با توسعه یک کسبوکار، حجم و پیچیدگی فرایندهای سازمانی افزایش می‌یابد، بطوریکه تکیه بر روش‌های سنتی برای تحلیل اطلاعات، مانند جستجو کردن در تاریکی است؛ نتایج در کنار زمان‌بر بودن، اغلب غیر قابل اعتماد هم هستند. در این شرایط استفاده از ERP می‌تواند راهکاری نوین برای پیچ‌وخم‌های سازمانی باشد.
مفهوم ERP چیست؟
ERP به طور مشخص به معنی مدیریت منابع سازمانی برای کسب و کار هاست.
این سیستم شامل طیف وسیعی از فعالیت ها است که منجر به بهبود عملکرد یک سازمان می‌شود که در قالب یک سیستم نرم‌افزاری در کنار یک پایگاه اطلاعاتی به مدیریت، تجزیه و تحلیل کسبوکار می‌پردازد. ERP می‌تواند با مدیریت منابع سازمانی کمک به بهبود عملکرد نیروی انسانی، کاهش هزینه ها در سازمان و افزایش درآمد شود.
این سیستم به طور یکپارچه و هماهنگ تمام بخش های یک سازمان اعم از مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت امور مالی و حسابداری، مدیریت فروش، مدیریت بازاریابی، مدیریت تولید، مدیریت لجستیک، مدیریت انبارداری، مدیریت پروژه، مدیریت تعمیر و نگهداری و موارد بیشتر در سامانه ERP مدیریت میکند.
ERP با ارائه راهکار برای برنامه ریزی منابع سازمان به کسبوکارها اجاره می‌دهد تا منابع خود را در حوضه های (مواد، منابع انسانی، منابع مالی، و ماشین آلات) که به 4M (Man, Machine, Material, Money) معروف است مدیریت کنند.
ERP مخفف چیست؟
ERP مخفف (Enterprise resource planning) را میتوان راهکاری جامع در زمینه منابع سازمانی معرفی کرد. این استراتژی راهبردی، تمامی اطلاعات موجود در حوزه‌های مختلف یک کسبوکار را در فرمی منسجم جمع‌آوری کرده و داده‌های به‌دست آمده را در دسترس کاربران در سطوح مختلف قرار می‌دهد.
تاریخچه ERP چیست؟
تاریخچه پیدایش سیستمهای اطلاعاتی به بعد از جنگ جهانی دوم بازمی‌گردد؛ زمانی که سیستم کنترل و برنامه‌ریزی موجودی انبار، بدون در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای تولید انجام می‌شد.
در دهه شصت میلادی بود که درک کامل‌تری از مفهوم برنامه‌ریزی مطرح شد، شرکت‌های نرم‌افزاری را به فکر انداخت که این مفهوم را به صورت کامل‌تر در سیستمهای اطلاعاتی طراحی کنند و آن را در دسترس تولیدکنندگان قرار دهند.
شرکت IBM با استفاده از این مفهوم، سیستمی در زمینه برنامه‌ریزی احتیاجات مواد طراحی کرد؛ این سیستم تمام فرایندهای زمانی تولید را از زمان تحویل مواد اولیه تا تولید محصول و تحویل آن به مشتری را برنامه‌ریزی می‌کرد.
با رشد مفهوم برنامه‌ریزی در دهه هفتاد، مفهومی کامل‌تر با نام برنامه‌ریزی مواد (Material Requirement Planning) مطرح شد و در پس آن، سیستمهای اطلاعاتی MRP به وجود آمدند. پس از گذشت چند سال، با ارایه شدن MRP II، پای تاثیرات برنامه‌ریزی به کف کارگاه‌ها باز شد و همه منابع تولیدی از قبیل ماشین آلات و منابع انسانی در این سیستم پیاده‌سازی شدند.
اما در طرف دیگر ماجرا، سیستمهای اطلاعاتی دیگری مانند سیستمهای اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی، سیستمهای مرتبط به نگهداری و تعمیرات، کنترل کیفیت و سیستمهای اطلاعاتی مالی گسترش پیدا کردند و در میان کسبوکارها جای گرفتند.
