ماژول خدمات ستکا
نرم‌افزار خدمات ستکا سیستمی است متمرکز و یکپارچه که طیف متنوعی از ماژول‌های خدماتی همچون مدیریت پروژه، تعمیر در محل، میز خدمت (تیکتینگ)، برنامه ریزی و قرار ملاقات‌ها را در بر می‌گیرد و پارامترهایی همچون زمان، ظرفیت نیروی انسانی، درخواست مشتری، محل انجام کار و پیگیری عملیات را مدیریت و کنترل می‌کند تا جریان خدمت به صورت قابل کنترل در نرم افزار ERP انجام شود.
- مدیریت پروژه
- ظرفیت نیروی انسانی
- پیگیری عملیات
ماژول خدمات ستکا چیست؟
اگر شما هم روزانه با خدماتی همچون نصب، تعمیر، پشتیبانی، نگهداری، مشاوره، بازدید یا اجرای پروژه سر و کار دارید؛ قطعا به یک سیستم خدماتی منسجم نیاز دارید که از لحظه شروع تا برنامه‌ریزی و اجرا را به آن واگذار کنید تا با مدیریت و کنترل زمان، ظرفیت نیروی انسانی، درخواست مشتری، محل انجام کار و پیگیری عملیات صفر تا صد این زنجیره به صورت متمرکز و یکپارچه اجرا شود.
در ستکا ابزار مدیریت پروژه و جدول زمانی ساختار اجرای کار را مشخص می‌کند؛ میز خدمت (تیکتینگ) درخواست‌ها و مسائل مشتری را رسیدگی می‌کند؛ برنامه‌ریزی و قرار ملاقات‌ها زمان و ظرفیت تیم را هماهنگ می‌کند و تعمیر در محل اجرای مأموریت‌های میدانی را پوشش می‌دهد.
شرکت‌های خدماتی، کسب‌وکارهای تولیدی، بازرگانی و سایر سازمان‌ها نیز می‌توانند با تکیه بر قابلیت‌ها و امکانات ستکا عملیات خدماتی خود در همین جریان قرار دهند و ارتباط آن را با سایر فعالیت‌های سازمان حفظ کنند. در نهایت، زمان واقعی فعالیت، وضعیت پروژه و وظایف، سابقه تیکت‌ها، برنامه کارشناسان و نتیجه مأموریت‌ها تصویری روشن از وضعیت عملیات خدمات در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
معرفی ماژول‌های نرم‌افزار خدمات ستکا
بستر خدمات ستکا از ماژول‌های متنوعی تشکیل شده که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
مدیریت پروژه
ماژول مدیریت پروژه یکی از زیر مجموعه‌های بستر خدماتی ستکاست که اجرای خدمت را از سطح پروژه به وظایف عملیاتی تقسیم می‌کند و مسئول هر فعالیت، زمان تخصیص‌یافته، مهلت انجام و وضعیت پیشرفت را در همان جریان کاری مشخص می‌کند. وابستگی میان وظایف نیز برای پروژه‌هایی که فعالیت‌ها باید به ترتیب مشخصی انجام شوند، اهمیت دارد؛ تکمیل یک فعالیت می‌تواند شرط شروع فعالیت بعدی باشد. در پروژه‌های قابل صورتحساب، بررسی هزینه‌ها، درآمد و سودآوری نیز تصویر دقیق‌تری از عملکرد اقتصادی پروژه ارائه می‌دهد.
جدول زمانی
از دیگر ابزارهای زیر مجموعه سیستم خدمات ستکا می‌توان به جدول زمانی اشاره کرد که ارتباط میان تاریخ شروع و پایان فعالیت، مهلت انجام، ساعات تخصیص‌یافته و زمان واقعی کار را برقرار می‌کند تا مدیر خدمات برنامه اجرای وظایف را در کنار ظرفیت نیروی انسانی بررسی کند و نقاط تأخیر یا انحراف از برنامه را زودتر تشخیص دهد. از طرفی ارتباط ماژول برنامه‌ریزی با Timesheets امکان مقایسه ساعات برنامه‌ریزی‌شده با زمان واقعی صرف‌شده را فراهم می‌کند؛ موضوعی که برای کنترل بهره‌وری و برآورد دقیق هزینه اجرای خدمات اهمیت دارد.
تعمیر در محل
با ماژول تعمیر در محل ستکا می‌توانید فعالیت‌های کارشناسان و نیروهای خدماتی را به وظایف مشخص، مشتری، زمان برنامه‌ریزی‌شده و محل انجام کار وصل کنید؛ اینگونه اطلاعات محل خدمت و برنامه روزانه کارشناس، هماهنگی عملیات میدانی را دقیق‌تر می‌کند و مسیر انجام مأموریت‌ها نیز می‌تواند بر اساس موقعیت فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شود. برای کارهای تکرارشونده یا استاندارد نیز می‌توان دستورالعمل، چک‌لیست، فیلدهای موردنیاز و مستندات اجرای کار را در اختیار نیروی حاضر در محل قرار داد تا نتیجه عملیات نیز در همان فرآیند ثبت شود.
