یک شرکت بازرگانی لوازم خانگی می‌خواست مشتریان عمده بتوانند محصولات را در وب‌سایت ببینند، مشخصات و قیمت‌ها را مقایسه کنند و سفارش خود را ثبت کنند. پس از ثبت سفارش، تیم فروش می‌خواست با مشتری درباره شرایط تسویه هماهنگ کند، حساب صادرکننده چک و مدارک پرداخت را بررسی کند و سپس درباره تأیید سفارش تصمیم بگیرد. شرکت همچنین می‌خواست برای بعضی سفارش‌ها، کارخانه یا تأمین‌کننده کالا را مستقیماً به خریدار تحویل دهد.
مسئول فنی ستکا در جلسه، مسیر سفارش را از وب‌سایت تا فروش، انبار و حسابداری توضیح داد. نمونه‌های نمایش‌داده‌شده شامل فروشگاه آنلاین، وب‌سایت شرکتی، وب‌سایت رستوران و فروشگاه تجهیزات الکترونیکی بود. برای توضیح کنترل‌های داخلی فروش هم از نمونه‌های اجراشده در مجموعه‌های عمده‌فروش استفاده شد.
سامانه ثبت سفارش چه ارتباطی با فروش، انبار و حسابداری دارد؟
پرسش مشتری
اعتبارسنجی مشتری و تأیید پرونده او هم در همین سامانه انجام می‌شود؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
بله. وب‌سایت، پنل مشتری، فروش، خرید، انبار و حسابداری بخش‌های یک نرم‌افزار هستند. کار از اعتبارسنجی مشتری در بخش داخلی شروع می‌شود. پس از تأیید پرونده و فعال‌شدن حساب کاربری، مشتری می‌تواند وارد وب‌سایت شود و سفارش ثبت کند. تیم فروش همان سفارش را در نرم‌افزار فروش می‌بیند و از همان‌جا رسیدگی به آن را ادامه می‌دهد.
برای راه‌اندازی این مسیر، شرکت ابتدا در بخش داخلی مشخص می‌کند چه مدارکی برای تأیید مشتری لازم است، کالاها چگونه دسته‌بندی شوند و ساختار حسابداری چگونه تنظیم شود. فهرست‌های قیمت، برنامه‌های تشویقی فروش، تخفیف‌ها و امتیازهای باشگاه مشتریان نیز در همین بخش تعریف می‌شوند. گزارش‌های مدیریتی، پروژه‌ها، منابع انسانی و حقوق و دستمزد هم در معرفی محیط یکپارچه نرم‌افزار مطرح شدند.
متقاضی چگونه به مشتری تأییدشده تبدیل می‌شود؟
بازدیدکننده می‌تواند در بخش عمومی وب‌سایت با شرکت آشنا شود، اطلاعات جشنواره‌ها و تخفیف‌ها را ببیند و درخواست خرید یا نمایندگی ثبت کند. شرکت درخواست را بررسی می‌کند و پس از تأیید، می‌تواند فعال‌شدن حساب کاربری را از طریق پیامک، ایمیل یا پیام‌رسان بله به متقاضی اطلاع دهد.
مسئول فنی برای توضیح اهمیت این مرحله به تجربه‌ای اشاره کرد که در آن، مغایرت اطلاعات مشتری پس از صدور پیش‌فاکتور یا فاکتور مشخص می‌شد. برای نمونه، ممکن بود کد ملی با نام مشتری مطابقت نداشته باشد یا اطلاعات پرونده مالیاتی ناقص باشد. در نمونه نمایش‌داده‌شده، کارشناس می‌توانست برای مخاطبی که پرونده‌اش هنوز اعتبارسنجی نشده پیش‌فاکتور تهیه کند و از همان پیش‌فاکتور یا پرونده مخاطب، درخواست صحت‌سنجی اطلاعات را بفرستد. پس از کنترل اطلاعات هویتی، شماره تماس و اطلاعات مالیاتی، پرونده برای معامله تأیید می‌شد و کارشناس می‌توانست پیش‌فاکتور را تأیید کند.
ثبت سفارش در سایت و بررسی اسناد پرداخت
در نمونه جلسه، مشتری پس از ورود به فروشگاه اینترنتی می‌توانست به دسته‌ای مانند تلویزیون‌ها مراجعه کند، قیمت و مشخصات مدل‌ها را ببیند، آن‌ها را مقایسه کند و کالای موردنظر را به سبد خرید اضافه کند. سبد خرید مبلغ سفارش و، در صورت اعمال، مالیات، هزینه حمل و تخفیف را نشان می‌دهد. کد، کارت یا کوپن تخفیف نیز در همین مرحله قابل استفاده است. مشتری در ادامه، اطلاعات تماس و مشخصات موردنیاز شرکت را وارد می‌کند و نشانی تحویل را انتخاب می‌کند.
