نرم افزار امضا دیجیتال
ماژول امضای الکترونیک ستکا بستری است مستقل که بر پایه یک نرم افزار ERP یکپارچه و متمرکز فعالیت دارد و میتواند به عنوان جایگزینی کاربردی برای امضای سنتی فرآیندهای تأیید، تصویب و گردش اسناد را بدون نیاز به کاغذ مدیریت میکند. با راهاندازی این ماژول در سازمان خود میتوانید مطابق با گردش کار تعریفشده فرآیندهایی همچون قراردادها، درخواستهای خرید، اسناد منابع انسانی، فرمهای داخلی، مکاتبات و سایر مستندات را میان واحدهای مختلف جابهجا کنید تا توسط افراد مجاز امضا و تایید شود.
تایید هویت کاربران، ثبت قانونی و قابل استناد موافقت هر شخص با اسناد و مدارک دیجیتال از دیگر امکاناتی است که ماژول امضای الکترونیک ستکا برای شما به همراه دارد.
با امضای الکترونیک ستکا ضمن کاهش هزینههای عملیاتی و بهبود فرآیندهایی همچون رهگیری سوابق و کاهش احتمال خطا یا مفقود شدن مدارک میتوان در زمان نیز صرفه جویی کرد و چالشهایی همچون چاپ اسناد، امضای دستی، اسکن، ارسال و پیگیری تأییدیهها را به بهترین شکل و در کوتاهترین زمان پشت سر گذاشت.
امضای الکترونیک ستکا، یک ماژول و صد مزیت
افزایش حجم اسناد و تعداد ذینفعان به طور مستقیم به بهرهوری کل سازمان تاثیر دارد، به همین دلیل است که ستکا با طراحی و توسعه ماژول امضای الکترونیک، بستری یکپارچه برای ارسال، امضا، تایید و بایگانی اسناد ایجاد کرده که تمامی مراحل از ایجاد سند تا تایید نهایی و آرشیو، در یک سامانه متمرکز و با قابلیت رهگیری کامل انجام میشود.
با این ماژول ضمن یکپارچگی، سرعت اجرای فرآیندها افزایش و عملیات دستی کاهش مییابد، ضمن اینکه کنترلهای داخلی و شفافیت در مدیریت اسناد سازمانی را نیز به همراه دارد.
این موارد تنها بخشی از قابلیتهای ماژول امضای الکترونیک ستکا است در ادامه بیشتر با سایر مزایای آن آشنا میشویم .
ویژگیهای نرم افزار امضا الکترونیک ستکا
1-امضای الکترونیک بخشی از اکوسیستم ERP
امضای الکترونیک زمانی ارزش دارد که نه به صورت مستقل بلکه در تعامل با سایر ماژولهای ERP قرار بگیرد. ارتباط و اتصال امضای الکترونیک به ماژولهای خرید، فروش، منابع انسانی، مدیریت قراردادها، اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد و ماژول امور مالی، منجر به یکپارچگی، کاهش دوبارهکاری، افزایش قابلیت رهگیری، حفظ انسجام دادهها و تسریع اجرای فرآیندهای سازمانی میشود.
2-طراحی امضای چند مرحلهای
امضای چند نقشی و چندمرحلهای از اصلیترین مزایا و قابلیتهای ستکا است که به سازمانها کمک میکند یک زنجیره تأیید از پیش تعریفشده را بر اساس ماتریس اختیارات و نقشهای سازمانی تعریف کند.
بر اساس این مزیت ترتیب امضاها، وابستگی مراحل و نقش امضاکنندگان بهصورت دقیق در گردش کار تعریف میشود. این رویکرد ضمن انطباق فرآیند با سیاستهای داخلی سازمان، از ایجاد مانع در فرآیند تأیید، جابهجایی خارج از ترتیب مصوب و دور زدن کنترلهای سازمانی جلوگیری میکند.
3-یادآوری خودکار و کاهش توقف در گردش اسناد
یکی از چالشهای رایج که برخی سازمانها با آن مواجه میشوند انتظار برای اقدام کاربران است. ستکا با استفاده از مکانیزم یادآوری خودکار این مشکل را مدیریت میکند و با ارسال اعلانهای هدفمند، جریان گردش اسناد را در مسیر تعریفشده نگه میدارد.
4-آرشیو دیجیتال و مدیریت چرخه عمر اسناد
پس از تکمیل فرآیند امضا، اسناد در بستری متمرکز و یکپارچه ذخیره میشوند. این آرشیو دیجیتال علاوه بر نگهداری امن اسناد، امکان جستجو، دسترسی کنترلشده، بازیابی سریع و حفظ سوابق کامل چرخه عمر سند را فراهم میکند. این ساختار، امضای الکترونیک ستکا را از یک ابزار ساده خارج میکند و آن را به بخشی از زیرساخت مدیریت اسناد و فرآیندهای سازمانی در ERP تبدیل میکند.
