ERP چیست؟ - چرا برای پیشرفت کسب‌وکار‌ها مهم است؟

در دنیای کسب‌وکار‌های مدرن، ابزارهای مدیریتی پیشرفته با بهره‌گیری از علومی مانند هوش مصنوعی، به بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند. یکی از این ابزارها، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) است. اما ERP دقیقاً چیست و چرا برای کسب‌وکارها حیاتی است؟

ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است. این سیستم یک راهکار نرم‌افزاری جامع است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف خود مانند:

• امورمالی
• حسابداری
• منابع انسانی
• تولید
• انبارداری
• زنجیره تأمین
• وب‌سایت
• بازاریابی و فروش
• مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)
• مدیریت پروژه
• Voip

را به‌صورت یکپارچه مدیریت و خودکارسازی کند. نکته مهمی که این سیستم‌ها دارند، مدیریت تمام فرآیند‌های یک کسب‌وکار به صورت متمرکز است. یعنی اگر سیستم حسابداری نیاز به اطلاعات در بخش انبارداری یا بخش‌های دیگر داشته باشد، این ارتباط به صورت دو طرفه برقرار می‌شود.

ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

E : Enterprise (سازمان)

این بخش به سازمان یا شرکت اشاره دارد. ​نرم‌افزار ERP برای کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده است تا نیازهای مختلف سازمان‌ها را برطرف کند. به کمک این سیستم می‌توانید بر تمامی بخش‌ها و واحدهای سازمان تمرکز داشته باشید و همچنین بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها هماهنگی ایجاد نمایید. حتی می‌توانید تصمیم‌گیری‌های استراتژیکی در سطح کلان داشته باشید.

R : Resource (منابع)

این بخش به منابع سازمانی اشاره دارد که شامل منابع انسانی، مالی، مواد اولیه، تجهیزات، اطلاعات و زمان می‌شود. به کمک سیستم ERP می‌توانید منابع را برای استفاده بهینه مدیریت کرده و بهره‌وری را بهبود دهید. همچنین می‌توانید هزینه‌ها را کاهش داده و برنامه‌ریزی دقیقی برای تخصیص منابع داشته باشید.

P : Planning (برنامه‌ریزی)

این بخش به برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فرآیندها اشاره دارد. ERP به کسب‌وکارها امکان می‌دهد برنامه‌های استراتژیک خود را برای آینده تدوین کنند؛ نیازهای آینده را پیش‌بینی کرده و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنند؛ فرآیندها را برای افزایش کارایی خودکارسازی کنند؛ و بر پیشرفت پروژه‌ها و تولید نظارت و کنترل داشته باشند.

مزایا ERP

یکپارچگی فرایند‌ها

🔷حل مشکل اطلاعات پراکنده و ارتباط ناقص بین بخش‌ها

ERP تمامی اطلاعات را در یک سیستم یکپارچه قرار می‌دهد و باعث ارتباط بهینه بین بخش‌های مختلف می‌شود.

کاهش خطاها و افزایش دقت

🔷حل مشکل در پردازش اطلاعات و داده‌های نادرست

با کمک اتوماسیون فرآیندها، خطاهای انسانی کاهش یافته و اطلاعات به‌صورت دقیق و به‌روز ثبت می‌شوند.

بهبود تصمیم‌گیری

🔷حل مشکل تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های غیر دقیق و تاخیر در دسترسی به اطلاعات

با فراهم کردن داده‌های دقیق در زمان واقعی، مدیران می‌توانند تصمیمات سریع و آگاهانه‌تری بگیرند.

کاهش هزینه‌ها

🔷حل مشکل هزینه‌های بالای منابع انسانی و کار‌های تکراری

با بهینه‌سازی فرآیندها و حذف دوباره‌کاری‌ها، هزینه‌ها کاهش یافته و بهره‌وری افزایش می‌یابد.

بهبود تجربه مشتری

🔷حل مشکل خدمت‌رسانی ضعیف و عدم رضایت مشتریان

سیستم ERP باعث تسریع در خدمات‌رسانی و بهبود تجربه مشتری می‌شود، که موجب افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.

مدیریت بهینه منابع

🔷حل مشکل در مدیریت منابع و موجودی‌ها

ERP با شفاف‌سازی موجودی‌ها، زمان تحویل و نیازمندی‌های منابع، به بهینه‌سازی آنها کمک می‌کند.

افزایش مقیاس‌پذیری

🔷 حل مشکلات ارتقا و گسترش کسب‌وکار و پیچیدگی سیستم‌های قبلی

ERP به راحتی قابل گسترش است و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد به‌راحتی با رشد کسب‌وکار سازگار شوند.

