در یک شرکت تولیدکننده محصولات شوینده و بهداشتی، برنامه تولید از دو مسیر شکل می‌گرفت. بودجه ماهانه مبنای پیش‌بینی نیاز به مواد اولیه و برنامه‌ریزی خرید بود. در کنار آن، سفارش‌های روزانه مشخص می‌کردند چه مقدار از موجودی باید برای فروش رزرو شود و چه کسری‌ای باید به واحد برنامه‌ریزی تولید ارجاع داده شود. این واحد، کسری سفارش‌ها را در کنار برنامه ماهانه می‌گذاشت و با توجه به ظرفیت دستگاه‌ها و تعداد نفرات هر سالن، اولویت تولید روز بعد را تعیین می‌کرد.
این برنامه باید چند سالن را با هم هماهنگ می‌کرد. بطری‌ها در سالن پلاستیک‌سازی تولید می‌شدند، مایع شوینده در سالن ساخت آماده می‌شد و بطری‌ها در سالن لیبل‌زنی برچسب می‌خوردند. در سالن پرکن، بطری و مایع به هم می‌رسیدند و پس از پر کردن و بسته‌بندی در کارتن، محصول به انبار منتقل می‌شد. به همین دلیل، ظرفیت نیروی انسانی در کنار ظرفیت دستگاه‌ها از نیازهای اصلی شرکت در برنامه‌ریزی تولید بود.
شرکت بخشی از برنامه‌ریزی و کنترل تولید را با اکسل و اکسس انجام می‌داد و تصمیم داشت فعلاً نرم‌افزار مالی راهکاران را حفظ کند. نمایش فنی جلسه در محیط اودو انجام شد. تیم ارائه‌دهنده در ادامه، تفاوت نرم افزار erp ستکا با محیط نمایش‌داده‌شده را توضیح داد.
اتصال به نرم‌افزار مالی موجود
پرسش مشتری
آیا می‌توان نرم‌افزار را به بخش مالی راهکاران متصل کرد؟ شرکت فعلاً قصد تعویض نرم‌افزار مالی خود را ندارد و می‌خواهد فرایندهای دیگر را به آن متصل کند.
پاسخ تیم ارائه‌دهنده
تیم ارائه‌دهنده توضیح داد که ماژول‌های پلتفرم برای تبادل داده، رابط برنامه‌نویسی کاربردی (API) دارند. عملی شدن اتصال به این بستگی دارد که نرم‌افزار مقابل بتواند داده‌ها را دریافت و در ساختار خود ثبت کند و همکاری لازم برای برقراری ارتباط فراهم باشد.
مسئول فنی نیز توضیح داد که برنامه‌ریزی تولید به اطلاعات فروش، خرید، انبار و حسابداری وابسته است. اگر انبار، تدارکات و مالی در نرم‌افزاری جدا از تولید بمانند، تبادل این اطلاعات و اجرای کنترل‌های موردنیاز می‌تواند دوباره‌کاری ایجاد کند.
مشتری همچنین می‌خواست درخواست خرید، درخواست انبار و مرحله بررسی در کمیسیون تدارکات را در نرم‌افزار ثبت کند. در نمایش فنی، ارتباط خرید و انبار با تأمین مواد اولیه توضیح داده شد. گردش اختصاصی درخواست‌ها تا مرحله کمیسیون برای بررسی بیشتر باقی ماند.
برنامه‌ریزی تولید بر اساس بودجه، سفارش و ظرفیت سالن‌ها
پرسش مشتری
آیا می‌توان بودجه ماهانه و کسری سفارش‌های روزانه را در برنامه تولید لحاظ کرد و هم‌زمان ظرفیت دستگاه‌ها و نیروی انسانی را دید؟
پاسخ مسئول فنی
مسئول فنی ابتدا برنامه اصلی تولید (MPS) را در نرم‌افزار تولید نشان داد. در این بخش می‌توان افق برنامه را روزانه، هفتگی یا ماهانه تنظیم کرد و تعداد دوره‌هایی را که در جدول دیده می‌شوند، مشخص کرد. در جلسه، برای خواناتر شدن جدول، یک برنامه ماهانه با افق سه‌ماهه نمایش داده شد.
