فرض کنید که پس از بررسی‌های فراوان، سیستم ERP متناسب با کسب‌وکارتان را پیدا کرده‌اید؛ حالا وقت این رسیده که به فکر توسعه نرم‌افزار باشید و برای آن اقدام کنید. برخلاف تصور، پیاده سازی نرم افزار ERP کار ساده‌ای نیست و بسیاری از پروژه‌ها به دلیل جدی نگرفتن آن شکست می‌خورند. استقرار نرم‌افزار ERP یک فرآیند گام به گام بوده که با خود چالش‌های زیادی را در بر دارد.
توسعه این سیستم تقریبا روی تمام بخش‌های اساسی کسب‌وکار مثل امور مالی، منابع انسانی، فروش و تولید تاثیر دارد؛ به همین دلیل استقرار باید بر اساس شرایط و الزامات سازمان برنامه‌ریزی شود و طبق استراتژی مناسب جلو برود تا موفقیت شما را به حداکثر برساند. در ادامه بیشتر با متدولوژی پیادهسازی نرم‌افزار ERP آشنا می‌شویم، پس اگر تصمیم به توسعه نرم‌افزار خود دارید، در ادامه با ما همراه باشید.
مراحل پیادهسازی نرم‌افزار ERP
فرایند پیاده سازی نرم افزار ERP بطور کلی به شش دسته برنامه‌ریزی، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و در نهایت پشتیبانی تقسیم می‌شود. هر کدام از این مراحل با اهداف خاص خودشون طراحی شده و بخش مهمی از پروسه توسعه سیستم را تشکیل می‌دهند. البته تمامی این فرایندها برای هر سازمان منحصربه‌فرد بوده و نسبت به نوع کسب‌وکار تغییرات جزئی می‌کنند.
تیم پروژه تشکیل داده و برنامه‌ای منظم ایجاد کنید
در مرحله اول استقرار سیستم، باید تیم پروژه ERP تشکیل داده، سپس نیازهای سازمان را تعریف کنید. این تیم که معمولا شامل یک حامی اجرایی، مدیر پروژه و متخصصانی از واحدهای مختلف کسب‌وکار بوده، مسئولیتهای گوناگونی مانند تعیین برنامه زمانی و تاریخ‌های هدف، تصمیم‌گیری درباره طراحی نرم‌افزار و مدیریت روزانه پروژه را بر عهده دارند. حضور مدیریت ارشد در این تیم هم سبب اطمینان از تخصیص منابع کافی می‌شود.
پس از اینکه متخصصان گرد هم آمده‌اند، نوبت به شناخت دقیق موانع و ناهماهنگی‌های موجود در سازمان می‌رسد. پس از شناخت ناکارآمدی‌ها، الزامات سیستم ERP را تعیین کرده و اهداف خود را از این نرم‌افزار مشخص کنید. حالا که تیم پروژه ایده روشنی از نیازهای سازمان دارد، می‌تواند با خیال راحت تصمیم بگیرد که ای آر پی ابری برایش مناسب‌تر است یا سیستم داخلی.
فرایند کاری را شناسایی و طراحی سیستم آغاز کنید
در مرحله طراحی، باید جریان‌های کاری برای توسعه سیستم ای آر پی مشخص شود. در این گام از کارکنان بخش‌های مختلف کمک بگیرد، چون آنها بهتر از هر کسی با فرآیندهای تجاری آشنا بوده و می‌دانند که پروسه‌های سازمانی چگونه پیش می‌رود. با کمک آنها کمبود فرایندهای فعلی را شناسایی کرده و بر روی بهبود آنها هم‌فکری کنید. از کارشناسان شرکت ارائه‌دهنده ERP هم مشورت گرفته و نیازهای سازمان را در قالب این سیستم طراحی کنید. حالا که می‌دانید سیستم ERP شما چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد، توسعه نرم‌افزار را آغاز کنید.
هر سوالی داری همین الان مشاوره بگیر
وقت انتخاب و توسعه نرم‌افزار رسیده
حالا که برنامه‌ای دقیق از چیزی که برای پیادهسازی ERP می‌خواهید دارید، نوبت به انتخاب نرم‌افزار و توسعه آن می‌رسد. در این گام، با در نظر داشتن الزامات کسب‌وکار، تحقیقات مناسبی در خصوص ارائه‌دهندگان نرم‌افزار انجام داده و بهترین سیستم متناسب با نیازهای خود را انتخاب کنید.
