ماژول تاییدیهها
ماژول تاییدیه ستکا، ابزاری یکپارچه با نرم افزار ERP است که برای مدیریت انواع درخواستها اعم از درخواست خرید کالا، پرداخت و تنخواه، مرخصی و ماموریت کارکنان، تحویل تجهیزات، هزینهها، قراردادها و حتی مجوزهای خاص فروش در سازمان طراحی شده و وابستگی به ایمیلها، مکاتبات پراکنده و پیگیریهای شفاهی را به صفر میرساند.
عملکرد ماژول تاییدیه بدین صورت است که تمامی درخواستها را در قالب گردشهای تأیید مشخص و مطابق ساختار سازمانی مدیریت میکند؛ همچنین به کمک آن میتوانید به صورت لحظهای آنی رصد کنید که در حال حاضر هر درخواست باید توسط چه افرادی بررسی شود، در چه مرحلهای قرار گیرد و چه تصمیماتی برای آن ثبت شده؛ به زبان ساده با این ماژول، مسیر بررسی و تصویب هر درخواست از ابتدا شفاف است.
یکپارچگی کامل با ماژولهای خرید، حسابداری، منابع انسانی، فروش و انبار باعث میشود جریان تأیید به بخشی از فرایندهای عملیاتی تبدیل شود؛ در نتیجه، زمان رسیدگی به درخواستها کاهش مییابد، شفافیت، تقویت کنترلهای داخلی افزایش پیدا میکند و از انجام هزینهها یا اقدامات خارج از رویههای مصوب سازمان جلوگیری میشود.
یکپارچگی ماژول تأییدیه با سایر ماژولهای ERP ستکا
ماژول تأییدیه زمانی ارزش واقعی خود را نشان میدهد که در دل فرایندهای عملیاتی سازمان قرار بگیرد، نه بهعنوان یک ماژول مستقل. در این حالت، هر درخواست از خرید تا پرداخت، از منابع انسانی تا فروش پیش از ورود به عملیات اصلی، وارد مسیر کنترل و تأیید میشود. نتیجه، یک جریان یکپارچه و قابل مدیریت در سطح کل ERP است.
ماژول خرید
در ماژول خرید، تمامی درخواستهای خرید و سفارشهای تأمینکنندگان پیش از ثبت نهایی، وارد گردش تأیید میشوند. این موضوع باعث میشود تصمیمهای مرتبط با تأمین کالا قبل از ایجاد تعهد مالی بررسی شوند و کنترل فرآیند خرید در سطح مدیریت حفظ شود.
ماژول حسابداری
درخواستهای پرداخت، تنخواه و هزینهها از جمله اموری هستند که در حوزه حسابداری به تأیید نیاز دارند. این رویکرد امکان کنترل پیش از ثبت را فراهم میکند و از ایجاد اسناد غیرمجاز یا خارج از چارچوب جلوگیری میشود.
ماژول منابع انسانی
درخواست مرخصی، اضافهکاری، ماموریت و خرید تجهیزات بهصورت مستقیم از جمله فرآیندهایی است که باید در پروسه گردش تأیید ثبت شود و پس از تایید، اطلاعات بهصورت خودکار در سوابق پرسنلی ثبت و در دسترس سایر فرایندهای سازمان قرار میگیرد.
ماژول CRM
تصمیمهایی مانند اعمال تخفیفهای خاص، شرایط فروش استثنایی یا تغییر در سیاستهای ارتباط با مشتری از جمله اموری است که در ماژول CRM پیش از اجرا نیازمند تایید مدیریت است. این ساختار، کنترل تصمیمهای تجاری را در سطح مدیریت حفظ میکند..
ماژول انبار
در حوزه انبارداری انجام عملیاتی همچون خروج کالا، انتقال بین انبارها و تحویل تجهیزات و ثبت نهای نیاز به تائید دارد. مدیریت و کنترل این موارد موجب میشود مدیریت موجودی دقیقتر انجام شود و از جابهجاییهای خارج از روال جلوگیری شود.
