاهای محاسباتی منابع انسانی به حداقل میرسد.
امکانات نرم افزار حضور و غیاب ستکا
اولین گام برای مدیریت حضور کارکنان ثبت ورود و خروج آنهاست؛ اما با گسترش سازمانها و رشد کسب و کار معمولا موضوعاتی مانند شیفتهای متغیر، اضافهکاری، کنترل تردد، گزارشهای مدیریتی و ارتباط با حقوق و دستمزد تبدیل به چالشی مهم میشوند و دقیقا اینجاست که اهمیت و ضرورت داشتن یک نرم افزار حضور و غیاب مشخص میشود. در ادامه با صفر تا صد امکانات نرمافزار حضور و غیاب ستکا آشنا میشویم.
1-ثبت تردد کارکنان
با ستکا امکان مدیریت متمرکز دستگاهها در لوکیشنهای مختلف مثلاً کارخانه و دفتر با فواصل زیاد در یک دیتابیس واحد وجود دارد. شما میتوانید از روشهای متنوع همچون از طریق وب، موبایل، کیوسک، دستگاههای اثر انگشت، تشخیص چهره، کارت RFID، بارکد و PIN تردد خود را ثبت کنید تا در نهایت همه اطلاعات در یک پایگاه داده متمرکز ثبت شود و بدون نیاز به انتقال یا تجمیع دستی، مبنای محاسبات حضور، اضافهکاری و سایر فرآیندهای منابع انسانی قرار گیرد.
2-تعریف و مدیریت شیفتهای کاری
معمولا سازمانها یک الگوی ثابت کاری ندارند و هر مجموعه به مدل متفاوتی برای مدیریت نیروی انسانی نیاز دارد. با ستکا ضمن تعریف و مدیریت انواع شیفتهای اداری، شناور، نوبتی، چرخشی، ۲۴ ساعته و چندشیفته این امکان برای شما فراهم شده تا بدون پیچیدگی و هیچ محدودیتی ساعت موظفی، زمان ورود و خروج، الگوی استراحت، شیفتهای شبانه، جابهجایی شیفت کارکنان و محاسبات مرتبط را متناسب با برنامه کاری هر فرد مدیریت کنید.
3-محاسبه کارکرد کارکنان
ماژول حضور و غیاب ستکا ضمن ثبت زمان ورود و خروج تمام شاخصهای کلیدی مانند اضافهکاری، تأخیر، تعجیل و کسری کار را بر اساس قوانین منابع انسانی در نظر میگیرد و با تعریف دقیق شیفت کاری، تلرانسهای تعریفشده، زمانهای استراحت، خروج خودکار و قوانین سازمان، کارکرد واقعی هر کارمند را بهصورت هوشمند محاسبه میکند. در ادامه نیز این دادههایی دقیق و قابل استناد را مستقیماً در محاسبه مرخصی و حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار میدهد.
4-مدیریت اضافهکاری و کسری کار
در نرمافزارهای حضور و غیاب که بر پایه ERP هستند ابتدا قوانین متنوع اضافهکاری متناسب با قراردادها، شیفتهای کاری و سیاستهای منابع انسانی تعریف میشود؛ سپس از لحظه ثبت تردد تا تایید نهایی و محاسبه مبلغ قابل پرداخت، همه مراحل در یک بستر واحد انجام میدهد تا علاوه بر حذف محاسبات دستی، هزینههای نیروی انسانی دقیقتر کنترل شود و هر ساعت اضافهکاری دقیقاً مطابق با سیاستهای سازمان تسویه شود.
5- مانیتورینگ حضور کارکنان
با نرم افزار حضور و غیاب ستکا به یک داشبورد لحظهای دسترسی دارید که از طریق آن میتوانید جزئیات مربوط به کارکنان حاضر، غایب، خروجنزده یا دارای ثبتهای ناقص را مشاهده کنید و بتوانید قبل از بروز مغایرتها و اختلاف در کارکرد یا حقوق و دستمزد، آنها را اصلاح کنید اینگونه مدیران و کارشناسان منابع انسانی میتوانند ضمن دسترسی متمرکز به وضعیت حضور کارکنان، مدیریت نیروهای عملیاتی، کنترل شیفتها و تصمیمگیری روزانه را نیز سریعتر، دقیقتر و مبتنی بر دادههای واقعی انجام دهند.
6-مدیریت خطاهای ثبت تردد
وجود خطا در فرایند ورود و خروج میتواند به صورت مستقیم بر محاسبه کارکرد، اضافهکاری و حقوق و دستمزد تأثیر میگذارند. ستکا با در نظر گرفتن ابزارهای کنترلی همچون روشهای متنوع ثبت، آدرس IP و موقعیت مکانی (GPS) خطاهای انسانی را قبل از تبدیل شدن به مغایرتهای مالی و اداری مدیریت میکند. در اینصورت اگر کارمندی فراموش کند خروج خود را ثبت کند، بهراحتی ثبتهای ناقص شناسایی میشوند و مدیران مجاز میتوانند پس از بررسی، اطلاعات را اصلاح کنند. در شرایط خاص همچون قطعی برق یا قطع شدن اینترنت که گاها با آن مواجه هستیم نیز امکان ثبت دستی تردد وجود دارد تا هیچ سابقهای از چرخه حضور و غیاب سازمان حذف نشود.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
اگر تمایل به مشاهده قدرت این نرمافزار هستید کافیست فرم زیر را پر کنید تا دسترسی دمو نرمافزار انبارداری به شما داده شود.
