ماژول مدیریت هزینه ستکا
ماژول مدیریت هزینه ستکا یکی از کاربردی‌ترین زیرمجموعه‌های ماژول امور مالی است که با هدف مدیریت هزینههای سازمان در بستر نرم افزار ERP طراحی و توسعه یافته تا صفر تا صد مسیر هزینههای کارکنان از دریافت رسید و اطلاعات هزینه تا بررسی و تأیید، بازپرداخت کارکنان، انتقال هزینه‌ها به مشتری و تحلیل الگوی مخارج سازمان در بستری واحد، یکپارچه و منسجم نگهداری شود.
در واقع هزینههای کارکنان فقط مبالغی نیستند که باید در پایان ماه بازپرداخت شوند؛ هر هزینه بخشی از جریان مالی سازمان است و می‌تواند به کارمند، ، پروژه، سفارش فروش و فرایند حسابداری مرتبط باشد. با ستکا هزینههای سازمان خود را بدون فایل اکسل پراکنده، بدون رسید گم‌شده و بدون تأخیر در پرداخت مدیریت کنید.
- بررسی و تأیید
- بازپرداخت کارکنان
- تحلیل الگوی مخارج
نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا چیست؟
نرم‌افزار هزینه ستکا یا همان ماژول تنخواه یک بستر متمرکز برای ثبت، کنترل، تأیید و تسویه هزینههای کارکنان و سایر مخارج سازمان است. این نرم‌افزار، فرایند هزینه را از لحظه ثبت تا زمان بررسی مدیر، تأیید حسابداری و تعیین تکلیف نهایی پوشش می‌دهد و در پایان، هزینه می‌تواند به کارمند پرداخت شود، در حسابداری ثبت شود یا در صورت تعلق به مشتری، در صورتحساب او قرار گیرد.
ماژول هزینه ستکا، هزینه را به‌عنوان بخشی از چرخه مالی سازمان می‌بیند؛ نه یک رسید جدا افتاده که بعداً باید توسط واحد مالی بررسی شود. برای هر نوع هزینه، دسته‌بندی و مبنای بازپرداخت مشخص می‌شود و اسناد مرتبط با هزینه در همان فرایند قرار می‌گیرند. هزینه سفر و ماموریت، غذا، ارتباطات، هدایا و مسافت طی‌شده تنها نمونه‌هایی از مخارجی هستند که در این ساختار قابل تعریف و رسیدگی‌اند.
اهمیت ماژول تنخواه ستکا زمانی بیشتر مشخص می‌شود که تعداد کارکنان، مأموریت‌ها و درخواست‌های هزینه افزایش پیدا کند. در چنین شرایطی، پراکندگی رسیدها و تأییدهای موردی، کنترل مالی را دشوار می‌کند. این ابزار میان کارمند، مدیر و حسابداری یک مسیر مشخص ایجاد می‌کند تا هر هزینه از ثبت اولیه تا تایید، ثبت حسابداری، بازپرداخت یا صورتحساب مشتری، وضعیت و مقصد مالی روشنی داشته باشد.
ویژگی‌های ماژول هزینه ستکا
نرم‌افزار هزینه ستکا با مجموعه‌ای از ویژگی‌های کاربردی و با تمرکز بر سرعت ثبت هزینه، کنترل فرایندها و دسترسی به اطلاعات دقیق، مدیریت هزینه را منظم‌تر و شفاف‌تر پیش می‌برند.
