امروزه اکثر سازمان‌های بزرگ تیم‌های آنالیز بزینس دارند که از تجزیه‌وتحلیل کسبوکار استفاده می‌کنند تا تغییرات را مدیریت کرده و راه‌حل‌های جامع و مرتبط را بیابند. بااین‌حال، بسیاری از مردم به طور کامل ارزش تجزیه‌وتحلیل کسبوکار را درک نمی‌کنند و برخی حتی از وجود نقش تحلیلگر بزینس آگاه نیستند.
در کتاب BCS Business Analysis ویرایش چهارم، تجزیه‌وتحلیل کسبوکار این‌گونه معرفی شده است:
"تحلیلگر یک مشاوره داخلی است که مسئولیت بررسی موقعیت‌های تجاری، شناسایی و ارزیابی گزینه‌ها برای بهبود سیستم‌های تجاری، تعریف الزامات و اطمینان از استفاده مؤثر از سیستم‌های اطلاعاتی در رفع نیازهای کسبوکار را دارد."
ارزش تجزیه‌وتحلیل کسبوکار
چرا سازمان‌ها از تحلیلگران کسبوکار استفاده می‌کنند؟ هزینه ایجاد تغییرات در طول چرخه عمر هر پروژه افزایش می‌یابد. هزینه‌ها در مرحله "نیاز" یعنی جایی که نیازهای تجاری تعریف می‌شوند، نسبتاً کم است؛ اما هزینه ایجاد تغییرات در مرحله "طراحی" هشت برابر افزایش می‌یابد. تا زمانی که یک پروژه به مرحله آزمایشی برسد، هزینه انجام تنظیمات می‌تواند سیصد برابر هزینه اولیه باشد.
تجزیه‌وتحلیل کسبوکار در شروع یک پروژه تغییر، به خطاهای بیهوده سریعاً رسیدگی میکند و هزینه آنها را کاهش می‌دهد و باعث صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه سازمان‌ها می‌شود. تجزیه‌وتحلیل موفقیت‌آمیز کسبوکار شامل بررسی علل اصلی مشکلات است، نه فقط علائم. تحلیلگر کسبوکار «دوست مهم» کسبوکار است که نتایج مفیدی را به صاحب بزینس ارائه می‌دهد. او پرسش‌گری دارد و برای دستیابی به بهبود بلندمدت تلاش میکند. تجزیه‌وتحلیل کسبوکار فرایند را در بسیاری از بخش‌های یک سازمان بهبود می‌بخشد و ذهنیت "سیلو" را به چالش می‌کشد.
مدل آنالیز کسبوکار POPIT
مدل POPIT یک ابزار تحلیل بزینس محبوب است که برای بررسی وضعیت کسبوکار استفاده می‌شود. این مدل بر تحلیل منابع انسانی، سازمان، فرایند و جنبه‌های اطلاعات و فناوری تمرکز دارد.
چرخه حیات تغییر کسبوکار
بررسی چرخه حیات تغییر کسبوکار یک ابزار تجزیه‌وتحلیل است؛ روشی که این ابزار در پیش می‌گیرد اینست که بررسی کند تغییر کسبوکار نسبت به خود آن و همسویی استراتژیک با آن در چه شرایطی قرار دارد. این مدل به تحلیلگر کسبوکار کمک میکند سؤالات درستی بپرسد و تغییرات را به طور مؤثر مدیریت نماید.
چارچوب الزامات
ابزارها و تکنیک‌های کلیدی زیادی در تجزیه‌وتحلیل کسبوکار استفاده می‌شوند، از جمله VMOST، تجزیه‌وتحلیل GAP، و چارچوب الزامات. تحلیلگر برای بررسی و تجزیه‌وتحلیل اعتبار خواسته‌ها و نیازهای کسبوکار استخراج، تجزیه‌وتحلیل و اعتبارسنجی نیازمندی‌ها را انجام می‌دهد. او می‌پرسد: آیا آنها واضح و دارای استراتژی هستند؟ آیا صحیح، قابل‌ردیابی و آزمایش شده هستند؟ ابزارهای استخراج نیازمندی‌ها شامل کارگاه‌ها، مصاحبه‌ها، مشاهدات و پرسش‌نامه‌ها است.