ماژول هزینهها
برای مدیریت بهتر و نظارت بر هزینهها اطلاعات پیش از تبدیل به سند یا پرداخت باید در مسیر تأیید قرار گیرند تا ضمن کنترل دقیق هزینههای عملیاتی از ثبتهای غیرمجاز جلوگیری شود.
9 قابلیت ماژول تأییدیه ستکا
با ماژول تائیدیه ستکا به استانداردترین شکل ممکن فرآیندهای سازمانی را مدیریت کنید؛ همچنین میتوانید ضمن پیادهسازی گردشهای تأیید چندمرحلهای، وضعیت درخواستها و تمام سوابق و مستندات مرتبط را در بستری یکپارچه و متمرکز مدیریت کنید. در ادامه، مهمترین قابلیتهایی را که موجب شده این پروسه از ایمیلها و پیگیریهای پراکنده به بخشی ساختارمند، قابل پیگیری و منظم تبدیل شود را بررسی میکنیم.
1-تعریف انواع درخواستهای تأیید
درخواستها انواع مختلفی دارند؛ تأیید درخواست خرید، تصویب مرخصی، تخصیص تجهیزات یا تایید هزینه ماموریت پروسه یکسانی ندارد. با ماژول تأییدیه ستکا انواع فرمها و فرایندهای مستقل را تعریف کنید تا هر درخواست در مسیر مشخص خود در گردش باشد. به این ترتیب، قواعد اجرایی سازمان بهجای افراد، در سیستم جاری میشوند. تیم پشتیبانی ما در ستکا به شما این امکان را میدهد که بتوانید طبق روشهای اجرایی خود، فرمها و فلوچارتهای اختصاصی بسازید و ورکفلوهای جدید را تعریف و مدیریت کنید. تمامی فرمهای تعریف شده در ستکا قابلیت ثبت امضای دیجیتال و گواهی امضا (شامل تاریخ، ساعت و آیپی) را نیز دارند.
2-طراحی گردشکار چندمرحلهای (Workflow)
ما در ستکا Workflow یا همان چرخه تایید را به صورت موازی، پلکانی و چند سطحی تعریف کردیم؛ تا هر درخواست دقیقاً از همان مسیری عبور کند که در رویههای داخلی سازمان تعریف شده است. در ستکا پس از اینکه نفر اول تایید خود را ثبت کرد، درخواست به صورت خودکار در کارتابل نفر بعدی قرار میگیرد؛ برای مثال، در فرآیند تایید فرمولاسیون تولید، میتوان تعیین کرد که ابتدا مدیر تولید و سپس مدیر کارخانه تاییدیه خود را ثبت کنند.
3-تعیین تأییدکنندگان اجباری و اختیاری
همه افراد حاضر در فرایند، نقش یکسانی ندارند. گاهی تأیید مدیر مالی الزامی است، نظر واحد حقوقی جنبه مشورتی دارد و مدیر پروژه صرفاً باید در جریان قرار بگیرد. ماژول تأییدیه ستکا امکان تفکیک این نقشها را فراهم میکند تا زنجیره تصویب، دقیقاً مطابق ماتریس اختیارات سازمان اجرا شود. به عنوان مثال حین ثبت یک درخواست تائیدیه، دکمه «تایید» مستقیم از اختیار کارشناس فروش خارج شده و به جای آن به دکمه «ارسال جهت تاییدیه» دسترسی دارد و تا زمانی که افراد مشخص شده؛ مثلاً حسابدار فروش، انباردار و مدیر مالی تاییدیه خود را ثبت نکنند، سیستم اجازه تبدیل پیشفاکتور به سفارش قطعی و صدور حواله انبار را نمیدهد.
