مراحل استقرار ERP

پس از انتخاب یک سیستم ERP نوبت به استقرار نرم‌افزار ERP  میرسد. مرحله پیاده سازی این سیستم میتواند سخت و چالش برانگیز یا بسیار زمان بر باشد با این ما در ستکا کنار شما هستیم تا این مراحل را به دقت بررسی کنیم.

استقرار ERP چیست؟

پیاده سازی ERP به فرآیند نصب و پیکربندی یک سیستم نرم افزاری ERP در یک سازمان اشاره دارد. این فرآیند شامل ادغام عملکردهای مختلف کسب و کار، مانند امور مالی، عملیات و منابع انسانی (HR)، در یک سیستم واحد است.

هدف از پیاده‌سازی ERP بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای تجاری سازمان و ارائه داده ها و قابلیت های گزارش در زمان واقعی است. معمولاً شامل یک سری مراحل مانند تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، آزمایش، استقرار و نگهداری است.

فرآیند پیاده سازی بسته به اندازه سازمان شما می تواند پیچیده و زمان بر باشد، اما می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا به مزایای سیستم ERP مانند افزایش بهره وری، صرفه جویی در هزینه و بهبود دقت داده ها دست یابند.

📚بیشتر بخوانید: ERP چیست؟

9 گام برای اجرای موفق سیستم ERP

مراحل شامل ارزیابی سیستم‌های فعلی، تعریف محدوده و اهداف پروژه، انتخاب نرم‌افزار، پیکربندی سیستم‌ها، انتقال و آماده‌سازی داده‌ها، آزمایش، آموزش کارکنان، پیاده‌سازی و ارائه نگهداری و پشتیبانی مداوم است.

1. سیستم های فعلی را ارزیابی کنید

اولین گام در یکپارچه‌سازی ERP این است که نگاهی جامع به سیستم‌های فعلی خود بیندازید و مناطقی را که می توان در آنها بهبود ایجاد کرد، شناسایی کرد. این ارزیابی به شما کمک می کند تا وضعیت فعلی عملیات تجاری خود را درک کنید و در کجا ناکارآمدی ها یا تنگناهایی وجود دارد که می‌تواند توسط یک سیستم ERP برطرف شود.

این مرحله باید شامل بررسی سیستم‌ها و فرآیندهای فعلی شما، از جمله مدیریت مالی، تولیدی، موجودی، فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشد. در طول این ارزیابی، شما همچنین باید هر گونه شکاف در عملکردی که یک سیستم ERP می‌تواند پر کند، مانند گزارش و تجزیه و تحلیل، اتوماسیون و یکپارچه‌سازی داده‌ها را شناسایی کنید.

زمینه هایی که باید به آنها توجه شود عبارتند از:

1-سیستم‌های مالی، از جمله فرآیندهای حسابداری و بودجه.

2-فرآیندهای تولید و تولید، از جمله مدیریت موجودی و تدارکات زنجیره تامین.

3-سیستم‌های فروش و بازاریابی، از جمله CRM و پیش‌بینی فروش.

4-مدیریت و گزارش داده‌ها، از جمله دقت، امنیت و انطباق داده‌ها.

5-زیرساخت‌ها و نرم‌افزارهای فناوری اطلاعات (IT) شامل سخت‌افزار، شبکه و سیستم‌های ابری.

6-فرآیندهای تجاری، از جمله گردش کار و اتوماسیون.

7-تجربه کاربر، از جمله سهولت استفاده و پذیرش کاربر.

با بررسی سیستم‌های فعلی خود و شناسایی زمینه‌های بهبود، می توانید تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد عملکرد و ویژگی های مهم سازمان خود بگیرید و می‌توانید یک راه‌حل ERP را انتخاب کنید که با نیازهای کسب‌و‌کار شما هماهنگ باشد.

2. محدوده و اهداف را تعریف کنید

هنگامی که سیستم های فعلی خود را ارزیابی کردید و زمینه های بهبود را شناسایی، گام بعدی این است که محدوده و اهداف پروژه پیاده سازی ERP خود را تعریف کنید. این شامل تعیین وظایف و فرآیندهای خاصی است که سیستم ERP مسئول آن خواهد بود، چه داده هایی باید یکپارچه شوند و چه اهداف تجاری خاصی که سیستم باید از آنها پشتیبانی کند.

برای تعریف محدوده پروژه، موارد زیر را در نظر بگیرید:

1-کدام عملکردها و فرآیندهای تجاری توسط سیستم ERP خودکار می شوند؟

2-داده های مورد نیاز سیستم از جمله انتقال داده ها و یکپارچه سازی چیست؟

3-شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که باید ردیابی و گزارش شوند کدامند؟

4-ذینفعان چه کسانی هستند و نیازها و الزامات خاص آنها چیست؟

با تعریف محدوده و اهداف پروژه استقرار ERP خود، می‌توانید یک نقشه راه واضح برای فرآیند پیاده‌سازی ایجاد کنید و می توانید اهداف و نتایج مورد انتظار پروژه را به همه ذینفعان منتقل کنید، که به شما کمک می‌کند.