تجمیع چند هزینه در یک گزارش
پیوست فاکتور، بلیت و اسناد هزینه
کشیدن و رها کردن رسید برای ثبت هزینه
اسکن رسید و استخراج مبلغ و تاریخ
ثبت هزینه با ایمیل، موبایل و رایانه
مغایرت‌گیری خودکار اسناد هزینه
ثبت خودکار سند حسابداری پس از تأیید
مشاهده رسید کنار اطلاعات هزینه
تأیید یا رد هزینه همراه با توضیح
ارسال گزارش هزینه برای تایید مدیر
فیلتر هزینه‌ها بر اساس کارمند، وضعیت و زمان
درج هزینه در صورتحساب مشتری
انتقال هزینه قابل‌صورتحساب به سفارش فروش
تعیین پرداخت‌کننده هر هزینه
بازپرداخت هزینه به کارمند
یکپارچگی نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا با سایر ماژول‌ها
در نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا، هزینه تأییدشده می‌تواند مبنای ثبت سند حسابداری و تسویه با کارمند قرار بگیرد و هزینه‌ای که باید از مشتری دریافت شود، در ادامه وارد فرایند فروش و صورتحساب مشتری شود. این اتصال، مرز میان ماژول هزینه و سایر بخش‌های ERP را از بین می‌برد؛ اطلاعات هزینه یک‌بار در فرایند ثبت می‌شود و در ادامه همان داده، مبنای عملیات مالی و فروش قرار می‌گیرد.
حسابداری
با ستکا می‌توان اطلاعات هزینههای تأییدشده را مستقیماً به فرایند حسابداری منتقل کرد تا ثبت هزینه و عملیات مالی آن در یک جریان پیوسته انجام شود؛ اینگونه از ورود دوباره اطلاعات جلوگیری می‌شود و فاصله میان ثبت هزینه، ثبت حسابداری و پرداخت کاهش می‌یابد. همچنین با چند کلیک ساده می‌توان هزینه‌ها را به‌صورت تکی یا گروهی در دفتر روزنامه ثبت کرد و حساب هزینه را نیز بر اساس دسته‌بندی انتخاب‌شده تعیین نمود. پس از ثبت سند حسابداری، هزینه برای بازپرداخت مستقیم از طریق وجه نقد، چک یا واریز بانکی در دسترس قرار می‌گیرد.
حقوق و دستمزد
یکپارچگی ماژول تنخواه هزینه ستکا با ماژول حقوق و دستمزد امکان انتقال هزینههای تأییدشده به فیش حقوقی بعدی کارمند را فراهم می‌کند تا بازپرداخت هزینه در همان چرخه پرداخت حقوق انجام شود؛ همچنین می‌توان به راحتی و در سریع‌ترین حالت ممکن هزینه‌ها را به‌صورت تکی یا گروهی به فیش حقوقی اضافه کرد و مبلغ آن‌ها را در فرایند حقوق و دستمزد محاسبه نمود. وضعیت هزینه نیز با ثبت سند حسابداری و پردازش فیش حقوقی به‌روزرسانی می‌شود. در صورت تسویه هزینه از روش دیگری، امکان حذف آن از فیش حقوقی نیز وجود دارد.
فروش
با همگام‌سازی ماژول فروش و ماژول هزینه ستکا یک گزارش هزینه می‌تواند به چند سفارش فروش مرتبط شود و هزینههای هر سفارش به‌صورت جداگانه در فرایند فروش پیگیری شوند. در نهایت هزینه‌ها مستقیماً در فرایند فروش قرار می‌گیرند و پس از تأیید و ثبت سند حسابداری، در سطرهای همان سفارش نمایش داده می‌شوند؛ سپس هزینههای ثبت‌شده مبنای صدور صورتحساب مشتری قرار می‌گیرند و امکان استفاده از صورتحساب عادی یا پیش‌پرداخت نیز وجود دارد.
مدیریت پروژه
با اتصال نرم‌افزار مدیریت پروژه به ماژول مدیریت هزینه ستکا هر هزینه را به پروژه مشخصی متصل کنید. این یکپارچگی، تخصیص هزینههای مستقیم و مشترک را دقیق‌تر می‌کند و تصویر روشن‌تری از هزینههای هر پروژه در اختیار شما قرار می‌دهد.
همچنین در بخش توزیع تحلیلی، هزینه می‌تواند به یک پروژه یا بخش مشخص اختصاص پیدا کند و در صورت ارتباط با چند پروژه، سهم هر پروژه به‌صورت درصدی تعیین شود. مجموع سهم‌های تعیین‌شده باید 100 درصد باشد.