پس از انتخاب، فرایند توسعه را آغاز کرده و سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مورد نیاز را نصب کنید. تنظیمات و سفارش‌سازی‌های مدنظر را بر روی سیستم تعریف کرده و و نرم‌افزارهایی که قابلیت انطباق با ERP را ندارند، با ماژول‌های این سامانه جایگزین کنید.
انتخاب بستر مناسب برای پیادهسازی erp نکته بسیار مهمی است. اینکه سیستم erp روی فضای ابری باشد یا به صورت محلی استقرار پیدا کند حائز اهمیت است.
برای مشخص کردن این موضوع بهتر است از ارائه دهندگان erp مشاوره بگیرید.
پس از جایگزینی، برنامه‌ریزی‌ای برای انتقال داده‌های بر روی یک پایگاه داده واحد در نظر بگیرید. وجود برنامه‌ریزی‌ای منظم، از وجود اطلاعات تکراری یا ناسازگار جلوگیری کرده و نرم‌افزاری با فعالیت بهینه‌تر به شما ارائه می‌دهد. فراموش نکنید که دوره‌های آموزشی‌ای برای کاربران در نظر بگیرید. وجود برنامه آموزشی ساده به افراد کمک می‌کند که با سیستم جدید راحت‌تر هماهنگ شوند.
تست و اعتبارسنجی سیستم ERP را با قدرت جلو ببرید
در قدم بعدی پیادهسازی نرم‌افزار ERP، به سراغ تست سیستم می‌رویم. تیم پروژه، پس از توسعه برخی از ماژول‌های erp، به بررسی آنها پرداخته و بر اساس نتایج بدست آمده، تغییرات و تنظیمات جدیدی را انجام می‌دهند. در طرف دیگر ممکن است این تیم اعتبارسنجی را همزمان با توسعه نرم‌افزار انجام داده و در حالی که برخی از ماژول‌ها در حال پیادهسازی هستند، یکسری ماژول‌های دیگر را تست کنند.
تست‌های اولیه نرم‌افزار بر روی عملکرد کل سیستم تمرکز دارد، اما در عین حال قابلیت‌های سیستم هم باید به دقت بررسی شود. دسترسی‌ای برای کارکنان ایجاد کرده و به آنها اجازه دهید که با استفاده از نسخه بتا نرم‌افزار، فعالیت‌های روزمره‌شان را تست کنند.
استقرار را تکمیل و سیستم را راه‌اندازی کنید
در مرحله راه‌اندازی ERP می‌توانید طعم تلاش‌های چند ماه‌تان را بچشید. خود را برای هر مشکلی آماده بکنید؛ با وجود برنامهریزیهای دقیق و تست نرم‌افزار، ممکن است با مشکلاتی روبه‌رو شوید که تا به‌حال به چشمتان نخورده است. تیم پروژه را در کنار خود نگه داشته تا در صورت بروز مشکل، ریشه عیب را پیدا کرده و به سرعت آن را برطرف کنند.
در این مرحله برخی از سازمان‌ها تمامی ماژول‌ها را به صورت یک‌زمان اجرا می‌کنند؛ در صورتی بسیاری از شرکت‌های ماژول‌های سیستم را الویت‌بندی کرده و آن‌هایی که نقش اساسی‌تری ایفا می‌کنند را در ابتدا اجرایی می‌کنند. این اتفاق ریسک ادغام را کاهش داده و به کسب‌وکارها کمک می‌کند که با انعطاف‌پذیری بهتری سیستم‌های قدیمی را کنار بگذارند.
با پشتیبانی مناسب، از استقرار اطمینان حاصل کنید
پس از پیادهسازی کامل سیستم ERP، نگهداری و پشتیبانی از آن برای رسیدن به نتایج مورد انتظار اهمیت پیدا می‌کند. تیم پروژه با تمرکز بر روی بازخورد کاربران، تنظیمات نرم‌افزار را بهبود داده و قابلیت‌های جدیدی به نرم‌افزار را در قالب به‌روزرسانی اضافه می‌کنند. این ویژگی‌های جدید ممکن است به مرور زمان نیاز به توسعه بیشتری داشته باشد، پس تیمی برای پشتیبانی و نگهداری دائمی نرم‌افزار در نظر بگیرد.