4-ثبت سوابق و تاریخچه تاییدها
از زمانی که درخواستی ثبت میشود، تا لحظه تأیید، رد، ثبت نظر، تغییر وضعیت و زمان انجام هر اقدام کلیه اقدامات ذخیره میشوند تا در صورت بروز هر مشکل یا چالشی واحدهای مربوطه بتوانند مسیر ممیزی داخلی، کنترلهای مالی، مغایرتها و تحلیل عملکرد فرایندها را بررسی کنند. موضوعی که معمولاً تا زمان بروز یک اختلاف یا حسابرسی جدی، کمتر به آن توجه میشود. ما در ستکا نام تاییدکننده، تاریخ و ساعت دقیق تایید یا رد درخواست را ثبت میکنیم تا برای پیگیریهای بعدی و گزارشهای نظارتی (مانند ایزو) قابل استناد است باشد.
5-کنترل اطلاعات درخواستها
یکی از مشکلات رایج در فرایندهای داخلی، ثبت درخواستهای ناقص است. مبلغ مشخص نشده، مرکز هزینه درج نشده یا مستندات پیوست نشدهاند. ستکا به شما اجازه میدهد فیلدهای الزامی، اطلاعات تکمیلی و مدارک مورد نیاز هر فرایند را بارگذاری کنید تا درخواستها پیش از ورود به چرخه بررسی، از نظر اطلاعاتی کامل باشند.
6-پیگیری وضعیت درخواستها، آنی و لحظهای
در هر لحظه به صورت آنی و لحظهای وضعیت درخواستهای خود را مشاهده کنید. در این مرحله میتوانید چک کنید که درخواست شما در انتظار بررسی است یا رد شده؟ در کدام مرحله متوقف شده؟ مسئول اقدام بعدی چه کسی است؟ این شفافیت، پیگیریهای تلفنی و مکاتبات موازی را به حداقل میرساند و زمان پاسخگویی را کاهش میدهد.
7-ثبت سوابق و تاریخچه تاییدها
از زمانی که درخواستی ثبت میشود، تا لحظه تأیید، رد، ثبت نظر، تغییر وضعیت و زمان انجام هر اقدام کلیه اقدامات ذخیره میشوند تا در صورت بروز هر مشکل یا چالشی واحدهای مربوطه بتوانند مسیر ممیزی داخلی، کنترلهای مالی، مغایرتها و تحلیل عملکرد فرایندها را بررسی کنند. موضوعی که معمولاً تا زمان بروز یک اختلاف یا حسابرسی جدی، کمتر به آن توجه میشود. ما در ستکا نام تاییدکننده، تاریخ و ساعت دقیق تایید یا رد درخواست را ثبت میکنیم تا برای پیگیریهای بعدی و گزارشهای نظارتی (مانند ایزو) قابل استناد است باشد.
8-داشبورد مدیریت تأییدیهها
طراحی داشبوردهای متنوع کاربردی موجب میشود مدیران و کارمندان هر سازمان نمای واحدی از تمام درخواستها، تأییدهای معوق، وظایف در انتظار رسیدگی و سوابق تصمیمات داشته باشند؛ در نتیجه دید بهتری نسبت به جریان کار، شناسایی سریع گلوگاهها و کنترل بیشتری بر فرایندها دارند. ستکا با طراحی یک کارتابل یکپارچه تمامی تائیدیهها را در یک بستر واحد گردآوری میکند تا بتوانید در یک نمای کلی ببینید چه مواردی در انتظار تایید هستند و موارد قبلی چه وضعیتی دارند؟.
9-تعداد مراحل نامحدود
محدودیتی در تعداد مراحل تایید وجود ندارد. در برخی موارد ذکر شده در منابع، فرآیندهای تایید تا مرحله کنترلی دارند که توسط چندین نفر مثلاً ۸ نفر در بخشهای مختلف سرپرست فروش، حسابدار، مدیر مالی و غیره انجام میشود.