عملکرد نرم‌افزار هزینه ستکا چگونه است؟
نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا، هر هزینه را از زمان ثبت تا تعیین تکلیف نهایی در یک گردش‌کار مشخص قرار می‌دهد. شما می‌توانید هزینه و رسید مربوطه را ثبت کنید و هزینه‌ها را در قالب یک گزارش دقیق و قابل استناد برای مدیران ارسال کنید. در ادامه مسیر می‌توان هزینه و اسناد پیوست را بررسی و در صورت تأیید، برای ثبت حسابداری ارسال کرد تا در نهایت مبلغ هزینه یا به کارمند پرداخت شود یا به سفارش فروش و صورتحساب مشتری منتقل شود.
ثبت هزینه
هزینه‌ها به‌صورت دستی، با بارگذاری یا کشیدن و رهاکردن رسید و همچنین از طریق ایمیل ثبت می‌شوند. در صورت فعال بودن تشخیص نوری، مبلغ و تاریخ رسید به‌صورت خودکار استخراج می‌شود.
ارسال برای تأیید
هزینههای ثبت‌شده در قالب گزارش هزینه تجمیع می‌شوند و کارمند می‌تواند هزینه‌ها را به‌صورت تکی یا گروهی برای بررسی مدیر ارسال کند.
بررسی و تأیید
مدیر هزینه‌ها و رسیدهای مربوط را بررسی می‌کند، در صورت نیاز توضیح یا مدرک تکمیلی می‌خواهد و هزینه را تأیید یا با ذکر دلیل رد می‌کند.نسخه‌های قدیمی در خط تولید می‌شوند.
ثبت حسابداری
هزینههای تأییدشده به دفتر روزنامه حسابداری منتقل می‌شوند و سند حسابداری مربوط به هزینه ایجاد می‌شود؛ ثبت هزینه‌ها به‌صورت تکی یا گروهی امکان‌پذیر است.
قابلیت‌ها و امکانات ماژول هزینه ستکا
قابلیت‌ها و امکانات ماژول تنخواه ستکا برای کاهش عملیات دستی، کنترل دقیق‌تر مخارج و ایجاد دید شفاف از هزینههای کارکنان و سازمان طراحی شده‌اند. در ادامه بیشتر با این قابلیت‌ها آشنا خواهیم شد.
1-ثبت هزینه از مسیرهای مختلف
نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا ثبت هزینه را از چند مسیر فراهم می‌کند تا کارمند بتواند متناسب با شرایط کاری خود، سریع‌ترین روش را انتخاب کند. هزینه‌ها علاوه بر ثبت دستی در فرم هزینه، از طریق بارگذاری فایل رسید، کشیدن و رها کردن رسید روی داشبورد یا ارسال رسید از طریق ایمیل نیز ثبت می‌شوند. این انعطاف، ثبت هزینه را به یک روش خاص وابسته نمی‌کند و ورود هزینههای روزمره را ساده‌تر و سریع‌تر پیش می‌برد.
برچسب‌گذاری، پیش‌نمایش یا اجرای یک اقدام روی مجموعه‌ای از اسناد به‌صورت هم‌زمان انجام می‌شود، نه فایل به فایل؛ سند حذف‌شده هم به مدت سی روز در سطل بازیابی می‌ماند تا امکان بازگشت پیش از حذف قطعی وجود داشته باشد.
2-دیجیتالی‌سازی رسیدها با OCR
با قابلیت تشخیص نوری کاراکترها (OCR)، اطلاعات اصلی رسید از روی تصویر استخراج می‌شود تا نیاز به ورود دستی اطلاعات کاهش پیدا کند. با بارگذاری رسید، اطلاعات قابل استخراج مانند مبلغ و تاریخ هزینه در رکورد هزینه قرار می‌گیرند و رسید اسکن‌شده نیز همراه با رکورد ثبت می‌شود. دیجیتالی‌سازی رسیدها می‌تواند به‌صورت خودکار پس از بارگذاری انجام شود یا در صورت نیاز با درخواست کاربر اجرا شود. در نتیجه، ثبت هزینه از روی رسید با ورود اطلاعات کمتر و سرعت بیشتر انجام می‌شود.