برای هر محصول، نرم‌افزار به اطلاعاتی مانند مقدار تولید موردنظر، موجودی فعلی و موجودی ایمنی نیاز دارد. سپس با استفاده از صورت مواد (BOM)، نیاز به مواد اولیه و اقلام نیمه‌ساخته را برای هر دوره محاسبه می‌کند و مقدار موردنیاز برای تأمین را نشان می‌دهد. با تغییر اطلاعات خرید، انبار یا فروش، جدول برنامه نیز به‌روز می‌شود. مسئول فنی توضیح داد که پس از انجام تنظیمات تأمین مجدد، می‌توان از همان جدول برای دوره موردنظر سفارش ایجاد کرد. در محیط دمو، بخشی از این تنظیمات انبار انجام نشده بود.
ظرفیت دستگاه و نیروی انسانی چگونه در برنامه دیده می‌شود؟
برای هر مرکز کاری می‌توان ظرفیت، کارایی زمانی، تجهیزات، زمان آماده‌سازی و پاک‌سازی و کارکنان مجاز به کار در آن مرکز را مشخص کرد. مسئول فنی مثال زد که یک عملیات ممکن است روی دستگاه جدید در زمان کمتری انجام شود و انتقال همان عملیات به دستگاه قدیمی، زمان بیشتری بگیرد. تفاوت کارایی دو مرکز در زمان‌بندی تولید اثر می‌گذارد.
سفارش‌های کار مشخص می‌کنند هر عملیات به کدام مرکز ارجاع شده است. تیم برنامه‌ریزی می‌تواند وضعیت مراکز کاری، ظرفیت آن‌ها و کارهای ارجاع‌شده را ببیند. در نمودار گانت نیز مشخص است که هر سفارش مربوط به کدام محصول است، چه زمانی برای آن در نظر گرفته شده و چقدر زمان می‌برد. در سطح کارگاه، زمان صرف‌شده هر نفر روی سفارش کار ثبت می‌شود. اطلاعات تجهیزات و تیم تعمیر و نگهداری هم در مرکز کاری قابل تعریف است.
مسئول فنی در توضیح ارتباط تولید با انبار، به استفاده از بارکدخوان برای ثبت و رهگیری جابه‌جایی مواد اولیه، اقلام نیمه‌ساخته و محصولات اشاره کرد. کنترل کیفیت نیز می‌تواند در نقاط مختلف این جابه‌جایی یا در جریان عملیات تولید قرار بگیرد.
بهای تمام‌شده در مهندسی، برنامه‌ریزی و تولید
در مرحله مهندسی، تیم محصول در صورت مواد مشخص می‌کند که تولید هر واحد به چه مواد و مقادیری نیاز دارد، چه عملیات‌هایی باید انجام شود و هر عملیات در کدام مرکز کاری و در چه مدتی انجام می‌شود.
واحد برنامه‌ریزی با تکیه بر همین اطلاعات، سفارش تولید را آماده می‌کند. اگر در برنامه، مواد، مرکز کاری یا تعداد نفرات تغییر کند، هزینه برآوردشده نیز تغییر می‌کند. در اجرای سفارش هم ممکن است مصرف واقعی مواد، زمان کار یا مقدار ضایعات با برآورد اولیه تفاوت داشته باشد. مسئول فنی سه سطح هزینه را در سفارش تولید توضیح داد.
سطح هزینه | مبنای محاسبه |
|---|---|
بهای تمام‌شده مهندسی | مواد، عملیات و زمان‌هایی که در صورت مواد مهندسی تعریف شده‌اند |
هزینه سفارش برنامه‌ریزی‌شده | منابع و مقادیری که برای اجرای همان سفارش در نظر گرفته شده‌اند |
بهای تمام‌شده واقعی تولید | مصرف مواد، زمان کار و هزینه‌هایی که هنگام اجرای سفارش ثبت شده‌اند |
در توضیح جلسه، بهای تمام‌شده واقعی در فرایند حسابداری انبار به کار می‌رود. برای بررسی انحراف تولید، بهای تمام‌شده تولید در سه سطح مهندسی، برنامه‌ریزی‌شده و واقعی مقایسه می‌شود.
