نرم افزار تایم شیت (Timesheets) ستکا
با نرم افزار تایم شیت (Timesheets) ستکا زمان را به ارزش تبدیل کنید. ساعت‌هایی که هر روز در پروژه‌ها، خدمات و فعالیت‌های مختلف صرف می‌شوند، وقتی کنار هم قرار بگیرند تصویر دقیق‌تری از کسب‌وکار نشان می‌دهند؛ از میزان مصرف زمان و هزینه نیروی انسانی تا ارزش کار انجام‌شده. ماژول جدول زمانی ستکا این داده را به بخشی از تصمیم‌گیری مدیریتی تبدیل می‌کند.
- مصرف زمان
- هزینه نیروی انسانی
- تصمیم‌گیری مدیریتی
ماژول جدول زمانی ستکا (Timesheet) چیست؟
نرم‌افزار تایم‌شیت (Timesheets) ابزاری است متمرکز و یکپارچه که به عنوان بخشی از سیستم خدمات ستکا با هدف ارزیابی کارکرد واقعی پرسنل، اندازه‌گیری بهای تمام‌شده و محاسبه ساعات قابل صورتحساب در بستر ERP توسعه یافته است. با این ابزار، مدیر می‌داند ساعات کاری پرسنل در کدام فعالیت یا پروژه مصرف شده و هر پروژه چه میزان زمان به خود اختصاص داده است.
به زبان ساده جدول زمانی ستکا صرفاً «برگ ساعت کارکرد» نیست؛ بلکه لایه‌ای است برای ثبت و تحلیل زمان در نرم‌افزار ERP که کارکرد واقعی را به تمام بخش‌های سازمان متصل می‌کند.
ثبت کارکرد در جدول زمانی ستکا به دو روش انجام می‌شود:
ثبت دستی زمان
زمان‌سنجی زنده روی وظیفه
شما می‌توانید مدت کار، تاریخ، شرح فعالیت، پروژه و وظیفه را در ستکا ثبت کنید و یا زمان‌سنجی که در بالای صفحه سمت راست تعبیه شده را فعال و پس از پایان کار متوقف کنید تا زمان ثبت‌شده مستقیماً به پروژه، وظیفه، تیکت یا عملیات مرتبط متصل شود؛ در نهایت با توجه به اطلاعاتی که در جدول زمانی ثبت شده، کارکرد واقعی هر نیرو را بسنجید و عملکرد هر نیرو را در پیشرفت پروژه تحلیل کنید و جزئیات پروژه را با توجه به Timesheet کنترل کنید.
نحوه عملکرد ماژول جدول زمانی ستکا
از انتخاب فعالیت تا تحلیل داده‌ها؛ مسیر ساده ثبت و مدیریت زمان در پروژه‌ها.
انتخاب پروژه و وظیفه
کارشناس فعالیت یا وظیفه موردنظر را انتخاب می‌کند.
شروع ثبت زمان
زمان‌سنج با شروع کار فعال می‌شود.
ثبت زمان واقعی
مدت زمان صرف‌شده روی فعالیت ثبت می‌شود.
توقف و تکمیل ثبت
با پایان کار، زمان‌سنج متوقف و کارکرد ثبت می‌شود.
تأیید کارکرد
ثبت‌های زمانی بررسی و تأیید می‌شوند.
تحلیل و استفاده از داده
زمان ثبت‌شده برای تحلیل پروژه، عملکرد، صورتحساب و گزارش‌های مدیریتی استفاده می‌شود.
یکپارچگی نرم‌افزار تایم شیت با بستر ERP
جدول زمانی ستکا زمان کارکرد را به پروژه، میز خدمت، فروش و حضور و غیاب متصل می‌کند تا زمان صرف شده در ادامه فرایندهای واقعی کسب‌وکار مصرف شود. در ادامه جزئیات بیشتری در مورد نتیجه یکپارچه‌سازی تایم شیت و سایر ماژول‌های ERP در اختیارتان می‌گذاریم.
میز خدمت (helpdesk)
یکپارچگی ماژول تایم‌شیت و میز خدمت، زمان صرف‌شده برای هر تیکت را مستقیماً روی همان تیکت ثبت می‌کند؛ در نتیجه، مدیر می‌تواند برای هر تیکت ببیند چند دقیقه یا چند ساعت برای حل آن صرف شده و مجموع زمان مصرف‌شده توسط تیم پشتیبانی را بررسی کند. در خدمات قابل صورتحساب نیز همین زمان ثبت‌شده مبنای محاسبه هزینه خدمت و صدور صورتحساب مشتری قرار می‌گیرد؛ یعنی زمان واقعی رسیدگی، مستقیماً از سابقه تیکت به داده مالی قابل استفاده تبدیل می‌شود.
