یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) یا نرم‌افزارهای جدید این است که کاربران با گذشتهٔ خود عجین شده‌اند.
کارمندانی که سال‌ها با یک نرم‌افزار حسابداری یا ERP قدیمی کار کرده‌اند، هنگام مهاجرت به راهکارهای مدرن اغلب همان رویه‌ها و سازوکار‌های قدیمی را جست‌وجو می‌کنند. این رفتار در گفتگوهای بین سازمان‌ها و تأمین‌کنندگان نرم‌افزار به وضوح دیده می‌شود.
ولی معمولاً این کاربران نمی‌دانند که راهکارهای جدید بهینه‌تر هستند یا همان قابلیت‌های قدیمی به شکل دیگری در سیستم جدید پیاده‌سازی شده است. در این مقاله به بررسی علل این پدیده، خطرات تکرار فرایندهای قدیمی و راهکارهای مواجهه با آن می‌پردازیم و به منابع پژوهشی و تجربی در این زمینه استناد می‌کنیم.
چرا کاربران به دنبال راهکارهای قدیمی می‌گردند؟
1-عادت به روال‌های شناخته‌شده
- کاربران ERP در شرکت‌هایی که مدت‌ها از نرم‌افزارهای سنتی استفاده می‌کردند، به روال‌های موجود خو گرفته‌اند. این افراد معمولاً در مواجهه با سیستم‌های جدید سعی می‌کنند همان روندها و گزارش‌ها را بیابند یا همان دکمه‌ها را فشار دهند.
- ترس از تغییر و از دست دادن مهارت‌های موجود از عوامل مهم مقاومت است. این امر باعث می‌شود برخی افراد حتی پس از استقرار ERP جدید به سیستم قدیمی برگردند یا راهکارهای دستی به‌اصطلاح «Workaround» ایجاد کنند.
2-نبود آموزش کافی و همراه‌سازی
- پژوهش‌های دانشگاهی نشان داده‌اند که حمایت مدیریتی، رضایت کاربران و آموزش از عوامل کلیدی موفقیت ERP است. زمانی که آموزش و ارتباطات ناکافی باشد، کاربران احساس تعلق و مالکیت نسبت به سیستم ندارند و تمایل دارند به راه‌حل‌های قدیمی برگردند.
- برخی متخصصان اشاره می‌کنند که کاربران متعهد با دفاع از صحت داده‌ها و فرایندها به بهبود سیستم کمک می‌کنند. در مقابل، کسانی که آموزش ندیده‌اند یا دلیل تغییر را نمی‌دانند، سردرگم شده و سعی می‌کنند با فرایندهای قبلی کار کنند.
چرا تکرار راهکارهای قدیمی خطرناک است؟
1-قفل شدن در ناکارآمدی‌های گذشته
- کپی‌برداری از گردش‌کارهای قدیمی باعث می‌شود «کاستی‌های گذشته را در نرم‌افزار جدید زندانی کنیم». انتقال فرآیندهای قدیمی بدون بازنگری، موجب پایدار شدن ناکارآمدی‌های قبلی می‌شود. راهکار صحیح این است که ابتدا فرآیند را طراحی و بازمهندسی کنید، فعالیت‌های دستی غیرضروری را حذف کنید و سپس به نرم‌افزار مراجعه کنید.
- بسیاری از سازمان‌ها در هنگام مهاجرت به ERP «از فرایندهای ۱۰ یا ۲۰ سال گذشته استفاده می‌کنند»، در حالی که نیازهای امروز متفاوت است و باید فرایندها بررسی و بهبود یابد.
2-عدم بهره‌برداری از قابلیت‌های جدید
- بسیاری از نرم افزار‌هایERP مدرن دارای قابلیت‌های استاندارد برای گردش کار، اتوماسیون و گزارش‌های پیشرفته هستند. بیش‌سفارشی‌سازی بر اساس شیوهٔ قدیمی هزینه‌ها را بالا برده و زمان اجرا را طولانی می‌کند؛ بهتر است به قابلیت‌های بومی ERP جدید اعتماد کنید و فقط جایی که ارزش افزوده دارد سفارشی‌سازی انجام دهید.