تجسم مجدد مدل POPIT
مدل POPIT به دلایل مختلف به طور گسترده در کار تجزیه‌وتحلیل کسبوکار استفاده شده است. این مدل در طول بررسی تغییرات بالقوه، چارچوب تحلیلی را ارائه میکند و زمینه‌هایی را که ممکن است مشکلات و/یا فرصت‌هایی برای بهبود پیدا شوند، برجسته می‌نماید. همچنین در طول تعریف و توسعه راه‌حل‌ها، حوزه‌هایی را که ممکن است نیاز به تغییرات داشته باشند را نشان می‌دهد و به شناسایی پروژه‌ها در برنامه تغییر کلی کمک میکند.
عناصر حاضر در مدل POPIT
در این مدل جنبه‌های زیر در کسبوکار آنالیز می‌شوند:
- فرآیند: آیا نقشه‌های فرآیند یا رویه‌های عملیاتی به روز شده‌اند؟
- سازمان: آیا ساختار سازمانی به روز شده است یا یک بخش یا عملکرد جدید مورد نیاز است؟
- منابع انسانی: آیا با کارکنان عملیاتی که تحت تأثیر این تغییر قرار گرفته‌اند مشورت شده و آموزش دیده‌اند؟
- اطلاعات: چه اطلاعاتی برای پشتیبانی و حل مشکل کسبوکار مورد نیاز است؟ آیا نیاز به اطلاعات قانونی وجود دارد که استفاده عملیاتی از اطلاعات را کنترل کند؟ آیا سیاست‌های نگهداری یا در نظر گرفتن بایگانی اطلاعات وجود دارد؟
- فناوری: چه برنامه‌های کاربردی، سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای پشتیبانی از راه‌حل فناوری مستقر شده مورد نیاز است؟
استفاده از چشم‌انداز مدل POPIT به همسویی بهتر تغییر، نیازها، راه‌حل، ذینفعان، ارزش و زمینه تغییرات کمک میکند. تجزیه و تحلیل شکاف POPIT را میتوان بین وضعیت فعلی (AS-IS) و وضعیت آینده (TO-BE) با استفاده از مدل POPIT به‌عنوان مرجع انجام داد و به تحلیلگر تجاری کمک کرد تا هر تغییری را درک کند.
مدل POPIT - فرایند
تحلیلگر هنگام انجام تجزیه‌وتحلیل وضعیت فعلی (AS-IS) فرایندهای فعلی کسبوکار را بررسی میکند تا زمینه کسبوکار را درک نماید و مبنایی برای درک نیازها، مشکلات و فرصت‌ها داشته باشد. اگر فرایندهای تجاری وجود نداشته باشند چه؟ ممکن است تحلیلگر کسبوکار برای به دست آوردن این زمینه تجاری نیاز به مستندسازی داشته باشد.
او هنگام کار بر روی تجزیه‌وتحلیل وضعیت آینده (TO-BE) می‌تواند وضعیت آینده فرایند کسبوکار را تعیین کند. این وضعیت مبنایی برای درک چگونگی عملکرد راه‌حل فناوری در کنار فرایندهای تجاری در آینده است. برای فرایندهای تجاری در آینده، مهم است که فرایندهای کسبوکار برای حمایت از مشتری ارزش ایجاد کنند و هرگونه ضایعات حذف شوند تا مطمئن شوید که فرایند تا آنجا که می‌تواند ساده است. نقشه فرایند کسبوکار در آینده نیز وسیله‌ای را فراهم میکند که به‌موجب آن کارکنان عملیاتی می‌توانند در مورد فرایندهای عملیاتی جدید و روش‌های کار آموزش ببینند.
مدل POPIT - سازمان
در ابتکارات تغییر پیچیده، باید دیدگاه سازمانی را در نظر بگیرید و ساختارهای سازمانی فعلی و خطوط گزارش سازمانی را درک کنید. در طرح‌های تغییر پیچیده‌تر، ممکن است ساختارهای سازمانی یا خطوط گزارش‌دهی کارکنان عملیاتی نیاز به تغییر داشته باشند. ممکن است نیاز باشد طرح‌های شغلی جدید، شرح شغل، نقش‌ها و مسئولیت‌های جدیدی برای حمایت از تغییر تعریف کنید.