3. یک سیستم ERP را انتخاب کنید

پس از تعریف محدوده و اهداف پروژه یکپارچه‌سازی ERP، قدم بعدی انتخاب یک راه‌حل نرم‌افزاری مناسب ERP است. این مرحله شامل تحقیق و ارزیابی گزینه‌های مختلف نرم‌افزار ERP برای تعیین اینکه کدام یک با الزامات و اهداف کسب‌وکار شما هماهنگ است، می‌شود.

هنگام انتخاب راه‌حل ERP، در نظر بگیرید:

1-آیا نرم‌افزار نیازهای عملکردی خاص سازمان شما مانند حسابداری، مدیریت موجودی و CRM را برآورده می کند؟

2-آیا نرم‌افزار ERP با سیستم‌ها و داده‌های فعلی شما یکپارچه می شود؟

3-آیا نرم‌افزار می تواند قابلیت های گزارش‌گیری و تحلیلی لازم مانند گزارشگری مالی، مدیریت موجودی و تجزیه و تحلیل فروش را ارائه دهد؟

4-آیا این نرم‌افزار به اندازه کافی مقیاس‌پذیر و انعطاف‌پذیر است تا بتواند رشد کسب‌و‌کار آینده را در خود جای دهد؟

5-آیا فروشنده نرم‌افزار معتبر است و پشتیبانی و نگهداری کافی را ارائه می کند؟

6-هزینه کل مالکیت شامل پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی و نگهداری و پشتیبانی مداوم چقدر است؟

7-بازه زمانی لازم برای اجرای کامل (غیرعادی نیست که 12 ماه یا بیشتر طول بکشد).

گزینه های مختلف نرم‌افزار ERP موجود را تحقیق و ارزیابی کنید تا مطمئن شوید بهترین راه‌حل را برای سازمان خود انتخاب می‌کنید. مشاوره با یک متخصص ERP یا یک شرکت خدمات حرفه‌ای نیز می‌تواند به شما در فرآیند انتخاب کمک کند.

هنگام تحقیق و ارزیابی سیستم‌های مختلف ERP، ویژگی‌ها و عملکردهای خاص زیر را در نظر بگیرید:

1-مدیریت مالی شامل حسابداری، بودجه بندی و گزارشگری مالی

2-مدیریت زنجیره تامین، از جمله مدیریت موجودی، تدارکات و تدارکات

3-فروش و بازاریابی، از جمله نرم‌افزار CRM، پیش بینی فروش و اتوماسیون بازاریابی

4-منابع انسانی و حقوق و دستمزد، از جمله مدیریت کارکنان، مدیریت مزایا و پردازش حقوق و دستمزد

5-مدیریت پروژه، از جمله ردیابی پروژه، تخصیص منابع و مدیریت وظایف

6-ساخت و تولید، از جمله برنامه‌‍ریزی تولید، مدیریت سفارش‌کار و کنترل کیفیت

7-مدیریت و گزارش داده‌ها، از جمله دقت، امنیت و انطباق داده‌ها

8-زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، از جمله سازگاری سخت‌افزار، شبکه و سیستم‌های ERP ابری

9-تجربه کاربری شامل سهولت استفاده، پذیرش کاربر و دسترسی

10-انعطاف‌پذیری برای پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر سازمان شما

4. سیستم ERP خود را پیکربندی کنید

پس از انتخاب یک سیستم ERP مناسب، اکنون باید آن را برای رفع نیازهای خاص سازمان خود پیکربندی کنید. این شامل شخصی‌سازی و بهینه‌سازی سیستم با توجه به رویه‌های کسب‌وکار انحصاری، گردش‌کار و پیش‌نیازهای شما می‌شود.

1-ساختار سازمانی را تنظیم کنید.

2-نمودار حساب‌ها را تعریف کنید.

3-مراکز هزینه را تعریف کنید.

4-تعریف واحدهای تجاری.

5-نرم‌افزار را سفارشی کنید.

6-آن را با فرآیندهای تجاری و گردش کار موجود هماهنگ کنید.

7-ماژول‌های ERP مانند مدیریت مالی، مدیریت زنجیره تامین و CRM را تنظیم و پیکربندی کنید.

8-تعریف کنترل دسترسی کاربر.

9-نقش‌ها و مجوزهای کاربر را برای کنترل دسترسی به سیستم‌ها و داده‌ها تعریف کنید.

10-با سیستم های دیگر یکپارچه شود.

11-ادغام سیستم ERP با سایر سیستم ها و منابع داده مانند نرم‌افزار حسابداری، سیستم‌های مدیریت‌موجودی و پلت فرم تجارت الکترونیک.

5. داده ها را آماده و انتقال دهید

برای انتقال‌داده ها به سیستم ERP خود، باید داده‌های سیستم فعلی خود را برای سازگاری با سیستم جدید مرتب و دسته‌بندی کنید. این شامل ارزیابی، آماده‌سازی و تبدیل تمام داده‌های موجود به قالبی سازگار با نرم‌افزار ERP شما می‌باشد. سپس، آن را در سیستم جدید بارگذاری کنید.