کاربرد ERP در صنایع چیست؟

کاربرد ERP در هر صنعت، بسته به ویژگی آن متفاوت است. با این وجود، کسب‌وکارها در هر صنعتی- از خودرو گرفته تا توزیع عمده‌فروشی- برای رقابت و پیشرفت به اطلاعات دقیق و به‌موقع و همچنین فرآیندهای تجاری مؤثر نیاز دارند. در ادامه کاربرد این سیستم یکپارچه را برای صنایع مهم توضیح می‌دهم:

واحدهای تولیدی

واحدهای تولیدی که از فرایند تولید گسسته، دسته‌ای و پیوسته استفاده می‌کنند، برای دستیابی به اهداف کیفیت محصول، مدیریت استفاده از دارایی، کنترل هزینه‌های اضافه کاری و موارد دیگر، به ERP متکی هستند. تولیدکنندگان با نظارت بر تغییرات موجودی، مشخص کردن محصولات برتر و کم عملکرد و مدیریت کارآمدتر خرید، کنترل موجودی سرتاسری را به دست می‌آورند.

خرده‌فروشان

صنعت خرده‌فروشی با ادغام فروشگاه‌ها با تجارت الکترونیک و سایر کانال‌های فروش دیجیتال، دستخوش تحول قابل‌توجهی شد. دسترسی به داده‌های یکپارچه برای شناسایی، پیکربندی، خرید و ارسال محصولات بسیار مهم است. ERP همچنین به خرده‌فروشان کمک می‌کند تا میزان رها شدن سبد خرید را کاهش دهند؛ نرخ تبدیل وب‌سایت را بهبود بخشند و میانگین ارزش سفارش را افزایشدهند.

شرکت‌های خدمات محور

سیستم ERP در شرکت‌های خدماتی نقش مهمی در بهینه‌سازی فرآیندها، افزایش کارایی و بهبود عملکرد کلی دارد. با خودکارسازی وظایف و یکپارچه‌سازی ابزارهای مورد استفاده، کارکنان زمان کمتری را برای جستجوی اطلاعات و مدیریت امور روزمره صرف می‌کنند، در نتیجه بهره‌وری افزایش می‌یابد. همچنین، تیم‌های پشتیبانی، مالی و مدیریتی می‌توانند نظارت، تأیید و کنترل‌های لازم را از طریق یک پلتفرم متمرکز انجام دهند که به سرعت در پیشبرد کارها کمک می‌کند. علاوه بر این، ERP با ارائه شاخص‌های دقیق درباره حاشیه سود پروژه‌ها و نرخ بهره‌وری کارکنان، امکان پیش‌بینی بهتر و تصمیم‌گیری آگاهانه را فراهم می‌کند که در نهایت به افزایش سودآوری منجر می‌شود. از سوی دیگر، این سیستم ارتباط بین تیم‌ها، مشتریان و پیمانکاران را تسهیل کرده و با ایجاد یک پلتفرم مشترک برای اشتراک‌گذاری اطلاعات، کیفیت پروژه‌ها و کارایی تیم‌ها را بهبود می‌بخشد.

عمده فروشان

عمده‌فروشان، واردکنندگان، توزیع‌کنندگان باید هزینه‌های توزیع را کاهش دهند، موجودی را افزایش دهند و زمان سفارش تا نقدینگی را کوتاه کنند. برای دستیابی به این اهداف، آنها به مدیریت یکپارچه موجودی، عملکرد لجستیک و فرآیندهای خودکار سفارشی نیاز دارند.

چرا ERP مهم است؟

طبیعی است که بعضی از شرکت‌ها در طول زمان و مدیریت صحیح کسب‌وکار خود رشد داشته باشند، اما تداوم این رشد نیاز به ارتقا سیستم کسب و کار دارد. اکثر سازمان‌ها در زمان رشد سعی می‌کنند سیستم خود را حفظ نمایند. شاید در نگاه اول طبیعی و منطقی باشد، چون طبق آن سیستم به موفقیت و رشد در کسب‌وکار خود رسیده است.

💡اما ادامه مسیر با سیستم قدیمی راهکار درستی است؟

💡آیا با تغییر سایز کسب‌وکار؛ سیستم قدیمی کارآمد است؟

مدل‌های فرسوده و قدیمی – تا دیر نشده اقدام کنید.