تغییرات سازمانی همچنین باید فعالیت‌های تجاری معمول (BAU)، مانند رسیدگی به تماس‌های مشتری یا رسیدگی به مسائل و فعالیت‌های عملیاتی را در نظر بگیرد تا خدمات عملیاتی را تا سطح مورد انتظار حفظ کند. این عملکرد باید قابل‌اندازه‌گیری باشد.
مدل POPIT - منابع انسانی
وقتی در نظر بگیرید که تنها تعداد کمی از افراد در بالای هرم سازمان‌های شرکتی قرار دارند، آنها گاهی چندین هفته، ماه یا حتی سال‌ها پس از شروع ابتکار اقدام به ارائه تجربیات و مشارکت در فرایند تغییرات می‌کنند. برخی از افراد در بخش‌هایی از یک سازمان فعالیت می‌کنند که در آن مسائل مربوط به وظیفه، بخش یا تیم پروژه‌شان، بر کار روزمره‌شان تأثیر دارد.
در نظر گرفتن جنبه‌های تغییر افراد و پیامدهای عاطفی مرتبط با آن مهم است. بهتر است برای کمک به درک ملاحظات افراد، انواع مختلف نقش‌های عملیاتی که از فرایندهای کسبوکار پشتیبانی می‌کنند را بشناسید. ممکن است لازم باشد افراد درگیر با تغییر را تحت‌الشعاع قرار دهید تا دیدگاه آنها را از مسائل و نقاط دردناک بفهمید و مهم‌تر از آن گوش فرا دهید تا مسائل و نیازهای آنها را درک کنید و فرصت‌هایی برای بهبود جستجو نمایید.
گاهی اوقات نیاز به یک استراتژی مردمی خواهید داشت؛ توسعه رهبری، توسعه نیروی کار و مهارت‌ها و آموزش‌های مورد نیاز برای حمایت از سازمان در آینده (TO-BE). دانش و تجربه افراد می‌تواند از عوامل کلیدی موفقیت استراتژی‌های تجاری باشد. اما آنها می‌توانند مانع اتخاذ موفقیت‌آمیز استراتژی‌های تجاری جدید نیز بشوند. درک تأثیرات فرهنگی باعث می‌شود انتقال آرام‌تر شده و دعوت از آنها به‌جای ایجاد تغییر برای آنها به این تغییر کمک میکند.
از دیدگاه مشتری، ممکن است نیاز به ایجاد مجموعه‌ای از شخصیت‌ها برای کمک به ارائه و حمایت از دیدگاه مشتری‌محور و کمک به درک نکات دردناک مشتری، دستاوردها و کارهایی که باید انجام شوند وجود داشته باشد.
مدل POPIT - اطلاعات
داشتن درک وضعیت فعلی (AS-IS) از اینکه چگونه اطلاعات از کسبوکار پشتیبانی میکند، یک ملاحظه مهم است. مهم‌تر از آن تعیین و کار بر روی وضعیت آینده (TO-BE)، تعیین نوع جدیدی از اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی و ایجاد فرصت‌ها در روش‌های جدید کار است.
نیازهای اطلاعاتی جدیدی را میتوان شناسایی کرد که فرایندهای عملیاتی را قادر می‌سازد تا به طور مؤثرتری اجرا شوند یا مأموریت‌های هدفمندتر یا پیشرفته‌تری برای مشتری فراهم کنند، مانند ارائه اطلاعات بیشتر برای کمک به خرید مشتری و یا با غنی‌سازی اطلاعات برای ارائه اطلاعات قانونی لازم برای حمایت از مشتری از منظر بهداشت و ایمنی. کیفیت، صحت و کامل بودن اطلاعات مهم است. همچنین درک اینکه چه کسی مسئول ایجاد و نگهداری اطلاعات است، اهمیت خواهد داشت. علاوه بر این، نیازهای نگهداری و آرشیو اطلاعات را باید در نظر بگیرید.