مزایای استفاده از ماژول حضور و غیاب ستکا
اگر جزئیات مربوط به حضور و غیاب در دسترس سایر بخشهای سازمان نباشد، با دردسرهایی همچون اختلاف در محاسبات، دوبارهکاری و تاخیر در تصمیمگیری روبروخواهید شد. ستکا ضمن یکپارچه سازی اطلاعات در تمام سازمان فرآیندهای منابع انسانی، برنامهریزی شیفتها، مرخصی و حقوق و دستمزد را با کاهش خطاهای عملیاتی و تسریع فرآیندهای منابع انسانی و دسترسی مدیران مدیریت و کنترل میکند.
این تنها یکی از مزایای ماژول حضور و غیاب ستکا است. در ادامه با سایر مزیتهای این ابزار آشنا میشویم.
مزیت | چه نتیجهای برای سازمان دارد؟ |
حذف ثبتهای دستی و فایلهای پراکنده | کاهش خطا، دوبارهکاری و مغایرت اطلاعات |
محاسبات دقیق و قابل اتکا | کاهش اختلافات حقوق و دستمزد و افزایش شفافیت کارکرد کارکنان |
مشاهده لحظهای وضعیت حضور کارکنان | تصمیمگیری سریعتر مدیران و کنترل بهتر عملیات روزانه |
پشتیبانی از سازمانهای تکشعبه و چندشعبه | مدیریت متمرکز اطلاعات حضور و غیاب در تمام واحدها |
کاهش بار عملیاتی منابع انسانی | حذف ورود مجدد اطلاعات و سادهسازی فرآیندهای روزانه |
دادههای قابل تحلیل | تبدیل اطلاعات تردد به گزارشهای مدیریتی برای بهبود بهرهوری و برنامهریزی نیروی انسانی |
تکنولوژی تخلیه آنی (Push) | تخلیه دادهها به محض ثبت در دستگاههای دارای برد ZKTeco، |
اتصال مستقیم بیومتریک: | اتصال بدون واسطه به انواع دستگاههای حضور و غیاب شامل اثر انگشت و تشخیص چهره. |
تنوع قراردادها | پشتیبانی از انواع الگوهای کاری استاندارد اداری، شیفتی و نفر-ساعتی |
مدیریت شیفتهای پیچیده | |
بومیسازی برای سازمانهای ایرانی | هماهنگی با فرآیندهای منابع انسانی و الزامات کسبوکارهای داخلی |
فرآیند مدیریت حضور و غیاب در ستکا
ماژول حضور و غیاب ستکا صفر تا صد فرآیند حضور و غیاب را بدون ورود مجدد اطلاعات و بدون محاسبات دستیبهصورت یکپارچه، خودکار و قابل ردیابی مدیریت میکند. از تعریف ساختار سازمان گرفته تا ثبت تردد، محاسبه کارکرد و انتقال اطلاعات به حقوق و دستمزد، همگی در بهترین حالت مدیریت میشود.
1. تعریف محلهای مجاز حضور: محدودههای کاری را بر اساس موقعیت مکانی، شبکه WiFi یا دستگاههای حضور و غیاب تعریف کنید.
2. تعریف شیفتها و قوانین کاری: شیفتهای ثابت، شناور، چرخشی، شبکاری، قوانین اضافهکاری، تاخیر، تعجیل و سایر سیاستهای حضور را متناسب با ساختار سازمان پیکربندی کنید.
3. معرفی کارکنان و تخصیص دسترسی: کارکنان را در سیستم تعریف کرده و دسترسی آنها به اپلیکیشن، وب یا سایر روشهای ثبت تردد را تعیین کنید.
4. ثبت ورود و خروج: کارکنان تردد خود را از طریق دستگاه حضور و غیاب، کیوسک، وب، موبایل یا GPS ثبت میکنند.
5. کنترل و اعتبارسنجی اطلاعات: تمام ثبتها بر اساس شیفت، تقویم کاری و قوانین سازمان بررسی شده و مغایرتها بهصورت خودکار شناسایی میشوند.
6. محاسبه هوشمند کارکرد: مقادیر تعجیل، تاخیر و اضافهکاری به صورت هوشمند و بر اساس انحراف از شیفت تعریف شده، تا سطح دقیقه محاسبه میشوند
7. مدیریت زمان استراحت: با ستکا قابلیت کسر خودکار زمانهای ناهار، صبحانه یا استراحت از مجموع کارکرد برای رسیدن به ساعت خالص فعالیت فراهم است.