هزینه پیادهسازی نرم‌افزار ERP چقدر است؟
وقتی بحث به هزینه پیادهسازی نرم‌افزار ERP می‌رسد، عوامل مختلفی مثل اندازه کسب‌وکار، تعداد کاربران، میزان سفارشی‌سازی، جلسات آموزشی، انتقال داده‌ها و مهم‌تر از همه نوع مدل ای آر پی، اهمیت پیدا می‌کنند؛ به همین دلیل نمی‌توان عدد ثابتی را برای هزینه‌های استقرار سیستم مشخص کرد.
سیستم ERP مستقر در محل، معمولا با هزینه‌های بیشتری همراه است؛ در این مدل، در کنار هزینه‌های اولیه و تهیه لایسنس دائمی، باید بودجه‌ای هم برای تجهیزات و زیرساخت‌های لازم نرم‌افزار مثل سرورها و سخت‌افزار در نظر بگیرید؛ برای نگهداری و پشتیبانی از مدل مستقر در محل(نرم‌افزار erp on premise)، به تیمی از متخصصان IT هم نیاز دارید.
اما در مدل ابری، هزینه‌های اولیه به مراتب کمتر بوده و شما پس از تهیه کردن نرم‌افزار، باید بر روی طراحی و اتصال آن بر روی سیستم تمرکز کنید. در نرم‌افزار ERP ابری شرکت ارائه‌دهنده خدمات، مسئولیت ایجاد زیرساخت‌ها و نگهداری سیستم را به عهده گرفته و فشار هزینه‌های استقرار نرم‌افزار را کاهش می‌دهد.
فرآیند پیادهسازی نرم‌افزار ERP چقدر زمان می‌برد؟
توسعه نرم‌افزار ERP یک فرایند پر پیچ و خم بوده که روی تمامی منابع سازمانی شما تاثیر می‌گذارد؛ پس برای دستیابی به نتیجه مورد انتظارتان عجله نکنید. این عملیات برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط، بین 4 تا 8 ماه زمان می‌برد، اما بسته به پیچیدگی سازمان، این بازه زمانی ممکن است بیشتر یا کمتر شود.
اما برای سازمان‌های بزرگ و پیچیده‌ای که فعالیت بین‌المللی دارند، داستان کمی فرق می‌کند؛ کسب‌وکارهایی با سفارشات بین‌المللی از دفاتر و انبارهای متععدی برخوردار بوده و زبان و ارزهای مختلفی را پشتیبانی می‌کنند؛ به همین دلیل پیادهسازی نرم‌افزار ERP که بتواند به درستی همه نیازهای تجارت‌های بزرگ را پوشش دهد، ممکن است تا چند سال زمان ببرد.
یک نکته را هم هرگز فراموش نکنید، مهم نیست که چقدر دقیق برنامه‌ریزی کنید، استقرار سیستم ای آر پی، همیشه ممکن است بیشتر از آنچه فکر می‌کنید، زمان ببرد.
نتیجه‌گیری
پیاده سازی نرم افزار ERP ممکن است که نیازمند وقت و سرمایه فراوان باشد، اما به آن به چشم یک سرمایه‌گذاری نگاه کنید؛ سرمایه‌گذاری‌ای بلند مدت که با یک برنامه‌ریزی مناسب، کسب‌وکارتان را از ریشه دگرگون می‌کند. با استقرار ERP و بهینه کردن تدریجی آن، می‌توانید پروسه‌های تکراری کسب‌وکار را خودکار کرده و از اطلاعات یکپارچه سازمانی در جهت بهبود وضعیت کسب‌وکارتان استفاده کنید. پس وقت را تلف نکرده و همین حالا با تهیه نرم‌افزار ستکا، یک قدم به رویاهایتان نزدیک‌تر شوید.
فرآیند پیاده سازی و استقرار نرم افزار erp