ماژول تعمیر در محل ستکا
با این ابزار به راحتی متوجه خواهید شد که هر خدمت برای کدام مشتری، با چه هدفی و توسط کدام کارشناس انجام شده و نتیجه آن چگونه در سوابق خدمات ثبت شده است؛ در نتیجه اطلاعات مأموریت‌ها در امتداد فرایند کسب‌وکار باقی می‌ماند و تصویری واقعی از عملکرد تیم خدمات شکل می‌گیرد، تصویری که مبنای ارزیابی تیم، کنترل هزینه عملیات و بررسی کیفیت خدمات قرار می‌گیرد.
- پیگیری وضعیت تعمیرات
- برنامه‌ریزی تکنسین‌ها
- گزارش‌گیری از عملکرد خدمات
ماژول تعمیر در محل ستکا چیست؟
ماژول تعمیر در محل ستکا تمام مراحل خدمت‌رسانی در محل را در یک مسیر مشخص قرار می‌دهد؛ مثلاً وقتی تکنسین برای تعمیر دستگاهی به محل مشتری می‌رود، زمان کار، قطعات مصرف‌شده و هزینه خدمت هم در کنار برنامه کاری و اعزام او ثبت می‌شود تا صدور صورتحساب بر اساس کار انجام‌شده باشد.
در هر مرحله تکنسین وظیفه را در اپلیکیشن موبایل مشاهده می‌کند و زمان و محصولات مصرف‌شده را در همان وظیفه ثبت می‌کند و با استفاده از کاربرگ‌های قابل تنظیم، اجرای انواع خدمات در محل را طبق دستورالعمل‌ها، چک‌لیست و فیلدهای مورد نیاز انجام می‌دهد.
پس از پایان کار، گزارش خدمات در اختیار مشتری قرار می‌گیرد و امضای مشتری نیز در موبایل ثبت می‌شود؛ از طرفی خدمات انجام شده در محل به فروش، هلپ‌دسک، پروژه، انبار و صورتحساب متصل می‌شود و اطلاعات هر مرحله به مرحله بعد منتقل می‌گردد. محصولات مرتبط از انبار پیش‌فرض تأمین می‌شوند، موجودی پس از تکمیل خدمات به‌روزرسانی می‌شود و زمان کاری و محصولات فروخته‌شده در پیش‌نویس صورتحساب قرار می‌گیرند. گزارش‌دهی وظایف، کاربرگ‌ها، رضایت مشتری و سودآوری پروژه نیز دید مدیریتی لازم برای ارزیابی عملکرد خدمات در محل را فراهم می‌کند.
همه این پروسه نه در ابزارهای جداگانه بلکه در بستر یکپارچه و متمرکز ستکا صورت می‌گیرد تا سازمان، مشتری و تکنسین تنها با چند کلیک ساده بتوانند دید کاملی از روند خدمات در محل داشته باشند.
یکپارچگی ماژول تعمیر در محل ستکا با بستر ERP
از سفارش فروش تا صورتحساب و انبار، همه چیز در یک جریان واحد
ماژول هلپ دسک
- ادامه فرایند پشتیبانی در قالب تعمیر در محل
- ایجاد وظیفه مستقیماً از داخل تیکت
- شروع عملیات خدمت از همان درخواست
ماژول صورتحساب
- ایجاد پیش‌نویس صورتحساب از فرم وظیفه
- قرارگیری زمان ثبت‌شده و محصولات در صورتحساب
- محاسبه زمان و محصولات در صورتحساب فوری
ماژول تعمیر در محل
ستکا
نرم‌افزار فروش
- ایجاد وظیفه خدمات در محل از تأیید پیش‌فاکتور یا سفارش فروش
- دسترسی مستقیم از طریق دکمه هوشمند «وظایف»
- حفظ ارتباط با سفارش فروش و پیش‌فاکتور
- امکان ایجاد و ارسال پیش‌فاکتور اضافی
- استفاده از محصولات، لیست قیمت و شرایط پرداخت
نرم‌افزار مدیریت پروژه
- ارتباط هر وظیفه با پروژه
- انتخاب قالب کاربرگ پیش‌فرض در پروژه
- دسترسی به صفحه پروژه از طریق آیکون پیوند داخلی
- استفاده از قالب کاربرگ پروژه در وظایف خدمات در محل
نرم‌افزار انبار
- ارتباط محصولات با انبار پیش‌فرض عضو تیم
- استفاده از همان انبار برای سفارش فروش مرتبط
- افزودن محصولات دارای شماره سریال یا لات
- به‌روزرسانی خودکار موجودی پس از انجام وظیفه
امکانات و قابلیت‌های ماژول تعمیر در محل ستکا
در ادامه مهم‌ترین امکانات و قابلیت‌های ماژول تعمیر در محل ستکا را مرور می‌کنیم.