3-پیوست و نگهداری رسیدهای هزینه
با ستکا رسیدها و اسناد مرتبط را مستقیماً به رکورد هزینه پیوست کنید تا مدارک هر هزینه در کنار اطلاعات همان هزینه نگهداری شوند و دسترسی به مدارک هزینه برای بررسی و تأیید ساده‌تر شود؛ همچنین می‌توانید رسید، فاکتور، بلیت و سایر اسناد مرتبط را به رکورد هزینه اضافه کنید و در صورت نیاز، چند رسید را برای یک هزینه ثبت نمایید. رسیدهای پیوست‌شده در گفت‌وگو ثبت می‌شوند.
4-مدیریت دسته‌بندی‌های هزینه
دسته‌بندی‌های هزینه را متناسب با جزئیات هزینههای سازمان تعریف و شخصی‌سازی کنید. این ساختار، ثبت و ردیابی هزینه‌ها را بر اساس ماهیت واقعی مخارج سازمان منظم می‌کند و اطلاعات دقیق‌تری برای فرایندهای مالی و بازپرداخت در اختیار قرار می‌دهد.
به طور کلی دسته‌بندی‌های پیش‌فرض برای مواردی مانند غذا، ارتباطات، هدایا، مسافت طی‌شده و هزینههای سفر در دسترس است و شما می‌توانید دسته‌بندی‌های جدیدی برای هزینههای اختصاصی خود ایجاد کنید. برای هر دسته‌بندی می‌توان حساب هزینه، مالیات‌های پیش‌فرض و نحوه تعیین مبلغ بازپرداخت را مشخص کرد.
5-تأیید گروهی هزینه‌ها
برای بررسی و تأیید هزینههای کارکنان با سرعت بیشتر، هم‌زمان چند هزینه را تائید کنید. تأیید گروهی، حجم عملیات تکراری را در سازمان‌های بزرگ کاهش می‌دهد و فرایند بررسی هزینه‌ها را سریع‌تر پیش می‌برد. اگر دارای دسترسی پردازش هزینه هستید، می‌توانید هزینههای موردنظر را از فهرست انتخاب و همه آن‌ها را با یک اقدام تأیید کنید؛ همچنین امکان فیلتر هزینه‌ها بر اساس تیم نیز وجود دارد تا مدیر تیم، هزینههای اعضای تیم خود را جداگانه بررسی کند.
6-ثبت گروهی اسناد حسابداری
با ستکا چند هزینه تایید شده را در دفتر روزنامه ثبت کنید تا ثبت حسابداری هزینه‌ها بدون انجام عملیات تکراری انجام شود. با ستکا می‌توانید هزینههای موردنظر را به‌صورت گروهی برای واحد حسابداری ارسال کنید. در این فرایند دفتر روزنامه پیش‌فرض و تاریخ حسابداری هزینه‌ها نیز مشخص می‌شوند و در صورت نیاز قابل اصلاح هستند. پس از ثبت، فهرست اسناد حسابداری ایجاد شده نمایش داده می‌شود و جزئیات هر سند به‌صورت جداگانه قابل بررسی است.
7-بازپرداخت گروهی هزینه‌ها
نرم‌افزار هزینه ستکا امکان افزودن هم‌زمان چند هزینه تأییدشده به فیش حقوقی کارکنان را فراهم می‌کند تا بازپرداخت هزینه‌ها بدون ثبت جداگانه انجام شود. شما می‌توانید هزینههای قابل پرداخت را به‌صورت گروهی انتخاب و در فیش حقوقی لحاظ کنید تا هر هزینه به فیش حقوقی کارمند مربوطه اضافه شود. وضعیت هزینه نیز تا زمان ثبت سند حسابداری و پردازش فیش حقوقی، در فرایند بازپرداخت به‌روزرسانی می‌شود. این فرایند، بازپرداخت تعداد زیادی از هزینههای کارکنان را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.