همه این سیستم‌ها به خوبی وظایف سازمانی مرتبط به خود را انجام می‌دادند ولی توانایی هماهنگی و ادغام با بخش‌های دیگر نداشتند. این اتفاق، یکپارچگی کل فرآیندهای سازمان را بر هم می‌زد و مشکلاتی در تهیه گزارشات و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی ایجاد می‌کرد. در دهه 90 میلادی شرکت‌های زیادی، برای رفع مشکل یکپارچگی سیستمهای اطلاعاتی، بینش خود را از وظیفه گرایی به فرایندگرایی تغییر دادند و تمامی فرایندهای یک کسبوکار را در دل یک سیستم یکپارچه با مدیریت متمرکز بر روی منابع سازمانی (ERP) طراحی کردند.
در سال 2000 میلادی، زمانی که تکنولوژی با رشد چشمگیری روبه‌رو شد، شرکت‌های ارائه‌دهنده ای ار پی با این پیشرفت همراه شدند و نرم‌افزارهای خود را به سیستمهای بالغ‌تری تبدیل کردند؛ بطوریکه ERP دیگر مختص به فرایندهای درون سازمانی نبود و عملیات‌های خارج از کسبوکار را هم پوشش می‌دهد.
کاربردهای ERP چیست و چه تاثیری بر کسبوکارها دارد؟
سیستمهای ERP کاربردهای گسترده‌ای دارند و در بخش‌های مختلف یک سازمان به کار می‌روند. ERP می‌تواند تمامی ماژول‌های خود را تحت یک پایگاه داده واحد برای ارتباط با بخش مختلف سازمان متمرکز کند.
برخی از مهم‌ترین کاربردهای ERP عبارتند از:
🔹منابع انسانی
🔹مالی و حسابداری
🔹زنجیره‌تامین
🔹فروش و بازاریابی
🔹مدیریت پروژه
🔹تعمیر و نگهداری
🔹انبارداری
🔹خرید و تولید
🔹لجستیک
🔹CRM(مدیریت ارتباط با مشتریان)
🔹فروش آنلاین
این ویژگی‌ها میتوانند به صورت یکجا در نرم‌افزار ERP استفاده شوند یا به صورت جداگانه. به همین علت شرکت‌های کوچک و بزرگ میتوانند از آن استفاده کنند.
بسیاری از افراد تصور می‌کنند که کاربرد ERP تنها برای سازمان‌ها بزرگ و گسترده است؛ اما این برداشت کاملا اشتباه است. مهم نیست کسبوکار شما در چه ابعادی است یا در چه صنعتی فعالیت می‌کنید؛ این سیستم جامع، به گونه‌ای طراحی شده که منعطف بر شرایط هر کسب‌وکاری باشد.
جالبه که بدانید در سازمان‌ها متوسط، سیستم ای آر پی در ابعاد مقایس‌پذیری بالا پیاده‌سازی می‌شود تا در صورت رشد غیر قابل پیشبینی، به درستی تقاضای کسبوکار را پوشش دهد و متناسب با افزایش نیازها، رشد کند. اما در سازمان‌های بزرگ، انجام فرایندها به دلیل حجم اطلاعاتی بالا، فعالیتی پیچیده به‌شمار رفته که در کنار وقت، سرمایه شما را هم به باد می‌دهند.
این در صورتی است که یک سیستم ERP مجهز و جامع، به راحتی توانایی مدیریت اطلاعات، حتی در ابعاد بالا را هم دارد. به همین دلیل سیستم ERP برای غول‌های بازار که با حجم اطلاعاتی بالایی همراه هستند، از ضرورت‌های کار به‌شمار می‌رود.
اما وقتی بحث به کاربرد ERP در سازمان‌های کوچک می‌رسد، یک سیستم پایه با ابزارات اساسی هم می‌تواند کفایت کند. در کسبوکارهای کوچک، صرفه‌جویی در هزینه‌ها حرف اول را می‌زند؛ به همین دلیل نیازی نیست که سیستم ERP با امکانات گسترده و بیش از حد نیاز کسبوکار تهیه شود. پس قبل از تصمیم‌گیری، نیازهای سازمان را بررسی کرده و بر اساس آن‌ها، سیستم منطبق با کسبوکار خود را انتخاب کنید.
مزایا استفاده از ERP
حال که متوجه شدیم ERP چیه ، این سوال مطرح می‌شود که مزایا استفاده از آن در کجاست؟ این سیستم همانند یک ناجی همیار، به سازمان‌ها جانی تازه داده و موتور کسبوکار را روشن میکند.