1-نمایش وظایف در قالب‌های متفاوت
برنامه‌ریزی وظایف در ستکا با تقویم، کانبان، گانت و نقشه پیش می‌رود. تقویم برنامه کاری را بر اساس روز، هفته یا ساعت نمایش می‌دهد، کانبان وظایف را بر اساس تاریخ یا مراحل سفارشی دسته‌بندی می‌کند، گانت تاریخ‌ها، مسئول انجام وظیفه و وابستگی میان وظایف را با قابلیت کشیدن و رها کردن تنظیم می‌کند و برنامه‌ریزی گروهی وظایف را نیز در اختیار کاربر قرار می‌دهد. نمای نقشه نیز موقعیت وظایف و مسیر انجام کارها را نمایش می‌دهد و نمای فهرست نیز عملیات گروهی مانند ارسال پیام، ایمیل و گزارش یا بایگانی و حذف وظایف را پوشش می‌دهد.
2-ثبت زمان و فعالیت‌های وظیفه
با قابلیت چتر (Chatter) سابقه تماس‌ها، ایمیل‌ها، جلسات، یادآوری‌ها و یادداشت‌های کاری در وظیفه نگهداری می‌شود؛ همچنین می‌توان همکاران را تگ کرد و پیام‌های مشتری، فایل‌های رسانه‌ای و واکنش‌ها را در یک سابقه واحد نگهداری کرد؛ همچنین زمان کاری ثبت شده با استفاده از تایمر داخلی مستقیماً در گزارش‌های زمانی چتر قابل مشاهده هستند.
3-کاربرگ‌های قابل تنظیم
کاربرگ‌های قابل تنظیم، اطلاعات مورد نیاز برای ارائه خدمات در محل و گزارش آن را در یک قالب مشخص قرار می‌دهند. قالب کاربرگ می‌تواند شامل دستورالعمل، چک‌لیست، فیلدهای خالی، HTML، فایل، تصویر و لینک باشد. برای انواع مختلف خدمات نیز می‌توان قالب‌های متفاوت ایجاد کرد تا هر خدمت با کاربرگ متناسب با همان عملیات اجرا و گزارش شود.
4-صدور پیش‌فاکتور و صورتحساب از وظیفه
وقتی خدمت انجام شد، اطلاعات همان وظیفه برای صدور پیش‌فاکتور و صورتحساب ارسال می‌شود؛ مثلا اگر در محل مشتری قطعه‌ای فروخته شده یا خدمت دیگری به سفارش اضافه شده باشد، می‌توان پیش‌فاکتور جدید صادر و برای مشتری ارسال کرد؛ بنابراین مبلغ صورتحساب بر اساس عملیات ثبت‌شده در خدمت شکل می‌گیرد، نه بر اساس ورود دوباره اطلاعات توسط واحد مالی.
5-کاتالوگ محصولات و مدیریت موجودی
قطعه‌ای که تکنسین برای تعمیر در محل مصرف می‌کند، در وظیفه خدمات ثبت می‌شود؛ بدین صورت که محصول از کاتالوگ انتخاب می‌شود، تعداد مصرفی مشخص می‌شود و اگر قطعه سریال یا لات داشته باشد، همان اطلاعات نیز در وظیفه ثبت می‌گردد. هر عضو تیم خدمات می‌تواند انبار پیش‌فرض خود را داشته باشد تا قطعات موردنیاز عملیات از موجودی همان انبار در نظر گرفته شوند. با انجام وظیفه، مقدار ثبت‌شده مصرف قطعات در موجودی انبار نیز اعمال می‌شود؛ بنابراین مشخص است چه قطعه‌ای، به چه تعداد و در کدام عملیات خدماتی مصرف شده است.
6-گزارش‌ها، نمودارها و تحلیل عملکرد
ماژول تعمیر در محل ستکا، داده‌های ثبت شده را برای تحلیل عملکرد خدمات در محل در اختیار تیم قرار می‌دهد و ضمن تحلیل در قالب جدول‌های محوری و نمودارهای میله‌ای، دایره‌ای و خطی نمایش داده می‌شوند و خروجی با فرمت اکسل رد اتیار تیم سا مشتری قرار می‌گیرد. اطلاعات کاربرگ‌ها و معیارهای سفارشی مانند نوع خدمت یا تجهیزات استفاده‌شده، رضایت مشتری و سودآوری پروژه نیز قابل تحلیل هستند.
7-طراحی پورتال اختصاصی و ارائه گزارش مشتری
گزارش، جزئیات اجرای خدمات را در اختیار مشتری قرار می‌دهد و شامل محصولات مصرف‌شده، زمان کاری و کاربرگ است؛ همچنین مشتری می‌تواند وظایف، پیش‌فاکتورها، صورتحساب‌ها و گزارش‌های خود را در پورتال مشاهده کند و گزارش خدمات را مستقیماً در اپلیکیشن موبایل امضا کند.