10-ثبت توضیحات و مستندات
اگر مستندات پراکنده باشد، قطعا شفافیت در سازمان از بین میرود. شما میتوانید توضیحات تکمیلی، فایلهای قرارداد، تصاویر، فاکتورها، اسناد PDF و سایر مدارک مرتبط را مستقیماً به درخواست متصل کنید تا تمام مکاتبات و مستندات در کنار سابقه تصمیمگیری نگهداری شوند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
ماژول تاییدیه ستکا؛ دنیایی از مزیت و قابلیت
ماژول تأییدیه ستکا فقط مسیر تأیید درخواستها را مدیریت نمیکند؛ بلکه با ایجاد نظم در گردشکارها، کنترل بیشتری بر فرایندهای سازمانی ایجاد میکند. نتیجه، کاهش تأخیرها، افزایش شفافیت و حذف بسیاری از پیگیریهای خارج از سیستم است.
مزیت | توضیح |
تسریع فرآیندها | گردشهای تأیید از حالت دستی و پراکنده خارج میشوند و درخواستها در مسیرهای مشخص و قابل پیگیری جریان پیدا میکنند. این موضوع زمان رسیدگی به فرایندها را کاهش میدهد. |
حذف کاغذ بازی | فرمهای کاغذی، فایلهای اکسل و مکاتبات پراکنده جای خود را به یک بستر متمرکز و یکپارچه میدهند. |
تصمیمگیری سریعتر | مشخص بودن وضعیت درخواستها و مسئول هر مرحله، زمان انتظار را کاهش میدهد و فرایند تصمیمگیری را تسریع میکند. |
کنترل مجوزها | هیچ هزینه، خرید یا اقدام عملیاتی خارج از مسیرهای تعریفشده و سطوح دسترسی تعیینشده انجام نمیشود. |
ردیابی فرایندها | تمام سوابق، تصمیمات و تغییرات ثبت میشوند و امکان پیگیری کامل هر درخواست فراهم است. |
استانداردسازی فرایندها | رویههای تأیید به افراد وابسته نیستند و مطابق ساختار و ضوابط سازمان اجرا میشوند. |
کاهش خطاها | ثبت اطلاعات ناقص، فراموشی مراحل تأیید و دوبارهکاریهای ناشی از پیگیریهای دستی به حداقل میرسد. |
مدیریت مسئولیتها | نقش هر فرد در فرایند مشخص است و مسئولیتها بهصورت شفاف میان کاربران و مدیران تعریف میشوند. |
آشنایی با کاربردهای ماژول تاییدیه ستکا
این ماژول ضمن انعطافپذیری بالا بسیار منعطف است و برای موارد متعددی مورد استفاده قرار میگیرد. در ادامه به صورت خلاصه برخی از آنها را بررسی میکنیم.
امور اداری و رفاهی: درخواست ملزومات اداری، درخواست مساعده، ماموریت و مرخصی
تدارکات و خرید: تایید درخواستهای خرید کالا و استعلام قیمت
فروش: تایید پیشفاکتورها، تایید شرایط خاص فروش (مانند اقساط) و تایید اعتبار مشتریان
امور مالی: تایید دستور پرداختها و اسناد مالی
فنی و مهندسی: تایید فرمولاسیون تولید (BOM) و نقشههای فنی قبل از ارجاع به خط تولید
تأیید موازی و پلکانی قابلیتی دیگر در ستکا
فرمهایی که در هر بخش ایجاد میشود تا به تائید سازمان نرسد ارزش خاصی ندارد. در ستکا شما میتوانید به دو صورت مستقل و پلکانی تائیدیه لازم را از بخشهای مورد نظر اخذ کنید. در ادامه بیشتر راجع به این فرآیند توضیح میدهیم.
تأیید ترتیبی (پلکانی):
شما میتوانید فرآیند را طوری تنظیم کنید که درخواست به ترتیب از سطوح مختلف عبور کند؛ مثلاً ابتدا توسط مدیر مستقیم، سپس مدیر مالی و در نهایت مدیرعامل تأیید شود. در این حالت، تا زمانی که نفر اول تأیید نکند، درخواست در کارتابل نفر بعدی ظاهر نمیشود.