ایجاد دانش (از طریق یافتن روندها، الگوها، ارتباطات در اطلاعات) و مدیریت اطلاعات مسائلی هستند که سازمان‌ها به‌عنوان منابع بالقوه برای بهبود رقابت‌پذیری با آن مواجه هستند. از منظر استراتژیک، نکته کلیدی این است که تا چه حد بهبود در قابلیت پردازش اطلاعات می‌تواند باعث بهبود و کمک به روش ایجاد و اشتراک دانش در داخل و پیرامون یک سازمان شود.
مدل POPIT - فناوری
در وضعیت فعلی (AS-IS) گاهی اوقات نیاز به درک این دارید که چه برنامه‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهایی از وضعیت فعلی پشتیبانی می‌کنند و باید بدانید چه شکاف‌های فناوری وجود دارد. شکاف‌های فناوری اغلب مواردی هستند که ممکن است برای پشتیبانی از وضعیت آینده (TO-BE) نیاز به بهبود یا جایگزینی داشته باشند.
مدل POPIT به‌عنوان یک نقطه مرجع برای بررسی زمانی که هر فناوری برای استقرار برنامه‌ریزی‌شده، بسیار مفید است تا بررسی شود که آیا سایر عناصر مدل (یعنی فرایند، سازمان، افراد، اطلاعات) به روز شده‌اند و همچنین آماده و در دسترس برای پشتیبانی از استقرار فناوری هستند.
مزایا استفاده از مدل پاپیت برای تحلیل کسبوکار:
- استفاده و پیاده‌سازی آسان: مدل POPIT ساده و کاربرپسند است و پیاده‌سازی آن را در ساختارهای مختلف سازمانی آسان میکند.
- مقرون به صرفه: POPIT یک مدل مقرون به صرفه است و آن را برای سازمان‌هایی با اندازه‌ها و سطوح بودجه مختلف قابل دسترسی میکند.
- قابل تنظیم: این مدل را میتوان برای متناسب کردن با نیازها و اهداف مختلف سازمانی تطبیق داد و آن را انعطاف‌پذیر و سازگار کرد.
- بهبود ارتباطات: POPIT ارتباط مؤثر بین کارمندان و بخش‌ها را تسهیل میکند و کارایی و بهره‌وری کلی را بهبود می‌بخشد.
- افزایش پاسخگویی: این مدل به افزایش پاسخگویی در بین کارمندان کمک میکند، زیرا مشخص میکند چه کسی مسئول چه چیزی است.
- افزایش تصمیم‌گیری: POPIT ساختاری برای تصمیم‌گیری فراهم میکند، خطر سوءتفاهم را کاهش می‌دهد و شانس نتایج موفقیت‌آمیز را افزایش می‌دهد.
- افزایش همکاری: این مدل همکاری بین بخش‌ها و کارمندان مختلف را تشویق میکند و کار تیمی و حس وحدت را ارتقا می‌دهد.
- بهبود عملکرد: POPIT با ارائه یک چارچوب مشخص برای برنامه‌ریزی و اجرا، به سازمان‌ها کمک میکند تا عملکرد خود را بهبود بخشند.
- تسهیل هدف‌گذاری: این مدل، تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت را برای سازمان‌ها آسان‌تر میکند و نقشه راه روشنی برای موفقیت ارائه می‌دهد.
- افزایش انگیزه: POPIT به افزایش انگیزه در بین کارکنان کمک میکند، زیرا حس روشنی از هدف و جهت‌گیری را فراهم میکند.
نقشه تحول
مدل POPIT یک چارچوب مفید برای پشتیبانی و تعیین یک طرح/نقشه تحول ارائه میکند. با استفاده از عناصر مدل، فرآیند، سازمان، افراد، اطلاعات و فناوری POPIT و با ایجاد وضعیت فعلی (یعنی نقطه شروع برنامه) و وضعیت آینده (یعنی وضعیت مطلوب برنامه)، می‌توانید نقاط عطف کلیدی را ترسیم کنید و می‌توانید همراستایی را در بین پروژه‌هایی ایجاد کنید که پروژه‌ها و برنامه‌های تجاری مورد نیاز برای تحقق اهداف استراتژیک را تشکیل می‌دهند. این طرح یا نقشه چشم‌انداز و تحول، مبنایی برای اندازه‌گیری پیشرفت و انطباق طرح و جریان‌های کاری در حین حرکت و انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آینده است.
