وقتی تیم فروش برای چند شرکت پیش‌فاکتور صادر میکند، کارشناس باید بتواند مشخص کند هر پیش‌فاکتور به کدام شرکت مربوط است. در جلسه بررسی راهکار ستکا و ارائه ویژگی‌های این نرم افزار ERP، مشتری برای سه شرکت زیرمجموعه از سه سیستم مالی سپیدار استفاده می‌کرد و می‌خواست مدیریت ارتباط با مشتری، فروش و تأیید پیش‌فاکتور را متناسب با رویه کاری مجموعه خود تنظیم کند.
در این جلسه، مسیر ورود سرنخ از وب‌سایت و نمایشگاه، پیگیری تا مرحله صدور پیش‌فاکتور، تأیید داخلی و گزارش‌گیری فروش بررسی شد. مشتری همچنین پرسید چگونه می‌تواند در صورت حفظ سپیدار سیستم، اطلاعات فروش را به سیستم مالی منتقل کند.
دریافت سرنخ از وب‌سایت و نمایشگاه
مدیر فنی ستکا در پاسخ به نیاز مطرح‌شده درباره وب‌سایت و نمایشگاه توضیح داد که می‌توان وب‌سایت فعلی مجموعه را حفظ کرد و راه‌های انتقال سرنخ‌های آن به سامانه مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM) را بررسی کرد. در جلسه درباره امکان استفاده از چند روش صحبت شد و تعیین روش اتصال به بررسی بعدی موکول شد.
برای نمایشگاه، مدیر فنی نمونه‌ای از یک پروژه دیگر را شرح داد. بازدیدکننده فرم دیجیتال را تکمیل میکند و پاسخ به چند سؤال مشخص تعیین میکند که پرونده او برای پیگیری به تیم مدیریت ارتباط با مشتری ارجاع شود یا خیر. در این روش می‌توان سطح سرنخ را نیز بر اساس پاسخ‌ها مشخص کرد تا تیم پیگیری بداند از کدام مخاطبان شروع کند.
پیگیری سرنخ و تبدیل آن به فرصت فروش
در مسیر نمایش‌داده‌شده، کار با ثبت سرنخ آغاز شد. نام، سمت، اطلاعات تماس، نشانی و زبان مخاطب در پرونده ثبت می‌شود. اگر بررسی اولیه نشان دهد شماره تماس به فرد دیگری واگذار شده یا کسب‌وکار مخاطب دیگر فعال نیست، کارشناس می‌تواند سرنخ را با دلیل مشخصی به‌عنوان سرنخ ازدست‌رفته ثبت کند. مجموعه می‌تواند فهرست دلایل را مطابق نیاز خود تنظیم کند.
مدیر فنی برای ارجاع سرنخ بر اساس زبان مخاطب نیز مثالی زد. اگر زبان مخاطب عربی ثبت شده باشد، می‌توان نرم‌افزار را طوری تنظیم کرد که سرنخ را به کارشناس عربی‌زبان ارجاع دهد.
کارشناس از همان پرونده می‌تواند پیام بفرستد، یادداشت داخلی ثبت کند، مستندات را پیوست کند و برای تماس، ارسال کاتالوگ یا برگزاری جلسه فعالیت تعریف کند. هر فعالیت مسئول و موعد مشخصی دارد و در کارتابل مسئول آن دیده می‌شود. برای نمونه، می‌توان فعالیت «ارسال کاتالوگ» را با مسئول و مهلت پیش‌فرض تعریف کرد و پس از ثبت انجام آن، یک فعالیت تماس برای پیگیری در نظر گرفت. سرپرست و مدیر فروش هم می‌توانند فعالیت‌ها و موارد عقب‌افتاده را در سطح تیم یا واحد فروش بررسی کنند.
وقتی سرنخ واجد شرایط پیگیری فروش باشد، کارشناس آن را به فرصت فروش تبدیل میکند. سوابق پیام‌ها و فعالیت‌های قبلی در دسترس کارشناس مسئول فرصت قرار می‌گیرد و در صورت نیاز می‌توان هم‌زمان پرونده مشتری را هم ایجاد کرد. مدیر فنی همچنین به امکانی اشاره کرد که در پروژه‌های قبلی به نرم‌افزار اضافه شده بود. کارشناس می‌تواند محصولات موردنیاز مشتری را پیش از صدور پیش‌فاکتور در فرصت فروش ثبت کند تا برآورد درآمد آن فرصت به‌روز شود.
تعریف مراحل فروش مطابق رویه مجموعه
پرسش مشتری
آیا مجموعه می‌تواند مراحل فرایند فروش را مطابق رویه خودش تعریف کند؟ مشتری برای توضیح دامنه موردنظرش، مسیر تماس اولیه با کارشناس تا تحویل کالا را مثال زد.