یک مشکل اساسی این است که برای بخش‌های مختلف در کسب‌وکار خود از نرم افزارهای جداگانه استفاده می‌کنید. مثلاً ​نرم‌افزار حسابداری را از شرکت X تهیه کرده‌اید و نرم‌افزار انبارداری خود را از شرکت Y. ممکن است هر کدام به صورت جداگانه مفید باشند، اما زمانی که نیاز به ادغام حجم وسیعی از اطلاعات داشته باشید، دیگر کاربرد ندارند.

در اینجاست که سیستم‌های قدیمی مانع پیشرفت کسب‌وکار می‌شوند.

راه‌حل چیست؟

راه‌حل این مشکل استفاده از سیستم‌های یکپارچه مانند ERP است. اما معمولاً شرکت‌ها ابتدا تجارت خود را شروع می‌کنند و بعد از دوره‌ای که به رشد در کسب‌وکار رسیدند، به فکر استفاده از یک سیستم یکپارچه می‌افتند. البته به دلیل موضوعاتی مانند بودجه و نیروی انسانی امری طبیعی است، اما مدیرانی که آینده‌نگر هستند و چالش‌های آینده را پیش‌بینی می‌کنند، به فکر تهیه این سیستم هستند.

ERP برای کسب‌وکار‌های کوچک و متوسط نیز راهکار دارد و آن استفاده از نرم‌افزار ERP ابری است.

مثال واقعی از ERP 

• شرکت NIKE با استفاده از ERP، توانست فرآیند زنجیره تأمین خود را بهینه کرده و هزینه‌های تولید را تا 20٪ کاهش دهد.
• سیستم ERP به آمازون کمک کرد تا عملیات انبارداری و ارسال کالا را بهینه کند و رضایت مشتریان را افزایش دهد. 
• Toyota با پیاده‌سازی ERP توانست مدیریت تولید و تأمین مواد اولیه را بهبود بخشد و هزینه‌های اضافی را حذف کند.
• در ایران بانک سامان، سایپا و ... از این سیستم برای مدیریت بخش‌های مخلتف استفاده می‌کنند.

انواع ERP

نرم‌افزار‌های ERP بر‌اساس نوع نصب و استقرار به چهار نوع تقسیم می‌شوند:

سیستم ابری

سیستم ERP ابری به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که به‌جای نصب روی سرورهای داخلی سازمان، بر روی سرورهای ابری (Cloud) قرار دارند. این نوع سیستم‌ها از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند و نیازی به نصب و نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار خاص ندارند. 

در سال 2025 تقاضا برای سیستم‌های ERP ابری توسط شرکت‌های کوچک و متوسط بیشتر شده زیرا:

1. هم از لحاظ قیمتی نسبت به انواع ERP مقرون به صرفه‌تر است.
2. هم از لحاظ تکنولوژی پیشرفته‌تر است.
3. هم زمان استقرار کامل ERP کمتر است.

سیستم تحت‌وب

سیستم ERP تحت وب به سیستم‌هایی گفته می‌شود که از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند. برخلاف سیستم‌های ابری، این سیستم‌ها می‌توانند در داخل سازمان یا در دیتاسنترهای شخص ثالث نصب شوند.

سیستم on-premise

سیستم ERP On-Premise به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که تمام نرم‌افزار و داده‌ها روی سرورهای داخلی سازمان ذخیره می‌شوند. این سیستم‌ها معمولاً برای سازمان‌های بزرگ با نیاز به کنترل کامل روی داده‌ها مناسب هستند.

سیستم ترکیبی یا Hybrid

سیستم ERP Hybrid ترکیبی از سیستم‌های ابری و On-Premise است. در این مدل، برخی از اجزای سیستم روی سرورهای داخلی نصب شده و برخی دیگر از طریق فضای ابری مدیریت می‌شوند.

نتیجه‌گیری

ERP ابزاری ضروری برای کسب‌وکارهایی است که به دنبال بهبود عملکرد، یکپارچگی و شفافیت هستند. با انتخاب صحیح و پیاده‌سازی مناسب، یک سیستم ERP می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت استراتژیک سازمان‌ها ایفا کند.

تحول دیجیتال دیگر یک اصطلاح ساده نیست، بلکه یک ضرورت است. بر اساس گزارش مؤسسه جهانی مک‌کینزی، رهبران دیجیتال تا ۲۵ درصد سودآورتر از رقبای خود هستند. شرکت‌هایی که تحول دیجیتال را به تأخیر انداخته‌اند، یا از رقبا خود عقب می‌مانند یا در خطر شکست قرار می‌گیرند.