8-صدور پیش‌فاکتور و صورتحساب از وظیفه
وقتی خدمت انجام شد، اطلاعات همان وظیفه برای صدور پیش‌فاکتور و صورتحساب ارسال می‌شود؛ مثلا اگر در محل مشتری قطعه‌ای فروخته شده یا خدمت دیگری به سفارش اضافه شده باشد، می‌توان پیش‌فاکتور جدید صادر و برای مشتری ارسال کرد؛ بنابراین مبلغ صورتحساب بر اساس عملیات ثبت‌شده در خدمت شکل می‌گیرد، نه بر اساس ورود دوباره اطلاعات توسط واحد مالی.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
ثبت درخواست خدمات با ماژول تعمیر در محل ستکا
ماژول تعمیر در محل ستکا پنج مسیر برای فرایند تعمیر در محل ارائه می‌دهد که چهار مسیر آن از جریان‌های موجود کسب‌وکار وارد می‌شوند. سفارش فروش، پشتیبانی، ایمیل و فرم وب می‌توانند مستقیماً کار را وارد چرخه خدمات در محل کنند و ارتباط میان درخواست مشتری و عملیات اجرایی را حفظ کنند.
ایجاد دستی: کارشناس یک وظیفه جدید برای خدمات در محل می‌سازد و اطلاعاتی مانند عنوان، مشتری و سایر مشخصات موردنیاز را وارد می‌کند.
سفارش فروش: پس از تایید پیش‌فاکتور مشتری، وظیفه خدمات در محل به‌صورت خودکار ساخته می‌شود و به صورت مستقیم در بخش وظایف قرار می‌گیرد.
تیکت میز خدمت: در صورت نصب اپلیکیشن هلپ‌دسک، کارشناس پشتیبانی می‌تواند خدمات در محل را مستقیماً از داخل تیکت ایجاد کند.
ایمیل: مشتری درخواست خدمات را به آدرس سازمان ارسال می‌کند و ستکا بر اساس آن، یک وظیفه جدید خدمات در محل ایجاد می‌کند.
فرم وب: مشتری با تکمیل فرم وب و فیلدهای موجود، درخواست خدمات را وارد فرایند می‌کند.
در هر پنج مسیر، درخواست در نهایت به یک وظیفه خدمات در محل تبدیل می‌شود و ادامه عملیات از برنامه‌ریزی تا اجرای کار، گزارش و صورتحساب بر همان مبنا پیش می‌رود.
چطور برنامه کاری تکنسین‌ها را در تقویم تنظیم کنیم؟
تقویم ماژول تعمیر در محل، وظایف را بر اساس روز، هفته یا ساعت نمایش می‌دهد. کاربر با این نما می‌تواند زمان‌بندی وظایف را بررسی و برنامه کاری را به‌روزرسانی کند.
گانت و کانبان در تعمیر در محل چه کاربردی دارند؟
نمای گانت برای تنظیم تاریخ وظایف، مسئول انجام کار و وابستگی میان وظایف استفاده می‌شود و تغییرات را با قابلیت کشیدن و رها کردن انجام می‌دهد. نمای کانبان نیز وظایف را بر اساس تاریخ یا مراحل سفارشی نمایش می‌دهد تا وضعیت کارهای تیم مشخص باشد.
مسیر اعزام تکنسین‌ها را چطور روی نقشه ببینیم؟
نمای نقشه، موقعیت وظایف خدمات در محل را نمایش می‌دهد. برای نمایش وظیفه روی نقشه، آدرس معتبر مشتری باید در سیستم ثبت شده باشد. با قابلیت‌های مسیریابی، مسیر حرکت از موقعیت فعلی تا محل انجام وظیفه نیز قابل مشاهده است و اتصال Mapbox امکان نمایش مسیر روی نقشه را فراهم می‌کند.
برای هر تکنسین چطور انبار پیش‌فرض تعیین می‌شود؟
برای سرویس‌های دوره‌ای چطور وظیفه تکرار شونده بسازیم؟
برای خدماتی که در بازه‌های مشخص تکرار می‌شوند، وظایف تکرار شونده قابل ایجاد هستند. این قابلیت برای فعالیت‌هایی مانند نگهداری و تعمیرات دوره‌ای یا جلسات تکرارشونده کاربرد دارد.
مشتری گزارش تعمیر انجام‌شده را کجا می‌بیند؟
- گزارش خدمات در پایان وظیفه، اطلاعات اجرای کار را در اختیار مشتری قرار می‌دهد. مشتری در پورتال می‌تواند وظایف، پیش‌فاکتورها، صورتحساب‌ها و گزارش‌های خود را مشاهده کند. گزارش خدمات نیز اطلاعاتی مانند محصولات مصرف‌شده، زمان کاری و کاربرگ را دربرمی‌گیرد.