هزینه کارگاه و زمان کارکنان چگونه ثبت می‌شود؟
برای مرکز کاری می‌توان هزینه ساعتی تعیین کرد تا زمان آماده‌سازی، عملیات و پاک‌سازی در هزینه سفارش لحاظ شود. اگر حضور هر نفر در یک ایستگاه هزینه عملیاتی جداگانه‌ای ایجاد کند، آن هزینه هم قابل تعریف است. مسئول فنی این هزینه را جدا از هزینه نفرساعت خودِ کارمند توضیح داد.
هزینه نفرساعت در پرونده پرسنلی مشخص می‌شود. وقتی فرد زمان کار روی سفارش تولید را ثبت می‌کند، هزینه همان زمان در بهای تمام‌شده سفارش لحاظ می‌شود. مسئول فنی توضیح داد که هزینه‌های شناسایی‌شده را می‌توان در حساب‌های کنترل سربار نگه داشت و در پایان دوره‌های کنترلی با هزینه‌های واقعی مقایسه کرد تا اختلاف مشخص شود.
ثبت عملیات تولید، گزارش تولید و تأیید کنترل کیفیت
پرسش مشتری
واحد تولید چگونه گزارش کار را ثبت می‌کند؟ اسناد مصرف و جابه‌جایی انبار چطور ایجاد می‌شوند؟ کنترل کیفیت در کدام مرحله تولید را تأیید یا رد می‌کند و در گزارش نهایی چطور می‌توان مقدار تولید، ضایعات و زمان صرف‌شده را دید؟
پاسخ مسئول فنی
در محیط نمایش‌داده‌شده، سفارش تولید محل پیگیری مواد اولیه، عملیات و نتیجه تولید بود. گزارش تولید مقدار تولید، میانگین هزینه، مصرف مواد، هزینه عملیات، هزینه پرسنل و مدت‌زمان صرف‌شده را نشان می‌داد. کاربر می‌توانست از هر ردیف گزارش به سفارش تولید مربوط برسد و جزئیات محاسبه و سه سطح هزینه را ببیند. مسئول فنی به ثبت جداگانه ضایعات نیز اشاره کرد و توضیح داد که ضایعات بر بهای تمام‌شده اثر می‌گذارند.
صدور اسناد انبار در تولید یک‌مرحله‌ای، دومرحله‌ای و سه‌مرحله‌ای
مسئول فنی توضیح داد که تعداد مراحل جابه‌جایی مواد و محصول، در تنظیمات نرم‌افزار انبارداری تعیین می‌شود.
روش | گردش مواد و محصول |
|---|---|
تولید یک‌مرحله‌ای | با ثبت پایان تولید، مواد از موجودی کسر می‌شوند و محصول به انبار اضافه می‌شود. |
تولید دومرحله‌ای | ابتدا حواله مواد اولیه برای تحویل به محل پیش‌تولید صادر می‌شود. پس از اتمام عملیات، مصرف مواد ثبت می‌شود و محصول وارد انبار محصول می‌شود. |
تولید سه‌مرحله‌ای | مواد ابتدا به محل پیش‌تولید منتقل می‌شوند. محصول پس از ساخت به محل کالای ساخته‌شده می‌رود و سپس با رسید جداگانه وارد انبار محصول می‌شود. |
کنترل کیفیت در کدام نقطه انجام می‌شود؟
در نرم‌افزار کنترل کیفیت، می‌توان نقطه کنترل را برای یک محصول، عملیات، سفارش کار یا ایستگاه مشخص تعریف کرد. برای نمونه، می‌توان قبل از انتقال محصول از یک ایستگاه به ایستگاه بعد، انجام کنترل را در همان مسیر قرار داد. مسئول کنترل، موضوع بررسی و تناوب آن هم قابل تعیین است. کنترل ممکن است برای همه عملیات‌ها، به‌صورت تصادفی با درصد مشخص، دوره‌ای یا بنا به درخواست انجام شود. بسته به تنظیمات، کنترل می‌تواند برای کل تعداد تولیدشده در یک مرحله یا برای هر واحد جداگانه ثبت شود.