ERP با ارائه دو اصل کنترل و شفافیت، این امکان را به شما می‌دهد که با تحلیل‌های عمیق و گزارش‌های دقیق، تصویری روشن نسبت به فرآیندها سازمان داشته و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید.
پس از رصد موانع موجود در سازمان، ERP با هدف پوشش‌‌دهی و بهبود نقاط ضعف، راهکارهای مدیریتی برای فرایندهای هر کسبوکار مطرح کرده و امکاناتی را برای عملی کردن آن، در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
در طرف دیگر، حضور اطلاعات در تمامی بخش‌های کسبوکار با وجود دسترسی‌ها، این فرصت را ایجاد میکند که کارکنان از فرایند بخش‌های سازمان با خبر شوند و با آگاهی بیشتر، خروجی بی‌نقصی ارائه دهند. از دیگر اهداف ERP میتوان به بهبود تصمیم‌گیری‌های خرید اشاره کرد.
این سیستم با حذف هزینه‌های غیر ضروری و پیدا کردن بهترین تامین‌کننده مالی، هزینه‌های شرکت را مدیریت کرده و باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های یک سازمان می‌شود.
مزایای سیستم ERP در کلامی مختصر عبارتند از:
1️⃣افزایش بهره‌وری
2️⃣گزارش‌دهی فوری و دقیق
3️⃣مقیاس‌پذیری بی حد و مرز
4️⃣افزایش امنیت اطلاعات
5️⃣صرفه‌جویی در هزینه‌ها
6️⃣پیشبینی دقیق و حساب‌شده
7️⃣تقویت قدرت رقابت در بازار
8️⃣ارائه خدمات مناسب به مشتریان
9️⃣حدف کاغذ‌بازی‌های اداری
معایب سیستم ERP
1️⃣هزینه‌های بالای پیاده‌سازی:
پیاده‌سازی یک سیستم ERP معمولاً هزینه‌های بالایی را به همراه دارد، از جمله هزینه نرم‌افزار، سخت‌افزار، آموزش و مشاوره.
2️⃣زمان‌بر بودن پیاده‌سازی:
پیاده‌سازی ERP می‌تواند چندین ماه یا حتی سال‌ها طول بکشد، که می‌تواند به تأخیر در فعالیت‌های تجاری منجر شود.
3️⃣نیاز به آموزش و پشتیبانی: کارکنان نیاز به آموزش دارند تا از سیستم به درستی استفاده کنند، و این ممکن است زمان و منابع اضافی را طلب کند.
ماژول های سیستم ERP
ERP مانند یک پازل پیچیده از ماژول‌های مختلف بوده که هر یک به شیوه منحصربه‌فردی برای پاسخگویی به بخشی از نیازهای یک سازمان طراحی شده‌اند. این ماژول‌ها همچون بخش‌هایی از یک سازه بزرگ، وقتی به درستی در کنار هم قرار می‌گیرند، میتوانند تغییراتی اساسی در کسبوکار ایجاد کنند. در ادامه، به انواع ماژول های ERP نگاهی می‌اندازیم:
منابع انسانی
نرم‌افزار منابع انسانی تمام جنبه‌های مرتبط با کارکنان یک کسبوکار را از فرآیند استخدام و آموزش تا بررسی مقدار حقوق را تحت کنترل گرفته و آن‌ها را مدیریت میکند. با استفاده از این ماژول می‌توانید ارزیابی بهتری از عملکرد افراد داشته و منابع انسانی را به شیوه بهینه‌تری کنترل کنید.
امور مالی
امور مالی و حسابداری همچون نبضی بوده که جریان حیات کسبوکار را در دست دارد. ماژول امور مالی با کمک ابزارهای هوش مصنوعی، مدیریت این ارگان پیچیده و اساسی را در دست گرفته و تمام جنبه‌های مالی از جمله بررسی حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت بودجه و گزارش‌دهی مالی را پیگیری میکند. این ماژول با کمک گزارش‌های دقیق، چشم‌انداز بهتری از وضعیت مالی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
📚بیشتر بخوانید: تاثیرات هوش‌مصنوعی در ERP
زنجیره تامین
با نرم‌افزار زنجیره تامین می‌توانید به تمامی فرایندهای تامین یک محصول نفوذ کرده و تک تک عملیات‌ها را به صورت جداگانه بررسی کنید. با این ماژول موجودی انبارهای را کنترل کرده و فعالیت‌های لجستیکی را به آسانی مدیریت کنید.پیگیری سفارشات خرید، مناقصه و قراردادها هم از مسئولیت این ماژول خارج نبوده و با کمک آن می‌توانید برنامه‌ریزی دقیق برای فرایند تولید داشته باشید.
