سیستم‌های مدیریت کسبوکار برای بهبود فرآیندهای یک بیزینس حیاتی هستند، اما با گزینه‌های بسیار موجود در بازار، تشخیص اینکه چه ابزاری برای نیازهای شما مناسب است دشوار خواهد بود.
هر دو سیستم به طور کلی برای کمک به افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سود در یک سازمان پیاده‌سازی می‌شوند، اما اینکه کدام سیستم را انتخاب می‌کنید در نهایت به اهداف خاص و نیازهای عملکردی سازمان شما بستگی دارد.
در این مقاله از ستکا ما قصد داریم تفاوت‌های بین ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) و BPM (مدیریت فرآیند کسبوکار) را برای کمک به شما در تصمیم‌گیری درست بیان کنیم.
نرم‌افزار ERP چیست؟
نرم‌افزار ERP تمامی اطلاعات یک سازمان را به صورت یکپارچه در یک پایگاه داده متمرکز جمع‌آوری می‌کند. با این ویژگی بخش‌های مختلف کسبوکار توانایی ارتباط و متصل شدن به یکدیگر را دارند. علاوه بر این یکپارچگی در سیستم‌های ERP توانای ارائه گزارش‌دهی و تحیل در ERP وجود دارد.
نرم‌افزار BPMS چیست؟
نرم‌افزار BPMS می‌تواند برای مدل‌سازی ابزارهای مدیریت کسبوکار و افزایش چابکی در فرآیندهای داخلی استفاده شود. به‌عنوان مثال، ابزار BPMS می‌تواند برای تعریف اینکه چه کسی مسئول چه وظایفی است و این وظایف باید در چه زمانی انجام شوند، به کار رود. همچنین این ابزار امکان اجرای خودکار و اتوماسیون این فرآیندها را در زمان مناسب و با داده‌های درست در رابط کاربری فراهم می‌کند.
در سیستم‌های BPMS، از BPMN به‌عنوان ابزاری برای مدل‌سازی و تعریف فرآیندها استفاده می‌شود. وقتی فرآیندی با استفاده از BPMN طراحی و مدل‌سازی می‌شود، سیستم BPMS از این مدل‌ها برای اجرای خودکار فرآیندها، تخصیص وظایف و نظارت بر عملکرد آنها استفاده می‌کند.
تفاوت ERP با BMPS
| ویژگی | BPM | ERP |
|---|---|---|
| تمرکز | فرایندها | داده‌ها و منابع |
| هدف | بهبود فرآیندها | یکپارچه‌سازی اطلاعات و بهبود تصمیم‌گیری |
| ویژگی‌های کلیدی | مدل‌سازی، اتوماسیون، نظارت | یکپارچه‌سازی، مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی |
| کاربرد | فرآیندهای خاص، گردش کار | کل سازمان |
ERP چه کمکی به شما می‌کند؟
تصور کنید که شما یک شرکت تولیدی دارید که محصولات مختلف تولید می‌کند. برای تولید، شما نیاز دارید که:
- مواد اولیه خریداری کنید.
- فرآیند تولید را مدیریت کنید.
- موجودی انبار را پیگیری کنید.
- پرسنل و منابع انسانی را مدیریت کنید.
- امور مالی و حسابداری انجام دهید.
- فروش و توزیع محصولات را سازماندهی کنید.
در اینجا ERP به شما کمک می‌کند که همه‌ی این فرآیندها و داده‌ها را در یک سیستم یکپارچه و واحد داشته باشید. یعنی تمام اطلاعات و فرآیندهای شرکت در یک نرم‌افزار جمع می‌شود و شما می‌توانید بدون نیاز به سیستم‌های مختلف مثل نرم‌افزار منابع انسانی، نرم‌افزار CRM، نرم‌افزار زنجیره تامین و غیره همه‌چیز را یکجا مدیریت کنید.
BPMS چه کمکی به شما می‌کند؟
حالا فرض کنید شما یک شرکت خدماتی دارید که کارهای زیادی با مشتریان انجام می‌دهید. مثلاً:
- درخواست‌های مشتریان باید بررسی شود.
- فرآیند خدمات‌دهی باید به‌طور دقیق پیگیری شود.
- تیم‌های مختلف باید همکاری کنند تا خدمات به بهترین نحو انجام شود.
در این حالت، BPMS به شما کمک می‌کند که:
- فرآیندهای مختلف کاری (مثل بررسی درخواست‌ها یا خدمات‌دهی) را به‌طور دقیق مدل‌سازی کنید.
- از اتوماسیون برای انجام خودکار بعضی از مراحل استفاده کنید.
- فرآیندهای کاری را تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی کنید تا کارها سریع‌تر و با کیفیت بالاتر انجام شوند.