پاسخ مدیر فنی ستکا
مجموعه می‌تواند تعداد و عنوان مراحل فرصت فروش را تعیین کند یا برای تنظیم آن‌ها از تیم استقرار کمک بگیرد. برای ورود به هر مرحله نیز می‌توان اقدام خودکار تعریف کرد. در نمونه جلسه، با ورود فرصت به یک مرحله مشخص، فعالیت تماس برای کارشناس فروش ایجاد می‌شد. نمونه دیگری هم مطرح شد که در آن بازگرداندن فرصت از مرحله خاتمه‌یافته به کاربران مجاز محدود بود.
در بخش نمایش فروش، مدیر فنی توضیح داد که مشاهده مقدار تحویل‌شده و مقدار فاکتورشده به فرایندهای انبار و حسابداری مربوط است. بنابراین، دامنه کار از صدور پیش‌فاکتور تا ثبت تحویل و صورتحساب باید با توجه به بخش‌هایی تعیین شود که قرار است در پروژه به کار گرفته شوند.
صدور پیش‌فاکتور برای چند شرکت
پرسش مشتری
آیا کارشناس فروش هنگام صدور پیش‌فاکتور می‌تواند مشخص کند پیش‌فاکتور مربوط به کدام شرکت زیرمجموعه است؟ آیا یک کارشناس می‌تواند برای چند شرکت پیش‌فاکتور صادر کند؟
پاسخ مدیر فنی ستکا
مدیر فنی سه روش برای مشخص‌کردن شرکت مربوط به هر پیش‌فاکتور مطرح کرد.
- قالب پیش‌فاکتور. برای هر شرکت قالبی تعریف می‌شود و کارشناس هنگام تهیه پیش‌فاکتور، قالب مربوط را انتخاب میکند.
- تیم فروش. برای هر شرکت تیم فروش جداگانه‌ای تعریف می‌شود و پیش‌فاکتور به تیم مربوط نسبت داده می‌شود. یک کارشناس می‌تواند عضو چند تیم باشد. با این روش می‌توان پیش‌فاکتورهای هر تیم را جداگانه گزارش گرفت.
- فیلد شرکت در فرم پیش‌فاکتور. با ابزار طراحی فرم، گزینه‌ای برای انتخاب شرکت به فرم اضافه می‌شود تا کارشناس شرکت مربوط را هنگام ثبت سند مشخص کند.
مشتری در ادامه به وجود چند رویه فروش اشاره کرد. انتخاب روش تفکیک پیش‌فاکتورها در زمان استقرار، به رویه صدور سند و نیاز گزارش‌گیری مجموعه بستگی دارد.
نکته: این موضوع که نرم افزار امکان مدیریت چند شرکته را پشتیبانی میکند توضیح داده شد و با درخواست مشتری روش های دیگری که با استفاده از یک شرکت بتوانند به نام های مختلف پیش فاکتور صادر کننده توسط مدیر فنی توضیح داده شده است.
ثبت شرایط فروش و ارسال پیش‌فاکتور
پرسش مشتری
آیا شرایط فروش پیش از ارسال به مشتری در خود پیش‌فاکتور ثبت می‌شود؟
پاسخ مدیر فنی ستکا
کارشناس می‌تواند از داخل فرصت فروش پیش‌فاکتور بسازد و در آن اقلام، تعداد، قیمت، تاریخ اعتبار، شرایط پرداخت و توضیحات را درج کند. فهرست قیمت را می‌توان در پرونده مشتری تعیین کرد. نمونه‌ای که در جلسه مطرح شد، ثبت ۳۰ درصد پرداخت نقدی و مهلت ۶۰روزه برای تسویه مابقی بود. مدیر فنی توضیح داد که برای مبلغ پیش‌پرداخت نیز می‌توان لینک پرداخت فرستاد.
در نمونه نمایش‌داده‌شده، مخاطب از طریق لینک پیش‌فاکتور می‌توانست جزئیات را ببیند، نسخه پیش‌فاکتور را دریافت کند و درباره آن با کارشناس فروش در ارتباط باشد. امکان امضا و پرداخت از همان صفحه نیز در جلسه توضیح داده شد. برای نسخه قابل دریافت پیش‌فاکتور می‌توان از طرح‌های موجود استفاده کرد یا طرح متناسب با فرم مجموعه را سفارش داد.
تأیید داخلی پیش‌فاکتور پیش از ثبت سفارش فروش
پرسش مشتری
آیا کارشناس باید برای هر تأییدکننده جداگانه فعالیت ثبت کند یا پیش‌فاکتور پس از ثبت درخواست، خودکار وارد مسیر تأیید می‌شود؟
پاسخ مدیر فنی ستکا
در نمونه‌ای که مدیر فنی از فرایند مجموعه خود شرح داد، ماژول تأییدیه‌ها جداگانه بود و ارتباط آن با پیش‌فاکتور از طریق توسعه‌ای برقرار شده بود. کارشناس ابتدا گزینه «ارسال جهت تأیید» را انتخاب می‌کرد. پس از این اقدام، درخواست در ماژول تأییدیه‌ها ایجاد می‌شد و در چرخه بررسی قرار می‌گرفت.