نیاز به تهیه یا تعمیر ماشین آلات دارید؟ ماژول زنجیره تامین این فعالیت را هم رهگیری میکند. بررسی کیفیت محصول را هم به عنوان آخر پله زنجیره تامین، به عهده این ابزار بگذارید.
سایت ساز
ماژول سایت‌ساز برای کسب‌وکارهایی که به دنبال ایجاد وب‌سایت‌های حرفه‌ای و پویا هستند، ابزاری قدرتمند و کاربردی به‌شمار می‌رود. این ماژول طراحی و مدیریت سایت‌ها را به امری ساده و بدون نیاز به دانش فنی تبدیل کرده و به سازمان‌ها امکان حضوری بدون دردسر در دنیا وب را می‌دهد. شما با استفاده از این ابزار می‌توانید وبسایت اینترنتی خود را طراحی کرده و ارتباط با مشتریان را به شکلی مؤثر و تعاملی‌تر پیش ببرید.
بازاریابی
قصد دارید با راه‌اندازی کمپین‌های تبلیغاتی، فروش کسب‌وکارتان را افزایش دهید؟ جای نگرانی نیست، کافی است مارکتینگ را به ماژول بازاریابی بسپارید.
این ماژول با ایجاد کمپین‌های خودکار تبلیغاتی، طراحی، ارسال و پیگیری ایمیل و پیامک، بازاریابی را همانند یک متخصص دیجیتال مارکتینگ جلو برده و مشتریان بیشتری را برای شما جذب میکند.
از بازاریابی پیامکی که عبور کنیم، این نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی در ایجاد رویداد‌ها هم به کمک شما آمده و مدیریت فروش بلیط را کنترل میکند. اگر برای بهبود خدمات کسب‌وکارتان، نیاز به فرم نظرسنجی دارید، این ماژول توانایی ارسال نظرسنجی و بررسی آن به صورت زنده را دارد.
خدمات
همانطور که از نام ماژول خدمات پیداست، این ماژول به تیم خدمات و پشتیبانی مربوط می‌شود. ماژول خدمات با ارائه قابلیت‌هایی همچون سازماندهی پروژه‌ها، ایجاد و بررسی جدول زمانی و اولویت‌بندی و حل تیکت‌های مشتریان، دغدغه‌های یک کسبوکار کاهش می‌دهد. این ماژول در برنامه‌ریزی کارمندان و ایجاد قرار ملاقات‌ها هم کاربرد دارد.
بهره‌وری
ماژول بهره‌وری در نرم‌افزار ERP به‌عنوان موتور محرکه‌ای برای افزایش عملکرد و کارایی بخش‌های عملیاتی کسبوکار فعالیت میکند. این ماژول با ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان از طریق شاخص‌های کلیدی (KPI) و پیگیری زمان‌های کاری، مسئولیت بهینه‌سازی فرایندها و منابع انسانی را بر دوش دارد.
این ابزار، بررسی تاییده‌ها را به صورت خودکار انجام داده و گزارش‌هایی دقیق و جامعی برای شناسایی موانع ارائه می‌دهد. همچنین با ارائه اینترنت اشیا، نیاز به منابع انسانی را کاهش داده و کسبوکار را مدرن می‌سازد.
فروش
ماژول فروش ERP با فراهم کردن ابزارهایی برای پیگیری دقیق سفارشات، مدیریت ارتباطات مشتریان (CRM)، صدور فاکتورهای سریع و تحلیل عمیق داده‌های فروش، به کسبوکارها کمک میکند که فروش را به سطح جدیدی از کارایی برسانند. این ماژول با نفوذ به ذهن مخاطب و دریافت سر نخ‌ها، فرصت‌های جدید را تشخیص داده و رابطه پایدارتری با مشتریان ایجاد میکند.
انواع سیستم ERP
پس از آشنایی با ERP، نوبت به بررسی انواع آن می‌رسد. سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی بر اساس نحوه استقرار ERP، به چند دسته تقسیم می‌شوند که هر کدام از آن‌ها، با مزایا و معایب خاص خود همراه است.