فروش
اتصال ماژول فروش و نرم‌افزار تایم ستکا، زمان قابل صورتحساب را به سفارش فروش متصل می‌کند تا کارکرد انجام‌شده مستقیماً در فرایند صورتحساب خدمات قرار گیرد. برای هر رکورد Timesheet می‌توان قلم سفارش فروش را مشخص کرد و بر اساس سیاست صورتحساب، تمام کارکردهای ثبت‌شده یا فقط رکوردهای تأییدشده را وارد صورتحساب کرد. نرخ صورتحساب نیز می‌تواند بر اساس سفارش فروش، کارشناس اختصاص‌یافته یا روز هفته تعیین شود.
برنامه‌ریزی
همگام‌سازی ماژول برنامه‌ریزی و تایم شیت این امکان را رد اختیار شما قرار می‌دهد تا ساعات برنامه‌ریزی‌شده را با ساعات واقعی کار مقایسه کنید و در نهایت انحراف زمانی پروژه و وظایف را تشخیص دهید. در ستکا زمان تخصیص‌یافته به وظایف در جدول زمانی نمایش داده می‌شود و کارکرد واقعی در کنار آن قرار می‌گیرد تا با یک بررسی اجمالی میزان اضافه‌کاری، کم‌کاری و زمان باقی‌مانده قابل مشاهده باشد؛ اینگونه اگر زمان واقعی از برآورد اولیه فاصله بگیرد؛ مدیر پروژه داده لازم برای بررسی وضعیت اجرا و کنترل مصرف زمان را در اختیار دارد.
حضور و غیاب
پس از اتصال نرم‌افزار تایم شیت به ماژول حضور و غیاب به سادگی ساعات ثبت‌شده Timesheet را با ساعات حضور کارکنان مقایسه کنید. این مقایسه نشان می‌دهد زمان حضور هر کارمند چگونه میان پروژه‌ها، وظایف و فعالیت‌های کاری توزیع شده. قرار گرفتن داده‌های حضور و غیاب در کنار کارکرد پروژه منجر می‌شود تحلیل زمان نیروی انسانی فقط به مدت حضور او محدود نشود و اطلاعات کاملی از کارکرد کارکنان، هزینه نیروی انسانی و ظرفیت عملیاتی هر تیم ارائه دهد.
تولید
جدول زمانی ستکا فقط کارکرد پروژه‌ها را پوشش نمی‌دهد؛ زمان فعالیت‌های داخلی و کار اپراتورها روی سفارشات تولید نیز در Timesheet قابل ثبت و تحلیل است. در محیط صنعتی، اپراتور شروع و پایان کار روی هر سفارش و ایستگاه کاری را با موبایل یا تبلت ثبت می‌کند؛ در صورت ثبت مرکزی نیز آمارگر سالن همین اطلاعات را برای اپراتورها وارد می‌کند. در نتیجه، مدیر تولید به سابقه کارکرد هر اپراتور و زمان صرف‌شده برای هر سفارش دسترسی دارد و می‌تواند این داده را برای کنترل زمان عملیات، محاسبه هزینه نیروی انسانی و تحلیل عملکرد تولید به کار بگیرد.
امکانات و قابلیت‌های ماژول جدول زمانی ستکا
جدول زمانی ستکا از مجموعه‌ای از ابزارهای ثبت، کنترل، تحلیل و صورتحساب کارکرد تشکیل شده که از ثبت دستی و زمان‌سنج زنده تا تحلیل Pivot، مقایسه زمان برنامه‌ریزی‌شده با کارکرد واقعی و محاسبه ساعات قابل صورتحساب را شامل می‌شود. در ادامه هر مورد را بیشتر بررسی می‌کنیم.
1-زمان‌سنج و پیشنهاد زمان
زمان‌سنج زمانی ارزشمند است که مدیران بتوانند زمان واقعی صرف‌شده روی یک تسک را در قالب داده‌ای دقیق برای کنترل هزینه و عملکرد در اختیار داشته باشند. کارشناس با انتخاب تسک و زدن Start، زمان‌سنج را فعال و با Stop، مدت انجام کار روی همان تسک ثبت می‌شود؛ همچنین میانبرهای صفحه‌کلید نیز شروع، توقف و ثبت بازه‌های 15 دقیقه‌ای را در نمای روزانه سریع‌تر می‌کنند. دستیار جدول زمانی فعالیت دستگاه و مرورگر را بررسی می‌کند و زمان‌های قابل ثبت را پیشنهاد می‌دهد؛ کاربر پیشنهادهای مرتبط را بررسی و با یک کلیک تأیید می‌کند. این داده‌ها مبنای دقیق‌تری برای محاسبه هزینه پروژه، ارزیابی مصرف زمان تیم و در خدمات قابل صورتحساب، محاسبه هزینه قابل دریافت از مشتری فراهم می‌کنند.
2-تأیید، دسترسی و قفل Timesheet
مدیران می‌توانند جدول زمانی اعضای تیم را مشاهده و آنچه ثبت شده را با یک کلیک تأیید کنند. سطح دسترسی نیز مشخص می‌کند هر کاربر فقط جدول زمانی خود یا جدول زمانی سایر کارکنان را مشاهده و ویرایش کند. برای تکمیل یا تأیید Timesheet، یادآوری‌های دوره‌ای ارسال می‌شود و با قفل‌کردن تاریخ‌های تأییدشده، ویرایش یا ثبت کارکرد برای دوره‌های بسته محدود خواهد شد؛ همچنین روزهایی که اعضای تیم مرخصی هستند در تایم شیت قابل مشاهده است.