میز خدمت (تیکتینگ)
با میز خدمت ستکا درخواست‌های مشتریان را فرایندهای اجرایی متصل کنید و وضعیت هر درخواست را بر اساس مراحل تعریف‌شده پیگیری کنید؛ اینگونه تیم‌های پشتیبانی می‌توانند تیکت‌ها را بر اساس مسئول، وضعیت، اولویت، نوع درخواست و تخصص موردنیاز سامان‌دهی کنند و حجم کار هر کارشناس را در فرآیند رسیدگی در نظر بگیرند. این ساختار، پشتیبانی را از مجموعه‌ای از تماس‌ها و پیام‌های پراکنده به یک فرآیند خدماتی قابل ردیابی تبدیل می‌کند؛ فرآیندی که سابقه درخواست و وضعیت رسیدگی به آن در طول چرخه خدمت باقی می‌ماند.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی ستکا زمان انجام فعالیت‌ها را با در نظر گرفتن نیروی مسئول و برنامه کاری او می‌سنجد تا تخصیص کار بر اساس ظرفیت نیرو انجام شود. در پروژه‌های خدماتی، برنامه‌ریزی می‌تواند در کنار ساعات تخصیص‌یافته و تایم‌شیت قرار بگیرد و به مدیر نشان دهد چه مقدار کار برنامه‌ریزی شده و چه مقدار زمان واقعاً صرف شده است. این ارتباط، پایه مناسبی برای کنترل بار کاری، شناسایی ظرفیت آزاد و تشخیص تعارض‌های برنامه‌ای ایجاد می‌کند.
قرار ملاقات‌ها
قرار ملاقات‌ها در ستکا این هماهنگی را در کنار سایر فعالیت‌های خدماتی قرار می‌دهند تا جلسات، بازدیدها و زمان مراجعه کارشناس از برنامه عملیاتی سازمان جدا نباشند. برای کسب‌وکارهایی که خدمات بر پایه نوبت، بازدید یا جلسات کارشناسی ارائه می‌شود، ارتباط میان قرار ملاقات و فعالیت خدماتی اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا هر زمان رزرو شده بخشی از ظرفیت عملیاتی سازمان است و باید در کنار سایر تعهدات تیم دیده شود. این نگاه، برنامه‌ریزی منابع را از یک تقویم ساده به بخشی از مدیریت ظرفیت خدمات تبدیل می‌کند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
وجه تمایز ماژول خدمات ستکا
آنچه موجب شده بستر خدماتی ستکا متمایز، شناخته‌شده و کاربردی شناخته شود، طیف متنوعی از ویژگی‌هایی است که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
یک چرخه خدماتی به‌جای چند ابزار عملیاتی جدا از هم
اتصال درخواست مشتری به پروژه، وظیفه و اجرای خدمت
ارتباط مستقیم پشتیبانی با عملیات خدمات پس از فروش
پیوند برنامه‌ریزی نیروی انسانی با پروژه و خدمات قابل فروش
تبدیل زمان صرف‌شده به داده عملیاتی و مبنای صورتحساب خدمات
اتصال عملیات میدانی به فروش، موجودی و فرآیند مالی
تداوم اطلاعات مشتری از درخواست و پشتیبانی تا اجرای خدمت
پوشش هم‌زمان خدمات پروژه‌محور، پشتیبانی و خدمات در محل
درخواست‌های پشتیبانی مشتریان در ستکا چگونه پیگیری می‌شوند؟
درخواست مشتری به تیکت تبدیل می‌شود و مسئول، وضعیت و روند رسیدگی آن مشخص می‌ماند تا تیم خدمات بتواند هر درخواست را تا نتیجه نهایی دنبال کند.
خدمات ستکا چگونه با سایر بخش‌های ERP ارتباط پیدا می‌کند؟
خدمات در بستر ERP ستکا با فرایندهایی مانند فروش، حسابداری، پروژه و کارکنان در ارتباط قرار می‌گیرد تا اطلاعات موردنیاز عملیات در سیستم‌های جداگانه پراکنده نشود.
ماژول خدمات ستکا برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
برای شرکت‌های خدماتی، فنی و مهندسی، پشتیبانی، تعمیر و نگهداری و کسب‌وکارهای پروژه‌محور که اجرای خدمت به برنامه‌ریزی، نیروی متخصص و پیگیری عملیات نیاز دارد.
خدمات در محل مشتری چگونه در ستکا مدیریت می‌شود؟
ارتباط خدمات با فروش و صورتحساب چگونه انجام می‌شود؟
اطلاعات پروژه، فعالیت و زمان صرف‌شده می‌تواند در ادامه فرآیند فروش و صورتحساب خدمت قرار بگیرد و فاصله میان اجرای خدمت و فرآیند مالی را کاهش دهد.
شرکت‌های پروژه‌محور چه استفاده‌ای از خدمات ستکا می‌کنند؟
- پروژه، وظایف، کارشناسان، برنامه زمانی و ساعات کار در یک جریان قرار می‌گیرند تا شرکت بتواند هم پیشرفت پروژه و هم منابع موردنیاز برای اجرای آن را دنبال کند.
هزینه تأییدشده چگونه وارد حسابداری می‌شود؟
هزینهٔ تأییدشده به‌صورت تکی یا گروهی به دفتر روزنامهٔ حسابداری منتقل می‌شود.
بازپرداخت هزینه کارکنان چگونه انجام می‌شود؟