پرسش مشتری
صفحه پرداخت مربوط به وب‌سایت است؟ برای ثبت دریافت یا پرداخت باید دوباره همان اطلاعات را در نرم‌افزار حسابداری وارد کنیم؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
صفحه پرداخت بخشی از وب‌سایت است و سفارش ثبت‌شده مستقیماً در بخش فروش همان نرم‌افزار در دسترس قرار می‌گیرد. برای مدل فروش این شرکت، مسیر پیشنهادی این بود که مشتری ابتدا سفارش را ثبت کند. سپس کارشناس فروش درباره شرایط تسویه با او هماهنگ کند، حسابی را که قرار است چک از آن صادر شود بررسی کند و مدارک پرداخت را بگیرد.
در نمونه جلسه، کارشناس از همان پیش‌فاکتور برای مشتری پیام می‌فرستاد و تصویر چک را درخواست می‌کرد. مشتری به پیام پاسخ می‌داد و فایل‌های ارسالی به همان پیش‌فاکتور پیوست می‌شدند. به این ترتیب، پیام‌ها، مدارک و اقدام‌های مربوط به بررسی سفارش در همان پرونده قابل مشاهده بودند.
چه مواردی پیش از تأیید پیش‌فاکتور بررسی می‌شود؟
مسئول فنی نمونه‌ای از تأیید مرحله‌ای پیش‌فاکتور را نمایش داد. در مرحله اول، مسئول فروش و انبار موجودی کالا، مانده حساب مشتری، نرخ فروش، تخفیف و مشخصات مشتری را کنترل می‌کرد. در مرحله بعد، مسئول اسناد پرداخت، رسید واریز، دریافت اصل چک، نحوه تکمیل چک، مبلغ، تاریخ و وضعیت ثبت آن در سامانه صیاد را بررسی می‌کرد.
پس از تأیید، حواله انبار مشخص می‌کند چه کالایی، به چه تعدادی و برای کدام مشتری و نشانی باید ارسال شود. فاکتور فروش می‌تواند طبق رویه شرکت قبل یا بعد از ارسال صادر شود. با صدور فاکتور، مبلغ در حساب دریافتنی مشتری ثبت می‌شود و حسابداری دریافت وجه، ثبت چک و تسویه را در همان نرم‌افزار پیگیری می‌کند.
سقف اعتبار و وضعیت مالی مشتری
اعطای اعتبار می‌تواند گردش تأیید جداگانه داشته باشد. کارشناس فروش درخواست می‌دهد که مبلغ مشخصی اعتبار برای مشتری در نظر گرفته شود. پس از تأیید درخواست، سقف اعتبار در پرونده مشتری ثبت می‌شود.
مسئول فنی توضیح داد که برای ارزیابی وضعیت اعتباری مشتری، می‌توان مانده حساب دریافتنی را همراه با وضعیت اسناد نزد صندوق، اسناد نزد بانک، چک‌های برگشتی و اسناد ارجاع‌شده به واحد حقوقی در نظر گرفت. نمایش مانده حساب یا اعتبار به مشتری نیز قابل تنظیم است. نحوه پیگیری این اسناد در مقاله نرم‌افزار خزانه‌داری توضیح داده شده است.
کاردکس و مانده حساب یک مشتری چگونه دیده می‌شود؟
پرسش مشتری
سفارش سایت چگونه در حسابداری ثبت می‌شود؟ می‌توانید کاردکس یک نفر را نشان دهید تا ببینیم مانده حساب او از چه تراکنش‌هایی تشکیل شده است؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
وب‌سایت، فروش و حسابداری روی یک نرم‌افزار کار می‌کنند. اطلاعات ثبت‌شده در مسیر فروش برای رسیدگی در دسترس حسابداری است. با صدور فاکتور، ثبت مربوط به حساب دریافتنی انجام می‌شود و حسابدار می‌تواند آن را کنترل کند. دریافت وجه و ثبت اسناد پرداخت نیز در گردش همان طرف حساب دیده می‌شود.
در جلسه، ابتدا مانده یک طرف حساب و منشأ آن بررسی شد. سپس به درخواست مشتری، دفتر طرف حساب یک نفر باز شد. این گزارش مانده اول دوره، گردش تراکنش‌ها و مانده حساب را نشان می‌دهد. کاربر می‌تواند بازه را تغییر دهد و گردش همان مشتری را از یک تاریخ مشخص یا از دوره‌های قبلی بررسی کند. در یکی از نمونه‌ها، سابقه تهاتر یک چک با چک دیگر نیز در گردش حساب دیده شد.
ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان
پرسش مشتری
ارسال و پیگیری صورتحساب‌ها در سامانه مؤدیان چگونه انجام می‌شود؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
در نمونه جلسه، برای ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان، کاربر گزینه ارسال به سامانه مؤدیان را برای فاکتوری که هنوز ارسال نشده بود انتخاب می‌کرد. برای صورتحساب ارسال‌شده نیز امکان استعلام وجود داشت. در نمونه‌ای که نمایش داده شد، نرم‌افزار وضعیت ثبت صورتحساب و شماره مربوط به آن را نشان می‌داد. مسئول فنی همچنین به امکان انجام ارسال‌ها در طول روز یا به‌صورت روزانه اشاره کرد.
سابقه چک برگشتی و مرجوعی چگونه به کارشناس فروش نمایش داده می‌شود؟
پرسش مشتری
می‌توانید نمونه‌ای از مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نشان دهید؟ می‌خواهیم کارشناس فروش هنگام ثبت فروش، سابقه مشتری را جلوی چشمش داشته باشد. برای مثال، بداند مشتری قبلاً چک برگشتی داشته، دیرکرد را نپرداخته یا کالا را مرجوع کرده و برای فروش بعدی باید ابتدا اسناد پرداخت او دریافت شود.
پاسخ مسئول فنی ستکا
برای این نیاز، مسئول فنی یادداشت مدیریتی، برچسب پرونده و هشدار فروش را نشان داد. برچسب در پرونده مخاطب دیده می‌شود و می‌تواند وضعیت‌هایی مانند چک برگشتی، خوش‌حسابی یا مشتری ویژه را مشخص کند. شرکت همچنین می‌تواند برای مشتری دارای برچسب بدحساب، سقف اعتبار را صفر کند تا فروش اعتباری برای او انجام نشود.
پرسش مشتری
یادداشت مدیریتی کجا نوشته می‌شود و کارشناس فروش آن را کجا می‌بیند؟ آیا با ثبت برگشت چک، این وضعیت همان موقع مشخص می‌شود؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
مسئول فنی در پرونده مخاطب، از بخش خرید و فروش، هشدار را وارد کرد. سپس همان مخاطب را در یک پیش‌فاکتور انتخاب کرد و پیام در بالای پیش‌فاکتور نمایش داده شد. نمونه پیام جلسه این بود که مشتری چک برگشتی دارد و فروش فقط نقدی انجام شود.
مسئول فنی توضیح داد که می‌توان این فرایند را به ثبت برگشت چک در حسابداری متصل کرد. با ثبت برگشت، برچسب یا متن هشدار در پرونده مشتری درج می‌شود. اگر چک وصول یا تعیین تکلیف شود و چک برگشتی دیگری باقی نمانده باشد، می‌توان هشدار را از پرونده برداشت.
مشتری از حساب کاربری خود چه اطلاعاتی می‌بیند؟
پرسش مشتری
می‌توانید همان وضعیت را از سمت مشتری در سایت نشان دهید؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
برای نمایش پنل، مسئول فنی نمونه مخاطبی را باز کرد که حساب کاربری سایت داشت. مشتری از پنل خود می‌تواند سفارش‌های ثبت‌شده، وضعیت ارسال یا تحویل و فاکتورهایش را ببیند و اسناد فروش را دریافت کند. برای سفارش تأییدشده نیز می‌تواند حواله انبار را مشاهده و چاپ کند و، در صورت تحویل حضوری، با آن به انبار مراجعه کند. مسئول فنی همچنین به امکان ثبت درخواست پشتیبانی از پنل مشتری اشاره کرد.
هشدار فروش در بخش داخلی پرونده برای اطلاع تیم فروش استفاده می‌شود. پنل مشتری برای مشاهده سفارش‌ها و اسنادی است که شرکت در اختیار او می‌گذارد.
ارسال مستقیم از کارخانه یا تأمین‌کننده
پرسش مشتری
آیا می‌شود برای مشتری سفارش ثبت کرد و از کارخانه خواست کالا را مستقیماً به نشانی او بفرستد؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
ابتدا این پرسش به‌صورت ثبت سفارش به نام شخص دیگری مطرح شد. مسئول فنی توضیح داد که آن حالت فرایند مستقلی دارد و برای نمایش در محیط نمونه آماده نشده بود. مشتری سپس توضیح داد که منظورش شیوه تأمین و تحویل کالاست. برای مثال، شرکت کالا را می‌فروشد و از کارخانه می‌خواهد مستقیماً آن را به خریدار تحویل دهد.