نوع کنترل نیز به کاری بستگی دارد که از تیم کیفیت خواسته شده است. در جلسه، تأیید یا رد، اجرای دستورالعمل، ثبت عکس، تأیید مقدار تولید یا مواد مصرف‌شده، چاپ برچسب، اندازه‌گیری و تکمیل فایل اکسل یا فرم کاربرگ به‌عنوان نمونه مطرح شدند. وقتی محصول به نقطه تعیین‌شده برسد، نرم‌افزار برای تیم کنترل کیفیت وظیفه‌ای با شماره و مشخصات محصول ایجاد می‌کند تا نتیجه بررسی را ثبت کند. این کنترل‌ها می‌توانند حین تولید، بین ایستگاه‌ها یا پس از خروج محصول از خط انجام شوند.
فروش به فروشگاه‌های زنجیره‌ای، مشتریان سازمانی و نمایندگان
پرسش مشتری
سفارش‌گیری برای فروشگاه‌های زنجیره‌ای، مشتریان سازمانی و نمایندگان چگونه انجام می‌شود؟ سفارش چطور به برنامه‌ریزی فروش، خروج کالا از انبار و ثبت سند مالی می‌رسد؟
پاسخ مسئول فنی
مسئول فنی از تعریف فهرست قیمت جداگانه برای هر کانال در نرم‌افزار فروش شروع کرد. می‌توان برای نمایندگان، فروشگاه‌های زنجیره‌ای و مشتریان سازمانی (B2B) قیمت ثابت تعریف کرد یا قیمت هر گروه را با فرمولی بر اساس یک فهرست قیمت مبنا محاسبه کرد. در نمونه جلسه، قیمت مبنای دلاری هم نمایش داده شد. محاسبه قیمت در پیش‌فاکتور به نرخ تبدیل ثبت‌شده در سیستم وابسته بود. مسئول فنی اشاره کرد که استفاده از مبنای ارزی می‌تواند تعداد دفعات به‌روزرسانی دستی فهرست را کم کند و در عین حال باعث شود مشتری با تغییر نرخ، قیمت متفاوتی ببیند.
پرسش مشتری
آیا می‌توان برای حجم‌های مختلف خرید قیمت متفاوت گذاشت؟ تخفیف‌های حجمی، مدیریتی یا سطحی برای مشتریان چگونه اعمال می‌شوند؟
پاسخ مسئول فنی
در قواعد فهرست قیمت می‌توان حداقل تعداد خرید و فرمول مربوط به آن را تعیین کرد. در نمونه جلسه، برای حداقل خرید ۱۰۰ و ۵۰۰ واحد، دو قاعده متفاوت در نظر گرفته شد. مسئول فنی همچنین نشان داد که فهرست قیمت پیش‌فرض را می‌توان در پرونده مشتری تعیین کرد تا هنگام صدور پیش‌فاکتور، همان فهرست انتخاب شود. محدود کردن اختیار کارشناس فروش برای تغییر فهرست قیمت نیز به‌عنوان یک تنظیم قابل اعمال مطرح شد.
از تأیید سفارش تا تأمین کالا و ثبت سند مالی
پس از تأیید سفارش فروش، اگر کالا در انبار موجود باشد، سفارش برای تحویل به انبار ارجاع می‌شود. اگر موجودی کافی نباشد، می‌توان برای کالا مسیر تأمین تعریف کرد تا طبق تنظیمات، سفارش خرید یا سفارش تولید ایجاد شود. مسئول فنی در جلسه دو روش را توضیح داد. تولید برای موجودی (MTS) بر پایه برنامه تولید و نیاز پیش‌بینی‌شده انبار انجام می‌شود. تولید بر اساس سفارش (MTO) از سفارش فروش شروع می‌شود و در نمونه مطرح‌شده، کسری کالا می‌تواند به سفارش تولید تبدیل شود.