در آن نمونه، بررسی از سرپرست فروش شروع می‌شد و از حسابدار فروش، حسابدار خزانه، سرپرست مالی و مدیر مالی به مسئول نهایی تأیید می‌رسید. پس از تکمیل تأییدها، کارشناس از نتیجه باخبر می‌شد و می‌توانست پیش‌فاکتور را به سفارش فروش تبدیل کند. مدیر فنی از اعلان نرم‌افزار، پیامک، ایمیل و پیام‌رسان بله به‌عنوان مسیرهای اطلاع‌رسانی نام برد. در فروش کالای فیزیکی، ثبت سفارش فروش مبنای ارجاع کار به انبار برای ارسال کالا بود. ترتیب تأییدکنندگان در این مثال مربوط به همان فرایند نمونه بود.
گزارش‌های سرنخ، فرصت فروش و پیش‌فاکتور
مدیر فنی نمونه گزارش‌هایی را نشان داد که مدیر فروش با آن‌ها می‌تواند تعداد فرصت‌های فروش یا درآمد پیش‌بینی‌شده را به تفکیک کارشناس، تیم یا مرحله بررسی کند. در جدول محوری می‌توان گزارش را به تفکیک ماه مشاهده کرد و با انتخاب هر عدد، به جزئیات فرصت‌های مرتبط رسید. در داشبورد فروش نیز نمونه‌هایی از گزارش پیش‌فاکتورهای برتر، سفارش‌ها، محصولات پرفروش و عملکرد تیم‌ها نمایش داده شد.
در جلسه همچنین نحوه ثبت دلیل ازدست‌رفتن فرصت توضیح داده شد. برای نمونه، اگر شرایط تسویه دلیل ازدست‌رفتن چند فرصت باشد و مجموعه بعدها شرایط تازه‌ای تعریف کند، تیم فروش می‌تواند همان فرصت‌ها را از گزارش پیدا کند و دوباره پیگیری کند.
انتقال اطلاعات فروش به سپیدار
پرسش مشتری
با توجه به ترجیح مجموعه برای حفظ سپیدار، آیا پیش‌فاکتور ثبت‌شده در ستکا می‌تواند در سپیدار هم ثبت شود؟ برای شرکت‌هایی که سیستم مالی جداگانه دارند، اتصال چگونه بررسی می‌شود؟
پاسخ مدیر فنی ستکا
مدیر فنی توضیح داد که اتصال به سپیدار به پیاده‌سازی جداگانه نیاز دارد. ابتدا مجموعه باید از ارائه‌دهنده سپیدار درباره رابط برنامه‌نویسی (API) و عملیات قابل انجام از طریق آن استعلام بگیرد. بعد از مشخص‌شدن امکانات رابط، می‌توان تعیین کرد چه اطلاعاتی با چه ساختاری و به کدام سیستم مالی ارسال شود. ثبت خودکار هر نوع سند، از جمله پیش‌فاکتور یا فاکتور، به امکاناتی وابسته است که آن رابط در اختیار پروژه می‌گذارد.
در بحث پیش‌فاکتورهای چندشرکتی، مدیر فنی به امکان تهیه گزارش پیش‌فاکتورهای هر تیم برای ثبت در سپیدار هم اشاره کرد. روش انتقال اطلاعات به سیستم مالی هر شرکت و نحوه پیاده‌سازی اتصال در جلسه قطعی نشد.
دامنه استقرار و خدمات موردنیاز
پرسش و درخواست مشتری
مشتری درباره امکان استفاده از نسخه نصب‌شده روی سرور مجموعه یا نسخه ابری پرسید. سپس برای استقرار روی سرور مجموعه، برآورد هزینه ماژول مدیریت ارتباط با مشتری و تأییدیه‌ها را درخواست کرد و درباره آموزش و پشتیبانی پس از استقرار پرسید. بخش فروش نیز در بررسی فرایند و نمایش نرم‌افزار مطرح شده بود.
پاسخ درباره استقرار و خدمات
مدیر فنی توضیح داد که هر دو شیوه استقرار قابل بررسی است. در مدل مطرح‌شده برای نصب روی سرور مجموعه، خدمات آموزش، استقرار و توسعه بر اساس ساعات خدمات و اولویت‌های پروژه برنامه‌ریزی می‌شود. مدیران پروژه دو طرف در ابتدای کار سند استقرار را تنظیم می‌کنند تا دامنه کار، زمان جلسات و موضوع هر جلسه مشخص شود. طبق توضیح جلسه، ویدئوی جلسات ضبط می‌شود و در پایان هر جلسه، کارهای انجام‌شده و اقدامات تا جلسه بعد در صورت‌جلسه ثبت می‌شود.
مجموعه می‌تواند استقرار را از بخش‌های اولویت‌دار شروع کند و پیاده‌سازی بخش‌های دیگر را از محل ساعات خدمات در مراحل بعدی پیش ببرد. در توضیح مدل ابری، میزبانی، امنیت، به‌روزرسانی و پشتیبانی سالانه در دامنه خدمات مطرح شد. در مدل نصب روی سرور مجموعه، پشتیبانی پس از استقرار در قالب قرارداد جداگانه قابل بررسی بود.