بهترین شیوه‌ها برای پیاده‌سازی مدل POPIT
بازبینی و تطبیق مستمر
به‌روزرسانی منظم مدل POPIT برای بازتاب تغییرات سازمانی و نیازهای در حال تحول پروژه اهمیت زیادی دارد. در طول پیشرفت پروژه، باید به طور مداوم هر یک از مؤلفه‌های مدل—یعنی افراد، سازمان، فرایندها و فناوری اطلاعات—مورد بازبینی قرار گیرند تا اطمینان حاصل کنید که با اهداف و استراتژی‌های فعلی هماهنگ هستند. بازبینی مستمر به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که انعطاف‌پذیر باقی بمانند و بتوانند خود را با چالش‌ها و فرصت‌های جدید تطبیق دهند. این فرایند مداوم باعث می‌شود تصمیم‌های استراتژیک بر پایه جدیدترین اطلاعات گرفته شود، میزان عدم قطعیت کاهش یابد و تاب‌آوری سازمان افزایش پیدا کند.
مشارکت ذینفعان
درگیر کردن ذینفعان کلیدی در فرایند تحلیل POPIT برای دستیابی به نتایج جامع ضروری است. حضور گروهی متنوع از جمله کارکنان، مدیران و شرکای خارجی می‌تواند دیدگاه‌های مختلفی را به فرایند تحلیل اضافه کند. این همکاری به ایجاد درک مشترک از اهداف کمک کرده و تعهد به برنامه استراتژیک را افزایش می‌دهد. باید فضای ارتباطی باز و دریافت بازخورد را تشویق کرد تا مشکلات احتمالی در همان مراحل اولیه شناسایی شوند. با مشارکت فعال ذینفعان، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که تحلیل به‌طور کامل انجام شده و استراتژی‌های حاصل از آن، حمایت گسترده‌ای را به دست می‌آورند؛ که این موضوع در نهایت به پیاده‌سازی مؤثرتر برنامه‌ها منجر خواهد شد.
ادغام مدل POPIT با سایر ابزارها
استفاده از POPIT برای تحلیل شکاف
مدل POPIT به عنوان یک چارچوب مؤثر برای انجام تحلیل شکاف در یک سازمان عمل میکند. این مدل تحلیلگران را قادر می‌سازد تا اختلافات بین عملیات فعلی و وضعیت مطلوب آینده را شناسایی کنند. کسب‌وکارها با بررسی هر مؤلفه - افراد، سازمان، فرآیندها و فناوری اطلاعات - می‌توانند حوزه‌هایی را که نیاز به بهبود دارند، مشخص نمایند. این رویکرد ساختاریافته، شکاف‌ها را برجسته میکند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا استراتژی‌های هدفمندی را برای بستن آنها تدوین کنند. بررسی منظم مدل POPIT تضمین میکند که همه جنبه‌های سازمان در نظر گرفته شده و مدیریت جامع تغییر و همسویی استراتژیک را تسهیل میکند.
ابزارهای مکمل SWOT و PESTLE
ترکیب مدل POPIT با ابزارهایی مانند تحلیل SWOT و PESTLE، برنامه‌ریزی استراتژیک را تقویت میکند. تحلیل SWOT بینش‌هایی در مورد نقاط قوت و ضعف داخلی ارائه می‌دهد، در حالی که PESTLE تأثیرات خارجی را بررسی میکند. این بینش‌ها، تمرکز دقیق مدل POPIT را تکمیل می‌کنند. با ترکیب این ابزارها، سازمان‌ها می‌توانند به درک کاملی از محیط استراتژیک خود دست یابند. این رویکرد یکپارچه با ارائه وضوح و یک برنامه منسجم برای دستیابی به اهداف سازمانی، تصمیم‌گیری را بهبود می‌بخشد.
