نرم افزار مدیریت اسناد ستکا
ماژول اسناد ستکا بستری است یکپارچه و متمرکز که به عنوان یکی از مهم‌ترین زیرمجموعه‌های نرم‌افزار امور مالی شناخته می‌شود و با هدف ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی، اشتراک‌گذاری و اتصال اسناد سازمانی به رکوردهای عملیاتی در بستر نرم افزار ERP توسعه یافته؛ اینگونه هر سند در جایگاه واقعی خود و در جریان فرایندهای کسب‌وکار قرار گیرد.
تعریف سطوح دسترسی کاربرمحور، مدیریت نسخه اسناد، پیاده‌سازی گردش کار تأیید، امضای دیجیتال و انتشار نسخه معتبر هر مدرک از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات این ابزار است که مدیریت اسناد را از یک پروسه زمان‌بر و پیچیده به فرایندی دیجیتال و آسان تبدیل می‌کند.
عملکرد نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا
با ماژول اسناد ستکا، مسیر هر فایل از ابتدا تا انتها قابل ردیابی است؛ یعنی ابتدا سند وارد سیستم می‌شود، سپس بر اساس نوع و مبدا آن، طبقه‌بندی و مسیر دسترسی مشخص می‌شود، هر تغییر یا بازبینی بعدی با تاریخ و مسئول مربوطه ثبت می‌گردد و در آخر، تاریخچه کامل رفت‌وآمد سند در همان رکورد باقی می‌ماند. چنین مکانیزمی باعث می‌شود واحدهای مالی، حقوقی و مهندسی همیشه بر مبنای آخرین و معتبرترین نسخه‌ی هر سند فعالیت کنند.
دریافت یا ایجاد سند
سند از طریق بارگذاری فایل، پیوند به منابع بیرونی، ایجاد فایل در سیستم یا ایمیل وارد ماژول می‌شود و می‌توان خودکاری برای آن تعیین پوشه و زیرپوشه تعریف کرد.
طبقه‌بندی و سازمان‌دهی
فایل‌ها در پوشه‌های سیستمی و زیرمجموعه‌های کاری قرار می‌گیرند و با برچسب‌ها، فیلترها و پوشه‌های اختصاصی هر اپلیکیشن سازمان‌دهی می‌شوند.
اتصال سند به رکورد مرتبط
هر سند می‌تواند به فاکتور، پروژه، وظیفه، کارمند، مخاطب و سایر رکوردهای ERP متصل شود. در برخی موارد این ارتباط به‌صورت خودکار ایجاد می‌شود.
اشتراک‌گذاری و تعیین دسترسی
برای فایل‌ها و پوشه‌ها می‌توان سطح دسترسی مشاهده یا ویرایش تعیین کرد و برای افراد خارج از سازمان لینک دسترسی با تاریخ انقضا ایجاد کرد.
ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت مستندات ستکا
بایگانی دیجیتال
پوشه‌بندی نامحدود
ایجاد فرم اختصاصی برای هر نوع سند
ثبت موقعیت فیزیکی اسناد
جستجوی ترکیبی با چند فیلتر همزمان
تبدیل خودکار عکس و اسکن به متن جستجوپذیر
تعیین سطح دسترسی برای هر کاربر
رمزنگاری اسناد در برابر دسترسی غیرمجاز
ثبت تمام فعالیت‌های کاربران روی سند
ورود امن با تایید دومرحله‌ای و SSO
برچسب‌گذاری سطح محرمانگی هر سند
هشدار خودکار تاریخ انقضای اسناد
بایگانی و امحای خودکار اسناد راکد
مسیر تایید و گردش سند به‌صورت خودکار
امانت‌گیری سند با قفل موقت
بازگشت سند به کارتابل برای اصلاح
نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا (DMS) چیست؟
سندی که فقط در ایمیل یک نفر ذخیره شود، برای بقیه سازمان عملاً وجود ندارد. قرارداد امضا شده روی دسکتاپ مدیر پروژه، فاکتور اسکن‌شده در تلگرام حسابداری و نقشه مهندسی در گالری تصاویر سرپرست کارگاه، هر کدام جزیره اطلاعاتی مجزایی هستند که به فرایندهای سازمان متصل نیستند.
جدا بودن اسناد از فرایندها باعث می‌شود تصمیم‌گیری بدون مدرک انجام شود، پیگیری‌ها به حافظه افراد وابسته باشد و مسئولیت هیچ مرحله‌ای ثبت و ردیابی نشود. راه‌حل این مسئله جابه‌جایی فایل میان پوشه‌ها نیست؛ قرار گرفتن مدیریت اسناد در همان بستری است که فروش، پروژه، حسابداری و منابع انسانی در آن جریان دارند. نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا هر سند را از حاشیه فرایندهای سازمانی به متن ERP منتقل می‌کند.