انتقال داده‌ها می‌تواند یک فرآیند دلهره‌آور و وقت‌گیر باشد، بنابراین برنامه‌ریزی از قبل و آماده‌سازی داده‌ها از قبل ضروری است. این شامل:

1-انجام ممیزی کامل داده‌ها از کلیه سیستم‌ها و برنامه‌های موجود.

2-شناسایی و دسته‌بندی انواع داده‌هایی که برای انتقال نیاز دارید.

3-پاکسازی و اعتبارسنجی داده‌ها برای صحت.

4-تعریف روش انتقال داده.

5-تست فرآیند انتقال داده‌ها.

6-تهیه یک برنامه پشتیبان و بازیابی در صورت بروز خطا یا از دست دادن اطلاعات.

7-سیاست ها و پروتکل های حاکمیت داده را ایجاد کنید.

8-انتقال داده‌ها می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای باشد، بنابراین داشتن یک تیم مجرب که در مورد نیازهای منحصر به فرد سازمان شما آگاه باشد، مهم است.

6. سیستم ERP را تست کنید

هنگامی که استقرار ERP را کامل کردید، لازم است سیستم را از نظر عملکرد و دقت داده‌ها آزمایش کنید. این شامل آزمایش همه برنامه‌ها و فرآیندهای سیستم، و همچنین تأیید تمام داده‌های مهاجرت شده است.

در مرحله آزمایش، مهم است:

1-معیارهای پذیرش کاربر را شناسایی و مستند کنید

2-آزمایش‌های سیستمی سرتاسر را برای عملکرد انجام دهید

3-تمام داده های منتقل شده را برای صحت اعتبارسنجی کنید

4-بررسی دسترسی کاربران را انجام دهید

5-فرآیندهای اتوماسیون و گردش کار را آزمایش کنید

6-تست امنیت سیستم

7-سازگاری با سایر سیستم ها و برنامه ها را تأیید کنید.

7. آموزش کارکنان برای استفاده از سیستم ERP

قبل از اینکه سیستم را به طور کامل راه‌اندازی کنید، به فکر آموزش کارکنان باشید . اطمینان از دریافت آموزش کافی در مورد نحوه استفاده از سیستم، مهم است. بسته به نیاز سازمان خود، می‌توانید از بین روش‌های آموزشی متنوعی، از جمله دوره‌های آنلاین، آموزش حضوری، جلسات فردی یا ترکیبی سازمان‌یافته از هر سه، یکی را انتخاب کنید.

هنگام آموزش کارکنان، موارد زیر را ارائه دهید:

1-مروری بر نحوه عملکرد سیستم ERP و فرآیندهای تجاری مرتبط با آن.

2-دستورالعمل‌های گام به گام نحوه استفاده از تمام ویژگی‌ها و عملکردهای سیستم را پاک کنید.

3-توضیحات مفصل در مورد ورود داده ها، گزارش‌دهی و سایر وظایف اساسی.

4-راهنمایی در مورد عیب‌یابی.

5-منابع برای پشتیبانی مداوم.

8. سیستم ERP جدید را به طور کامل پیاده سازی کنید

هنگامی که سیستم تست شد و تمام آموزش‌های کارکنان کامل شد، می‌توانید شروع به راه‌اندازی سیستم جدید ERP کنید. این شامل اطمینان از در دسترس بودن آن برای همه کارکنان سازمان، فعال کردن فرآیندهای خودکار و تنظیم رویه‌های گزارش‌دهی است.

مواردی که باید هنگام استقرار سیستم ERP خود به دنبال آنها باشید عبارتند از:

1-دقت و یکپارچگی داده ها

2-دسترسی در زمان واقعی برای همه کاربران

3-پروتکل های امنیتی

4-فرآیندهای گردش کار

5-مجوزهای کاربر

9. تعمیر و نگهداری و پشتیبانی مداوم را ارائه دهید

هنگامی که سیستم ERP شما به طور کامل پیاده سازی شد، مهم است که فرآیندی برای نگهداری و پشتیبانی مداوم از سیستم ایجاد کنید. این شامل انجام بررسی های تعمیر و نگهداری منظم، ارتقاء نرم‌افزار در صورت نیاز و عیب یابی هر گونه مشکلی است که پیش می آید. وجود تیمی از متخصصان مجرب برای مدیریت سیستم و ارائه پشتیبانی ضروری است.

ایجاد رویه های عملیاتی استاندارد (SOP) برای استفاده از سیستم و عیب یابی مشکلات رایج نیز می تواند مفید باشد. علاوه بر این، زمان‌بندی بررسی‌های دوره‌ای با کاربران و مشتریان می‌تواند به اطمینان از عملکرد صحیح استقرار ERP کمک کند.

منبع: forbes

اطلاعات بیشتر