شرایط پرداخت نیز روی ثبت مالی اثر می‌گذارد. در مثال جلسه، بخشی از مبلغ در یک سررسید و مانده در سررسید ۶۰روزه قرار می‌گرفت. هنگام صدور سند حسابداری، حساب دریافتنی در دو ردیف با مبالغ و سررسیدهای جدا ثبت می‌شد تا گزارش سنی مطالبات بر همان مبنا شکل بگیرد.
ثبت مستقیم سفارش توسط نماینده
پرسش مشتری
آیا فروش می‌تواند از درخواست خود مشتری شروع شود؟ نماینده می‌تواند کالا و تعداد را خودش انتخاب کند و سفارش بدهد؟ این بخش داخل همان نرم‌افزار است یا در یک سایت جدا اجرا می‌شود؟
پاسخ مسئول فنی
نماینده می‌تواند به فروشگاه اینترنتی وارد شود، کالاها و قیمت‌هایی را که در اختیارش قرار گرفته‌اند ببیند، تعداد را انتخاب کند و سفارش ثبت کند. مسئول فنی نشان داد که فروشگاه بخشی از همان نرم‌افزار است و تیم فروش می‌تواند سفارش نماینده را در سیستم ببیند. در دمو، اقلام سبد خرید حتی پیش از پایان مرحله پرداخت در بخش سفارش‌ها قابل مشاهده بودند.
در همان بخش، امکان تخصیص اعتبار کیف پول به نمایندگان و استفاده از طرح‌های تشویقی و کوپن تخفیف مطرح شد. مسئول فنی همچنین نمونه‌ای را توضیح داد که در آن، هنگام ورود سفارش از سایت، وجود چک برگشتی مشتری به کارشناس فروش اطلاع داده می‌شود.
پرسش مشتری
وقتی نمایندگان از بیرون سازمان به فروشگاه دسترسی دارند، امنیت این بخش چگونه تأمین می‌شود؟
پاسخ مسئول فنی
مسئول فنی گفت ملاحظات امنیتی در پلتفرم لحاظ شده‌اند و به تجربه میزبانی وب‌سایت‌های خود مجموعه روی همان پلتفرم اشاره کرد. پاسخ جلسه در حد همین توضیح کلی بود و جزئیات کنترل‌های امنیتی در متن جلسه ثبت نشده است.
ارتباط با مشتری، بازاریابی و دریافت بازخورد
درخواست مشتری
شرکت می‌خواست ببیند انتقادها و پیشنهادهای مشتریان چگونه دریافت و تحلیل می‌شوند، چه گزارش‌هایی در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در دسترس است و نرم‌افزار چه امکاناتی برای بازاریابی دارد. مهندسی محصول، بازاریابی و کنترل کیفیت در آن زمان عمدتاً به‌صورت دستی و با ابزارهای آفیس انجام می‌شدند. مشتری همچنین خواست امکان اتوماسیون داخلی با سهولت استفاده مشابه میزیتو بررسی شود.
پاسخ مسئول فنی
مسئول فنی چند مسیر ورود درخواست به نرم افزار crm را توضیح داد. درخواست ایمیلی می‌تواند به‌عنوان فرصت فروش ثبت شود و پس از مذاکره به پیش‌فاکتور برسد. درخواست فرم تماس سایت می‌تواند برای پیگیری به تیم مدیریت ارتباط با مشتری ارجاع شود. در گفت‌وگوی آنلاین سایت نیز پاسخ‌گویی توسط کارشناس، ربات یا هوش مصنوعی مطرح شد.
در بخش بازاریابی، به پیامک، ایمیل، تبلیغات، رویداد، دوره آموزشی و نظرسنجی اشاره شد. مسئول فنی برای دریافت بازخورد مثال زد که در یک نمایشگاه، به‌جای فرم‌های کاغذی، فرم‌های دیجیتال را با نرم‌افزار نظرسنجی روی تبلت تکمیل کردند. اطلاعات هنگام تکمیل فرم در دسترس بود و تیم می‌توانست پس از نمایشگاه، داده‌های هر روز و محل مراجعه‌کنندگان را تحلیل کند.
در همین جلسه، مهندسی محصول از مسیر تعریف صورت مواد و کنترل کیفیت از مسیر نقاط کنترلی توضیح داده شد. گردش اختصاصی رسیدگی به انتقادها و پیشنهادها، گزارش‌های موردنیاز تیم مدیریت ارتباط با مشتری و نمایش اتوماسیون داخلی در حد درخواست‌های مطرح‌شده باقی ماندند.