چگونه تحلیلگران کسبوکار می‌توانند در سال ۲۰۲۵ از POPIT استفاده کنند؟
تحلیلگران کسب و کار (BA) نقش مهمی در پیوند نیازهای کسبوکار با راه‌حل‌های تکنولوژیکی ایفا می‌کنند. با استفاده از مدل POPIT، آنها می‌توانند موارد زیر را انجام دهند:
- ارزیابی کارایی فرآیند: شناسایی گلوگاه‌ها و پیشنهاد بهبود فرآیند از طریق اتوماسیون و بهینه‌سازی مبتنی بر هوش مصنوعی.
- همسوسازی اهداف سازمانی: اطمینان از همسویی تغییرات پیشنهادی با چشم‌انداز، سیاست‌ها و الزامات انطباق شرکت، به ویژه در محیط‌های کاری از راه دور و ترکیبی.
- مشارکت مؤثر ذینفعان: رسیدگی به توسعه برنامه‌های آموزشی هدفمند و استفاده از چارچوب‌های مدیریت تغییر، با در نظر گرفتن دیدگاه‌های کارکنان نسبت به مقاومت در برابر تغییر.
- استفاده از داده‌ها و فناوری: در سال ۲۰۲۵، تحلیلگران کسبوکار می‌توانند از ابزارهای تحلیلی پیش‌بینی‌کننده مبتنی بر هوش مصنوعی، برای شناسایی الگوهای ریزش مشتری و توصیه فعالانه استراتژی‌های حفظ شخصی‌سازی‌شده استفاده کنند و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را بهبود بخشند.
نقش فرهنگ سازمانی و مدیریت تغییر
فرهنگ سازمانی نقش حیاتی در پذیرش موفقیت‌آمیز فرآیندها و فناوری‌های جدید ایفا میکند. مدل POPIT تضمین میکند که تغییرات فرهنگی با تحولات تجاری از طریق موارد زیر همسو باشند:
- پرورش فرهنگ نوآوری: تشویق کارکنان به پذیرش فناوری‌های نوظهور و یادگیری مداوم.
- حمایت از مدیریت تغییر: پیاده‌سازی چارچوب‌های ساختاریافته، برای اطمینان از انتقال روان در طول تحولات دیجیتال.
- تقویت همکاری بین بخشی: شکستن سیلوهای بین فناوری اطلاعات، عملیات و واحدهای تجاری برای ایجاد یک رویکرد واحد برای بهبود کسب و کار.
- اطلاعات و فناوری: تقویت حاکمیت داده‌ها و امنیت سایبری
ارتباط مدل تحلیلی Popit با ERP
نرم‌افزار ERP در حقیقت یک سامانه جامع مدیریت منابع سازمانی است که تمامی جنبه‌های کسبوکار را به‌شکل یکپارچه مدیریت میکند. استفاده از مدل Popit در کنار ERP باعث می‌شود که نرم‌افزار ERP نه فقط به عنوان یک ابزار فناوری، بلکه به‌عنوان یک تحول جامع در کسبوکار سازمان دیده شود. این رویکرد تحلیلی، پیاده‌سازی ERP را به‌طور موفقیت‌آمیز و پایدار تضمین میکند و سازمان را در جهت نیل به اهداف بلندمدت کسب‌وکاری هدایت خواهد کرد.
نتیجه گیری
شرکت‌های زیادی مانند SAP از مدل popit برای تحلیل کسبوکار خود استفاده میکند. میتوان این طور برداشت کرد که این مدل برای سیستم‌های یکپارچه مدیریت منابع سازمانی (ٍERP)
مدل POPIT برای تحلیلگران کسبوکار برای انجام فعالیت‌های تحلیل تجاری وضعیت فعلی و آینده مفید است. با در نظر گرفتن یک دیدگاه کل نگر از مدل POPIT - فرآیند، سازمان، افراد، مشکلات اطلاعاتی و فناوری- می‌توانید نیازها، فرصت‌ها و الزامات در زمینه‌های ارائه راه‌حل تجاری را تعیین و مدیریت کنید.
منابع:
https://www.assistkd.com/learning-zone/business-alchemists-blog/reimagining-popittm-model
https://www.linkedin.com/posts/charles-efe_the-popit-model-is-a-framework-used-to-analyze-activity-7137033703632842753-IuuK/
https://businessanalystmentor.com/popit-model/
تحلیل کسبوکار بر اساس مدل POPIT