مسئول فنی این مسیر را ارسال مستقیم از تأمین‌کننده (Dropshipping) معرفی کرد. شرکت سفارش فروش مشتری را دارد و برای همان کالا، در نرم‌افزار خرید و تدارکات سند خرید برای تأمین‌کننده صادر می‌کند. در سند خرید، نشانی خریدار به‌عنوان مقصد تحویل مشخص می‌شود تا تأمین‌کننده کالا را مستقیماً به او برساند. این مسیر را می‌توان در تنظیمات خرید و تنظیمات نرم‌افزار انبارداری فعال کرد. مشتری در جلسه تأکید کرد که این امکان برای کسب‌وکارش اهمیت ویژه‌ای دارد.
محاسبه دیرکرد در فروش با حساب باز
پرسش مشتری
اگر با مشتری برای تسویه دوماهه توافق کرده باشیم و او سه یا چهار ماه بعد پرداخت کند، آیا هنگام ثبت پرداخت می‌توان مدت تأخیر و مبلغ دیرکرد را با درصد توافق‌شده محاسبه و نمایش داد؟ برای دیر وصول شدن یا برگشت خوردن چک هم می‌توان این محاسبه را انجام داد؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
محاسبه دیرکرد در محیط نمایش‌داده‌شده به توسعه نیاز داشت. مسئول فنی توضیح داد که در فرایند پیشنهادی، هنگام ثبت پرداخت، نرم‌افزار مشخص می‌کند دریافت مربوط به کدام بدهی و چه موعدی بوده است. سپس تاریخ واقعی پرداخت را با موعد توافق‌شده مقایسه می‌کند و با توجه به مبلغ، تعداد روزهای تأخیر و ضرایبی که شرکت تعیین می‌کند، مبلغ دیرکرد را به دست می‌آورد.
مسئول فنی تأکید کرد ثبت بدهی بابت دیرکرد باید پشتوانه و مستندات مشخص داشته باشد. در نمونه ثبت حسابداری که برای این توسعه مطرح شد، مبلغ محاسبه‌شده به بدهی مشتری اضافه می‌شد و حساب سایر درآمدها بستانکار می‌شد.
ثبت معاملات دلاری و محاسبه اختلاف نرخ در زمان تسویه
پرسش مشتری
آیا شرکت‌های دیگری با دلار یا چند ارز کار می‌کنند؟ می‌شود نرخ ارز را در زمان معامله و تسویه جداگانه در نظر گرفت؟
پاسخ مسئول فنی ستکا
برای توضیح، مسئول فنی فروش فرضی ۱۰۰ دلار را مثال زد. اگر نرخ هر دلار در روز معامله ۱۵۰ هزار تومان و در روز تسویه ۱۷۰ هزار تومان باشد، مبلغ ارزی همان ۱۰۰ دلار است و ارزش ریالی آن در دو تاریخ فرق می‌کند. اختلاف نرخ در نمونه مطرح‌شده در سود یا زیان ناشی از تسعیر ارز اثر می‌گذارد.
مسئول فنی همچنین از تجربه مجموعه‌ای در عمده‌فروشی برنج و چای گفت که با ۱۳ ارز کار می‌کرد و برای نیازهای خاص آن پنج واحد مبادله دیگر نیز تعریف شده بود. در همان تجربه، معامله با سکه هم مطرح بود. برای مثال، اگر مبلغ توافق ۵۰ سکه باشد، نرخ سکه در تاریخ معامله و تاریخ تسویه ثبت می‌شود تا اختلاف ارزش آن قابل محاسبه باشد.
شباهتی که مسئول فنی بین این مثال و دیرکرد توضیح داد، محاسبه بر اساس اطلاعات دو تاریخ بود. در معامله ارزی، نرخ روز معامله و روز تسویه مبنای محاسبه است. در توسعه پیشنهادی دیرکرد، موعد توافق‌شده، تاریخ پرداخت و فرمول تعیین‌شده از طرف شرکت مبنای محاسبه قرار می‌گیرند.
در پایان جلسه، مشتری گفت برای شناخت بیشتر امکانات وب‌سایت و تطبیق آن‌ها با نیازهای شرکت، نمونه‌ها را بیشتر بررسی می‌کند و موضوعات باقی‌مانده را در گفت‌وگوی بعدی مطرح خواهد کرد.