هماهنگی ارسال سفارش‌ها و مدیریت ناوگان
پرسش مشتری
آیا برنامه تحویل و هماهنگی خودروها هم در نرم‌افزار دیده می‌شود؟ بعد از آماده شدن سفارش، چطور مشخص می‌شود هر خودرو چه بارهایی را به کدام مقصد می‌برد؟
پاسخ مسئول فنی
مدلی که مسئول فنی برای فرایند فعلی شرکت توضیح داد، هماهنگی ارسال سفارش‌های ثبت‌شده یا دیسپچینگ بود. پس از صدور حواله‌ها، انبار می‌تواند چند حواله را در یک دسته تحویل قرار دهد و خودرو و راننده را مشخص کند. شرکت پخش مویرگی را برای آینده در نظر داشت و نمونه جلسه بر ارسال سفارش‌های ثبت‌شده متمرکز بود.
برای هر خودرو می‌توان در نرم‌افزار مدیریت ناوگان ظرفیت وزنی و حجمی، راننده، کارکرد، سوابق تعمیر و اطلاعات قرارداد را ثبت کرد. با تعریف وزن و حجم کالا در انبار نیز مقدار بار مربوط به حواله‌ها قابل محاسبه است. مسئول فنی توضیح داد که راننده می‌تواند فهرست تحویل‌ها و محل مقصد را روی نقشه ببیند. چاپ اسناد حمل و برچسب بسته‌ها نیز در همین مسیر مطرح شد. تیم ارائه‌دهنده در ادامه، ردیابی مسیر طی‌شده و مسافت خودرو را به‌عنوان یکی از توسعه‌های ستکا در حوزه لجستیک معرفی کرد.
تفاوت ستکا با محیط نمایش‌داده‌شده و برآورد استقرار
پرسش مشتری
ستکا چه تفاوتی با اودویی دارد که در جلسه دیدیم؟ برای بررسی فرایند مالی می‌توان جلسه‌ای با حضور تیم مالی شرکت داشت؟
پاسخ تیم ارائه‌دهنده
تیم ارائه‌دهنده تفاوت اصلی را در توسعه‌هایی توضیح داد که از قبل در ستکا انجام شده‌اند. بخشی از این توسعه‌ها حاصل تحقیق و توسعه داخلی و بخشی حاصل نیازهای مطرح‌شده در پروژه‌های سازمانی بود. ممکن است عنوان یک ماژول در هر دو محیط یکسان باشد، اما امکانات و زیرماژول‌های آن در ستکا گسترده‌تر شده باشند. تیم ارائه‌دهنده توضیح داد که نیازهای مشابه را می‌توان روی اودوی در اختیار شرکت نیز توسعه داد و زمان و هزینه آن به کار موردنیاز بستگی دارد.
مشتری پیشنهاد کرد یک دموی مالی جداگانه با حضور همکاران مالی برگزار شود تا آن‌ها بتوانند انطباق فرایندها با الزامات شرکت را بررسی کنند.
پرسش مشتری
با توجه به نیازهای مطرح‌شده، حدود هزینه نرم‌افزار، مجوز، استقرار و پشتیبانی چقدر است و شرایط قرارداد پشتیبانی چگونه تعیین می‌شود؟
پاسخ تیم ارائه‌دهنده
مشتری برآورد اولیه می‌خواست و تعیین رقم دقیق را وابسته به بازدید و شناخت بیشتر فرایندها می‌دانست. تیم ارائه‌دهنده گفت پیش‌فاکتور و نمونه پیش‌نویس قرارداد را ارسال خواهد کرد. در توضیح گزینه اودو نیز گفت در مدل عرضه مطرح‌شده، کد منبع در اختیار شرکت قرار می‌گیرد و شرکت می‌تواند توسعه‌های بعدی را روی نسخه خود انجام دهد. رقم برآورد و جزئیات شرایط پشتیبانی در متن جلسه ثبت نشده‌اند.