5-جلوگیری از تغییرات غیرمجاز و کاهش ریسک جعل
امنیت در فرآیند امضا الکترونیک صرفا به معنی بهرهمندی از امکان احراز هویت نیست. ماژول ستکا برای اینکه اطلاعات بدون تغییرات باقی بماند و بتوان در کلیه مراحل به آنها اعتماد کرد، هر امضا را به هویت شخص متصل کرده و رویدادهای مرتبط با هر شخص یا امضا را ثبت میکند تا ضمن محافظت از نسخه نهایی سند، احتمال سوء استفاده، جعل یا تغییرات خارج از فرآیند مصوب به حداقل برسد.
6-مدیریت اسناد و حذف فرآیندهای کاغذی
امضای الکترونیک ستکا قابلیت مهمی است که در بستر ERP با حذف پروسه چاپ، اسکن، ارسال فیزیکی و بایگانی کاغذی، زنجیره مدیریت اسناد و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی را بهبود، ارتقا و توسعه میدهد.
در واقع امضای الکترونیک ستکا فقط یک جایگزین آنلاین برای امضای دستی نیست، بلکه بستری برای ایجاد، ارجاع، بررسی، امضا و آرشیو اسناد است که مزایایی همچون جلوگیری از ایجاد جزایر اطلاعاتی و کنترل چرخه عمر سند را به همراه دارد.
7-تسریع فرآیند تایید و امضای اسناد
یکی از چالشهایی که اکثر سازمانها با امضای دستی دارند، طولانی شدن یا توقف فرآیند به جهت دریافت تأییدیهها و امضاهاست. با ماژول امضای الکترونیک ستکا بدون محدودیت زمانی یا مکانی تمام پروسه تأیید، ارسال و امضای اسناد به صورت دیجیتال، در سریعترین حالت و به دقیقترین شکل اتفاق میافتد.
با این مزیت تمامی فرمهای منابع انسانی، درخواستهای خرید و قراردادها بدون وقفه در مسیر تعیین شده گردش پیدا میکند و به شکل قابل توجهی در زمان صرفهجویی میشود.
8-کاهش خطاهای انسانی در فرآیند امضا
ماژول امضای الکترونیک با طراحی یک فرآیند استاندارد و قابل اتکا میزان وابستگی به نظارتهای دستی را بهطور چشمگیری کاهش میدهد، بدین صورت که با پشتیبانی از قوانین کسبوکار، تعیین توالی امضا، تعریف نقشها و مدیریت فیلدهای اجباری از ایجاد چالشهایی همچون ارسال سند برای فرد نامرتبط، جا ماندن امضا کنندگان، تکمیل ناقص فرمها یا تغییر ترتیب تاییدها جلوگیری میشود.
9-امنیت و اعتبار اسناد پس از امضا
شاید بتوان این قابلیت را به عنوان مهمترین مزیت امضا الکترونیک بیان کرد. با راهاندازی این ماژول از هرگونه تغییر در اسناد خارج از چارچوب جلوگیری میشود و نسخه نهایی سند پس از تکمیل فرآیند امضا قفل خواهد شد؛ همچنین امکان بررسی سوابق و استناد به فرآیند انجامشده از طریق نگهداری اطلاعات مربوط به زمان، هویت امضا کنندگان و رویدادهای ثبتشده امکانپذیر است.
10-امضای سریع و آسان، بدون پیچیدگیهای اضافی
ماژول امضا الکترونیک ستکا به گیرنده سند این امکان را میدهد که از طریق یک لینک امن و با استفاده از موبایل، تبلت یا دسکتاپ و بدون نیاز به نصب نرمافزار یا طی کردن مراحل پیچیده ثبتنام سند را امضا کند تا ضمن کاهش زمان انتظار برای نهاییسازی اسناد، تکمیل امضاها با سرعت بیشتری انجام شود.
11-تنظیم سطح دسترسی برای هر سند
همانطور که میدانید تمام اسناد از لحاظ ارزش و اهمیت در یک سطح قرار ندارد و به همین دلیل نباید با یک سیاست امنیتی واحد مدیریت شوند.
تعریف سطوح مختلف در ستکا از طریق دسترسی با لینک امن، تایید از طریق ایمیل یا پیامک و همچنین احراز هویت چندمرحلهای برای اسناد حساس یا محرمانه یکی از صدها مزیت این ماژول است که منجر به پیادهسازی سیاستهای امنیتی و کنترل دسترسی متناسب با الزامات هر فرآیند است.