تأیید موازی (مستقل):
سیستم این اجازه را میدهد که چندین نفر به صورت مستقل و بدون نیاز به رعایت نوبت، یک مورد را بررسی و تأیید کنند. برای مثال، در فرآیند تولید ذکر شده که لزوماً مسیر تأیید نباید پلکانی باشد و افراد میتوانند به صورت مستقل نظر خود را ثبت کنند.
ترکیب هر دو حالت در یک فرآیند:
در سیستمهای پیچیده، از ترکیب این دو روش استفاده میشود. به عنوان نمونه، در مستندات ذکر شده است که فرآیند تأیید پیشفاکتور میتواند ۵ مرحله ترتیبی داشته باشد که مجموعاً توسط ۸ نفر که برخی در یک مرحله به صورت موازی عمل میکنند انجام میشود.
طراحی فرمهای اختصاصی و انحصاری با ماژول تائیدیه ستکا
ماژول تائیدیه ستکا به گونهای طراحی شده که سازمانها بتوانند بدون نیاز به دانش برنامهنویسی پیچیده، فرمهای مورد نیاز خود را مطابق با روشهای اجرایی مانند استانداردهای ایزو ایجاد کنند.
روشهای طراحی و تنظیم این فرمها به شرح زیر است:
ساخت تأییدیه جدید
ابتدا در ماژول تأییدیهها، یک «نوع تأیید» جدید تعریف کنید؛ مانند درخواست ملزومات اداری، مساعده یا تأیید نقشههای فنی. در این مرحله میتوانید موارد زیر را تعیین کنید:
نام فرم: عنوانی که در کارتابل خود مشاهده میکنید.
فیلدهای اطلاعاتی: مشخص میکنید که چه اطلاعاتی را باید وارد کنید؛ مثلاً انتخاب کالا از لیست انبار، وارد کردن تعداد، مبالغ ریالی یا بارگذاری فایل مانند فاکتور یا نقشه.
بخش توضیحات: امکان درج جزئیات و متنهای راهنما در فرم.
استفاده از کاربرگها (Worksheets)
برای فرمهای پیچیدهتر مانند فرمهای کنترل کیفی یا چکلیستهای بازرسی، سیستم امکان طراحی کاربرگ (Worksheet) را میدهد. شما میتوانید فیلدهای متنوعی از جمله:
اعداد صحیح یا اعشاری: مانند طول، عرض، ارتفاع
گزینههای چند انتخابی و تیکها: مانند تیک تأیید/رد یا Pass/Fail
فیلدهای محاسباتی: این بخش بر اساس ورودیهای کاربر، محاسباتی را به صورت خودکار انجام میدهد.
آیا سیستم امکان تعریف سلسلهمراتب تأیید چندمرحلهای را دارد؟
بله، میتوان برای هر درخواست گردشکار تأیید چندمرحلهای با سطوح مختلف تعریف کرد.
آیا امکان مشاهده سوابق و زمان دقیق تأییدها وجود دارد؟
بله، تمام تأییدها همراه با زمان ثبت، نام تأییدکننده و وضعیت هر مرحله در سیستم ذخیره و قابل گزارشگیری است.
آیا امکان تعریف تأیید موازی به جای ترتیبی وجود دارد؟
بله، میتوان برای هر مرحله چند تاییدکننده همزمان تعریف کرد و تأیید موازی را فعال نمود.
آیا نرم افزار ارزیابی عملکرد به حقوق و دستمزد متصل میشود؟
ستکا نتایج ارزیابی عملکرد را به فرآیند حقوق و دستمزد متصل میکند تا امتیازهای عملکردی در محاسبه پاداشها و مزایای مبتنی بر عملکرد قابل استفاده باشند.
آیا تاریخچه تمامی تاییدها ذخیره میشود؟
بله، تمام اقدامات، نظرات و وضعیتهای درخواستها در سیستم ثبت و قابل پیگیری هستند.