در واقع این ماژول فراتر از یک فضای ذخیره‌سازی ساده یا پوشه‌بندی سنتی فایل‌هاست. طراحی آن بر این مبنا انجام شده که تمامی اسناد، مدارک، تصاویر و فایل‌های مرتبط با فعالیت‌های جاری سازمان، به‌جای پراکندگی میان سیستم‌های سنتی و بایگانی‌های فیزیکی، روی یک دیتابیس واحد مستقر شوند تا پدیده جزایر اطلاعاتی از سازمان حذف گردد.
این ماژول به‌عنوان یک پوشه مجزا برای بارگذاری دستی فایل عمل نمی‌کند، بلکه با جریان کارهای جاری سازمان ترکیب شده است. با بارگذاری هر فایل درون یک کارتابل، تسک یا پروژه، ماژول اسناد آن را شناسایی می‌کند و نسخه‌ای از آن را در مرکز اسناد متمرکز همان بخش قرار می‌دهد.
یکپارچگی نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا با ماژول‌های ERP
یکپارچگی ماژول مدیریت اسناد ستکا با سایر ماژول‌ها همچون حسابداری، منابع انسانی، مدیریت پروژه و CRM، جریان اطلاعات را بین کلیه واحدهای سازمانی تسریع می‌بخشد؛ اینگونه هر سند از لحظه ورود به سیستم، بدون ایجاد مغایرت یا نیاز به انتقال دستی، در فرآیند عملیاتی همان واحدی که به آن تعلق دارد قرار می‌گیرد. در ادامه مهم‌ترین ماژول‌هایی که به‌صورت یکپارچه با نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا در ارتباط هستند را بررسی و تحلیل می‌کنیم.
حسابداری
با اتصال نرم‌افزار مدیریت مستندات ستکا به ماژول حسابداری، فایل‌های مالی بارگذاری‌شده را بدون ورود دستی اطلاعات به سند حسابداری متصل کنید. به محض بارگذاری فاکتور فروشنده در قالب PDF یا تصویر و ارسال آن برای دیجیتالی‌سازی، اطلاعات فایل استخراج و صورتحساب فروشنده، فاکتور مشتری یا یادداشت بستانکاری بر همان مبنا ساخته می‌شود؛ مدارک پرداختی و صورت‌وضعیت پیمانکاران نیز از همین مسیر عبور کرده و در زیرپوشه اختصاصی همان دفتر بایگانی می‌شود. این یکپارچگی از صرف زمان واحد حسابداری برای جست‌وجوی مدرک در فایل‌های پراکنده جلوگیری می‌کند و دقت ثبت اسناد مالی را افزایش می‌دهد.
منابع انسانی
سازمان‌دهی خودکار مدارک استخدامی هر کارمند در پرونده اختصاصی او از جمله مواردی است که در نتیجه همگام‌سازی نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا با ماژول منابع انسانی شکل گرفته. با ستکا به محض ایجاد پرونده کارمند، زیرپوشه اختصاصی او به‌طور خودکار ساخته می‌شود و قراردادها، فیش‌های حقوقی و سایر مدارک پرسنلی با برچسب مشخص خود در همان زیر پوشه قرار می‌گیرد؛ در صورت ناقص بودن مدارک، درخواست سند و یادآوری خودکار جایگزین پیگیری تلفنی می‌شود. این یکپارچگی، پرونده پرسنلی سازمان را از پوشه‌های پراکنده و کاغذی خارج می‌کند و آرشیوی زنده و قابل استناد برای واحد منابع انسانی ایجاد می‌کند.
مدیریت پروژه
با ستکا فایل‌های بارگذاری‌شده در بدنه گفتگو یا الصاقات یک تسک را بدون بارگذاری مجدد در مرکز اسناد پروژه ثبت کنید. این تنها بخش کوچکی از قابلیت‌هایی است که در نتیجه یکپارچگی ماژول مدیریت پروژه و اسناد در اختیار دارید. اتصال این دو ماژول به یکدیگر باعث می‌شود به محض بارگذاری فایلی مانند نقشه مهندسی، صورت‌جلسه یا مدرک کنترل تغییرات مهندسی توسط اعضای تیم، ماژول اسناد آن را شناسایی کرده و نسخه‌ای از آن را در پوشه متمرکز همان پروژه قرار می‌دهد؛ نقشه‌های فنی تأییدشده نیز مستقیماً به کارتابل تولید یا کارگاه منتقل می‌شوند تا اپراتور بر اساس آخرین نسخه فعالیت کند. این یکپارچگی از جست‌وجوی طولانی در تاریخچه گفتگوها جلوگیری می‌کند و هماهنگی بین تیم‌های پروژه و تولید را افزایش می‌دهد.