8-پرداخت با وجه نقد، چک و واریز بانکی
از دیگر امکانات و قابلیت‌های نرم‌افزار تنخواه ستکا امکان تسویه مستقیم هزینههای ثبت‌شده با وجه نقد، چک یا واریز بانکی است تا بازپرداخت هزینه‌ها بدون وابستگی به فیش حقوقی انجام شود. هزینه پس از ثبت در دفتر روزنامه حسابداری، در وضعیت «ثبت‌شده» قرار می‌گیرد و امکان پرداخت آن فراهم می‌شود. برای پرداخت نقدی، دفتر روزنامه نقد انتخاب می‌شود و برای پرداخت بانکی، امکان واریز دستی یا پرداخت با چک وجود دارد. در پرداخت بانکی، حساب بانکی کارمند نیز می‌تواند به‌عنوان حساب دریافت‌کننده مشخص شود. پس از ایجاد پرداخت، تراکنش ثبت و وضعیت هزینه به «پرداخت‌شده» تغییر می‌کند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
کنترل هزینه‌ها با گزارش‌ها و تحلیل‌های مدیریتی ستکا
گزارشات و تحلیل‌های مدیریتی ماژول هزینه ستکا، دید مدیریتی دقیق‌تری از الگوی مخارج سازمان به شما ارائه می‌دهد. مدیران می‌توانند مجموع هزینه‌ها را بر اساس کارکنان و دسته‌بندی‌های هزینه بررسی و مقایسه کنند و تغییرات هزینه را در دوره‌های مختلف ببینند. این تحلیل مشخص می‌کند کدام دسته‌ها بیشترین سهم را از مخارج داشته‌اند، کدام کارکنان هزینه بیشتری ثبت کرده‌اند و هزینه‌ها در چه دوره‌هایی افزایش یافته‌اند و این تحلیل‌ها مبنایی برای بررسی الگوی هزینه و کنترل مخارج سازمان فراهم می‌کند.
مشاهده روند هزینه‌ها در طول زمان
گزارش تحلیل هزینه‌ها در نرم‌افزار مدیریت هزینه ستکا، تغییرات هزینههای سازمان را به تفکیک ماه نمایش می‌دهد تا روند کلی مخارج در طول سال مشخص باشد. هزینههای سال جاری در قالب نمودار میله‌ای انباشته نمایش داده می‌شوند و مبلغ هزینه‌ها برای هر ماه قابل مقایسه است. این نما افزایش یا کاهش هزینه‌ها را در دوره‌های مختلف مشخص می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا ماه‌هایی که بیشترین یا کمترین میزان هزینه را داشتند را سریع‌تر شناسایی کنید. به این ترتیب، روند هزینه‌کرد سازمان در طول سال با یک نمای بصری قابل بررسی است.
شناسایی کارکنان با بیشترین هزینه
مجموع هزینههای ثبت‌شده توسط کارکنان را در قالب جدول محوری تحلیل کنید و میزان هزینه هر کارمند را به صورت ماهانه و مجموع هزینههای سالانه تفکیک و تحلیل کنید؛ اینگونه می‌توانید فهرست کارکنان را بر اساس مبلغ کل هزینه مرتب کنید تا کارکنانی با بیشترین یا کمترین هزینه سریع‌تر شناسایی شوند. این گزارش، تصویر روشن‌تری از میزان و الگوی هزینه کارکنان در اختیار شما قرار می‌دهد.
شناسایی دسته‌های پرهزینه
با ستکا هزینه‌ها را بر اساس دسته‌بندی‌های از پیش تعیین شده تحلیل کنید تا سهم هر نوع هزینه از مخارج سازمان مشخص شود. در نمای محوری، دسته‌بندی‌هایی مانند سفر و اقامت، پذیرایی، رفت‌وآمد و مسافت طی‌شده در ردیف‌ها قرار می‌گیرند و مبلغ هزینههای هر دسته قابل بررسی و مقایسه است. شما می‌توانید جزئیات ماهانه را حذف و مجموع سالانه هر دسته را مشاهده کنید و در نهایت بر اساس مبلغ کل بررسی کنید کدام دسته بیشترین یا کمترین سهم را از هزینههای سازمان داشته.