- عدم بازمهندسی فرایندها و «کپی‌پیست» کردن رویه‌های قدیمی باعث می‌شود بسیاری از مزایای سیستم جدید، مانند اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی، نادیده گرفته شود.
3-ریسک‌های مالی و عملیاتی
- تجربه برخی شرکت‌ها نشان داده که پافشاری بر روش‌های قدیمی (مثل ورود دستی) می‌تواند فاجعه‌بار باشد و منجر به فروپاشی بخشی از زنجیره تأمین شود.
- برخی متخصصان توصیه می‌کنند که تمام داده‌های قدیمی و مربوط به گذشته را به سیستم جدید منتقل نکنید؛ بهتر است تاریخچهٔ قدیمی در یک web app یا جداول کمکی نگهداری شود و فقط اطلاعات ضروری در ERP جدید بارگذاری شود تا پایگاه داده سبک بماند و پشتیبان‌گیری آسان‌تر شود.
چگونه باید با این چالش برخورد کرد؟
1-بازمهندسی فرایندها
- قبل از انتخاب یا نصب ERP جدید، لازم است فرایندهای کسب‌وکار دوباره طراحی شوند. تیم‌های عملیاتی باید بررسی کنند چه‌چیز در سیستم قدیمی کارآمد بوده و چه‌چیز ناکارآمد، سپس فرآیندها را بر اساس نیازهای فعلی و قابلیت‌های سیستم جدید بهینه کنند.
- پروژه‌های موفق ERP معمولاً شامل کارگاه‌های تحلیل فرایند هستند که در آن کارشناسان شرکت و مشاوران فناوری، جریان‌های کاری را ترسیم می‌کنند و بهبود می‌دهند.
2-ایجاد فرهنگ مالکیت و دفاع از داده‌ها
- هنگامی که کاربران بدانند نرم افزار ERP جدید به‌چه‌دلیل مهم است، مالکیت و دفاع از سیستم به وجود می‌آید؛ کاربران احساس می‌کنند که صحت داده‌ها متعلق به خودشان است و از آن محافظت می‌کنند. برای ایجاد چنین فرهنگی، باید آموزش و ارتباطات گسترده انجام شود و کاربران در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند.
- سازمان‌ها باید کاربران را تشویق کنند تا در صورت مشاهدهٔ مشکلات، موضوع را مطرح کنند. این امر از کارگاه‌های آموزشی، جلسات پرسش و پاسخ و سیاست‌های تشویقی برای گزارش مشکلات حاصل می‌شود.
3-مدیریت تغییر و آموزش مستمر
- موفقیت ERP به مدیریت تغییر وابسته است. فروشندگان هنگام استقرار ERP جدید سعی می‌کنند فرایندها را بهینه کنند و فقط در صورت نیاز از روش‌های قدیمی استفاده کنند؛ اما این فرآیند نیازمند صبر و پذیرش کارکنان است.
- آموزش فراگیر و پشتیبانی پس از استقرار برای موفقیت حیاتی است؛ کاربران باید بدانند که یادگیری و سازگاری زمان می‌برد و صرف زمان برای آموزش بازگشت سرمایه را افزایش می‌دهد.
4-استفاده از داده‌های قدیمی به روش درست
- دسترسی به تاریخچه بدون انتقال کامل آن ممکن است. ایجاد یک پورتال برای داده‌های قدیمی و اتصال آن به ERP جدید از طریق ابزارهای گزارش‌گیری یا APIها، نیاز کاربران به اطلاعات گذشته را برطرف می‌کند و در عین حال پایگاه دادهٔ جدید را سبک نگه می‌دارد.
نتیجه‌گیری
مهاجرت به نرم‌افزارهای مدرن یا سیستم‌های ERP جدید صرفاً یک به‌روزرسانی فناوری نیست؛ این فرایند مستلزم تغییر فرهنگ سازمانی، بازمهندسی فرایندها و سرمایه‌گذاری بر آموزش و مدیریت تغییر است.
کاربران تمایل دارند راهکارهای قدیمی را در نرم‌افزار جدید جست‌وجو کنند، اما این کار نه‌تنها به بهره‌وری لطمه می‌زند بلکه مزایای اصلی ERP مدرن را از بین می‌برد.
مهاجرت به نرم‌افزارهای مدرن و تکرار راهکارهای قدیمی در ERP جدید!