تفاوت ERP و BPMS در عملکرد
🔷نتیجه: اگر کسبوکار شما نیاز دارد که فرآیندهای کاری (مثل درخواست‌های مشتری یا خدمات پس از فروش) را بهینه‌سازی و ساده‌سازی کند، BPM برای شما مناسب است.
🔷تمرکز اصلی:
ERP بر مدیریت یکپارچه بخش‌های مختلف سازمان (مالی، منابع انسانی، تولید و غیره) تمرکز دارد. BPMS بیشتر بر بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای خاص کسبوکار تمرکز می‌کند.
🔷از لحاظ جامع بودن:
BPMS تمرکز محدودتری دارد و بر بهبود و خودکارسازی فرآیندهای کسبوکار تمرکز می‌کند، اما لزوماً تمام حوزه‌های سازمان را شامل نمی‌شود. بنابراین ERP یک سیستم جامع‌تر در مقایسه با BPMS است.
🔷کاربرد:
ERP برای تسهیل کارهای تکراری و یکپارچه‌سازی اطلاعات کاربر دارد، در حالیکه BPMS به جریان کارها و نحوه انجام آنها توجه دارد و به دنبال بهبود بهره‌وری از طریق خودکارسازی فرایندها است.
🔷انعطاف‌پذیری:
BPMS به دلیل انعطاف در تعریف و اصلاح فرایندها، می‌تواند فرایندها را به‌راحتی تغییر دهد. ERP از این نظر انعطاف کمتری دارد و بیشتر روی اجرای دقیق وظایف متمرکز است.
🔷هدف نهایی:
هدف ERP مدیریت بهینه منابع سازمان و بخش‌های مختلف آن است. در مقابل، BPMS به بهبود بهره‌وری و اثربخشی فرآیندهای کسبوکار از طریق اصلاح و خودکارسازی تمرکز دارد.
📚بیشتر بخوانید:
یکپارچه‌سازی ERP و BPMS چه کمکی به کسب‌وکارها می‌کند؟
- بهینه‌سازی فرآیند قبل از پیاده‌سازی ERP: سیستم BPMSبه کسب‌وکارها کمک می‌کند تا قبل از یکپارچه‌سازی ERP، گردش‌های کاری را اصلاح کرده و ناکارآمدی‌ها را حذف کنند و از اجرای روان‌تر این سیستم مطمئن باشند.
- بهبود مستمر پس از پیاده‌سازی ERP: بینش‌های سیستم‌های ERP به ابزارهای BPMS وارد می‌شوند که بهینه‌سازی مداوم فرآیند و افزایش کارایی را امکان‌پذیر می‌سازد.
- پل زدن شکاف‌های عملکرد ERP: سیستم BPMS با بهینه‌سازی فرآیندهای تجاری خاص، ERP را افزایش می‌دهد و انعطاف‌پذیری را در مدیریت گردش کار بدون تغییر هسته ERP امکان‌پذیر می‌سازد.
- چابکی و انعطاف‌پذیری: ترکیب داده‌های ساختاریافته ERP با سازگاری BPMS به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به سرعت به تغییرات بازار، مانند اختلالات زنجیره تأمین، واکنش نشان دهند.
- انطباق و مدیریت ریسک: ERP امنیت و انطباق داده‌ها را تضمین می‌کند، و BPMS گردش کار را با تغییرات نظارتی یکپارچه تطبیق می‌دهد.
- تصمیم گیری مبتنی بر داده: ERP داده‌های دقیقی را ارائه می‌دهد و BPMS از آن برای شناسایی ناکارآمدی‌ها و بهبود گردش کار برای تصمیم‌گیری استراتژیک استفاده می‌کند.
- همکاری و ارتباطات پیشرفته - ERP داده‌ها را متمرکز کرده و BPMS جریان کار را ساده می‌کند و از ارتباط و همکاری روان بین بخش‌ها اطمینان می‌دهد.
- کاهش هزینه و افزایش بازگشت سرمایه – ERP افزونگی و هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد و BPMS گردش کار را بهینه کرده و در زمان و منابع صرفه‌جویی می‌کند.
در پایان
در نهایت، انتخاب بین ERP و BPMS به نیازها و اهداف خاص کسبوکار شما بستگی دارد. ERP برای سازمان‌هایی که به مدیریت کلی و یکپارچه‌سازی منابع سازمان نیاز دارند، بهترین گزینه است. از سوی دیگر، BPMS برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند فرآیندهای خود را بهبود و خودکار کنند، مناسب‌تر است.
بسیاری از شرکت‌ها ممکن است از ترکیب هر دو سیستم بهره ببرند تا هم از قدرت مدیریت ERP و هم از انعطاف‌پذیری BPMS برای بهبود فرآیندها در بیزینس استفاده کنند. چنانچه در انتخاب یکی از این دو سیستم مدیریت کسبوکار مردد هستید، می‌توانید از مشاوره رایگان تیم ستکا بهره ببرید.
تفاوت ERP و BPMS