ERP یک سیستم جامع و گسترده است که برای مدیریت یکپارچه فرآیندهای مختلف کسبوکار طراحی شده است. این سیستم‌ها تمامی بخش‌های کلیدی یک سازمان، مانند حسابداری، مالی، منابع انسانی، فروش، بازاریابی، زنجیره تأمین و تولید را تحت پوشش قرار میدهند.
در گذشته، ERP عمدتاً برای کمپانی‌های بزرگ طراحی شده بود، زیرا پیاده‌سازی و استقرار آن نیاز به بودجه مالی فراوان و منابع انسانی زیادی داشت. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی، ERPهای پیشرفته و مدرن با مدل ابری یا همان cloud به بازار آمده‌اند که مقیاس‌پذیر هستند و حتی کسبوکارهای کوچک و متوسط نیز می‌توانند از آنها استفاده کنند.
دلایل اهمیت استفاده کسبوکارهای کوچک از ERP:
- یکپارچه‌سازی فرآیندها و داده‌ها – حذف داده‌های تکراری و کاهش خطاها با سیستم یکپارچه.
- افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی زمان – خودکارسازی وظایف و بهبود عملکرد تیم‌ها.
- دسترسی آسان به اطلاعات دقیق و لحظه‌ای – گزارش‌های به‌روز برای تصمیم‌گیری سریع.
- مدیریت بهتر مالی و حسابداری – ثبت دقیق تراکنش‌ها و کنترل هزینه‌ها.
- مقیاس‌پذیری و پشتیبانی از رشد کسبوکار – توسعه آسان سیستم همگام با رشد شرکت.
- کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از هدررفت منابع – بهینه‌سازی فرآیندها و مدیریت دقیق موجودی.
- بهبود مدیریت مشتریان (CRM) – تقویت روابط با مشتریان و پیگیری فروش‌ها.
- رقابت‌پذیری در بازار – بهینه‌سازی فرآیندها برای رقابت با شرکت‌های بزرگ.
- مدیریت زنجیره تأمین و انبارداری – کنترل تأمین کالا و کاهش هزینه‌های لجستیک.
- امنیت اطلاعات و انطباق با قوانین – محافظت از داده‌ها و رعایت استانداردهای قانونی.
- مدیریت پروژه‌ها و فرآیندهای تولیدی – برنامه‌ریزی تولید و زمان‌بندی بهینه پروژه‌ها.
طبق تحقیقی که در پایگاه داده ScienceDirect منتشر شده
شرکت‌های کوچک و متوسط (SMEs) در عربستان سعودی که سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را پیاده‌سازی کرده‌اند، بهبودهای قابل‌توجهی در عملکرد خود مشاهده کرده‌اند.
در این مقاله از ستکا به صورت کامل اقداماتی که برای خرید یک سیستم ERP برای کسب و کار کوچک نیاز است توضیح می‌دهیم.
مشاوره خرید ERP برای کسبوکار کوچک و متوسط
نکات مهم قبل از خریداری نرم‌افزار ERP برای کسبوکارهای کوچک و متوسط
نرمافزارهای ERP خارجی و ایرانی زیادی در ایران ارائه خدمات میدهند، اما نکات زیادی وجود دارد که قبل اقدام به خرید ERP که منجر به تحول بزرگی در کسب و کار شما می‌شود باید رعایت کنید.
1-قبل از هر هزینه‌ای نیازهای کسبوکار خود را مشخص کنید.
قبل از اینکه به ویژگی‌های جالب نرم‌افزار ERP فکر کنید، روی نیازهای واقعی کسبوکار خود تمرکز کنید. آیا مشکلات موجودی یا چالش‌های تولید دردسرساز شده‌اند؟
اول به حل این مشکلات بپردازید، از توجه به موارد غیرضروری پرهیز کنید و روی مسائل با اهمیت‌تر تمرکز کنید تا مطمئن شوید ERP مناسب نیازهای شما است.
2-با شرکای خود مشورت کنید.
استقرار و پیاده سازی ERP ممکن است بخش‌های زیادی از شرکت شما را تحت تأثیر قرار دهد، بنابراین مهم است که از ابتدا تیم خود را آماده تغییر کنید. در نظر داشته باشید که یک "حامی پروژه" منصوب کنید تا از این برنامه حمایت و پیگیری کند. موفقیت در استقرار ERP به میزان مشارکت تیم شما بستگی دارد.
3-دنبال یک ERP با رابط کاربری ساده و آسان باشید.
ERP شما باید ساده و کاربرپسند باشد و همه چیز در جای مناسبی قرار داشته باشد. یک سیستم پیچیده ممکن است باعث سرخوردگی افراد اشتباهات بزرگ منجر شود. ابتدا دموی رایگان ERP درخواست کنید تا تیم شما آن را امتحان کند. اگر آنها از آن راضی نبودند، احتمالاً شما هم نخواهید بود.
4-قابلیت مقیاس‌پذیری را در نظر بگیرید (بزرگ فکر کنید ولی کوچک شروع کنید).