مقایسه و مرتب‌سازی هزینه‌ها بر اساس مبلغ
با نرم‌افزار تنخواه ستکا امکان مرتب‌سازی هزینه‌ها بر اساس مبلغ کل در تحلیل‌های مربوط به کارکنان و دسته‌بندی‌ها برای شما فراهم می‌شود. با انتخاب گزینه «مجموع به ارز»، مبالغ با یک کلیک از کمترین به بیشترین و با کلیک مجدد از بیشترین به کمترین مرتب می‌شوند؛ اینگونه بدون بررسی تک‌تک ردیف‌ها، سریع‌تر هزینههای با مبلغ بالاتر را شناسایی و با سایر موارد مقایسه کنید. این قابلیت، بررسی حجم بالای اطلاعات هزینه را ساده‌تر می‌کند و تمرکز مدیران را روی کارکنان یا دسته‌بندی‌های پرهزینه قرار می‌دهد.
تعیین هزینههای قابل بازپرداخت کارکنان
ستکا هزینه‌هایی را که کارمند شخصاً پرداخت کرده است از سایر پرداخت‌ها تفکیک می‌کند تا مبلغ قابل بازپرداخت به‌صورت مشخص در فرایند هزینه قرار گیرد. با انتخاب «کارمند» به‌عنوان پرداخت‌کننده، مشخص می‌شود که مبلغ هزینه باید به کارمند بازگردانده شود. پس از تأیید هزینه و ثبت سند حسابداری، بازپرداخت می‌تواند از طریق فیش حقوقی بعدی، وجه نقد، چک یا واریز بانکی انجام شود. روش پرداخت متناسب با سیاست مالی سازمان و روش‌های پرداخت تعریف‌شده در نرم‌افزار هزینه ستکا تعیین می‌شود.
تعیین هزینههای قابل انتقال به مشتری
ماژول تنخواه ستکا امکان انتقال هزینههای قابل‌صورتحساب به سفارش فروش مشتری را فراهم می‌کند تا هزینههای انجام‌شده برای پروژه‌های مشتری در صورتحساب نهایی لحاظ شوند. کارمند می‌تواند هزینه را از طریق فیلد «مشتری برای صدور صورتحساب مجدد» به سفارش فروش مرتبط کند؛ این گزینه برای دسته‌بندی‌هایی در دسترس است که قابلیت صدور صورتحساب مجدد دارند. هزینههای مشترک نیز می‌توانند با توزیع تحلیلی میان چند پروژه تقسیم شوند؛ برای مثال، هزینه یک سفر می‌تواند با سهم ۵۰ درصد به هر پروژه اختصاص پیدا کند. پس از تأیید هزینه و ثبت سند حسابداری، مبالغ به سطرهای سفارش فروش منتقل می‌شوند و برای صدور صورتحساب مشتری در دسترس قرار می‌گیرند.
هزینه‌ها در ستکا چگونه ثبت می‌شوند؟
هزینه‌ها می‌توانند به‌صورت دستی، از طریق بارگذاری رسید، کشیدن‌ورهاکردن فایل یا ارسال ایمیل ثبت شوند.
آیا کارکنان می‌توانند رسید هزینه را مستقیماً بارگذاری کنند؟
بله، کارمند می‌تواند تصویر یا فایل رسید را مستقیماً بارگذاری کند تا رکورد هزینه به‌صورت خودکار ایجاد شود.
آیا امکان ثبت هزینه با OCR وجود دارد؟
بله، با فعال بودن دیجیتالی‌سازی رسید، مبلغ و تاریخ به‌صورت خودکار از روی تصویر رسید استخراج می‌شود.
هزینه‌ها چگونه برای تأیید ارسال می‌شوند؟
چه کسی می‌تواند هزینه‌ها را تأیید یا رد کند؟
کاربرانی با نقش مدیریتی یا تأییدکنندهٔ تیم در ماژول هزینه‌ها این دسترسی را دارند.
آیا امکان تأیید گروهی هزینه‌ها وجود دارد؟
- بله، چند هزینه را می‌توان هم‌زمان از فهرست هزینههای قابل پردازش انتخاب و تأیید کرد.
هزینه تأییدشده چگونه وارد حسابداری می‌شود؟
هزینهٔ تأییدشده به‌صورت تکی یا گروهی به دفتر روزنامهٔ حسابداری منتقل می‌شود.
بازپرداخت هزینه کارکنان چگونه انجام می‌شود؟