12-مشاهده لحظهای وضعیت اسناد
ایجاد یک دید کامل از وضعیت اسناد در طول گردش کار از مزایای کلیدی امضای الکترونیک ستکا محسوب میشود. وجود چنین قابلیتی پیگیریهای دستی را حذف، چالشهای عملیاتی را مشخص و امکان رصد فرآیندها بر اساس دادههای واقعی فراهم میکند؛ در این صورت شما میتوانید به صورت آنی و لحظهای مشاهده کنید که سند ارسال شده در چه موقعیتی قرار دارد، آیا توسط گیرنده مشاهده شده؟ در انتظار اقدام قرار دارد یا فرآیند امضا به پایان رسیده است؟
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
اگر تمایل به مشاهده قدرت این نرمافزار هستید کافیست فرم زیر را پر کنید تا دسترسی دمو نرمافزار انبارداری به شما داده شود.
نحوه ایجاد امضای الکترونیک در ستکا
امضای الکترونیک در ستکا فرآیندی است ساختاریافته و یکپارچه که به صورت کاملا قابل کنترل و قابل رهگیری برای کاربر داخلی و امضاکنندگان بیرونی طراحی و ایجاد میشود.
ایجاد سند و بارگذاری فایل
در اولین مرحله، فایل مورد نظر اعم از قرارداد، فرم یا هر سند سازمانی را در سیستم بارگذاری کنید تا به یک سند قابل مدیریت در بستر مدیریت اسناد (DMS) تبدیل شود.
تعریف فیلدهای اطلاعاتی و امضا
در این مرحله، ساختار سند یعنی فیلدهای امضا، متن، تاریخ، چکباکس و سایر اطلاعات مورد نیاز مشخص میشود. این ساختار، سند را از حالت غیر ساختاری به یک فرم قابل کنترل در سطح فرآیند تبدیل میکند.
تعیین امضاکنندگان و ترتیب تأیید
امضاکنندگان بر اساس نقشهای سازمانی و ماتریس اختیارات تعریف شده و ترتیب امضا در زنجیره تأیید مشخص میشود. این کار از اختلال در گردش کار و تغییر غیرمجاز در ترتیب تأیید جلوگیری میکند.
ارسال سند از طریق لینک امن
پس از تکمیل تنظیمات، سند از طریق یک لینک امن برای امضاکنندگان ارسال میشود. این روش نیاز به ایجاد حساب کاربری پیچیده را حذف کرده و دسترسی سریع به فرآیند امضا را فراهم میکند.
امضای آنلاین از هر دستگاه
امضاکنندگان میتوانند بدون محدودیت مکانی و با استفاده از موبایل، تبلت یا دسکتاپ، وارد فرآیند شده و سند را در همان لحظه امضا کنند. این موضوع باعث کاهش زمان انتظار در گردش اسناد میشود.
ذخیره نهایی و قفل شدن سند
پس از تکمیل تمام امضاها، نسخه نهایی سند در سیستم ذخیره و قفل میشود. از این مرحله به بعد، هرگونه تغییر خارج از فرآیند مصوب غیرممکن بوده و نسخه نهایی بهعنوان سند معتبر در چرخه سازمانی قابل استفاده خواهد بود.
کاربردهای امضای الکترونیک ستکا
امضای الکترونیک ستکا تنها برای امضای قراردادها طراحی نشده است؛ این ماژول میتواند در هر فرآیندی که نیاز به تایید، تصویب یا ثبت موافقت افراد وجود دارد، به کار گرفته شود. یکپارچگی با ERP و امکان تعریف گردش کار، باعث میشود اسناد در واحدهای مختلف سازمان بدون وابستگی به کاغذ و پیگیریهای دستی مدیریت شوند.
قراردادهای فروش، خرید و همکاری: از قراردادهای مشتریان و تأمینکنندگان گرفته تا توافقنامههای مشارکت و قراردادهای خدماتی
فرمها و اسناد منابع انسانی: فرمهای استخدام، قراردادهای پرسنلی، تعهدنامهها، درخواستهای مرخصی، ارزیابی عملکرد و سایر اسناد مرتبط با منابع انسانی
اسناد مالی، حقوقی و اداری: اسنادی مانند توافقنامههای مالی، الحاقیهها، صورتجلسات، تعهدنامهها و مدارک حقوقی که نیازمند تأیید چندین واحد یا شخص هستند.
تأییدیهها و گردش کار داخلی: درخواستهای خرید، درخواست پرداخت، فرمهای داخلی، مصوبات مدیریتی و سایر تأییدیههای سازمانی
اسناد تجاری و مکاتبات بینسازمانی: هر سندی که میان شرکت، مشتریان، شرکای تجاری یا تأمینکنندگان مبادله میشود، قابلیت مدیریت در بستر امضای الکترونیک ستکا را دارد.