امکانات و قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا
سازمان‌دهی سلسله‌مراتبی پوشه‌ها، کنترل نسخه، تعریف سطوح دسترسی کاربرمحور و اتوماسیون گردش کار تأیید بخش محدودی از هسته عملکرد ماژول مدیریت اسناد ستکاست. در ادامه با امکانات و قابلیت‌های بیشتری از این ابزار آشنا می‌شویم.
1-مدیریت و سازمان‌دهی اسناد
اگر اسناد شما طبقه‌بندی نشوند، دیر یا زود از دسترس خارج خواهند شد؛ نرم‌افزار مدیریت مستندات ستکا این ریسک را با تعریف فضای کاری مستقل برای هر واحد سازمانی همچون مالی، حقوقی، منابع انسانی، مهندسی کنترل می‌کند. هر فضای کاری برچسب و اقدام مخصوص خود را دارد و چند برچسب همزمان روی یک سند قابل تعریف است تا دسته‌بندی با دقت بیشتری انجام شود. فیلترهای پرکاربرد ذخیره و در فهرست فیلترهای موردعلاقه تیم قرار می‌گیرند تا هر بار از نو ساخته نشوند.
برچسب‌گذاری، پیش‌نمایش یا اجرای یک اقدام روی مجموعه‌ای از اسناد به‌صورت همزمان انجام می‌شود، نه فایل به فایل؛ سند حذف‌شده هم به مدت سی روز در سطل بازیابی می‌ماند تا امکان بازگشت پیش از حذف قطعی وجود داشته باشد.
2-مدیریت فایل و نسخه‌های اسناد
یکی از چالش‌های رایج سازمان‌هایی که اسناد را به روش سنتی نگهداری می‌کنند، تشخیص نسخه معتبر و قابل‌استناد یک فایل از میان نسخه‌های متعدد آن است. نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا این چالش را با ثبت هر نسخه جدید در کنار نسخه‌های قبلی برطرف می‌کند؛ به این ترتیب تاریخچه کامل تغییرات هر فایل در همان رکورد حفظ می‌شود و هیچ نسخه‌ای از بین نمی‌رود. برای جلوگیری از تعارض در حین کار گروهی با قابلیت قفل فایل، ویرایش همزمان چند کاربر روی یک سند را غیرممکن می‌شود.
از دیگر قابلیت‌های ماژول مدیریت اسناد می‌توان به پیش‌نمایش آنلاینِ اغلب فرمت‌های رایج؛ از جمله PDF، تصویر و ویدیو، بارگذاری مستقیم اسناد به‌صورت لینک و مدیریت فایل‌های چندصفحه‌ای، تفکیک فایل PDF به چند سند مستقل و ادغام PDF اشاره کرد.
3-کنترل دسترسی و اشتراک‌گذاری
دسترسی به اسناد سازمانی آن هم بدون سطح‌بندی، ریسک امنیتی و انتشار غیرمجاز اطلاعات را افزایش می‌دهد. با ماژول مدیریت اسناد ستکا قابلیت تعریف سطح دسترسی مشاهده و ویرایش برای هر فایل و هر پوشه امکان‌پذیر است.
مسیر دسترسی بسته به نوع مخاطب متفاوت است: کاربر داخلی سازمان از فهرست کاربران انتخاب می‌شود، در حالیکه مخاطب خارجی از طریق ایمیل و لینک امن وارد پرتال اختصاصی خود می‌شود؛ دو مسیر جدا برای دو سطح اعتماد متفاوت.
4-گردش کار و اتوماسیون اسناد
گردش کار و اتوماسیون در ماژول مدیریت اسناد ستکا بر پایه دو مکانیزم اصلی بنا شده است: اقدام خودکار و درخواست سند.
اقدام خودکار روی یک پوشه، مخاطب یا وظیفه تعریف می‌شود و شرط اجرای یک عملیات مشخص را به آن گره می‌زند؛ به این ترتیب هر عملیات، بدون دخالت مستقیم کاربر و در همان لحظه وقوع رویداد اجرا می‌شود. فرآیند تأیید نیز از همین مکانیزم بهره می‌گیرد، برچسب‌گذاری سند به‌عنوان محرک عمل می‌کند و با اختصاص هر برچسب، اقدام خودکار فعال شده و سند را به مرحله بعدی گردش کار منتقل می‌کند؛ طراحی این توالی صرفاً با تعریف برچسب و اقدام انجام می‌شود و نیازی به کدنویسی یا پیکربندی فنی جداگانه ندارد.