شاید در حال حاضر کسبوکار کوچکی باشید، اما در چهار تا شش سال آینده چی؟ شما به سیستمی نیاز دارید که متناسب با رشد بیزینس شما ارتقا یابد. از سیستمی که فقط برای وضعیت امروز کسبوکار شما مناسب است اجتناب کنید و سیستمی را انتخاب کنید که فضای کافی برای رشد داشته باشد.
5-بین سیستم ابری و محلی(on- prmise) انتخاب کنید.
تصمیم‌گیری بین ERP ابری و سیستم محلی تصمیم بزرگی است. ERPهای مبتنی بر ابر دسترسی از راه دور را فراهم می‌کنند، اما مراقب افزایش احتمالی هزینه‌ها باشید. قرارداد را به دقت بررسی کنید و هزینه کل مالکیت را در ده سال در نظر بگیرید. سیستم‌های محلی کنترل بیشتری ارائه میدهند اما شما را به محیط کاری فیزیکی محدود می‌کنند. این انتخاب تأثیر زیادی بر تجربه کار با سیستم ERP شما خواهد داشت.
📚بیشتر بخوانید: نرم افزار ERP on-prmise
6-اعتبار و پشتیبانی فروشنده را بررسی کنید.
انتخاب فروشنده ERP شامل ایجاد رابطه‌ای بلندمدت است، بنابراین باید قبل از خرید به دقت شرکت ارائه دهنده سیستم ERP را بررسی کنید. نظرات را بخوانید، از مشتریان قبلی سؤال کنید و مطمئن شوید که آنها متعهد به پشتیبانی طولانی‌مدت هستند. فروشنده‌ای را انتخاب کنید که قابل اعتماد، پاسخگو و متعهد به حمایت از شما در تمام مراحل باشد.
7-به دنبال راه‌حل‌های خاص صنعتی با قابلیت ادغام باشید.
هنگام انتخاب ERP، از راه‌حل‌های عمومی اجتناب کنید و به دنبال سیستمی باشید که به نیازهای خاص شما سفارشی شده باشد. مطمئن شوید که ERP به خوبی با ابزارها و نرمافزارهای فعلی شما ادغام می‌شود تا از کار دستی و ناکارآمدی‌ها جلوگیری کند. ادغام مؤثر زمان را صرفه‌جویی می‌کند، خطاها را کاهش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد تمرکز بیشتری روی رشد کسب‌وکارتان داشته باشید.
8-هزینه کل را ارزیابی کنید (چون صورتحساب‌های غیرمنتظره خوشایند نیستند).
ERPها شبیه کوه یخ هستند، آنچه می‌بینید فقط نوک آن است. در حالی که قیمت اولیه ممکن است معقول به نظر برسد، هزینه‌های پنهانی مانند پیاده‌سازی، آموزش و نگهداری و پشتیبانی می‌توانند هزینه های مازاد بتراشد. هزینه کل مالکیت، شامل مجوزهای کاربر، سفارشی‌سازی و ارتقاهای سخت‌افزاری را در نظر بگیرید تا از هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کرده و برای هزینه‌های بلندمدت برنامه‌ریزی کنید.
9-داده‌های خود را مرتب کنید.
یکی از چالش‌های کلیدی در پیاده‌سازی ERP انتخاب داده‌هایی است که باید منتقل شوند. انتقال تمام داده‌های تاریخی ممکن است بیش از حد و دست و پاگیر باشد. تاریخ محدودی را برای داده‌های قدیمی تعیین کنید و بر یک مهاجرت تمیز تمرکز کنید تا از تکراری‌ها و ناسازگاری‌های قالبی جلوگیری شود.
10-برای پیاده‌سازی سیستم ERP برنامه‌ریزی کنید.
پیاده‌سازی یک سیستم ERP نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. یک مدیر منصوب کنید، زمان‌بندی‌های مشخصی تنظیم کنید و آموزش‌های لازم را فراهم کنید تا از ایجاد اختلالات جلوگیری شود. هدف یک انتقال بدون دردسر است که عملیات شما را پایدار نگه دارد و استرس را به حداقل برساند.
در پایان
نرم‌افزار ERP می‌تواند برای کسبوکار های کوچک، ابزاری کارآمد و ارزشمند باشد. این نرم‌افزار به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و ارتقای هماهنگی در فرآیندهای مختلف کسبوکار کمک می‌کند. همچنین، با جمع‌آوری داده‌های مهم در یک سیستم یکپارچه، تصمیم‌گیری ها را بهبود می‌بخشد و رشد و توسعه کسبوکار را تسهیل می‌کند. هرچند که سرمایه‌گذاری اولیه برای پیاده سازی ERP ممکن است برای برخی کسب و کارهای کوچک چالش‌برانگیز باشد، اما مزایای بلند مدت آن در افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کلی، این هزینه را توجیه می‌کند.
انتخاب یک نرم‌افزار ERP برای یک کسبوکار کوچک