3-زمان تخصیص‌یافته و زمان واقعی
نرم افزار تایم شیت (Timesheets) ستکا زمان تخصیص‌یافته به هر وظیفه را با کارکرد واقعی آن مقایسه می‌کند تا میزان پیشرفت، زمان باقی‌مانده، انحراف زمانی پروژه، اضافه‌کاری و کم‌کاری قابل اندازه‌گیری باشد.
با این ابزار می‌توان زمان ثبت‌شده را بر اساس پروژه، وظیفه و اعضا تفکیک کرد و به صورت جداگانه داده‌های هر بخش را تفسیر و تحلیل کرد؛ این ویژگی برای پروژه‌های مشترک که چندین نفر به آن مشغول هستند؛ حائز اهمیت است.
4-نماها و گزارش‌های زمان
گزارش‌های تحلیلی نرم افزار تایم شیت ستکا میزان کارکرد را بر اساس پروژه، وظیفه، عضو تیم، روز، ماه و نوع صورتحساب استخراج و در قالب جدول، فهرست، کانبان، نمودارهای میله‌ای، دایره‌ای و خطی،گانت و تقویم و با نمای Pivot، گزارش‌های ماتریسی و تقاطعی ارائه می‌دهد؛ همچنین امکان تحلیل تصویری داده‌ها را نیز فراهم می‌کند.
5-زمان قابل صورتحساب
جدول زمانی ستکا زمان صرف‌شده برای خدمات را مستقیماً به سفارش فروش و صورتحساب مشتری وصل می‌کند. کارشناس زمان انجام خدمت را روی Timesheet ثبت می‌کند و مدت ثبت‌شده به قلم مرتبط در سفارش فروش اختصاص می‌یابد. هنگام صدور صورتحساب، سیستم بر اساس سیاست تعیین‌شده بررسی می‌کند که همه رکوردهای Timesheet وارد محاسبه شوند یا فقط کارکردهای تأییدشده. نرخ خدمت نیز در قلم سفارش فروش قابل تنظیم است؛ از طرفی مدیر مالی یا مسئول صورتحساب می‌تواند با فیلترکردن رکوردها بر اساس وضعیت تایید و صورتحساب، کارکردهای آماده صدور صورتحساب را سریع‌تر پیدا می‌کند.
6-هزینه زمان و بهای تمام‌شده
در نرم افزار تایم شیت ستکا نرخ هزینه نفر-ساعت هر کارمند در کنار ساعات ثبت‌شده قرار می‌گیرد تا هزینه واقعی دستمزد مستقیم و سربار عملیاتی محاسبه شود. در محیط‌های تولیدی، کارکرد اپراتورها در ایستگاه‌های کاری مانند برش، جوش، مونتاژ، چاپ و صحافی نیز قابل ثبت است و بهای تمام‌شده واقعی تولید و پروژه بر اساس زمان نیروی انسانی و مواد مصرفی محاسبه می‌شود. این داده‌ها برای شناسایی انحراف از بودجه و تحلیل سودآوری پروژه کاربرد دارند.
برای دریافت مشاوره رایگان فرم زیر را پر کنید.
جدول زمانی ستکا برای چه کسب‌وکارهایی کاربرد دارد؟
جدول زمانی ستکا برای کسب‌وکارهایی کاربرد دارد که زمان نیروی انسانی، هزینه فعالیت یا ساعات قابل صورتحساب بخشی از عملیات آن‌هاست؛ از پروژه و خدمات تا فعالیت‌های داخلی و عملیات تولیدی.
آیا نرم افزار تایم شیت فقط برای مدیریت پروژه استفاده می‌شود؟
خیر. جدول زمانی ستکا علاوه بر پروژه، برای وظایف، تیکت‌های میز خدمت، خدمات، فعالیت‌های عمومی و کارکرد اپراتورها نیز کاربرد دارد.
زمان کاری در جدول زمانی ستکا چگونه ثبت می‌شود؟
کارکرد از طریق ثبت دستی زمان، زمان‌سنج زنده یا ثبت زمان از محل انجام فعالیت وارد جدول زمانی می‌شود. ثبت زمان می‌تواند بر اساس ساعت، دقیقه، روز یا نیم‌روز انجام شود.
آیا مدیر می‌تواند کارکرد اعضای تیم را بررسی و تایید کند؟
آیا امکان مقایسه زمان برنامه‌ریزی‌شده با کارکرد واقعی وجود دارد؟
ستکا زمان تخصیص‌یافته یا برنامه‌ریزی‌شده را با کارکرد واقعی مقایسه می‌کند تا میزان مصرف زمان، زمان باقی‌مانده و انحراف از برنامه برای پروژه و وظیفه مشخص باشد.