در ERP مستقر در محل (On-Premise ERP)، داده‌ها و نرم‌افزار بر روی سرورهای سازمان پیاده‌سازی می‌شوند. کنترل کامل سامانه در دستان تیم فناوری اطلاعات بوده و شخصی‌سازی در کوچک‌ترین جزئیات هم ممکن است. فراموش نکنید که هزینه اولیه تهیه و نگهداری تجهیزات سیستمی را در نظر بگیرید. استفاده از نرم‌افزار erp on premise برای کسبوکار های بزرگ مناسب‌تر است.
یکی از محبوب‌ترین انواع ERP، مدل ابری (Cloud-based ERP) نام دارد. در این مدل، نرم‌افزار و اطلاعات بر روی سرورهای ابری اجرا شده و کاربران تنها از طریق اینترنت به سیستم دسترسی پیدا می‌کنند. در مدل ابری نیاز به سخت‌افزار پیشرفته نبوده و با هزینه اولیه کمتری قابل پیاده‌سازی است. دسترسی آسان در هر مکان و زمانی، نگهداری و بروزرسانی خودکار از دیگر مزایای این روش به‌شمار می‌روند. از نرم‌افزار erp ابری میتوان برای کسبوکارهای کوچک و متوسط استفاده کرد زیرا صرفه اقتصادی بیشتری دارد.
ای آر پی هیبرید (Hybrid ERP) به شما امکان استفاده هم‌‌زمان از ویژگی‌های مدل مستقر در محل و ابری را می‌دهد. در این مدل، داده‌های حساس و حیاتی سازمان بر روی سرور داخلی گرفته و بخش‌هایی که نیاز به مقیاس‌پذیری و دسترسی بیشتری دارند، بر روی ابر پیاده‌سازی می‌شوند. این نحوه استقرار هم اطلاعات ارزشمند شما را به درستی محافظت کرده و هم به انعطاف‌پذیرتر شدن منابع و مدیریت آن کمک میکند.
هر کدام از این مدل‌های استقرار متناسب با نوع و ابعاد کسبوکار کاربرد پیدا کرده و به نیازهای خاصی پاسخ می‌دهند. انتخاب صحیح مدل ERP باعث افزایش کارایی سازمان شده و سیستم کسبوکار شما را متحول میکند.
تفاوت ERP و CRM
ERP و CRM دو ابزار قدرتمند برای کسبوکارها هستند که هر کدام از آن‌ها، جنبه‌های متفاوتی از یک کسبوکار را پوشش می‌دهند. برای درک بهتر تفاوت ERP و CRM، تصور کنید که سازمان شما، مثل یک ساعت مکانیکی عمل میکند؛ ERP فعالیت بین چرخ‌دنده‌ها را هماهنگ میکند تا کل سیستم فعالیتی یکپارچه و بی‌نقص داشته باشد.
این سیستم با تمرکز بر روی تمام بخش‌های یک سازمان، عملیات‌های داخلی را پوشش داده و باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی می‌شود. در کلام ساده‌تر، ای ار پی یعنی بهینه‌سازی تمام فرآیندهای داخلی و رساندن سازمان به حداکثر کارایی.
اما در طرف دیگر، CRM مانند سفیری بوده که به عنوان نماینده سازمان شما در برابر مشتریانتان انتخاب شده است. این نرم‌افزار به قلب مشتریان نفوذ کرده و به شما کمک میکند تا هر تعاملی را به عنوان یک فرصت برای ایجاد رابطه‌ای پایدار در نظر بگیرید.
سی آر ام، سیستم اطلاعات مشتریان را مدیریت کرده و با بهینه‌سازی فرآیندهای فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش، مشتریان وفادار را جذب کرده و فروش شما را افزایش می‌دهد. در کلام دیگر، این سیستم را میتوان ابزار بهبود تجربه مشتری و افزایش وفاداری آن‌ها توصیف کرد.
کلام پایانی
به عنوان کلام پایانی در مقاله اي آر پي چيست؛ ERP یک رویکرد یکپارچه و جامع برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسبوکار، هماهنگی بهتر بخش‌های مختلف و افزایش کارایی سازمان است. داشتن دید یکپارچه از داده‌ها و فرآیندها به سازمان‌ها کمک میکند تصمیمات بهتری بگیرند و به تغییرات بازار سریع‌تر واکنش نشان دهند.
ERP چیست؟ - سیستم erp چه کمکی به کسبوکارها میکند؟