5-دیجیتال‌سازی اسناد
با ستکا صورتحساب فروشنده دیگر تایپ نمی‌شود؛ خوانده می‌شود. فایل PDF یا تصویری که در پوشه مالی بارگذاری شده، مستقیماً به صورتحساب فروشنده یا فاکتور مشتری تبدیل می‌شود، بدون آن که کارشناس مالی داده‌ها را دستی وارد کند.
موتور هوش مصنوعی این ماژول اطلاعات فایل را استخراج و فیلدهای صورتحساب را تکمیل می‌کند؛ نقش کاربر در این مرحله، صرفاً تأیید نهایی داده‌های استخراج‌شده است، نه ورود آن‌ها. اسکنر دفتر یا موبایل کارمند نیز با ارسال فایل به یک نشانی ایمیل اختصاصی، سند را مستقیماً وارد فضای کاری می‌کند؛ ورود دستی داده، عملاً از این لایه‌ی دیجیتال‌سازی حذف شده است.
6-همکاری روی اسناد
مالکیت انحصاری یک نفر بر یک سند، هماهنگی تیمی را در بلندمدت با تأخیر مواجه می‌کند؛ نرم‌افزار مدیریت مستندات ستکا سند را از این انحصار خارج و به فضای کار مشترک تیم تبدیل می‌کند. گفت‌وگو مستقیماً زیر هر سند جریان دارد و همکاران در همان بستر خطاب قرار می‌گیرند، نه در یک ابزار ارتباطی جدا از محل نگهداری فایل.
فعالیت‌هایی مانند پیگیری یا بررسی مجدد، از همین گفت‌وگو ساخته و به مسئول مربوطه ارجاع می‌شوند تا کار در همان بستر تکمیل شود. هر تغییر روی فایل یا پوشه در تاریخچه ثبت می‌شود؛ مشخص است چه کسی، در چه زمانی، چه اقدامی انجام داده و اشتراک‌گذاری، کار همزمان چند کاربر روی یک فایل را بدون تعارض نسخه ممکن می‌سازد.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
نرم‌افزار مدیریت اسناد ستکا چه کاربردی دارد؟
کاربرد اصلی این ماژول ذخیره، سازمان‌دهی و اتصال اسناد سازمان به رکوردهای واقعی ERP است. علاوه بر این، امضای دیجیتال، گردش کار تأیید و اشتراک‌گذاری امن با افراد بیرون از سازمان هم در همین بستر انجام می‌شود.
تفاوت DMS Central و DMS Project چیست؟
DMS Central حول دپارتمان‌های سازمان مثلا مالی، حقوقی، منابع انسانی شکل می‌گیرد و اسناد کل سازمان را متمرکز می‌کند؛ اما DMS Project حول یک پروژه یا تسک مشخص می‌چرخد و فقط اسناد همان پروژه را در یک فضای کاری جمع می‌کند.
آیا امکان کنترل نسخه اسناد وجود دارد؟
بله. هر بارگذاری جدید روی یک سند، نسخه فعال را جایگزین می‌کند، اما نسخه قبلی حذف نمی‌شود؛ در تاریخچه سند با ثبت دقیق زمان و کاربر تغییر دهنده باقی می‌ماند و در هر لحظه قابل بازگردانی است.
با ستکا می‌توان برای اسناد سطح دسترسی متفاوت تعیین کرد؟
امکان مدیریت نامه‌های دبیرخانه وجود دارد؟
نامه‌های وارده و صادره در همان ساختار پوشه‌بندی و برچسب‌گذاری ماژول اسناد ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی می‌شوند.
با ستکا می‌توان صورتحساب‌ها را از روی فایل‌های PDF یا تصویر پردازش کرد؟
- بله. فایل PDF یا تصویر بارگذاری‌شده در پوشه مالی، با ارسال برای دیجیتالی‌سازی، مستقیماً به صورتحساب فروشنده، فاکتور مشتری یا یادداشت بستانکاری تبدیل می‌شود.
مدیریت مدارک فنی و تشکیل کتابچه فنی در ماژول اسناد ستکا امکان‌پذیر است؟
بله. برگه‌های ارزیابی کیفی، تست‌های آزمایشگاهی و نقشه‌های مهندسی در طول پروژه نگهداری می‌شوند و در پایان پروژه، به‌صورت یکجا به‌عنوان کتابچه نهایی اسناد فنی برای کارفرما خروجی داده می‌شوند.