گزارشها و داشبوردهای حضور و غیاب
در ماژول حضور و غیاب ستکا سیستم گزارشدهی و داشبوردهای مدیریتی ماژول حضور و غیاب فراتر از یک لیست ساده ورود و خروج است و ابزارهای تحلیلی قدرتمندی را در اختیار مدیران و کارکنان قرار میدهد. برخی از این گزارشه عبارتند از:
داشبوردهای مدیریتی شخصیسازی شده
پایش شاخصهای کلیدی (KPI): مدیران میتوانند نمودارهای مهم مانند ساعات اضافهکاری ماهانه، میزان تاخیرها یا وضعیت حضور پرسنل را به داشبورد شخصی خود پین کنند تا در لحظه ورود به سیستم، نمایی کلی از انضباط سازمانی داشته باشند.
شناسایی نقاط گلوگاه: سیستم امکان نمایش تیکتها یا تسکهای معوق پرسنل را در کنار دادههای حضور و غیاب فراهم میکند تا مدیران متوجه شوند غیبت یا کسر کار در کدام بخشها باعث توقف پروژه شده است.
ابزارهای گزارشدهی پیشرفته
نمای پیوت (Pivot View): این قابلیت به مدیران اجازه میدهد گزارشهای پویا بسازند. برای مثال، میتوان در سطرها نام «کارمند» و در ستونها «ماه» یا «واحد سازمانی» را قرار داد و مجموع کارکرد، اضافهکاری (اول وقت و پایان وقت) و کسر کار را با چند کلیک استخراج کرد.
گزارشهای نموداری: امکان تبدیل دادههای حضور و غیاب به انواع نمودارهای خطی، دایرهای و میلهای برای تحلیل روند انضباطی سازمان در بازههای زمانی مختلف وجود دارد.
اکسل داخلی (Spreadsheet): ستکا دارای یک محیط اکسل داخلی است که مستقیماً به دیتابیس متصل است. مدیران میتوانند گزارشهای تحلیلی پیچیده مانند نسبت هزینههای اضافهکاری به سودآوری پروژه را با فرمولنویسی زنده در این محیط ایجاد کنند.
شفافیت در پورتال شخصی کارکنان
گزارش کارکرد فردی: هر کارمند در کارتابل شخصی خود به گزارش لحظهای ترددهای روزانه، وضعیت حضور و غیاب و مجموع ساعات کارکرد ماهانه دسترسی دارد که نیاز به استعلام دستی از واحد منابع انسانی را حذف میکند
گزارشهای تحلیلی و هشدارهای هوشمند
هشدارهای خودکار: سیستم قابلیت تنظیم کنشهای برنامهریزی شده را دارد؛ به طوری که اگر میزان تاخیر یا غیبت از حد مجاز فراتر رود، به صورت خودکار از طریق پیامک یا نوتیفیکیشن به مدیر مربوطه اطلاعرسانی میکند.
تحلیل کاهش سرعت تولید: در بخش عملیاتی، مدیران میتوانند گزارشهای انحراف از برنامه را دریافت کنند. اگر حضور واقعی اپراتور در ایستگاه کاری کمتر از زمان استاندارد باشد، سیستم گزارش "کاهش سرعت" صادر میکند.
امکان تبدیل اضافهکاری به مرخصی جبرانی وجود دارد؟
بله. در صورتی که سیاست سازمان بر استفاده از مرخصی جبرانی باشد، مدیر میتواند اضافهکاری تأییدشده را بهجای پرداخت مالی، به مرخصی قابل استفاده برای کارکنان تبدیل کند.
کارکنان میتوانند بدون دستگاه حضور و غیاب، ورود و خروج خود را ثبت کنند؟
بله. علاوه بر دستگاههای حضور و غیاب، کارکنان میتوانند در صورت داشتن دسترسی، از طریق سامانه و همچنین حالت Kiosk، ورود و خروج خود را ثبت کنند.
امکان ثبت موقعیت مکانی (GPS) هنگام ورود و خروج وجود دارد؟
بله. در صورت صدور مجوز توسط کاربر، ستکا میتواند اطلاعاتی مانند مختصات GPS و آدرس IP را هنگام ثبت ورود و خروج ذخیره کند تا کنترل دقیقتری بر محل ثبت تردد وجود داشته باشد.
مدیران میتوانند سوابق حضور و غیاب را بررسی، اصلاح یا تأیید کنند؟
امکان مدیریت و تأیید اضافهکاری قبل از پرداخت وجود دارد؟
بله. سازمان میتواند فرآیند تأیید اضافهکاری را بهصورت خودکار یا از طریق مدیران تعریف کند تا تنها ساعات تأییدشده وارد فرآیند حقوق و دستمزد یا مرخصی جبرانی شوند.
ستکا گزارشهای مدیریتی و خروجیهای تحلیلی ارائه میدهد؟
بله. ماژول حضور و غیاب ستکا گزارشهای تحلیلی، Pivot، داشبوردهای مدیریتی و ابزارهای پیشرفته تحلیل داده را برای بررسی کارکرد، اضافهکاری، کسری کار و وضعیت حضور کارکنان در اختیار مدیران قرار میدهد.